Кто готовит должностные инструкции в организации

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Подборка наиболее важных документов по запросу Кто должен разрабатывать должностные инструкции (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

показать больше документов

Судебная практика

показать больше документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

показать больше документов

Нормативные акты

показать больше документов

Государственная инспекция труда в г. Москве

Письмо

Вопрос: Организация разрабатывает должностные инструкции работников. Обязательно ли должностная инструкция должна быть приложением к трудовому договору? Нужно ли предоставить работнику экземпляр должностной инструкции? В каком порядке вносятся изменения в должностные инструкции работников?

Ответ: Рассмотрев очередное обращение по вопросу соблюдения трудового законодательства при внедрении должностных инструкций, сообщаем следующее.
Согласно абз. 2 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) обязательным для включения в трудовой договор является трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).
При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
Таким образом, в трудовом договоре прописывается трудовая функция работника, являющаяся обязательным условием данного трудового договора, должностная инструкция при этом не является обязательным документом, то есть наличие должностной инструкции работника, ответственного за электрохозяйство, является правом работодателя, но не обязанностью.
Отсутствие же обязательного условия трудового договора является нарушением трудового законодательства.
Изменение, в том числе дополнение условий, трудового договора допустимо исключительно при согласии работника.
При этом действия работодателя необходимо квалифицировать согласно ст. 72 ТК РФ как изменение определенных сторонами условий трудового договора по инициативе работодателя.
Работодатель, усматривающий необходимость в изменении условий трудового договора с работником, например, возложение дополнительных должностных обязанностей, изменение подчиненности, структурного подразделения, должности, режима работы, перевод на другую постоянную работу к другому работодателю, переезд в другую местность вместе с работодателем, направляет работнику мотивированное предложение изменить ранее оговоренные в трудовом договоре условия.
Мнение Государственной инспекции труда в городе Москве по вопросам, содержащимся в обращении, не является нормативным правовым актом и не обязательно в правоприменительной практике.

Начальник отдела
Н.Ю.БАЛЫБЕРДИНА

Законодательством предусмотрено, что трудовой договор должен содержать должностные обязанности подчиненного, границы его ответственности и гарантируемые ему права. Из этого следует, что наличие в хозсубъекте должностной инструкции необязательно. Однако, каждое изменение функционала работника будет сопровождаться заключением с ним допосглашения, что не всегда удобно. Для упрощения делопроизводства управленцу стоит позаботиться о разработке должностных инструкций.

Что такое должностная инструкция, для чего необходимо ее разрабатывать

Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, определяющий положение отдельной штатной единицы в структурном подразделении хозсубъекта.

Она является эффективным управленческим инструментом, решающим разноплановые задачи. Так, на указанные в ней положения управленец ссылается в случае привлечения подчиненного к дисциплинарной ответственности (в частности, при расторжении рабочих отношений согласно п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Штатная единица же заинтересована в наличии четкого перечня требований, предъявляемых к ней, вверяемого ей фронта работы, границ ответственности, а также своих полномочий и прав.

Таким образом, должностная инструкция разрабатывается для:

• документальной фиксации квалификационных требований к соискателю на трудоустройство;
• четкого закрепления за работником определенных обязанностей, определения его прав и видов ответственности;
• предотвращения дублирования функциональных обязанностей различных штатных единиц и установления нормальной рабочей атмосферы в коллективе, снижения риска возникновения конфликтов;
• разграничения обязанностей и прав работников;
• обеспечение равномерной нагрузки на коллектив;
• определения взаимосвязи между отдельными должностями;
• оценивания работы отдельного подчиненного;
• стимулирования решения задач.

Она действует бессрочно. После ее морального устаревания разрабатывается другой документ.

Источники информации для формирования должностной инструкции

Базисом для разработки документа, зачастую, являются:

• локальное положение об организационной структуре хозсубъекта;
• классификатор управленческих функций;
• Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее – Справочник);
• действующие трудовые нормативы;
• итоги анкетирования и других видов опросов коллектива.

Разработка должностных инструкций: кто должен разрабатывать

Первое, на что следует обратить внимание, разбираясь в том, кто разрабатывает должностные инструкции в организации, это отсутствие законодательно регламентированного механизма их формирования и каких-либо требований к сути. То есть содержание документа, а также ответственное за его формирование лицо, определяются ЛНА субъекта и административными распоряжениями.

Именно управленец своим распоряжением поручает разработку инструкции отдельным членам коллектива, на которых, в дальнейшем, также возлагает обязанность вносить в нее корректировки.

Кадровая практика демонстрирует, что наиболее результативной является совместная разработка документа несколькими членами коллектива, а не одним сотрудником. Это объясняется тем, что итоговый документ, над которым работал один специалист (из отдела кадров, бухгалтерии или менеджмента), как правило, не учитывает реального положения дел и не является рабочей.

В подобную рабочую группу могут входить:

• кадровик, руководящий решением методических вопросов;
• руководитель отдела, определяющий круг полномочий и обязанностей подчиненного, для должности которого составляется инструкция;
• штатный юрист, проверяющий положения составленного документа на соответствие законодательным положениям;
• директор, утверждающий подготовленную инструкцию.

Так, хорошее знание специфики деятельности отдела или подразделения – важное условие составления функциональной инструкции. Поэтому участие руководства отдела обязательно.

Без методических рекомендаций, даваемых сотрудником кадровой службы, процесс может не состояться, поскольку он ознакомлен со всеми квалификационными характеристиками, предъявляемыми к должности, ориентируется в обязательных составных элементах будущей инструкции, ежедневно работает с большим количеством кадровых документов и способен обеспечить их единообразную структуру.

Без взгляда на документ юриста нельзя говорить о том, что он не противоречит закону.

После всех согласований документ передается руководителю организации для окончательного утверждения, а потом членам коллектива для их ознакомления.

Сотрудники могут расписываться только в утвержденной управленцем инструкции.

После того, как подпись поставлена, штатная единица отвечает за соблюдение содержащихся в инструкции требований. Эта обязанность аннулируется только в случае ее увольнения или внутреннего перевода.

Копия документа выдается на руки подчиненному.

Разработка должностных инструкций и правила их оформления

Процесс начинается с определения ответственных лиц.

Далее сотрудник или рабочая группа действует в рамках, установленных «Положением о разработке должностных инструкций», если оно утверждено нанимателем. Если же нет, они знакомятся с таким документом, как Справочник. В нем содержится исчерпывающий перечень требований к различным специалистам. Все квалификационные характеристики определяют содержание функционала штатных единиц и направлены на:

• максимально эффективную и высокоорганизованную работу;
• разумное вменение рабочих обязанностей;
• поддержание дисциплины и порядка;
• улучшение системы кадрового управления.

Данные характеристики применяются на каждом субъекте, независимо от его формы собственности и рыночного сектора функционирования. Именно с их учетом разрабатываются инструкции для должностей, содержащихся в штатном расписании.

Документ составляется не под конкретное лицо, а на любого субъекта, которому вменяются обязанности. То есть при его замещении другой штатной единицей корректировать инструкцию не нужно, поскольку функционал, права и обязанности остаются неизменными.

Далее им стоит выбрать один из трех методов разработки документа, выделяемых на практике:

1. на основании анализа имеющихся в субъекте документов и их редактирования;
2. по итогам опросов и анкетирований рабочего коллектива;
3. с учетом протекающих в субъекте бизнес-процессов.

Первый метод подразумевает подготовку инструкции с учетом справочников и отраслевых типовых документов, утвержденных на федеральном уровне. При этом, ответственными за разработку инструкции:

• систематизируется имеющаяся в компании или организации документация;
• анализируется система организации труда.
• изучаются функции как отделов, так и штатных единиц.

При втором подходе в ходе соответствующих мероприятий выясняется, как обстоят дела с распределением полномочий в данном субъекте. Вначале опрос проходят ведущие специалисты и руководители направлений, а затем – остальные сотрудники подразделений.

Посредством опросов получается больше сведений, чем из ЛНА Кроме того, с помощью анкеты можно получить мнение работника о наиболее оптимальном распределении обязанностей.

На практике этот метод дополняет первый.

Третий подход базируется на изучении происходящих в субъекте бизнес-процессов. Благодаря этому методу реализуются две задачи: оптимального делегирования трудовых функций и создания комплекса должностных инструкций, адаптированных к рабочим условиям. Впрочем, он используется редко из-за отсутствия бизнес-процессов во многих хозсубъектах. Методика не пользуется популярностью еще и потому, что для ее воплощения требуется формирование детальной цепочки трудовых процессов, что занимает много времени и сил.

Все три подхода коррелируют со способом организации труда субъекта (то есть, если она происходит по документам, то и инструкции составляются соответственно). Они могут успешно сочетаться для получения оптимального результата.

Независимо от способа, в процессе составления документа нельзя забывать о принципе равномерности и эквивалентности меры ответственности лица, занимающего ту или иную должность.

На основании вышенаписанного рабочей группой составляется проект инструкции.

При этом унифицированной формы документа не существует, поэтому он составляется субъектами по своему усмотрению.

Исключением является инструкция частного охранника, регламентируемая Приказом МВД России №960 от 22 августа 2011 г.

Желательно при этом опираться на ГОСТ Р 6.30-2003 г. и принятые с 1 июля 2016 года профстандарты, разработанные для более чем 814 профессий и, в некоторых случаях, обязательные к применению (ст. 195.2 и 195.3 ТК РФ). К таковым случаям относится наличие:

• участия госсектора (особенно актуально для медучреждений, ПАО, образовательных и иных учреждений);
• должностей, предполагающих досрочный выход на пенсию (образовательная и спортивная сферы, а также сельское хозяйство и т.д.);

Составленный с учетом этих рекомендаций проект важно согласовать с:

• профсоюзом либо иным представительным органом трудящихся;
• заинтересованными в содержании документа членами коллектива (например, начальником юротдела или, если такового нет, юристом, руководителем кадровой службы, если проект составлен его подчиненным).

Они ставят свои подписи на последнем листе документа. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 (п.3.24), виза согласования включает подпись лица, ее расшифровку и дату.

Необходимость согласования подписанной исполнителем инструкции отпадает. Кроме того, ее визирование и утверждение одним и тем же подчиненным, то есть два юридически равноценных действия, направленных на один документ, невозможно.

Далее инструкция согласовывается с управленцем. Он ставит свою подпись в грифе «Утверждаю».

Инструкция может визироваться не управленцем, а начальником отдела, но подобное фиксируются в его инструкции и трудовом договоре.

Издание инструкций должно учитываться в соответствующем журнале, содержащем, помимо всего прочего, сведения об их корректировках.

Срок действия должностной инструкции не ограничен, поэтому ее положения актуальны до момента замены на другую. Впрочем, в вопросах продолжительности ее хранения можно руководствоваться «Перечнем типовых управленческих документов …. с указанием сроков хранения».

Итоговый документ должен одинаково трактоваться обеими сторонами трудовых отношений (нанимателем и нанимаемым). Он должен быть структурированным, разбитым на пункты и подпункты.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, определяющий обязанности, полномочия, ответственность, права, квалификационные требования и формы поощрения работников на занимаемых в компании должностях. 

Должностная инструкция составляется и согласовывается руководителем отдела или его представителем совместно с юристом (юридическим отделом). Должностная инструкция может быть также подготовлены отделом кадров. В этом случае она должна быть утверждена соответствующим отделом организации или руководителем.

Если должностная инструкция является самостоятельным документом, она должна быть утверждена приказом руководителя организации и предоставлена под роспись сотрудникам (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).

Необходимо иметь три экземпляра этой инструкции: один для отдела кадров, один для руководителя отдела и один для работника . Набор должностных инструкций должен охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между сотрудниками в зависимости от их квалификации. 

Контроль за предоставлением должностных инструкций в организацию возлагается на директора по персоналу.

Примеры должностных инструкций можно найти на нашем сайте в разделе «Шаблоны документов». 

Как составить должностную инструкцию

При подготовке должностной инструкции следует учитывать уставной документ, описывающий обязанности и функции компании, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, а также стандартные трудозатраты для данной должности на выполнение работ.

Необходимо соблюдать очередность выполнения задач, избегая дублирования обязанностей между сотрудниками и поручая более сложные задачи более высококвалифицированным сотрудникам.

Каждый сотрудник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения своих обязанностей.

У работника должен быть один непосредственный руководитель.

Должностная инструкция обычно состоит из пяти разделов.

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

1. Основные задачи и должностные обязанности:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

Чтобы составить раздел, рекомендуем использовать профстандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст) и  Квалификационный справочник (утв. постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37). В них обозначен примерный перечень обязанностей различных должностей.

1. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

1. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

1. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационном справочнике или профессиональных стандартах. 

Должностная инструкция кассира

Должностная инструкция программиста

Если должность, для которой работодателю необходимо составить должностную инструкцию, отсутствует в квалификационном справочнике, то организация может использовать квалификационные характеристики аналогичной (смежной) должности или создать их на основе тех прав и обязанностей, которые она намерена предоставить работнику, принятому на эту должность. Законодательных ограничений на этот счет нет.

Обязательное применение профстандартов при составлении должностных инструкций

Работодатели должны в двух случаях применять профстандарты (ст. 195.1 ТК РФ):

• закон предусматривает компенсацию, льготы или ограничения для работы на данной должности.
• обязанности по должности могут выполнять только работники с определенным образованием, знаниями или опытом.

Если работодатель обязан применять профессиональные стандарты к должности работника, он должен подготовить инструкцию, разъясняющую требования профессиональных стандартов для конкретной должности.

Разработка и утверждение должностных инструкций

Внутри организации должностная инструкция может быть утверждена как отдельный документ или как приложение к трудовому договору (Письмо Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 года).

Чтобы утвердить должностную инструкцию как отдельный локальный акт, создайте распоряжение в свободной форме об утверждении должностной инструкции.

Инструкция должна быть подписана всеми сотрудниками, которые будут занимать данную должность. Обязательно предоставьте каждому работнику копию его должностной инструкции.

Если должностная инструкция является дополнением к трудовому договору, сделайте два экземпляра должностной инструкции, а также трудового договора; один экземпляр отдайте нанимаемому работнику, а другой оставьте себе (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Положение о разработке и утверждении должностных инструкций: что должно быть в документе

Положение о разработке должностных инструкций — необязательный документ, но в нем излагаются общие требования к процедурам подготовки, согласования, утверждения и пересмотра должностных инструкций. При наличии такого документа должностные инструкции могут упорядочить работу, сделать ее четкой и единообразной. Кроме того, само создание должностной инструкции станет упорядоченным, несложным процессом. Например, сделайте обязательным включение в должностную инструкцию следующих ключевых разделов:

• Ключевые положения (цель и задачи, ради которых составляется документ).
• Требования к должностным инструкциям в компании.
• Порядок разработки, согласования и визирования инструкций.
• Заключительные положения.

Если вам необходима консультация опытного юриста по трудовому праву, оставьте заявку и мы с вами оперативно свяжемся!