Кто отвечает за разработку должностных инструкций в организации

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Подборка наиболее важных документов по запросу Кто должен разрабатывать должностные инструкции (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

показать больше документов

Судебная практика

показать больше документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

показать больше документов

Нормативные акты

показать больше документов

Кто должен составлять должностные инструкции в организации

Должностная инструкция является одним из важных инструментов, способствующих оптимизации рабочих процессов, а правильное ее составление помогает избежать недопонимания, конфликтов и ошибок в работе. Вот почему так важно ответственно подходить к вопросу ее составления. Кто в организации должен разрабатывать должностные инструкции и какими нормативными актами регламентирован порядок составления таких документов, давайте разбираться.

Картинка с сайта: ppt.ru

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Должностные инструкции не обязательны для организаций.
2. Но их наличие упрощает управление персоналом и решает многие проблемы еще до их появления.
3. Должностные инструкции помогают четко определить обязанности сотрудников и ответственность за нарушения.
4. Разработкой занимаются сразу несколько специалистов компании: кадровик, юрист, руководители направлений.
5. Документ утверждается руководителем. Работник должен ознакомиться со своей ДИ под роспись.

Где закреплена обязанность по составлению должностной инструкции

Трудовое законодательство не содержит норм, обязывающих организации разрабатывать должностные инструкции (ДИ) на сотрудников.

Должностная инструкция не является обязательным документом, что подтверждает и Государственная инспекция труда г. Москвы в письме 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299.

Взаимоотношения между сотрудником и работодателем оформляются трудовым договором, в котором надлежит прописать трудовые функции работника, это прямо закреплено в части 2 статьи 57 ТК РФ. Однако, чаще всего, трудовой договор содержит только общие трудовые функции и обязанности работника.

В целях конкретизации прав и обязанностей сотрудника, во избежание споров в части объемов выполняемой работы, разрабатывается должностная инструкция. В отличие от трудового договора, ДИ разрабатывается по желанию работодателя.

Оформление должностной инструкции является правом, а не обязанностью работодателя.

Возможность разрабатывать ДИ закреплена в статье 8 ТК РФ, которая позволяет работодателям принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Порядок составления и ее унифицированная форма на законодательном уровне не установлены.

Разработать ее можно как в виде отдельного документа, так и в качестве приложения к трудовому договору (письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

При составлении следует воспользоваться профессиональными стандартами, которые содержат квалификационные требования к работнику, основные функции и обязанности работника. Профстандарты разрабатываются для отдельных категорий работников и утверждаются Приказами Минтруда России.

Подробнее: как разработать должностную инструкцию с учетом профстандарта

В большинстве случаев использование профстандартов носит рекомендательный характер, но существуют условия, при которых их использование является обязательным.

Например, применение профстандартов является обязательным в части требований к квалификации, которая необходима работнику для выполнения определенной трудовой функции, если такие требования установлены трудовым законодательством или иными нормативно-правовыми актами (ст. 195.3 ТК РФ).

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации

Круг лиц, которые ее разрабатывают, как и необходимость оформления подобного локального акта, определяется на усмотрение руководства организации.

Составление ДИ — это коллективный процесс, который требует участия разных специалистов:

• сотрудника кадровой службы;
• юриста;
• работников, знакомых с конкретной должностью, в отношении которой составляется документ;
• руководителя подразделения или непосредственно самой организации.

Важно, чтобы составители имели хорошее понимание обязанностей и требований к конкретной должности, и учитывали особенности работы и структуру организации. В организации, где я работаю, составление подобного документа осуществляется по указанию руководителя юристами или специалистом отдела кадров.

Недавно мне, как юристу, поручили разработать должностную инструкцию для главного энергетика структурного подразделения организации. При ее подготовке у меня отсутствовали достаточные сведения о трудовых функциях такого работника, в связи с чем в процессе ее составления были задействованы сотрудники, которые уже выполняют в организации подобные обязанности, чтобы учесть их опыт и мнение.

В любом случае на кого бы ни была возложена обязанность по составлению ДИ, целесообразно после ее подготовки согласовать документ с ответственными лицами компании:

• начальником юридического отдела;
• начальником отдела кадров;
• начальником подразделения, в которое принимается сотрудник.

После составления и согласования всеми уполномоченными лицами документ утверждается руководителем компании.

Подробнее: как утвердить должностную инструкцию

Конечный этап оформления — это ознакомление сотрудника с должностной инструкцией. В подтверждение ознакомления сотрудник расписывается на последнем листе документа или в листе ознакомления.

Образец листа ознакомления сотрудника с должностной инструкцией:

Картинка с сайта: ppt.ru

Лист ознакомления сотрудников с должностной инструкцией

Подробнее: как оформить лист ознакомления с должностной инструкцией

Часто задаваемые вопросы о порядке составления должностных инструкций в организации

• Каким документом предусмотрена обязанность работодателя разрабатывать ДИ на сотрудников?

  Работодатель не обязан разрабатывать должностные инструкции на работников. Законом такой обязанности не предусмотрено. Работодатель самостоятельно принимает решение об отсутствии или наличии подобного локального акта в организации.

• Кто готовит должностные инструкции в компании?

  Подготовка рассматриваемого локального акта — это коллективный процесс, в котором задействованы сотрудники различных профессий: специалисты по кадрам, юристы, руководители и другие сотрудники, согласно указанию руководителя.

• Необходимо ли согласовать должностную инструкцию с другими подразделениями организации?

  Правила, по которым разрабатывается и согласовывается этот документ, устанавливаются на усмотрение руководства компании. Целесообразно согласовать готовый вариант документа с юристами, отделом кадров и руководителем подразделения, в которое принимается сотрудник.

• Кто утверждает ДИ в организации?

  Документ утверждается директором или иным уполномоченным на это лицом организации. Отметка об утверждении проставляется в правом верхнем углу на титульном листе документа, но возможны и иные варианты отображения на документе отметки об его утверждении.

Кондрахина Виктория
Юрисконсульт

В 2005 году закончила Государственную Классическую Академию, по специальности «Юриспруденция». Стаж работы юристом 19 лет. С 2015 г. работаю в бюджетном учреждении, веду гражданские дела, дела об административных правонарушениях, земельные спор

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Законодательством предусмотрено, что трудовой договор должен содержать должностные обязанности подчиненного, границы его ответственности и гарантируемые ему права. Из этого следует, что наличие в хозсубъекте должностной инструкции необязательно. Однако, каждое изменение функционала работника будет сопровождаться заключением с ним допосглашения, что не всегда удобно. Для упрощения делопроизводства управленцу стоит позаботиться о разработке должностных инструкций.

Что такое должностная инструкция, для чего необходимо ее разрабатывать

Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, определяющий положение отдельной штатной единицы в структурном подразделении хозсубъекта.

Она является эффективным управленческим инструментом, решающим разноплановые задачи. Так, на указанные в ней положения управленец ссылается в случае привлечения подчиненного к дисциплинарной ответственности (в частности, при расторжении рабочих отношений согласно п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Штатная единица же заинтересована в наличии четкого перечня требований, предъявляемых к ней, вверяемого ей фронта работы, границ ответственности, а также своих полномочий и прав.

Таким образом, должностная инструкция разрабатывается для:

• документальной фиксации квалификационных требований к соискателю на трудоустройство;
• четкого закрепления за работником определенных обязанностей, определения его прав и видов ответственности;
• предотвращения дублирования функциональных обязанностей различных штатных единиц и установления нормальной рабочей атмосферы в коллективе, снижения риска возникновения конфликтов;
• разграничения обязанностей и прав работников;
• обеспечение равномерной нагрузки на коллектив;
• определения взаимосвязи между отдельными должностями;
• оценивания работы отдельного подчиненного;
• стимулирования решения задач.

Она действует бессрочно. После ее морального устаревания разрабатывается другой документ.

Источники информации для формирования должностной инструкции

Базисом для разработки документа, зачастую, являются:

• локальное положение об организационной структуре хозсубъекта;
• классификатор управленческих функций;
• Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее – Справочник);
• действующие трудовые нормативы;
• итоги анкетирования и других видов опросов коллектива.

Разработка должностных инструкций: кто должен разрабатывать

Первое, на что следует обратить внимание, разбираясь в том, кто разрабатывает должностные инструкции в организации, это отсутствие законодательно регламентированного механизма их формирования и каких-либо требований к сути. То есть содержание документа, а также ответственное за его формирование лицо, определяются ЛНА субъекта и административными распоряжениями.

Именно управленец своим распоряжением поручает разработку инструкции отдельным членам коллектива, на которых, в дальнейшем, также возлагает обязанность вносить в нее корректировки.

Кадровая практика демонстрирует, что наиболее результативной является совместная разработка документа несколькими членами коллектива, а не одним сотрудником. Это объясняется тем, что итоговый документ, над которым работал один специалист (из отдела кадров, бухгалтерии или менеджмента), как правило, не учитывает реального положения дел и не является рабочей.

В подобную рабочую группу могут входить:

• кадровик, руководящий решением методических вопросов;
• руководитель отдела, определяющий круг полномочий и обязанностей подчиненного, для должности которого составляется инструкция;
• штатный юрист, проверяющий положения составленного документа на соответствие законодательным положениям;
• директор, утверждающий подготовленную инструкцию.

Так, хорошее знание специфики деятельности отдела или подразделения – важное условие составления функциональной инструкции. Поэтому участие руководства отдела обязательно.

Без методических рекомендаций, даваемых сотрудником кадровой службы, процесс может не состояться, поскольку он ознакомлен со всеми квалификационными характеристиками, предъявляемыми к должности, ориентируется в обязательных составных элементах будущей инструкции, ежедневно работает с большим количеством кадровых документов и способен обеспечить их единообразную структуру.

Без взгляда на документ юриста нельзя говорить о том, что он не противоречит закону.

После всех согласований документ передается руководителю организации для окончательного утверждения, а потом членам коллектива для их ознакомления.

Сотрудники могут расписываться только в утвержденной управленцем инструкции.

После того, как подпись поставлена, штатная единица отвечает за соблюдение содержащихся в инструкции требований. Эта обязанность аннулируется только в случае ее увольнения или внутреннего перевода.

Копия документа выдается на руки подчиненному.

Разработка должностных инструкций и правила их оформления

Процесс начинается с определения ответственных лиц.

Далее сотрудник или рабочая группа действует в рамках, установленных «Положением о разработке должностных инструкций», если оно утверждено нанимателем. Если же нет, они знакомятся с таким документом, как Справочник. В нем содержится исчерпывающий перечень требований к различным специалистам. Все квалификационные характеристики определяют содержание функционала штатных единиц и направлены на:

• максимально эффективную и высокоорганизованную работу;
• разумное вменение рабочих обязанностей;
• поддержание дисциплины и порядка;
• улучшение системы кадрового управления.

Данные характеристики применяются на каждом субъекте, независимо от его формы собственности и рыночного сектора функционирования. Именно с их учетом разрабатываются инструкции для должностей, содержащихся в штатном расписании.

Документ составляется не под конкретное лицо, а на любого субъекта, которому вменяются обязанности. То есть при его замещении другой штатной единицей корректировать инструкцию не нужно, поскольку функционал, права и обязанности остаются неизменными.

Далее им стоит выбрать один из трех методов разработки документа, выделяемых на практике:

1. на основании анализа имеющихся в субъекте документов и их редактирования;
2. по итогам опросов и анкетирований рабочего коллектива;
3. с учетом протекающих в субъекте бизнес-процессов.

Первый метод подразумевает подготовку инструкции с учетом справочников и отраслевых типовых документов, утвержденных на федеральном уровне. При этом, ответственными за разработку инструкции:

• систематизируется имеющаяся в компании или организации документация;
• анализируется система организации труда.
• изучаются функции как отделов, так и штатных единиц.

При втором подходе в ходе соответствующих мероприятий выясняется, как обстоят дела с распределением полномочий в данном субъекте. Вначале опрос проходят ведущие специалисты и руководители направлений, а затем – остальные сотрудники подразделений.

Посредством опросов получается больше сведений, чем из ЛНА Кроме того, с помощью анкеты можно получить мнение работника о наиболее оптимальном распределении обязанностей.

На практике этот метод дополняет первый.

Третий подход базируется на изучении происходящих в субъекте бизнес-процессов. Благодаря этому методу реализуются две задачи: оптимального делегирования трудовых функций и создания комплекса должностных инструкций, адаптированных к рабочим условиям. Впрочем, он используется редко из-за отсутствия бизнес-процессов во многих хозсубъектах. Методика не пользуется популярностью еще и потому, что для ее воплощения требуется формирование детальной цепочки трудовых процессов, что занимает много времени и сил.

Все три подхода коррелируют со способом организации труда субъекта (то есть, если она происходит по документам, то и инструкции составляются соответственно). Они могут успешно сочетаться для получения оптимального результата.

Независимо от способа, в процессе составления документа нельзя забывать о принципе равномерности и эквивалентности меры ответственности лица, занимающего ту или иную должность.

На основании вышенаписанного рабочей группой составляется проект инструкции.

При этом унифицированной формы документа не существует, поэтому он составляется субъектами по своему усмотрению.

Исключением является инструкция частного охранника, регламентируемая Приказом МВД России №960 от 22 августа 2011 г.

Желательно при этом опираться на ГОСТ Р 6.30-2003 г. и принятые с 1 июля 2016 года профстандарты, разработанные для более чем 814 профессий и, в некоторых случаях, обязательные к применению (ст. 195.2 и 195.3 ТК РФ). К таковым случаям относится наличие:

• участия госсектора (особенно актуально для медучреждений, ПАО, образовательных и иных учреждений);
• должностей, предполагающих досрочный выход на пенсию (образовательная и спортивная сферы, а также сельское хозяйство и т.д.);

Составленный с учетом этих рекомендаций проект важно согласовать с:

• профсоюзом либо иным представительным органом трудящихся;
• заинтересованными в содержании документа членами коллектива (например, начальником юротдела или, если такового нет, юристом, руководителем кадровой службы, если проект составлен его подчиненным).

Они ставят свои подписи на последнем листе документа. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 (п.3.24), виза согласования включает подпись лица, ее расшифровку и дату.

Необходимость согласования подписанной исполнителем инструкции отпадает. Кроме того, ее визирование и утверждение одним и тем же подчиненным, то есть два юридически равноценных действия, направленных на один документ, невозможно.

Далее инструкция согласовывается с управленцем. Он ставит свою подпись в грифе «Утверждаю».

Инструкция может визироваться не управленцем, а начальником отдела, но подобное фиксируются в его инструкции и трудовом договоре.

Издание инструкций должно учитываться в соответствующем журнале, содержащем, помимо всего прочего, сведения об их корректировках.

Срок действия должностной инструкции не ограничен, поэтому ее положения актуальны до момента замены на другую. Впрочем, в вопросах продолжительности ее хранения можно руководствоваться «Перечнем типовых управленческих документов …. с указанием сроков хранения».

Итоговый документ должен одинаково трактоваться обеими сторонами трудовых отношений (нанимателем и нанимаемым). Он должен быть структурированным, разбитым на пункты и подпункты.

Должностная инструкция сотрудника (далее – ДИС) – это внутренний документ предприятия. Он предназначен для обозначения прав, обязанностей и зон ответственности любого работника – от простого консультанта до гендиректора. Как правильно оформлять этот документ и каковы плюсы от его использования в работе? В настоящей статье разберемся с правилами написания и утверждения ДИС в компании, а также ответим на самые часто задаваемые вопросы.

Наличие ДИС – это обязанность предприятия?

В соответствии с действующим законодательством, наличие ДИС является обязанностью только государственных учреждений. Также существуют отраслевые нормативы, регламентирующие должностные обязанности некоторых специальностей (пример — медицинские работники или представители частной охраны).

Все остальные организации не обязаны использовать ДИС в своей работе. Решение о внедрении такого документа в HR-процессы принимает сама компания, если у нее есть соответствующая потребность. Отметим, что на предприятиях с количеством сотрудников свыше 150 человек не обойтись без ДИС, т.к. именно этот инструмент позволяет должным образом следить за содержанием обязанностей и качеством их исполнения.

В каких случаях пригодится ДИС?

Наличие такого документа полезно не только для работника, но и для работодателя. Рассмотрим стандартные случаи, в которых любой из сторон трудовых отношений желательно иметь в наличии ДИС:

• Судебное разбирательство между работодателем и сотрудником. Подписанные ДИС предоставляют в качестве доказательства исполненных или неисполненных должностных обязанностей.

• Обоснование отказа в трудоустройстве на должность. Ссылаясь на пункты ДИС, можно доказать, что кандидат не соответствует требованиям работодателя и не обладает достаточной компетенцией.

• Проверка квалификации работника в рамках испытательного срока. Установленные при устройстве на работу должностные обязанности позволяют своевременно оценить навыки сотрудника и определить его соответствие занимаемой должности. 

• Распределение и конкретизация функционала работников. Четкие и понятные ДИС позволяют избежать рабочих конфликтов, связанных с размытыми границами ответственности и не совсем правильным распределением нагрузки между сотрудниками.

Как проверить будущего сотрудника?

Должностная инструкция может защитить компанию от многих HR-рисков, возникающих после трудоустройства нового сотрудника. Но не менее рациональным подходом является всесторонняя проверка физического лица до заключения с ним трудовых отношений. Именно для этих целей Цифровая платформа СберКорус разработала Сервис проверки физических лиц (СПФЛ), который позволяет получить всю необходимую информацию о будущем работнике: подлинность паспорта и документов об образовании, подтверждение трудового опыта, наличие правонарушений, исполнительных производств, процессов банкротства и многое другое. Функционал сервиса помогает бизнесу отсеивать нежелательных кандидатов и сокращать риски трудоустройства человека с сомнительными характеристиками.

По какому шаблону заполнять ДИС? 

Законодательством не утвержден единый формуляр должностной инструкции, поэтому она может быть написана в свободной форме.

Стандартная ДИС должна состоять из следующих основных разделов:

• общая информация о работодателе и сотруднике;

• сведения о должностных лицах, которым подчиняется работник;

• требования к образованию, квалификации, трудовому опыту;

• перечень должностных обязанностей и прав работника; 

• сведения об уровне ответственности (в т.ч. материальной) в случае нарушения положений ДИС.

Также следует сделать отметки о месте составления ДИС и о должностных лицах, уполномоченных ее утверждать. Не забывайте, что без подписей сторон документ не будет иметь юридической силы.

Как выглядит процесс утверждения ДИС?

Кто должен отвечать за составление и оформление должностной инструкции – в законе не установлено. Но подписывать и утверждать ДИС имеет право только руководитель. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 порядок утверждения такой: в правом верхнем углу документ должен содержать печатный гриф «Утверждаю», также указываются сведения об уполномоченном руководителе и его должности. Если вышеуказанный гриф отсутствует, то для утверждения ДИС составляются отдельные приказы. Работник и руководитель должны проставить свои подписи в документе.

Можно ли сделать персональную ДИС?

Да, помимо типовых должностных инструкций можно создать индивидуальные, под обязанности и зону ответственности какого-либо конкретного сотрудника. В данном случае имейте в виду, что при каждой кадровой замене потребуется утверждать новую структуру и текст ДИС. Если у сотрудников на одинаковых должностях совпадают выполняемый функционал и обязанности, то совершенно бессмысленно составлять для них уникальные и именные ДИС. Можно обойтись единым образцом инструкции, которая оформляется в качестве общего макета для всех сотрудников на какой-либо одноименной должности.