Конспект инструкция по делопроизводству

ИНСТРУКЦИЯ

по ведению
делопроизводства

1. Общие положения

Инструкция составлена
в соответствии с Государственным стандартом РФ ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов»(принят и введен в действие
постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст), примерной инструкцией
по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов
РФ, утвержденной Минобразованием России 06.05.2002г.

1.1. Ответственность
за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение
документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного
учреждения.

1.2. Непосредственное
ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на
сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который
обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует
руководстве о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с
нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Документирование
управленческой деятельности

2.1. При подготовке,
согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате
деятельности , необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу
документов и возможность их обработки с использованием средств
электронно-вычислительной техники.

2.2. Состав
документов, образующихся в процессе деятельности , определяется: его
компетенцией и функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения
вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между
учреждениями и другими организациями.

В состав документов
общеобразовательного учреждения входят:

Организационные документы
(устав учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях ;
должностные инструкции сотрудников; штатное расписание; правила внутреннего
трудового распорядка);

Распорядительные
документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы,
планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма,
телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как
правило, должны оформляться на бланках учреждения, соответствующих стандарту
(ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 12000 г.), иметь
установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их
расположения.

Приказ — правовой
акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов
лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной
деятельности учреждения.

Приказ вступает в силу
с момента его подписания руководителем учреждения, если в тексте не указано
другого срока. Подписанный приказ регистрируется зав. канцелярией (секретарем).

Оформляется приказ на
бланке учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа,
дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы,
согласование.

Текст приказа состоит
из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части
отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа,
дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть
содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их
выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от
констатирующей словом «приказываю», ставится двоеточие.
Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт
распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного
глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания
(например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде
приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе
приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение

к приказу от
11.02.2001 N 2

При наличии нескольких
приложений на каждом из них проставляется порядковый номер.

Если в приложении к
приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного
приложения делается соответствующая запись:

Приложение

к приказу от
02.02.2001 N 12

Страницы приказа и
приложений нумеруются как единый документ.

Процессы применения
управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения
документируются с помощью протоколов конференций, советов или собраний.

Протоколы оформляются
на бланках учреждения и содержат следующие реквизиты: наименование
учреждения, наименование вида документа, дата заседания, номер, место
заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок,
виза, текст, подписи, отметка о направлении в «дело». Дата протокола
— это дата проведения совещания.

Текст протокола
состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную
информацию (слова: «Председатель», «Секретарь»,
«Присутствовали») и переменную (фамилия, инициалы председателя,
секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности
присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на
совещание.

При количестве
участников совещания более 10 составляется список присутствующих, который
прилагается к протоколу.

Слова
«Председатель», «Секретарь», «Присутствовали»
пишутся от 0-нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора
ставится тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии
присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1
межстрочный интервал.

Вводная часть
протокола заканчивается повесткой дня. Слова «повестка дня» печатают
от 0-нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы
повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения
табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их
важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет,
сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика
пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос
«Разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть текста
строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения
каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «Слушали — выступили
— постановили (решили)», а также протоколируются вопросы и ответы.

В практике
применяется краткая форма протокола, когда указываются только список
присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Выписка из протокола
содержит следующие реквизиты:

наименование
учреждения, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата
заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи,
отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в
«дело».

К
информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности
учреждения, относятся: справки, докладные записки, письма, телеграммы,
телефонограммы.

Письма оформляются на
бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: наименование учреждения,
дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат, резолюцию
руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись,
отметку об исполнителе, отметку об исполнении и направлении в дело, отметку о
переносе данных на машинный носитель.

Телеграммы печатают в
двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала. Текст телеграммы
составляется без союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов.

Телефонограмма
включает следующие реквизиты:

наименование
учреждения, адрес, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и
указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших
телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы
бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре,
подписываются руководителем или непосредственным исполнителем.

Текст не должен
включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана
лицом, от имени которого она передается,

Телефонограмма
передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и
номеров телефонов.

3. Прием и регистрация
документов

3.1. В канцелярии
учреждения все конверты с поступающей корреспонденцией (кроме конвертов с
надписью «лично») вскрываются, проверяется наличие вложенных в них
документов, правильность доставки и целостность конвертов.

Не подлежат
регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты,
информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них
составляется перечень нерегистрируемых документов.

3.3. Регистрация
документов производится в день их поступления.

3.4. Регистрационный
штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера документа по
порядку и даты поступления

3.5. Регистрация всех
категорий входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется в журналах
регистрации входящих и исходящих документов

4.Контроль за сроками
исполнения документов

4.1. Ответственность
за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель
учреждения, зав.канцелярией, секретариатом.

4.2. При регистрации
заполняется регистрационно-контрольная карточка РКК. При журнальной регистрации
рекомендуется заводить контрольные карточки по типу РКК для документов,
находящихся на контроле. На контрольной карточке в графе «Срок исполнения»
проставляется соответствующая дата. Карточки располагаются в контрольной
картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т.д.

4.3. Вся поступающая
в учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые
указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть
исполнен в срок — 1 месяц; жалобы, заявления — в течение месяца; телеграммы —
не более чем в двухнедельный срок.

4.4. Документ
считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем
вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана
дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата,
должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.

Если все, поставленные
в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа,
исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и
подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу
ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший
ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.

Документ снимается с
контроля после его исполнения.

5. Составление
номенклатуры и формирование дел

5.1. Составление
номенклатуры дел.

5.1.1. В целях
правильного формирования дел учреждения, обеспечивающего быстрый поиск
документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.

5.1.2. Классификация
документов закрепляется в номенклатуре дел — списке наименований дел, заводимых
в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения

5.1.3. Номенклатура
дел предназначена для группировки и распределения исполненных документов в
дела, индексации дел, определения сроков их хранения.

5.2. Формирование дел.

5.2.1. Формирование
дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой
дел.

5.2.2. Формирование
дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.

5.2.3. При
формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в
дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков,
вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих
возврату, не допускается.

В процессе группировки
документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей,
даты, индекса, заверительной надписи и т.д.). Недооформленные и неправильно
оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Документы постоянного
и временного срока хранения формируются в разные дела.

5.2.4. В деле
группируются документы одного календарного (01.01 — 31.12) года. Исключение
составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет).

5.2.5. Расположение
документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором
наиболее ранние документы располагаются в начале года.

5.3. Систематизация
отдельных категорий документов.

5.3.1.
Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с
относящимися к ним приложениями.

5.3.2. Приказы по
основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу
(назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках,
командировках и т.д.

5.3.3. Протоколы
располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам .

5.3.4. Планы, отчеты,
сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны
храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.

5.3.5. Документы в
личных делах располагаются в следующем порядке:

заявление о приеме на
работу;

направление или
представление;

анкета;

листок по учету
кадров;

автобиография;

документы об
образовании;

аттестационный лист;

выписки из приказов о
назначении, перемещении, увольнении;

дополнение к личному
листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении
взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не
помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и
с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие
документы второстепенного значения.

5.3.6. Лицевые счета
сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и
располагаются в них по алфавиту фамилий.

5.3.7. Переписку
следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки
помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка
систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ
помещается за документом-запросом.

6.Подготовка
документов к передаче в архив

6.1. Подготовка
документов к передаче в архив включает экспертизу научной и практической
ценности документов, оформление дел, составление описи.

6.2. Экспертиза
ценности документов.

6.2.1. Экспертиза
ценности документов — определение ценности документов с целью отбора их на
хранение и установление сроков хранения.

Экспертизу ценности
документов в общеобразовательном учреждении осуществляет постоянно действующая
экспертная комиссия.

6.2.2. Экспертная
комиссия назначается приказом руководителя общеобразовательного учреждения. В
состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают секретаря
общеобразовательного учреждения.

Экспертная комиссия на
заседаниях рассматривает: номенклатуру дел общеобразовательного учреждения,
описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы,
выделяемые к уничтожению.

6.3. Оформление дел.

6.3.1. Дела
постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы
нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом
деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется
заверительная надпись

6.3.2. Обложки дел
оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72. На обложке дел постоянного хранения
должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название вышестоящей
организации, название общеобразовательного учреждения, номер (индекс) дела по
номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка
«хранить постоянно», номер фонда, описи, дела

6.3.3. По окончании
делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения
вносятся необходимые уточнения:

в заголовки дел,
содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера;
если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается
корреспондент, автор, территория и др., и в каждом томе указывается дата
(число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются
на обложках для быстрого поиска документов в последующем;

из заверительной
надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.

6.3.4. Надписи на
обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко,
светостойкими чернилами.

6.3.5. Для учета
количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном
листе составляется заверительная надпись.

В заверительной
надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле.
Подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.

6.3.6. Внутренняя
опись составляется к делам постоянного и временного (свыше 10 лет) срока
хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).

6.3.7. Дела временного
хранения оформляются упрощенно:

они не подшиваются,
листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела
не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

6.4. Описание
документов постоянного срока хранения.

6.4.1. По окончании
делопроизводственного года в тех общеобразовательных учреждениях, которые
являются источниками комплектования государственных архивов, производится отбор
документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит
из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с
учетом номинального принципа (так построена и примерная номенклатура
общеобразовательного учреждения). Годовой раздел описи на дела постоянного
хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный архив,
подлежит утверждению ЭПК (экспортно-проверочной комиссией) этого архива не позднее
чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

6.4.2. Описи
составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и
на дела по личному составу.

6.4.3. Описи
составляются секретарем.

6.4.4. Опись ведется в
единой валовой нумерации в течение нескольких лет и заканчивается по
согласованию с государственным архивом, куда поступают документы учебного
заведения (приложение 21).

6.4.5. На дела
временного срока хранения составляется акт об уничтожении (приложение 22).

7. Обеспечение
сохранности дел

7.1. Ответственность
за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.

7.2. Дела должны
храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия
солнечного света.

7.3. Изъятие и выдача
документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Источник

Источник статьи

Автор24
— учеба по твоим правилам

Скачать статью

Понятие и структура инструкции по делопроизводству

Для того чтобы грамотно организовать службу документационного обеспечения управлением и целостной системы делопроизводства необходимо организовать нормативно-методическую базу делопроизводства, позволяющую правильно создавать и оформлять документы, придавать им юридическую силу, а также организовывать документооборот, обеспечивать сохранность документов, а также их использование в процессах текущей деятельности организации.

В процессе работы с документами, которые образуются в процессах деятельности любого предприятия, необходимо соблюдение правил документирования, существенно облегчающих работу целостной организации, а также ее отдельных структурных подразделений и должностных лиц. Один из важных нормативных документов – это инструкция по делопроизводству.

Определение 1

Инструкция по делопроизводству, то есть документационному обеспечению управления – это основной локальный нормативный акт, которым регламентируется процесс документирования и организации работы с документами в конкретной организации, учитывая ее специфику.

Замечание 1

Цель инструкции – отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Правовое основание для разработки инструкции по делопроизводству базируется на:

законодательных и иных нормативных правовых актах РФ в области информации, документации и архивного дела;
правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
методических рекомендациях, касающихся разработки инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

«Разработка инструкции по делопроизводству» 👇

Структура инструкции по делопроизводству не обладает четкой регламентации нормативно-методическими документами. Обычно инструкция состоит из общих положений, тематических разделов и приложений.

Основные разделы инструкции

Разделом «Общие положения» устанавливается сфера распространения инструкции, цель разрабатываемой инструкции, нормативно-методическая база, сфера ее действия и ответственность сотрудников за соблюдение правил, которые устанавливаются инструкцией, а также подразделение или должностное лицо, которое отвечает за единый порядок и организацию работы с документами внутри организации.

Тематические разделы – важнейшие, содержат прописанные особенности работы с документацией. Как правило, они начинаются разделом «Правила составления и оформления документов», в котором определяются:

типы и разновидности документов, которые используются с целью задокументировать распорядительную, организационную, информационную деятельность;
ряд общих правил подготовки отдельных типов распорядительных документов, в том числе порядок визирования, согласование, утверждение и подписание.

Раздел «Организация документооборота и исполнение документов» состоит из нескольких подразделов, включая первичную обработку поступающих, то есть входящих документов, обработку и передачу отправляемых документов, порядок прохождения внутренних документов, а также контроль исполнения документации, порядок учета общего объема документооборота и пр.

В отдельный раздел выделена регистрация документов, в которой представлен порядок регистрации всех документопотоков, сроки, а также формы и методы регистрации и правила индексации документов.

Разделом инструкции «Контроль за исполнением документов» устанавливаются категории документов, которые подлежат обязательному контролю, порядку их постановки на контроль, технологии контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, а также порядок обобщения данных по контролю за исполнение документов, порядке информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» состоит из:

правил хранения документов в службе делопроизводства, а также в структурных подразделениях предприятия;
установления ответственности определенных должностных лиц за сохранность документации;
правил формирования отдельных категорий документации в дела;
порядка систематизации и индексации дел.

Раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» состоит из:

порядка проведения экспертизы ценности документов;
правил подготовки дел к передаче на хранение;
требований к описанию и оформлению дел и порядка передачи дел в архивы.

Состав тематических разделов может быть изменен и дополнен, в зависимости от условий работы и принятых технологий делопроизводства. В инструкции по делопроизводству могут содержаться разделы по работе с обращениями граждан, а также с документацией, имеющей ограниченную сферу распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документации и пр.

К инструкциям по делопроизводству обычно составляются приложения, в которых должен содержаться максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения могут помещать схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, а также образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных типов документации, перечень контролируемых документов, формы их учета и формы номенклатуры дел.

Иными словами, можно сказать, что инструкция по делопроизводству играет важную роль в работе любого предприятия, выступает в качестве инструмента совершенствования работы с документацией, так как в ней содержатся правила подготовки и оформления документов, устанавливается рациональных порядок прохождения и обработки документов, регламентируется процедура прохождения экспертизы ценности документов и пр. Правильно составленная и доведенная до каждого сотрудника инструкция по делопроизводству дает возможность сводить к минимуму ошибки в работе, а также унифицирует процессы, чем повышается их результативность.

Источник

В. Янковая, канд.
ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД

Принятый в марте этого года национальный стандарт ГОСТ Р
ИСО 15489-1-2007[1] предусматривает, что деятельность по
управлению документами в организации должна основываться на «установлении,
внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с
документами». Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные
документы, устанавливающие правила работы с документами: правила
документирования, организации документооборота, хранения документов и их
использования, защиты документированной информации и др. В отечественном
делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок
работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является
инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Кто разрабатывает инструкцию?

Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы
документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ,
разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию
работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с
документами в организации, включая документирование деятельности, ведение
документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов.
Инструкция является нормативным документом организации, утверждается
руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

В организациях, имеющих подведомственные организации
(филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы
она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это
позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем
облегчит информационный обмен между организациями одной системы.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и
иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации.
Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами,
характерные для конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти и территориальные
органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию
по ДОУ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 №
536. Иные организации также могут использовать указанную типовую инструкцию в
той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в
данной организации[2].

Инструкции по ДОУ предназначена не только и не столько для
служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с
документами.

В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько
этапов:

● сбор
и анализ материала;

● разработка
проекта инструкции, ее согласование и утверждение;

● внедрение
инструкции в организации.

Подготовительный этап

Разработчики инструкции основываются на нормативных
документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с
документами. Кроме указанной Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти необходимо использовать положения
национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов».

При разработке инструкции могут использоваться инструкции
по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям
законодательства в сфере информации и документации.

После изучения нормативных документов исследуется
документационное обеспечение организации, а именно:

● структура
организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);

● структура
аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе
приказа о распределении обязанностей между руководством и других
организационно-правовых и распорядительных документов);

● функции
организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении,
положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);

● функции
отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе
организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность
(положений, регламентов, инструкций и др.));

● функциональные
обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);

● состав
документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации;

● организация
работы по приему и отправке документов;

● система
регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по
регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или
автоматизированным);

● организация
контроля за исполнением документов, если он ведется (на основе журналов,
картотек, используемых для контроля за исполнением);

● система
хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры
дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в
подразделениях);

● организация
работы исполнителей с документами;

● порядок
использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок
выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;

● организация
работы по отправке и получению документов по факсу;

● порядок
использования электронной почты.

Основные источники сведений об организации работы с
документами – это нормативные, методические, информационно-справочные
документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно,
особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после
изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и
работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.

При сборе материала особое внимание необходимо обратить на
следующие вопросы:

● компетенция
руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей
подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);

● виды
документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями
руководителя, руководителями подразделений);

● виды
бланков документов, используемых в организации;

● порядок
согласования (визирования) документов;

● порядок
подписания документов;

● виды
документов, утверждаемых руководителем;

● виды
и разновидности документов, заверяемых печатью организации;

● место
хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за
хранение и использование печатей;

● места
регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы
данных), применяемые для этого;

● регистрируемые
и нерегистрируемые документы;

● организации,
из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).

Структура инструкции по делопроизводству

Следующим этапом в разработке инструкции является
определение ее структуры, или рабочего плана инструкции. Состав разделов
Инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются ее
разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно
отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до
исполнения, отправки или передачи в архив).

Как правило, основными разделами Инструкции являются
«Документирование управленческой деятельности» и «Организация работы с
документами». Предваряет инструкцию раздел «Общие положения», в конце
помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе «Общие положения» инструкции, как правило,
приводятся:

● назначение
и цели инструкции;

● нормативная
база инструкции;

● виды
документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;

● общие
принципы работы с документами;

● нормативные
акты, применяемые наряду с инструкцией;

● ответственность
подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений
инструкции.

Назначением инструкции по ДОУ является установление
единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции –
совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки
документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и
повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

В разделе «Общие положения» отмечается также, что ведение
делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в
структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на
службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение
делопроизводства в структурных подразделениях – на руководителей подразделений.
С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает
работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В разделе «Общие положения» также отмечается, что
работники организации несут персональную ответственность за выполнение
требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их
правильное оформление и сохранность.

В данном разделе следует перечислить те нормативные
документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в
совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации.
Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими
конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников
и др.

В раздел «Документирование управленческой деятельности»
целесообразно включить следующие подразделы:

● общие
требования к документам;

● бланки
документов;

● оформление
реквизитов, применяемых при подготовке документов;

● особенности
оформления отдельных видов или комплексов документов;

● правила
изготовления документов с помощью компьютерной техники.

Содержание подраздела «Особенности оформления отдельных
видов и комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности
конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь следующую
структуру:

● подготовка
распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);

● подготовка
организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);

● подготовка
плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);

● составление
и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий,
совещаний, собраний, советов, правлений и др.);

● ведение
деловой переписки;

● составление
и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок,
справок, служебных записок, списков, актов и др.);

● подготовка
и оформление договоров.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать
положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и
создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов
на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с
документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам
электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами,
поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан
(обращения граждан).

Поскольку при работе с документами используются печати (для
удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о
поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен
порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и
использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные
типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков.
В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить
порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета
изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой
необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует
технологию работы с документами, включая организацию документооборота и
хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др. Структура
этого раздела может быть следующей:

● организация
документооборота;

● прием,
обработка и прохождение поступающих документов;

● регистрация
и учет поступающих документов;

● организация
работы с отправляемыми документами;

● регистрация
и прохождение внутренних документов;

● учет
объемов документооборота;

● контроль
исполнения документов;

● организация
работы с обращениями граждан;

● работа
исполнителя с документами;

● изготовление,
учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

● использование
средств факсимильной связи;

● ксерокопирование
и тиражирование документов;

● организация
хранения документов;

● составление
и ведение номенклатуры дел;

● формирование
дел;

● оформление
дел;

● оперативное
хранение дел;

● передача
дел на архивное хранение;

● работа
исполнителя с документами;

● изготовление,
учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

● организация
работы с документами, поступающими по факсимильной связи;

● организация
работы с документами, поступающими по электронной почте;

● копирование
и тиражирование документов.

Предлагаемая структура инструкции носит примерный
характер. В конкретной организации в зависимости от ее специфики,
организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения
документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых
технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может
быть дополнена другими разделами. Например, если в организации действует
коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел «Документирование
работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и
др.)»; если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами – раздел
«Оформление писем, направляемых за рубеж»; если в организацию поступают
обращения граждан – раздел «Организация работы с обращениями граждан» [3]
и др.

При написании текста инструкции следует пользоваться теми
нормативными документами, которые указаны в начале статьи. Серьезную помощь в
этой работе могут оказать инструкции по делопроизводству других организаций,
учебная и методическая литература по документационному обеспечению. Большое
значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации
и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок
регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ
должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а
какие – в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру
регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями.
В приложениях к инструкции, как правило, помещают:

● образцы
бланков документов;

● образцы
оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое
письмо и др.);

● перечень
нерегистрируемых документов;

● перечень
утверждаемых документов;

● перечень
документов, заверяемых печатью организации;

● формы
журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения
справочной работы по документам;

● форму
номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и
конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах,
посвященных отдельным направлениям работы с документами.

Согласование и утверждение

Подготовленный текст инструкции согласовывается с
руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя
организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается
согласованию с юридической службой, архивом организации или работником,
ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки
зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После
согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель.
Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.

Инструкция утверждается приказом руководителя организации.
Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются
соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных
подразделений.

Инструкция должна быть доведена до каждого работника
организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за
делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих
занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая
внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача
службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

1.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования».

2.
ВНИИ документоведения и архивного дела в помощь
специалистам по ДОУ изданы методические рекомендации «Разработка нормативных
документов по документационному обеспечению организации» (М., 2007), включающие
методические материалы по разработке инструкции по ДОУ и примерную инструкцию
по ДОУ. Получить информацию об этом издании можно на сайте ВНИИДАД:
https://www.vniidad.ru.

3.
Ведение переписки с зарубежными
корреспондентами, как и работа с обращениями граждан, может регламентироваться
отдельными инструкциями.

Источник

Инструкция по делопроизводству — что это и зачем нужна

Инструкция по делопроизводству — это внутренний локальный акт (положение) организации, который регламентирует единый порядок ведения документооборота. Именно такое положение обеспечивает единый стиль оформления документов на предприятии, устанавливает сроки их подготовки и передачи между отделами, регламентирует порядок списания в архив и многие другие «бумажные» вопросы, с которыми ежедневно сталкиваются ваши работники.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Посмотреть

Скачать

В государственных организациях инструкция по делопроизводству применяется обязательно, но коммерческие предприятия вправе не заводить такое положение. Однако все же заводят, потому как польза от него очевидна.

С инструкцией обязан ознакомиться каждый работник, принятый в организацию или переведенный на новую должность. Изучив положение, работник должен расписаться в листе ознакомления. С этого момента он несет ответственность за каждую бумагу, с которой будет работать. В дальнейшем, если компания пострадает по вине работника, нарушившего порядок делопроизводства, то сможет применить к нему дисциплинарное наказание (ст. 192 ТК). Большинство работников, поставив свою подпись в инструкции, все же начинают бережно относиться к бумагам — боятся испортить или потерять.

И, напротив, когда не закреплены правила документооборота, внутри компании начинается бумажный хаос — теряется корреспонденция, нарушаются сроки ее регистрации, пропадают приказы, в оформлении допускаются серьезные ошибки, которые оборачиваются неприятностями для компании. Помните, если работник не ознакомился с инструкцией, то привлечь его к ответственности будет непросто.

Рассмотрим ситуацию, когда отсутствие инструкции повлекло халатное отношение кадровика к документам и впоследствии обернулось для компании приличными затратами.

Смирнов Д. В. обратился в Трудовую инспекцию с просьбой привлечь бывшего работодателя за незаконное увольнение. По словам мужчины, его уволили «по статье» за однократное опоздание, тогда как это становится возможным после предварительного дисциплинарного взыскания (п. 5 ст. 81 ТК). Во время проверки инспекторы допросили директора фирмы — он утверждал, что ранее Смирнову уже объявили выговор за опоздание, но он не исправился и продолжал приходить на час позже. И только после этого директор решил расторгнуть с ним договор.

Чтобы убедиться в этом, инспектор запросил приказ о применении дисциплинарного наказания к Смирнову (с его подписью в знак ознакомления), но такого документа в компании не оказалось. В журнале регистрации приказов о нем запись есть, но самой бумаги фактически нет. Сделать ее «задним числом» теперь невозможно, потому как не получится повторно взять подпись Смирнова и не вызвать подозрений. Стало быть, руководителю нечем подтвердить свои слова. Выходит, он уволил Смирнова незаконно.

Инспекция инициировала судебное разбирательство, по итогам которого директора обязали восстановить Смирнова в занимаемой должности, выплатить ему компенсацию за вынужденный прогул и 30 тыс. штрафа в пользу государства за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП).

А ведь юридически директор все сделал грамотно, но не смог доказать свою правоту из-за кадрового отдела, потерявшего приказ. Если бы на предприятии была инструкция по делопроизводству, то кадровики бы знали свою ответственность и не теряли бы документы. Ведь в противном случае директор мог и к ним применить «дисциплинарку».

Аналогичные ситуации могут произойти с бухгалтерами, старшими продавцами, кладовщиками, шеф-поварами, главврачами и иным персоналом, имеющим дело с документами, которые могут быть затребованы надзорными органами — налоговой службой, Роспотребнадзором, прокуратурой и т. п.

Именно поэтому многие руководители коммерческих предприятий предпочитают разработать инструкцию по делопроизводству и довести ее до персонала, так они смогут не только избежать серьезных неприятностей в компании, но и обезопасить себя.

О правилах ведения делопроизводства подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демодоступ к системе КонсультантПлюс и бесплатно переходите в готовое решение.

Как составить инструкцию по делопроизводству?

Инструкция по ведению делопроизводства в организации должна содержать весь процесс обработки документов — от разработки типовых бланков до порядка передачи в архив. Если компания крупная, то можно делопроизводство по личному составу оформить отдельной инструкцией. Однако в небольших фирмах все оформляется в одной.

Шаг 1. Издайте приказ о разработке инструкции

Директор компании — первое лицо, которому важна такая инструкция. Обычно он и приходит к мысли о необходимости разработать положение и внедрить его на предприятии. Однако простой его просьбы к секретарю мало. Свое решение он должен оформить соответствующим приказом, в котором определит сроки разработки документа и ответственных лиц, которые будут воплощать инструкцию в жизнь.

Выбирая ответственных лиц, важно понимать их уровень юридической и делопроизводственной грамотности. Работники должны хорошо ориентироваться в нормативных актах, уметь отбрасывать лишнее. Обычно такую работу поручают юристам, кадровикам, делопроизводителям-секретарям. Если юриста в компании нет, то лучше нанять его со стороны или хотя бы получить консультацию в государственном архивном учреждении.

Скачать образец приказа о разработке инструкции по делопроизводству

Шаг 2. Изучите отобранные материалы

Работнику, которому поручили разработку положения, сначала нужно проанализировать деятельность предприятия, его структуру, специфику работы отделов и перечень контролирующих органов, которым может потребоваться документация. Далее придется подыскать нормативные акты, которые станут основой при разработке инструкции по делопроизводству в коммерческой организации.

Для понимания основ оформления документов вам нужно ознакомиться с правилами делопроизводства:

примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44;
национальные стандарты — ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

Однако это далеко не все. Чтобы грамотно составить инструкцию, по которой будет работать все предприятие, нужно найти нормативку для каждого включаемого раздела. Текст положения не должен противоречить законодательству.

Например, в разделе о бухгалтерских документах нужно учитывать, что там есть не только свободные бланки типа внутренних справок для руководства, но и первичная документация, содержащая обязательные реквизиты, определенные ст. 9 НК. В разделе о передаче в архив нужно учитывать сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов, которые четко определены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Проще говоря, вы не вправе придумывать свои правила, если они уже закреплены законодательством.

Вся отобранная нормативка показывается вышестоящим и более компетентным лицам, например, ответственному за разработку инструкции, начальникам отделов и директору. Каждый из них оценит актуальность нормы по своему профилю, поможет внести ясность и исключить ненужные документы.

После согласования нормативки переходите к разработке проекта положения. Обращаем внимание, что типовой инструкции по делопроизводству в организации не существует. Она разрабатывается под каждое предприятие индивидуально, с учетом его особенностей. Бессмысленно скачивать из интернета первый попавшийся вариант, но если скачали — готовьтесь внимательно перечитывать и дорабатывать.

Шаг 3. Подготовьте проект инструкции по делопроизводству

Чтобы облегчить себе задачу, поищите в сети самую свежую примерную инструкцию по делопроизводству, уже принятую в государственных организациях или органах местного самоуправления (администрациях, департаментах и т. п.). Уж они-то точно учитывали актуальное законодательство и грамотно оформили свои положения. На их основе вы легко построите свой документ, подберете подходящие пункты, заголовки и т. п.

Далее рассмотрим несколько разделов, которые встречаются практически в каждой инструкции.

Общие положения

С этого раздела начинается любой локальный акт предприятия. Здесь указывают, зачем создана данная инструкция, что она регулирует и на какие документы распространяется. Напишите, кто отвечает за делопроизводство в отделах, в какие сроки нужно ознакомить поступивших работников, кому сдаются бумаги при увольнении.

Нелишним будет сразу напомнить работникам об их ответственности за нарушение принятых правил, утерю документов, совершение ошибок. Даже если работник в момент ознакомления прочитает всего один раздел, он явно обратит внимание на меры наказания.

Оформление документа

В этот раздел можно включить все, что связано с визуальным оформлением документов и применением обязательных реквизитов — виз, подписей, печатей и т. д. Какой формат бумаги использовать, каким шрифтом печатать, какой размер установить для полей и отступов, где располагать реквизиты, как заверить копию — все это желательно описать в инструкции, если хотите единообразия в документах.

Порядок изложения текста, правила употребления сокращений, числительных, инициалов и другие важные для вас нюансы тоже полезно закрепить в инструкции. Например, в докладной записке работник не должен допускать разговорной или жаргонной речи — стиль должен быть официальным.

Регистрация входящих и исходящих документов

Корреспонденцию отправляют и получают практически все организации, потому очень важно ее вовремя регистрировать во внутренних журналах и передавать в отдел по назначению. Этот раздел требует особой внимательности, т. к. должен максимально подробно описать порядок действий лица, ответственного за прием (отправку) писем. Последствия могут быть неприятными.

Например, ваш покупатель отправил вам досудебную претензию о плохом качестве товара заказным письмом с уведомлением о вручении. В письме он просит решить вопрос мирно — просто вернуть ему деньги как можно быстрее. Секретарь получила извещение, расписалась в уведомлении, забрала письмо с почты, зарегистрировала его в журнале входящей корреспонденции, но потеряла и директору не сообщила.

Тем временем разъяренный покупатель, не дождавшись ответа, подал судебный иск на магазин с требованием уже не только вернуть деньги, но и возместить моральный ущерб. Суд он выиграл, а директору пришлось платить трижды — вернуть деньги за непригодный товар, компенсировать услуги юриста, оказанные покупателю в рамках этого дела, понести судебные издержки и возместить моральный ущерб. Получи он претензию вовремя, то, разумеется, согласился бы вернуть деньги за товар и не доводить до суда. Однако теперь, по вине секретаря, он понес лишние расходы и подпортил репутацию магазина. И оправдаться, что претензия не дошла, не получится, ведь письмо было с уведомлением.

К инструкции по делопроизводству в организации можно приложить образец журналов регистрации входящей (исходящей) корреспонденции, а также нужно подробно описать, кем, где и каким образом регистрируется поступившая корреспонденция, в какие сроки она должна быть передана по назначению. А также следует указать, что нужно регистрировать, а что нет. Например, входящее письмо от контрагента требует регистрации, а рекламный журнал — нет.

Порядок отправки исходящей корреспонденции тоже важно закрепить, иначе работники канцелярии и секретари могут забыть о поручении. Например, директор написал срочное письмо партнеру, отдал в канцелярию для отправки, а сотрудницы отнесли конверт на почту только через месяц.

Помимо этого, важно отметить, чтобы секретарь проверял содержимое письма, которое ему принесли на отправку. Ведь к письму на столе могли прикрепиться другие документы, денежные купюры и прочие бумаги.

Передача документов в архив

Документы, которые могут в дальнейшем понадобиться персоналу, надзорным органам или в судебных разбирательствах, не уничтожают, а хранят в архиве. Для каждого типа документов предусмотрен свой срок хранения, установленный законодательством. Здесь ничего придумывать не нужно, стоит просто обратиться к инструкции Росархива, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236.

Однако порядок подготовки документов к передаче в архив предусмотреть придется — кто будет следить за сроками, где располагается архив предприятия, каким образом документы отправятся туда и можно ли их в дальнейшем брать для работы.

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения тоже следует продумать. Кто принимает решение об утилизации бумаг, каким образом они будут уничтожены и кто должен контролировать процесс — все эти нюансы следует предусмотреть и закрепить в инструкции.

Инструкция по делопроизводству в организации может содержать примеры заявлений (служебных записок, докладных), схемы, иллюстрации — образцы печатей и штампов, фирменных бланков, учетных форм и прочие вспомогательные материалы.

Шаг 4. Согласуйте проект с руководством

Готовый проект инструкции по делопроизводству нужно согласовать со всеми руководителями отделов и служб, которые так или иначе связаны с документами. Если документ получил одобрение, то можно показывать и директору предприятия. Он также знакомится с новым положением и может дополнять содержание. Однако если замечаний нет, то остается утвердить инструкцию и ввести ее в действие на предприятии отдельным приказом.

Скачать образец приказа для утверждения инструкции по делопроизводству.

Подводим итоги

Назначение инструкции по ведению делопроизводства в организации заключается в грамотной организации оформления и движения документов внутри предприятия. Именно эта инструкция прививает работникам чувство ответственности за документы компании, результатом которого является минимизация нарушений и слаженная работа подразделений.

Источник

Инструкция
по делопроизводству

Инструкция
по делопроизводству (документационному
обеспечению управления) — основной
локальный нормативный акт, регламентирующий
технологию работы с документами в
пределах организации (учреждения,
предприятия, фирмы).

Инструкция
по делопроизводству устанавливает
правила, приемы, процессы создания
документов, порядок работы с ними.
Практически инструкция закрепляет
систему делопроизводства, установленную
в конкретной организации.

Инструкции
составляются с учетом специфики работы
организации. Основой для их составления
являются Примерные и Типовые инструкции,
а также действующие нормативно-методические
документы межотраслевого действия по
делопроизводству.

Разработка
инструкции по делопроизводству

В
соответствии с нормативными правовыми
актами РФ инструкция по делопроизводству
является обязательным документом,
регламентирующим делопроизводство. В
федеральных органах исполнительной
власти в соответствии с Типовым
регламентом взаимодействия федеральных
органов исполнительной власти и Правилами
делопроизводства разрабатываются
инструкции по делопроизводству, которые
согласовываются федеральным органом
исполнительной власти в области архивного
дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил,
что любая организация должна определить
и документально зафиксировать принципы
политики в области управления документами.
Целью этой политики должны быть создание
и поддержание системы управления
документами аутентичными, достоверными
и пригодными для использования
документами, способной поддерживать
деловую деятельность в течение
необходимого периода времени. Реализовать
эту задачу любая организация может с
помощью инструкции по делопроизводству.

Содержание
инструкции по делопроизводству
Структура
текста инструкции по делопроизводству
не регламентирована нормативно-методическими
документами межотраслевого действия.
Обычно инструкция включает общие
положения, тематические разделы и
приложения.

В
разделе «Общие положения» устанавливают:

сферу
распространения инструкции (например,
«инструкция распространяется на все
документы организации», «инструкция
распространяется на все документы,
кроме конфиденциальных» и др.);
ответственность
за ее несоблюдение;
подразделение,
которое отвечает за единый порядок
документирования и организацию работы
с документами в организации (фирме) и
в структурных подразделениях;
нормативно-методическую
базу.

Тематические
разделы, как правило, начинаются с
раздела «Правила составления и оформления
документов», где определяются:

виды
и разновидности документов, используемые
для документирования распорядительной,
организационной, информационной
деятельности;
общие
правила подготовки и оформления
документов;
правила
подготовки отдельных видов распорядительных
документов, включая порядок визирования,
согласования, утверждения и подписания;
порядок
изготовления и размножения документов;
правила
оформления и заверения копий и приложений;
порядок
использования и хранения бланков,
печатей, штампов;
порядок
работы исполнителей с документами.

Содержание
этого раздела может быть значительно
расширено за счет включения правил
подготовки документов коллегиального
органа, а также документов заместителей
руководителя.

Раздел
«Документооборот»
включает:

порядок
приема, обработки, распределения
входящих документов;
правила
их транспортировки и передачи из одного
структурного подразделения в другое;
основные
инстанции движения документов;
порядок
подготовки и отправки исходящих
документов;
порядок
учета объема документооборота.

В
разделе «Регистрация
документов»
устанавливается:

порядок
регистрации входящих, исходящих и
внутренних документов;
сроки,
формы и методы регистрации;
правила
индексации документов.

Раздел
«Организация справочной работы» (ИПС)
закрепляет:

принципы
построения информационно-справочной
работы в организации (фирме);
включает
описание справочных массивов (справочных
картотек, электронной базы данных и
др.);
порядок
систематизации и классификации
справочной информации;
технологию
информационно-поисковой работы.

В
разделе инструкции по делопроизводству
«Контроль за исполнением документов»
устанавливаются:

категории
документов, подлежащих обязательному
контролю;
порядок
их постановки на контроль;
технология
контроля (формы контрольных карточек,
применение отметок на документах и
др.);
обязанности
исполнителей;
типовые
сроки исполнения;
порядок
обобщения данных по контролю за
исполнением документов;
порядок
информирования руководителей об
исполнительской дисциплине.

Раздел
«Оперативное хранение
документов»
содержит:

правила
хранения документов в службе
делопроизводства и в структурных
подразделениях организации (фирмы);
устанавливает
ответственность определенных должностных
лиц за сохранность документов;
правила
формирования в дела отдельных категорий
документов;
порядок
разработки и использования номенклатуры
дел;
порядок
систематизации и индексации дел.

В
раздел «Подготовка документов к сдаче
в архив» включают:

порядок
проведения экспертизы (отбора документов
для хранения и уничтожения);
правила
подготовки дел к хранению;
требования
к описанию и оформлению дел;
порядок
передачи дел в архив.

Состав
тематических разделов может изменяться
и дополняться в зависимости от условий
работы и принятой технологии. В инструкции
по делопроизводству могут быть разделы
по работе с обращениями граждан, с
документами с ограниченной сферой
распространения (ДСП), по техническому
обеспечению подготовки документов
(печатание, звукозапись, стенография,
факсимильная связь и т.д.).

К
инструкции по делопроизводству обычно
составляют приложения, которые должны
содержать максимум справочно-иллюстративного
материала, систематизированного в
порядке расположения разделов. В
приложения помещают схемы документопотоков,
оттиски печатей и штампов, образцы
бланков, образцы заполнения форм
документов, примеры оформления отдельных
видов документов, перечни контролируемых
документов, формы их учета, формы
номенклатуры дел и др.

Инструкция
по делопроизводству должна отражать
весь процесс работы с документами, все
технологические операции в их логической
последовательности. Инструкция является
регламентирующим документом не только
для службы делопроизводства, но и для
всех специалистов аппарата управления.

Подготовку
инструкции осуществляет служба
делопроизводства при участии архива,
юридической службы. Инструкция
утверждается руководителем организации
и вводится в действие его приказом. В
структурных подразделениях она
используется как нормативный документ,
на основе которого специалисты
управленческого аппарата должны
составлять и оформлять документы.

В
целях регламентации правил работы с
документами, установления единых
требований к документам в организациях
разрабатываются инструкции по
делопроизводству. В нормативной базе
документационного обеспечения управления
в настоящее время имеется только один
нормативный документ, обязывающий
федеральные органы исполнительной
власти разрабатывать инструкции по
делопроизводству. Это постановление
Правительства Российской Федерации от
19.01.2005 № 30, которым утвержден Типовой
регламент взаимодействия федеральных
органов исполнительной власти.
В
статье 11 Типового регламента
устанавливается, что делопроизводство
в федеральных органах исполнительной
власти организуется в соответствии с
типовой инструкцией по делопроизводству,
утверждаемой Министерством культуры
Российской Федерации. Федеральные
органы исполнительной власти издают
свои инструкции по делопроизводству,
согласованные с Федеральным архивным
агентством. И хотя это положение касается
только федеральных органов исполнительной
власти и остальные организации вправе
регулировать вопросы организации
делопроизводства так, как считают
необходимым, в нашей стране давно
сложилась устойчивая практика разработки
и применения инструкций по делопроизводству.

Инструкция
или Регламент?

Не
только федеральные органы исполнительной
власти, но и органы власти субъектов
Российской Федерации, органы местного
самоуправления, государственные и
негосударственные организации в
большинстве своем используют именно
инструкции по делопроизводству
(документационному обеспечению
управления). Многие организации (не
только федеральные органы власти) при
разработке инструкции по делопроизводству
используют в качестве прототипаТиповую
инструкцию по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти,
утвержденную в соответствии с Типовым
регламентом взаимодействия федеральных
органов исполнительной власти, приказом
Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Вместе
с тем, на практике существуют и другие
подходы к регламентации делопроизводства.
Наиболее ярким примером является подход,
реализованный в правительстве Москвы.
В аппарате правительства Москвы
существует документ – Регламент
правительства Москвы (утв.
постановлением правительства от
21.02.2006 № 112-ПП), который, устанавливая
порядок деятельности правительства
Москвы, одновременно регламентирует и
делопроизводство.Утвержденный в 2006 г.
Регламент правительства Москвы исключил
из нормативной базы документационного
обеспечения инструкцию по делопроизводству.
Насколько оправдан такой подход –
покажет время.

Сколько
может быть инструкций в организации?Оставаясь
на позиции необходимости разработки и
применения именно инструкции по
делопроизводству, попытаемся обосновать
подход, согласно которому в организации
должна быть не одна инструкция по
делопроизводству (один документ для
всех категорий работников), а набор
(комплекс) инструкций, каждая из которых
ориентирована на определенную категорию
работников и учитывает их профессиональные
потребности. При этом отмечу, что речь
идет именно об инструкции (инструкциях),
поскольку по своему назначению это
документ, который определяет
последовательность (технологию)
выполнения определенной работы
(работ).Поводом для пересмотра структуры
и содержания инструкции по делопроизводству
и формулирования нового подхода к ее
разработке послужило следующее.1.
Непосредственный опыт автора,
свидетельствующий о том, что инструкции
по делопроизводству даже в крупных
компаниях многими сотрудниками, в т. ч.
руководителями, фактически игнорируются,
нередко под тем предлогом, что у них нет
времени читать и изучать документы
большого объема, уже не говоря о том,
что довольно часто руководители разных
уровней считают, что инструкция по
делопроизводству предназначена
исключительно для работников службы
ДОУ.
2.
Принятый в 2007 г. ГОСТ
Р 15487-1-2007 “СИБИД.
Управление документами. Общие требования”
обращает особое внимание на необходимость
четкого распределения ответственности
и полномочий по управлению документами
между всеми работниками организации:
руководителями (менеджерами); специалистами
в области управления документами,
информацией и технологиями; сотрудниками
(персоналом) организации. Для этого в
организации должны устанавливаться и
внедряться руководящие указания и
регламенты работы с документами.
3.
Важную роль в ведении делопроизводства
в организации, особенно при смешанной
форме делопроизводства, играют работники,
ответственные за делопроизводство в
структурных подразделениях, – секретари,
делопроизводители. Как правило, эти
должности занимают лица, не имеющие
специальной подготовки в области
документационного обеспечения или, в
лучшем случае, получившие начальную
подготовку на курсах повышения
квалификации. Однако эти работники
выполняют очень важную делопроизводственную
функцию – организация делопроизводства
в структурном подразделении.
Это
и регистрация документов в подразделении,
формирование и оформление дел, подготовка
дел к передаче на хранение в архив
организации.Между
тем, инструкции по делопроизводству в
организациях практически не содержат
норм, правил организации работы с
документами в структурных подразделениях,
а если и регламентируют этот участок
работы с документами, то, как правило,
непоследовательно, фрагментарно.Если
посмотреть на инструкцию по делопроизводству
с точки зрения потребителя, то действительно
нужно признать, что она предназначена
одновременно всем работникам организации,
от специалистов по документационному
обеспечению до руководителей, специалистов
структурных подразделений и технических
исполнителей, выполняющих различные
виды работы с документами, от аналитической
обработки, требующей специальных знаний,
до чисто технических операций. Материал
излагается в инструкции по делопроизводству
в соответствии с общей технологией
подготовки, обработки, хранения и
использования документов в организации.
Конечно, на практике существуют различные
варианты инструкций, но в большинстве
своем они различаются структурой. Анализ
показывает, что, как правило, инструкция
строится по одной из двух схем (моделей).1.
Инструкция по делопроизводству начинается
с регламентации обработки поступающих
и отправляемых документов, их регистрации,
организации документооборота, контроля
исполнения, систематизации и организации
хранения, а затем устанавливаются
порядок и процедуры подготовки документов
с выделением требований к отдельным
видам и разновидностям документов.
2.
Материал инструкции излагается в
обратной последовательности: сначала
требования к составлению и оформлению
документов, затем технология их обработки,
хранения и использования.
Очевидно,
что эти различия не принципиальны и не
меняют характера и назначения этого
документа.Ни одна категория работников
организации не работает с инструкцией
в целом. Работников структурных
подразделений интересуют, главным
образом, вопросы подготовки документов,
процедура их согласования, систематизация
документов, организация их хранения и
поиска.Специалист
структурного подразделения должен
знать, что подготовленный им проект
документа необходимо завизировать у
всех заинтересованных лиц, а затем
представить на подпись руководителю,
после чего документ должен быть передан
в службу документационного обеспечения
(секретарю) на регистрацию и отправку
(передачу) адресату. Но как должна
строиться система регистрации и учета
документов, из каких составных частей
должен состоять регистрационный номер,
какие сведения о документе вводятся в
базу данных или регистрационный журнал
– эти и другие “тонкости” обработки
документов специалисту структурного
подразделения знать не обязательно
либо достаточно знать в общих чертах.
В то время как именно эти вопросы очень
важны для
специалистов по документационному
обеспечению,
потому что непосредственно им приходится
выполнять работу по обработке документов,
причем в полном объеме, включая ведение
базы данных по документам, поиск
документов и др.Руководители
структурных подразделений и руководители
высшего звена также
должны владеть определенным комплексом
знаний об организации работы с документами,
но для них важны в первую очередь те
вопросы, которые непосредственно связаны
с процедурой принятия решений и их
исполнением.Таким образом, если мы хотим
повысить исполнительскую дисциплину
и персональную ответственность за
работу с документами, необходимо
разрабатывать новые методы адресной
регламентации делопроизводства,
ориентированные на конкретную категорию
работников организации как потребителей
информации нормативного характера.Адресная
регламентация делопроизводства.
Категории работников.Какие категории
работников организации целесообразно
выделить в качестве адресных групп для
разработки инструкций по работе с
документами и какие вопросы должны
найти отражение в этих инструкциях?
На
наш взгляд, при разработке инструкций
по делопроизводству следует учитывать
интересы следующих категорий работников:

специалисты
по документационному обеспечению;

работники,
ответственные за организацию работы
с документами в структурных подразделениях;
высшее
руководство организации (руководитель
организации, заместители руководителя,
главные специалисты и др., то есть те
руководители, которые принимают
управленческие решения, утверждают
или подписывают документы), руководители
структурных подразделений всех уровней;
специалисты
структурных подразделений;
специалисты
по информационным технологиям.

В
инструкции по делопроизводству для
специалистов по документационному
обеспечению целесообразно,
на наш взгляд, отразить следующие
вопросы:

обработка
поступающих и отправляемых документов;
регистрация
поступающих, внутренних и отправляемых
документов;
организация
работы с документами, поступающими и
отправляемыми по факсимильной связи
и электронной почте;
ведение
базы данных (информационно-справочного
массива) по документам организации;
организация
рассмотрения документов и доведения
документов до исполнителей (организация
документооборота);
контроль
исполнения документов (технология
контроля за сроками исполнения
документов);
оформление
копий документов и выписок из документов;
номенклатура
дел организации: порядок разработки,
утверждения, ведения;
формирование,
оформление дел, подготовка дел к передаче
в архив;
учет
бланков документов, печатей и штампов.

В
инструкции по делопроизводству для
работников, ответственных за организацию
работы с документами в структурных
подразделениях,
должны быть отражены следующие вопросы:

порядок
поступления документов в структурное
подразделение (из службы документационного
обеспечения и из других организаций)
и порядок отправки документов;
порядок
регистрации документов, поступивших
непосредственно в структурное
подразделение и отправляемых из
подразделения (при смешанной форме
делопроизводства);
организация
документооборота структурного
подразделения;
контроль
исполнения документов в структурном
подразделении;
согласование
проектов документов, подготовленных
в структурном подразделении;
организация
работы с документами, поступающими из
других подразделений организации и
направляемыми в другие структурные
подразделения;
формирование
дел в структурном подразделении,
оформление дел, подготовка дел к передаче
в архив.

Инструкция
для высшего руководства
организации (руководителя
организации, заместителей руководителя,
главных специалистов, руководителей
структурных подразделений) должна
отражать следующие вопросы:

порядок
рассмотрения поступающих документов
(вынесение резолюций);
порядок
согласования проектов документов,
подготовленных в структурных
подразделениях, и порядок представления
их руководству для принятия решения;
порядок
принятия решений (подписание и утверждение
документов);
организация
работы коллегиальных и совещательных
органов (порядок подготовки материалов,
принятия решений и документирования
заседаний);
контроль
исполнения поручений (со стороны
руководства);
порядок
приема-передачи документов и дел при
смене руководителя.

Инструкция
по делопроизводству для специалистов
структурных подразделений должна
включать следующие вопросы:

процедура
подготовки проектов документов;
правила
составления и оформления документов;
порядок
согласования проектов документов;
ведение
аналитической работы по документам;
организация
поисковой работы по документам;
сроки
исполнения документов, порядок и условия
изменения сроков исполнения документов;
порядок
приема-передачи документов и дел при
увольнении работника.

Специалисты
по информационным технологиям,
если они действуют как сотрудники
подразделения, пользуются инструкцией
по делопроизводству, предназначенной
для специалистов. Если же они осуществляют
внедрение информационных технологий
в документационное обеспечение, они
должны знать всю технологию создания,
обработки, хранения и использования
документов в организации, все этапы
обработки документов, следовательно,
ими должен быть изучен весь комплекс
инструктивных документов, о которых
говорилось выше.

Поскольку
правила составления и оформления
документов должны знать не только
специалисты структурных подразделений,
которым непосредственно приходится
заниматься подготовкой документов, но
и другие категории работников (специалисты
по документационному обеспечению,
руководители), хотя и в меньшем объеме,
полагаю целесообразным в качестве
отдельного документа разрабатывать
правила подготовки отдельных видов
документов.
Во-первых, это позволит освободить
инструкцию по делопроизводству от
значительной части материала, относящегося
к документированию. Во-вторых, позволит
полно и детально изложить требования
к составлению и оформлению различных
видов документов (распорядительных
документов, организационно-правовых,
договорных, информационно-справочных
и др.), дополнив эти требования справочными
материалами о правилах написания
официальных наименований, оформлении
таблиц и др.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник