Кто должен разрабатывать должностные инструкции на сотрудников

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Подборка наиболее важных документов по запросу Кто должен разрабатывать должностные инструкции (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

показать больше документов

Судебная практика

показать больше документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

показать больше документов

Нормативные акты

показать больше документов

Цели разработки должностных инструкций:

• создать организационно-правовую основу служебной деятельности;
• повысить ответственность работника за результаты его труда;
• обеспечить объективность при аттестации работника, его поощрении или наложении на него дисциплинарного взыскания.

Разрабатывать должностную инструкцию необходимо, ис­ходя из задач и функций, которые возложены на конкрет­ное структурное подразделение. При этом необходимо учи­тывать его штатное расписание.

Разрабатывать должностные инструкции целесообразно совместно с руководителями структурных подразделе­ний, для сотрудников которых эти инструкции создаются. Такой подход оправдан, потому что кадровику сложно точно определить, чем конкретно должен заниматься, на­пример, менеджер по продажам. А директор по продажам может четко описать функции такого специалиста, сфор­мулировать требования к профессиональным знаниям и на­выкам, обозначить критерии оценки работы.

Разрабатывая инструкции, следует воспользоваться Поло­жением о структурном подразделении. Этот документ регла­ментирует порядок создания и структуру подразделения, его задачи, функции, права и ответственность (читайте о нем раз­дел «Документы о трудовой дисциплине» → подраздел «Как оформить Положение о структурном подразделении»). Все функции подразделения необходимо распределить между его сотрудниками и закрепить в должностной инструкции в качестве обязанностей.

Инструкция может содержать следующие разделы.

1. Наименование организации, подразделения.
2. Общие положения, определение должности.
3. Краткие сведения об организации.
4. Схема подчиненности.
5. Возможности замещения.
6. Краткое описание работы.
7. Цель работы, выполняемые подцели, ответственность.
8. Права.
9. Должностные обязанности (содержание работы).
10. Требуемые результаты и критерии оценки.
11. Наиболее частые деловые контакты (внутренние, внешние).
12. Схема информационных потоков между подразделе­ниями.
13. Ведение первичной документации.
14. Условия работы (безопасность, режим работы, оплата труда и др.).
15. Поря док оформления трудовых отношений.
16. Перечень оснований, могущих служить причиной увольнения.

В инструкцию целесообразно включить также раздел «Спецификация должности». Он обычно содержит профес­сиональные, личностные, биографические, ситуативные требования к персоналу.

Профессиональные – это требования к образованию, кон­кретным навыкам и умениям, стажу работы, наличию официальных документов, подтверждающих уровень ква­лификации (диплом, лицензия). Они тесно связаны с со­держанием работы специалиста в конкретной должности.

Личностные требования – это внешний вид, интеллекту­альный уровень, черты характера и способности.

Биографические и ситуационные требования определяют­ся спецификой предприятия и должности, например требо­вания к возрасту, полу, семейному положению, месту жи­тельства и др.

Создавая этот раздел, следует учитывать типовые должност­ные инструкции и приведенный там перечень требований к квалификации, особенности предприятия и должности, мнения экспертов и отдельных работников предприятия.

Обратите внимание: помочь в составлении должностной инструкции может Квалификационный справочник долж­ностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 авгу­ста 1998 г. № 37). Он содержит квалификационные харак­теристики по различным должностям, которые состоят из трех разделов.

1. «Должностные обязанности» (содержит основные функ­ции, которые частично или полностью могут быть поруче­ны работнику, занимающему конкретную должность).
2. «Должен знать» (содержит основные требования, предъ­являемые к работнику в отношении специальных знаний).
3. «Требования к квалификации» (определяют уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязан­ностей).

Используя эти разделы, можно быстро составить долж­ностные инструкции для работников многих профессий.

Но Квалификационный справочник не дает ответы на вопро­сы, связанные с порядком деятельности работника, а также не содержит всех существующих должностей. Поэтому для облегчения разработки должностных инструкций можно провести предварительный опрос или анкетирование работников и их руково­дителей.

Собрав все анкеты, нужно оценить и обработать собран­ный материал. Кроме того, во избежание каких-либо не­доразумений целесообразно выяснить мнения работника и его руководителя по поводу подготовленного предвари­тельного варианта должностной инструкции. Последний шаг — принятие решения об окончательном закреплении обязанностей и полномочий за работником и занесение их в его должностную инструкцию.

Должностная инструкция должна быть согласована с юри­дическим отделом (юрисконсультом) фирмы, а если необ­ходимо, то и с другими структурными единицами фирмы и вышестоящим руководителем.

Утверждает должностную инструкцию руководитель фир­мы. Работник должен быть ознакомлен с ней под роспись.

Должностную инструкцию составляют по каждой штатной должности организации. Она носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении тру­дового договора, перемещении на другую должность, а так­же при временном исполнении обязанностей по должности.

Утверждает должностную инструкцию руководитель фирмы, после чего она вступает в силу. Документ действует до его замены новой должностной инструкцией. Согласованную и утвержденную инструкцию хранят в отделе кадров.

Требования должностной инструкции обязательны для сотрудника, работающего в конкретной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с работы.

Изменения в инструкцию могут быть внесены на основа­нии приказа руководителя фирмы. В вводной (или конста­тирующей) части приказа излагают факты, послужившие основанием для его издания. Это могут быть:

• изменение структуры управления предприятия;
• перераспределение функций между работниками струк­турных подразделений;
• сокращение численности, штата;
• изменение законодательства.

В распорядительной части приказа перечисляют измене­ния и дополнения, которые нужно внести в должностную инструкцию.

В случае изменения названия фирмы, структурного под­разделения или наименования должности должна быть утверждена новая должностная инструкция. Для этого ру­ководитель фирмы должен издать приказ об утверждении новой должностной инструкции и замене старой.

Кто должен составлять должностные инструкции в организации

Должностная инструкция является одним из важных инструментов, способствующих оптимизации рабочих процессов, а правильное ее составление помогает избежать недопонимания, конфликтов и ошибок в работе. Вот почему так важно ответственно подходить к вопросу ее составления. Кто в организации должен разрабатывать должностные инструкции и какими нормативными актами регламентирован порядок составления таких документов, давайте разбираться.

Картинка с сайта: ppt.ru

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Должностные инструкции не обязательны для организаций.
2. Но их наличие упрощает управление персоналом и решает многие проблемы еще до их появления.
3. Должностные инструкции помогают четко определить обязанности сотрудников и ответственность за нарушения.
4. Разработкой занимаются сразу несколько специалистов компании: кадровик, юрист, руководители направлений.
5. Документ утверждается руководителем. Работник должен ознакомиться со своей ДИ под роспись.

Где закреплена обязанность по составлению должностной инструкции

Трудовое законодательство не содержит норм, обязывающих организации разрабатывать должностные инструкции (ДИ) на сотрудников.

Должностная инструкция не является обязательным документом, что подтверждает и Государственная инспекция труда г. Москвы в письме 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299.

Взаимоотношения между сотрудником и работодателем оформляются трудовым договором, в котором надлежит прописать трудовые функции работника, это прямо закреплено в части 2 статьи 57 ТК РФ. Однако, чаще всего, трудовой договор содержит только общие трудовые функции и обязанности работника.

В целях конкретизации прав и обязанностей сотрудника, во избежание споров в части объемов выполняемой работы, разрабатывается должностная инструкция. В отличие от трудового договора, ДИ разрабатывается по желанию работодателя.

Оформление должностной инструкции является правом, а не обязанностью работодателя.

Возможность разрабатывать ДИ закреплена в статье 8 ТК РФ, которая позволяет работодателям принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Порядок составления и ее унифицированная форма на законодательном уровне не установлены.

Разработать ее можно как в виде отдельного документа, так и в качестве приложения к трудовому договору (письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

При составлении следует воспользоваться профессиональными стандартами, которые содержат квалификационные требования к работнику, основные функции и обязанности работника. Профстандарты разрабатываются для отдельных категорий работников и утверждаются Приказами Минтруда России.

Подробнее: как разработать должностную инструкцию с учетом профстандарта

В большинстве случаев использование профстандартов носит рекомендательный характер, но существуют условия, при которых их использование является обязательным.

Например, применение профстандартов является обязательным в части требований к квалификации, которая необходима работнику для выполнения определенной трудовой функции, если такие требования установлены трудовым законодательством или иными нормативно-правовыми актами (ст. 195.3 ТК РФ).

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации

Круг лиц, которые ее разрабатывают, как и необходимость оформления подобного локального акта, определяется на усмотрение руководства организации.

Составление ДИ — это коллективный процесс, который требует участия разных специалистов:

• сотрудника кадровой службы;
• юриста;
• работников, знакомых с конкретной должностью, в отношении которой составляется документ;
• руководителя подразделения или непосредственно самой организации.

Важно, чтобы составители имели хорошее понимание обязанностей и требований к конкретной должности, и учитывали особенности работы и структуру организации. В организации, где я работаю, составление подобного документа осуществляется по указанию руководителя юристами или специалистом отдела кадров.

Недавно мне, как юристу, поручили разработать должностную инструкцию для главного энергетика структурного подразделения организации. При ее подготовке у меня отсутствовали достаточные сведения о трудовых функциях такого работника, в связи с чем в процессе ее составления были задействованы сотрудники, которые уже выполняют в организации подобные обязанности, чтобы учесть их опыт и мнение.

В любом случае на кого бы ни была возложена обязанность по составлению ДИ, целесообразно после ее подготовки согласовать документ с ответственными лицами компании:

• начальником юридического отдела;
• начальником отдела кадров;
• начальником подразделения, в которое принимается сотрудник.

После составления и согласования всеми уполномоченными лицами документ утверждается руководителем компании.

Подробнее: как утвердить должностную инструкцию

Конечный этап оформления — это ознакомление сотрудника с должностной инструкцией. В подтверждение ознакомления сотрудник расписывается на последнем листе документа или в листе ознакомления.

Образец листа ознакомления сотрудника с должностной инструкцией:

Картинка с сайта: ppt.ru

Лист ознакомления сотрудников с должностной инструкцией

Подробнее: как оформить лист ознакомления с должностной инструкцией

Часто задаваемые вопросы о порядке составления должностных инструкций в организации

• Каким документом предусмотрена обязанность работодателя разрабатывать ДИ на сотрудников?

  Работодатель не обязан разрабатывать должностные инструкции на работников. Законом такой обязанности не предусмотрено. Работодатель самостоятельно принимает решение об отсутствии или наличии подобного локального акта в организации.

• Кто готовит должностные инструкции в компании?

  Подготовка рассматриваемого локального акта — это коллективный процесс, в котором задействованы сотрудники различных профессий: специалисты по кадрам, юристы, руководители и другие сотрудники, согласно указанию руководителя.

• Необходимо ли согласовать должностную инструкцию с другими подразделениями организации?

  Правила, по которым разрабатывается и согласовывается этот документ, устанавливаются на усмотрение руководства компании. Целесообразно согласовать готовый вариант документа с юристами, отделом кадров и руководителем подразделения, в которое принимается сотрудник.

• Кто утверждает ДИ в организации?

  Документ утверждается директором или иным уполномоченным на это лицом организации. Отметка об утверждении проставляется в правом верхнем углу на титульном листе документа, но возможны и иные варианты отображения на документе отметки об его утверждении.

Кондрахина Виктория
Юрисконсульт

В 2005 году закончила Государственную Классическую Академию, по специальности «Юриспруденция». Стаж работы юристом 19 лет. С 2015 г. работаю в бюджетном учреждении, веду гражданские дела, дела об административных правонарушениях, земельные спор

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Должностная инструкция — это документ, содержащий подробное описание обязанностей, прав и ответственности, а также требований к исполнителю определенной должности в организации. Это неотъемлемая часть трудового процесса — должностная инструкция необходима для эффективной работы как исполнителя, так и руководителя.

Цель разработки должностной инструкции заключается в четком определении задач каждого сотрудника, установлении их обязанностей и порядке действий на рабочем месте. 

В статье рассмотрим важные аспекты должностной инструкции, ее структуру, особенности и значение для успешной работы организации.

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)». Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Содержание:

1. Общая характеристика должностной инструкции
2. Значение должностной инструкции
3. Что делать, если нет должностной инструкции
4. Структура должностной инструкции
5. Порядок утверждения должностной инструкции

Общая характеристика должностной инструкции

Должностная инструкция — это локальный нормативный документ организации, который  регулирует правовой статус работника, права и обязанности работника.

Прямой ссылки о том, что должностная инструкция должна быть в обязательном порядке  Трудовой кодекс РФ не содержит. Есть косвенное указание на наличие должностной  инструкции: статья 22 ТК РФ и статья 68 ТК РФ, которые обязывают ознакамливать работника  с локальными нормативными актами, в том числе, с его должностными обязанностями.

Важно знать! 

Несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной  инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не  только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы  ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к  занимаемой должности.

Значение должностной инструкции

Должностная инструкция помогает, в первую очередь, правильно и грамотно выставить  объявление о вакансии той или иной должности. Инструкция содержит информацию:

• подчиненность;

• круг обязанностей;

• квалификационные требования, предъявляемые к кандидатам на  вакантную должность. 

Кроме того, должностная инструкция, поможет правильно и грамотно составить отказ в  заключении трудового договора, если гражданин, которому отказали обратиться с  заявлением о предоставлении письменного отказа в заключении трудового договора.

Одна из главных функций или задач должностной инструкции — разрешение конфликтных  ситуаций между работодателем или его представителем и работником, к ней прибегают в  случае возникновения индивидуального трудового спора между работником и работодателем  в судебном органе или в иных органах, осуществляющих надзор и контроль за соблюдением  трудового законодательства РФ. 

Что делать, если нет должностной инструкции

Если нет в наличии должностной инструкции, то должностные обязанности в  обязательном порядке должны быть прописаны в самом трудовом договоре.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не  урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и в каком порядке  вносить в нее изменения и (или) дополнения.

При составлении должностных инструкций рекомендуется пользоваться не только  Квалификационными справочниками, но и Профессиональными стандартами, которые  приняты и действуют на территории РФ. 

Однако Квалификационные справочники носят рекомендательный характер.  Профессиональные стандарты на сегодняшний день не для всех обязательны. Следовательно,  работодатель имеет право устанавливать свои квалификационные требования к должности и  должностные обязанности с учетом специфики деятельности работодателя.

С точки зрения теории, должностная инструкция составляется на должность, но не на  работника. С точки зрения практики, должностная инструкция составляется на сотрудника,  который уже работает по данной должности.

На курсе «Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления» подробно рассматриваются правовые основы и практические навыки составления и внедрения ЛНА в организации, в том числе — должностной инструкции.

Обучение поможет с уверенностью подходить к вопросам регулирования внутренних трудовых процессов и обеспечения соблюдения законодательства.

Структура должностной инструкции

Основные разделы должностной инструкции:

• общие положения;

• должностные обязанности;

• права работника;

• ответственность.

В разделе «Общие положения» указывают:

• Наименование должности (профессии) в соответствии со штатным расписанием;

• Название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои  обязанности (если оно предусмотрено в штатном расписании);

• Подчиненность работника;

• Перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников,  непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);

• Порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой  должности в период временного отсутствия работника;

• Уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника,  необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

• Требования к стажу работы по специальности;

• Квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении  специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при  выполнении должностных обязанностей;

• Организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет  служебную деятельность и реализует свои полномочия.

Пример:

Работник принимается на должность специалиста отдела кадров. У нее диплом о высшем  профессиональном образовании (например, в сфере железнодорожного транспорта), но при  этом опыт работы 1 год в отделе кадров. 

В должностной инструкции прописано следующее: «На должность инспектора по кадрам  назначается лицо, имеющее высшее образование (юридическое) стаж работы по  специальности не менее 2 лет».

Есть нарушение в должностной инструкции. В должностной инструкции указано  наименование должности «Инспектор отдела кадров», что не соответствует  Квалификационному справочнику 1998 г. и Профессиональному стандарту «Специалист по  управлению персоналом».

Решение:

Поскольку, переход к профстандартам у работодателя занимает определенное время и состоит  из несколько этапов, рекомендуется при составлении должностной инструкции  руководствоваться справочниками.

Необходимо привести в соответствии во всех документах наименование  должности «Инспектор отдела кадров». Из примера следует, что сотрудник, принятый на работу в отдел кадров не соответствует  требованиям, указанным в должностной инструкции. 

Как быть работодателю в описанной ситуации? Утвердить новую должностную инструкцию и прописать квалификационные требования по  должности специалиста отдела кадров под работника.

Например, «на должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее образование не ниже  среднего профессионального, опыт работы в кадровой сфере не менее 1 — года и курсы по  направлению «Специалист по управлению персоналом», либо «Кадровое делопроизводство».

Порядок утверждения должностной инструкции

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Может возникнуть ситуация, работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, какая информация содержится в инструкции.

При необходимости внести изменения: если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом  внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных  условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой  редакции, письменно ознакомив с ней работника. 

Должностная инструкция, как правило,  составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.