В данной статье будет рассмотрена пошаговая инструкция по замене фискального накопителя (ФН) в личном кабинете налоговой службы (ФНС). Прежде чем перейти к замене фискального накопителя в налоговой, необходимо в ККТ сделать следующее:
1. Закрыть архив старого ФН и получить отчет о закрытии ФН;
2. Убедиться, что отчет о закрытии ФН отправлен в ОФД;
3. Извлечь старый ФН из ККТ и установить новый ФН;
4. Произвести перерегистрацию на ККТ с указанием причины «Замена ФН» и получить отчет о перерегистрации.
Порядок действия для перерегистрации ККТ в связи с заменой ФН:
1. Войдите в свой личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС (nalog.ru). Здесь рассматривается перерегистрация ФН в личном кабинете ИП. Для организации порядок действий будет такой же.
2. Выберите в личном кабинете раздел «Мои кассы«.
3. Выберите соответствующую кассу для которой требуется замена фискального накопителя и для перехода к следующему шагу нажмите на нее.
4. В появившемся окне нажмите кнопку «Перерегистрировать«.
5. В качестве причины перерегистрации ККТ выберите пункт «Перерегистрация ККТ в связи с заменой фискального накопителя«. После этого нажмите кнопку «Далее«.
6. В разделе «Отчет о закрытии фискального накопителя» укажите:
- дату и время получения фискального признака;
- номер фискального документа (ФД);
- фискальный признак (ФП).
В разделе «Отчет об изменении параметров регистрации» укажите:
- дату и время получения фискального признака;
- номер фискального документа (ФД);
- фискальный признак (ФП).
В разделе «Новые сведения о фискальном накопителе» укажите модель фискального накопителя (можно узнать в паспорте ФН) и заводской номер фискального накопителя. После внесения всех данных нажмите кнопку «Далее«.
7. Для отправки заявления о перерегистрации ККТ нажмите кнопку «Подписать и отправить«.
8. После отправки заявления появится соответствующее информационно окошко. Нажмите кнопку «Ок» и вернитесь в раздел «Мои кассы«.
9. Если все данные (пункт 6) были указаны верно, то в столбце «ФН действителен до» появится дата окончания срока действия нового ФН. Это означает, что перерегистрация прошла успешно и ККТ готова к работе.
21/10/2020 18:56:35
0
13464
Комментарии:
Рекомендуемые статьи
Регистрация онлайн-кассы в личном кабинете налоговой
В данной статье будет рассмотрена пошаговая инструкция по регистрации онлайн-кассы в личном кабинете налоговой (на сайте nalog.ru). Общая схема регистрации онлайн-кассы в налоговой будет выглядеть так:1. Подача заявления на регистрацию ККТ в личном кабинете ФНС (nalog.ru);2. Получение регистрационного номера (РНМ) для ККТ;3. Активация ФН с данным РНМ на онлайн-кассе и получение отчета о регистраци..
Снятие онлайн-кассы с учета в налоговой
В данной статье будет рассмотрена пошаговая инструкция по снятию онлайн-кассы с учета в личном кабинете налоговой (на сайте nalog.ru). Перед выполнением всех действий в личном кабинет ФНС, необходимо на кассовом аппарате закрыть архив ФН и получить отчет о закрытии. Помимо этого необходимо убедиться в том, что данный отчет отправлен в ОФД, иначе это будет считаться нарушением.Порядок действий при ..
Для работы с онлайн-кассой любой модели требуется фискальный накопитель (ФН). Этот аппарат сохраняет все документы, созданные кассиром, защищает чеки и отчёты от изменений и предотвращает их удаление. Чтобы использовать онлайн-кассу, предпринимателю необходимо контролировать срок службы и заполненность чипа и своевременно заменять устройство. Рассмотрим, в каких ситуациях требуется замена ФН, и разберёмся в том, как поменять фискальный накопитель в кассе самостоятельно.
Причины, по которым может потребоваться замена накопителя, разнообразны. Рассмотрим основные из них.
Завершился период эксплуатации устройства. Каждый ФН имеет срок службы — 15 или 36 месяцев. Этот срок указан в документации устройства. По прошествии этого времени чип прекращает выполнять свою функцию: сохранять чеки для отправки в Федеральную налоговую службу.
Срок работы ФН отсчитывается с момента регистрации контрольно-кассовой техники (ККТ). Заменить чип следует до его блокировки, иначе предприниматель не сможет создать отчёт о закрытии ФН, информацию из которого нужно передать в налоговую. Многие модели уведомляют пользователей о необходимости замены фискального накопителя заблаговременно, за 30 дней до завершения периода службы устройства.
Закончилось свободное место в памяти. Согласно закону № 54-ФЗ, фискальные документы должны постоянно храниться в ФН. Сформированные чеки и отчёты невозможно удалить из памяти устройства. Со временем память ФН заполнится, и потребуется замена чипа.
Современные накопители способны вместить до 230–250 тысяч документов. Этого достаточно для того, чтобы каждый день на протяжении трёх лет формировать по двести чеков. Однако если предприниматель пробивает более тысячи чеков в день, то память может заполниться раньше, чем истечёт срок службы устройства.
ФН оказался заблокирован. Блокировка может произойти даже при наличии свободного места в памяти чипа и до того, как истечёт срок действия накопителя. Вот некоторые из причин блокировки:
- предприниматель допустил ошибку при регистрации онлайн-кассы в налоговой службе. Важно тщательно проверять информацию в заявлении о регистрации и перерегистрации ККТ;
- техника не передавала данные в ФНС более 30 дней. Пользователь должен следить за стабильностью подключения к интернету и регулярно оплачивать услуги интернет-провайдера, а также вовремя продлевать договор с оператором фискальных данных;
- кассир не закрыл смену спустя сутки после её начала. Отчёт о закрытии смены должен быть сформирован не позднее чем через 24 часа после создания отчёта о её открытии.
Кассу передали новому владельцу или данные старого владельца изменились. При регистрации онлайн-кассы в Федеральной налоговой службе нужно указать ИНН её единственного владельца. Если собственник оборудования решает передать ККТ другому предпринимателю, необходимо перерегистрировать технику в налоговой и произвести замену ФН. Так же стоит поступить в случае, если владелец контрольно-кассовой техники создаёт новое юрлицо и продолжает использовать свою старую онлайн-кассу для расчётов. При передаче техники другому подразделению компании замена устройства не требуется.
Если ИНН владельца аппарата остаётся неизменным, но меняются другие данные, внесённые в регистрационную карточку ККТ (например, наименование компании или информация об ОФД), предпринимателю следует перерегистрировать кассу, но замена фискального накопителя не требуется.
ФН оказался бракованным. При обнаружении заводского брака необходимо связаться с производителем и передать ему чип для экспертизы. Если на устройство распространяется гарантия, поставщик заменит его.
Накопитель сломался. Как и любое другое устройство, ФН может выйти из строя из-за попадания влаги в корпус или замыкания в электропроводке. В этом случае устройство необходимо заменить как можно скорее, чтобы работа торговой точки не останавливалась.
Для замены фискального накопителя в онлайн-кассе можно обратиться в сервисный центр. Специалисты помогут заменить ФН в срок: закрыть архив устройства и перерегистрировать ККТ в налоговой. Например, взять на себя перерегистрацию вашей ККТ с заменой ФН могут сотрудники «Астрал». Подайте заявление на замену фискального накопителя на сайте «Астрал ККТ». Наши специалисты могут выполнить работу в офисе «Астрал» или приехать в ваш магазин.
Закон также разрешает владельцам ККТ самим менять чип. Рассмотрим, как поменять фискальный накопитель в кассовом аппарате самостоятельно.
Шаг 1. Убедитесь в том, что устройство необходимо заменить
Обычно касса уведомляет пользователя о необходимости замены ФН за тридцать дней до окончания срока службы чипа. Если ваша контрольно-кассовая техника не отправляет такие уведомления, проверьте состояние устройства самостоятельно. Для этого сформируйте отчёт о закрытии смены. Если срок действия ФН подходит к концу, в отчёте появится строка «Ресурс ФН менее 30 дней». Если память устройства заполнена на 99%, в отчёте будет указано «Память ФН заполнена».
Состояние чипа можно также узнать через ОФД. Чтобы проверить срок службы устройства в Личном кабинете Астрал.ОФД, откройте раздел «Аналитика» и перейдите в подраздел «График замены ФН и ОФД». Внизу страницы представлена информация о ваших ККТ и установленных в них накопителях. В таблице указаны даты замены ФН и продления договора с ОФД.
Шаг 2. Выберите новое устройство
Приобретая ФН, важно соблюдать законодательные требования. Все юридические лица и индивидуальные предприниматели, использующие специальные режимы налогообложения (например, упрощённую или патентную систему), должны применять накопитель со сроком службы 36 месяцев. Кроме того, чип на 36 месяцев обязаны установить организации и ИП, работающие в сфере услуг.
Продавцам подакцизных товаров потребуется ФН со сроком работы 410 дней. Предприниматели и руководители компаний должны приобрести устройство на 15 месяцев и при регистрации техники в налоговой указать, что ККТ будет использоваться для реализации подакцизных товаров. В результате срок действия чипа автоматически уменьшится до 410 дней.
Если организация или ИП используют онлайн-кассу в автономном режиме, это также должно быть указано в заявлении о регистрации ККТ. Срок службы ФН в таких условиях сокращается. Если вы приобрели накопитель на 15 месяцев, он прослужит только 410 дней, а ФН со сроком действия 36 месяцев — 560 дней.
С 6 августа 2021 года заменять фискальные накопители можно только на новые устройства модели ФН-М. Этот новый тип чипа поддерживает все актуальные форматы фискальных документов: ФФД 1.05, 1.1 и 1.2. Благодаря поддержке ФФД 1.2, чип ФН-М можно использовать при продаже маркированных товаров.
Приобрести подходящее устройство вы можете в интернет-магазине «Астрал ККТ». Все ФН из нашего ассортимента включены в официальный реестр накопителей от ФНС и соответствуют требованиям закона № 54-ФЗ.
Шаг 3. Закройте текущую смену
Создайте на кассовом аппарате отчёт о закрытии смены и распечатайте его. Учтите, что все чеки и отчёты, созданные с использованием онлайн-кассы, на этом этапе должны быть переданы в налоговую инспекцию.
Проверьте поле «Количество непереданных ФД» в отчёте о закрытии смены. Если в этой строке указано число, отличное от нуля, продолжать замену фискального накопителя нельзя. Необходимо восстановить стабильное подключение к интернету и оплатить услуги интернет-провайдера и ОФД, чтобы ККТ отправила документы в налоговую службу. После этого можно продолжить замену устройства.
Узнать статус чеков можно и в Личном кабинете ОФД. Пользователям онлайн-сервиса Астрал.ОФД достаточно перейти в раздел «Чеки» и открыть вкладку «Все чеки». Статус каждого документа отражён в последней колонке таблицы.
Шаг 4. Закройте архив ФН
Создайте на онлайн-кассе отчёт о закрытии фискального накопителя. Способ создания этого отчёта зависит от модели ККТ. Подробные рекомендации по замене ФН представлены в инструкции, прилагаемой к вашему устройству. Сохраните отчёт: впоследствии эти данные потребуются вам для перерегистрации аппарата в ФНС.
Шаг 5. Замените накопитель
Отключите кассу от сети, откройте отсек для накопителя и осторожно извлеките устройство. Перед установкой нового чипа в онлайн-кассу ознакомьтесь с инструкцией по эксплуатации. Порядок замены ФН зависит от модели контрольно-кассовой техники. Будьте аккуратны, чтобы не повредить шлейф ККТ.
Использованный фискальный накопитель необходимо хранить в течение пяти лет. Налоговая служба проверяет наличие у компании старых устройств и достоверность сохранённых данных.
Шаг 6. Активируйте новый накопитель
После установки нового ФН включите кассу и создайте отчёт об изменении параметров регистрации. Вам необходимо внести в систему информацию о новом устройстве и проверить данные об операторе фискальных данных. Сведения из отчёта об изменении параметров регистрации понадобятся на следующем этапе замены ФН.
Шаг 7. Перерегистрируйте кассу
Перерегистрация кассы в связи с заменой ФН должна быть произведена в течение 24 часов. Чтобы перерегистрировать технику на официальном сайте ФНС, войдите в свой Личный кабинет ИП или юридического лица. Перейдите в раздел «Учёт контрольно-кассовой техники», найдите нужный аппарат в списке и нажмите на его регистрационный номер. В появившемся окне нажмите на кнопку «Перерегистрировать».
Заполните заявление о перерегистрации ККТ, указав причину перерегистрации (замена фискального накопителя) и введя данные из сформированных отчётов. В предложенном списке выберите модель нового ФН и введите его заводской номер. Подпишите заявление усиленной квалифицированной электронной подписью и отправьте документ.
Сотрудники налоговой проверят заявление на замену ФН в течение пяти рабочих дней. После его обработки статус техники в вашем Личном кабинете на сайте ФНС изменится на «ККТ перерегистрирована».
Возникли проблемы при регистрации фискального накопителя или снятии техники с учёта в налоговой? Вам помогут специалисты компании «Астрал». Услуга по регистрации и перерегистрации ФН доступна клиентам из Москвы, Московской области и ряда других городов, в которых действуют филиалы компании.
Пользователи онлайн-сервиса Астрал.ОФД после замены фискального накопителя могут перерегистрировать ККТ, используя только Личный кабинет сервиса.
- Перейдите в раздел «Кассы», выберите нужное устройство и нажмите на кнопку «Перерегистрация».
- В открывшемся окне нажмите на кнопку «Далее».
- Выберите причину перерегистрации — «Замена ФН».
- Система проверит, доступны ли отчёты о закрытии накопителя и об изменении параметров регистрации. Когда документы будут найдены, нажмите на кнопку «Далее».
- Выберите сертификат электронной подписи и нажмите на кнопку «Отправить».
- Заявление о перерегистрации будет обрабатываться в течение суток. Ответ налоговой поступит в ЛК Астрал.ОФД.
Согласно закону № 54-ФЗ, регламентирующему использование контрольно-кассовой техники, работа без ФН недопустима. Если налоговая обнаружит, что кассир использует ККТ без накопителя, компанию привлекут к ответственности согласно статье 14.5 КоАП РФ. Сумма штрафа будет зависеть от того, как именно инспектор классифицирует это нарушение:
| Нарушение | Наказание | Правовое обоснование | ||
|---|---|---|---|---|
| Для должностных лиц | Для ИП | Для юрлиц | ||
| Неприменение ККТ | Штраф в размере от 25% до 50% от суммы расчёта (не менее 10 тысяч рублей) | Штраф в размере от 25% до 50% от суммы расчёта (не менее 10 тысяч рублей) | Штраф в размере от 75% до 100% от суммы расчёта (не менее 30 тысяч рублей) | Ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ |
| Повторное неприменение ККТ в случае, если сумма расчётов без кассы составила 1 млн рублей и более | Дисквалификация на 1–2 года | Приостановление деятельности на срок до 90 суток | Приостановление деятельности на срок до 90 суток | Ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ |
| Применение ККТ, которая не соответствует законодательным требованиям, в том числе незарегистрированной ККТ | Штраф 1,5–3 тысячи рублей | Штраф 1,5–3 тысячи рублей | Штраф 5–10 тысяч рублей | Ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ |
Закон 54-ФЗ в обязательном порядке требует использовать фискальный накопитель (ФН) при работе с онлайн-кассой. ФН – это память кассы. Он хранит информацию в зашифрованном виде о каждой продаже, обрабатывает ее и передает в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).
Фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия и ограниченный объем памяти, поэтому периодически устройство меняют. Звучит просто, но есть нюанс – действовать надо заранее. Как только ФН перестанет работать, не будет работать и касса, и у вашего бизнеса появятся проблемы. Ведь замена ФН всегда сопровождается процессом перерегистрации ККТ.
Давайте разберемся, в каких случаях и как правильно менять ФН.
Причины замены и перерегистрации фискального накопителя
Итак, перечислим возможные причины замены ФН:
-
Истек срок службы ФН. Срок работы ФН всегда ограничен по времени – 13, 15 или 36 месяцев. Срок службы вашего ФН указан в паспорте устройства (выдается при покупке). Также его должен сообщить продавец кассы или компания, которая проводила регистрацию кассы в ФНС.
-
Переполнена память ФН. Память ФН рассчитана на определенное количество фискальных документов и зависит от срока службы. Она может закончиться раньше даты завершения работы ФН, поэтому существует вероятность замены устройства раньше срока.
-
Изменились данные владельца (ИНН). Если вы открываете новое юрлицо (новую фирму) и хотите оставить старую ККТ, придется проводить замену ФН.
-
Ошибка при регистрации ККТ. Если проводите регистрацию самостоятельно, следите внимательно за тем, какие данные вы вводите. Старайтесь не допустить ошибку в поле ИНН. Иначе вам придется заново купить новый накопитель и перерегистрировать кассу.
-
Заводской брак. В этом случае необходимо обратиться к производителю ФН, чтобы провести экспертизу и сохранить данные с нерабочего ФН.
-
Поломка ФН. ФН сломался физически и перестал работать (сгорел, залит соком, на него что-то упало и т. д.).
Как правило, главными причинами являются первые два пункта.
Если изменились данные, внесенные в карточку регистрации ККТ (например, название организации, адрес установки ККТ), произошла смена оператора фискальных данных или переход на другой режим работы (например, автономный), то ФН менять не надо. Достаточно перерегистрации ККТ вместе с ФН.
Действия перед заменой ФН
Перед тем как приступить к замене накопителя убедитесь в двух моментах:
Во-первых, что замена ФН необходима. В большинстве случаев кассовый аппарат сам напоминает владельцу о замене фискального накопителя с помощью соответствующих уведомлений. Если такого нет, то проверьте самостоятельно, когда точно заканчивается срок действия вашего ФН и сколько в нем еще свободной памяти:
-
в ЛК налогоплательщика или ЛК ОФД,
-
либо на самой кассе с помощью отчета о закрытии смены. В нем появятся сообщения: «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена» (если занято 99%).
Во вторых, что касса с вашим регистрационным номером не снята с учета в ФНС. Для этого загляните в ЛК ФНС на сайте nalog.ru или сюда. Такое может произойти, если срок действия ФН давно закончился, и касса не использовалась долгое время.
Замена ФН. Пошаговая инструкция
Обозначим основные шаги процедуры замены ФН:
-
Покупка ФН.
-
Закрытие архива старого ФН.
-
Замена старого ФН на новый.
-
Активация нового ФН.
-
Перерегистрация ККТ в ФНС.
Какую бы модель кассового аппарата вы не использовали, схема будет единой.
Далее опишем каждый шаг подробно.
Покупка ФН
При покупке накопителя обращайте внимание на срок действия (13, 15 или 36 месяцев). Выбор зависит от системы налогообложения и особенностей работы.
Накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев используется при оказании услуг и плательщиками, применяющими УСН, ЕСХН и ПСН. Организации и ИП, которые торгуют подакцизными товарами, имеют сезонный (временный) характер работы, одновременно применяют УСН или ПСН и общий режим налогообложения, а также работают на автономной кассе, вправе использовать ФН с любым сроком действия.
О том, как выбрать фискальный накопитель, читайте здесь.
И не забывайте, что с 6 августа 2021 года при регистрации онлайн-кассы все предприниматели должны устанавливать фискальный накопитель с ФФД 1.2. Это новый формат фискальных документов, который поддерживает режим маркировки.
Поэтому покупать надо только модель ФН-1.1М. Другие модели с этой даты недействительны.
Приобрести ФН можно в онлайн-магазине кассы Лайтбокс.
Вы можете сэкономить на покупке ФН, если возьмете кассовое оборудование напрокат. Касса Лайтбокс предлагает аренду ККТ уже с фискальным накопителем. Кроме того, ежегодно на всех тарифах по аренде мы осуществляем бесплатную замену ФН, ничего доплачивать вам не придется.
Обратите внимание: Если ваш договор с оператором фискальных данных заканчивается в том же году, что и срок действия ФН, заранее продлите договор, либо сделайте смену оператора.
Закрытие архива старого ФН
Прежде чем физически извлечь старый накопитель из кассы, необходимо закрыть смену. Убедитесь, что все чеки с кассы переданы в ОФД. Проверить наличие неотправленных фискальных документов можно с помощью Z-отчета, который формируется при закрытии смены. При корректной синхронизации с ОФД, в строке Непереданных ФД значение должно быть равно нулю.
Далее в кассовом оборудовании надо сформировать отчет о закрытии ФН. Для этого перейдите в настройки кассы, выберите пункт меню «оборудование» и нажмите «закрыть архив ФН». Важно! Данное действие является необратимым. Подтверждением того, что все прошло благополучно, станет чек с названием «отчет о закрытии ФН». Отчет автоматически отправится в ОФД, дождитесь его появления в ЛК.
Описание процедуры вы найдете в инструкции производителя ККТ.
Замена старого ФН на новый
После закрытия архива отключите питание кассы и переходите к физическому извлечению старого ФН. Законодательство не запрещает пользователям делать это самостоятельно. Как правило, ФН расположен удобно для извлечения.
Редко, но бывает, что касса опломбирована. В этом случае вам надо иметь специальное разрешение на ее вскрытие, иначе вы потеряете гарантию на кассовый аппарат, если она у вас есть.
Процесс замены ФН прописан в руководстве по эксплуатации вашей модели кассы. При желании, обратитесь к техническому специалисту.
Важно! Ни в коем случае не выбрасывайте старый ФН. В соответствии с п.2 ст.5 ФЗ-54 пользователь обязан обеспечить сохранность накопителя в течение 5 лет с момента окончания его использования в составе ККТ. Контролирующие органы могут в любой момент потребовать ФН для проверки.
Активация нового ФН
Следующий шаг – активация нового ФН. Для этого вы открываете смену и переходите в настройки кассы. Выбираете подпункт «оборудование», далее опцию «по сценарию перерегистрации с заменой», вносите по порядку изменения сведений относительно ФН и нажимаете ОК.
В результате ККТ выдаст вам чек о перерегистрации (иначе – отчет «об изменении параметров регистрации»), данные которого необходимо сообщить в налоговую.
Перерегистрация ККТ в ФНС
И, наконец, финишная прямая – формирование заявление о перерегистрации ФН в налоговой, или иначе, о перерегистрации кассы по причине замены ФН. У вас есть два варианта:
-
подготовить заявление через ЛК налогоплательщика на сайте налоговой,
-
либо через ЛК на сайте ОФД.
В обоих случаях для подписания документа в обязательном порядке потребуется действующая квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет ЭЦП, то все подробности ее получения можно узнать из нашей статьи.
Перейдем к заполнению заявления. Ваши действия в личном кабинете (ЛК) ФНС:
Заходите в ЛК, выбираете пункт меню «мои кассы» (либо «учет ККТ»), выбираете нужную кассу, нажимаете кнопку «перерегистрировать» и начинаете заполнять:
-
Указываете причину перерегистрации. В данном случае – «в связи с заменой ФН».
-
Во втором пункте заявления заполняете сведения из чека о закрытии ФН: дата и время получения фискального признака, номер фискального документа, фискальный признак. В части отчета об изменении параметров перерегистрации возьмите данные из чека о перерегистрации кассы. Также здесь необходимо указать новые сведения о накопителе (модель ФН).
-
В завершении подпишите и отправьте заявление – кнопка для этого так и называется «подписать и отправить».
Если проведение перерегистрации прошло удачно, то через некоторое время вам придет ответ из налоговой – новая электронная карточка регистрации ККТ. Далее не забудьте подтвердить, что карточка ККТ получена, нажав на соответствующую строку в ЛК. И только после перерегистрация будет завершена.
При отказе карточку регистрации придется дорабатывать. Кассой можно будет пользоваться, когда налоговая примет исправления.
Пользователи кассы Лайтбокс могут перерегистрировать ККТ в ФНС через интерфейс кассы. Подробно об этом читайте здесь.
Если вы решили подать заявление через ЛК ОФД, то:
-
Зайдите в ЛК, выберите вкладку «кассы», выберите нужную кассу, нажмите кнопку «перерегистрировать в ФНС».
-
Далее вы указываете код налоговой (ИФНС), причину перерегистрации (замена ФН), вносите сведения о новом ФН (модель и заводской номер), нажимаете кнопку «отправить заявление в ФНС».
-
Через некоторое время после отправки данных вам придет уведомление из налоговой. Чтобы завершить перерегистрацию, в нем вас попросят внести данные из чека о закрытии ФН, а также данные из чека о перерегистрации.
Заявление о перерегистрации кассы нужно отправить не позднее, чем на следующий рабочий день после замены ФН.
Предприниматели самостоятельно редко заполняют заявление без ошибок. Поэтому лучше доверить регистрацию контрольно-кассовой техники специалистам.
Касса Лайтбокс для своих пользователей оказывает услугу перерегистрации кассы через ФНС по любым причинам:
-
смена адреса и места установки,
-
смена ОФД,
-
замена ФН,
-
переход из обычного режима в автономный,
-
изменение владельца кассы.
А для тех, у кого касса в аренде по пакету «Бизнес», 1 раз в год данную услугу мы предоставляем бесплатно только при исчерпании ресурса ФН.
Заказать услугу
Чем грозит работа на кассе с просроченным ФН?
Если вовремя не заменить ФН, налоговая может оштрафовать предпринимателя по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ – за неприменение онлайн-кассы. Штраф составит:
-
для ИП – от четверти до половины суммы расчета, но не менее 10 тысяч рублей,
-
для юридических лиц – не менее 30 тысяч рублей.
При повторном нарушении и сумме расчетов более 1 млн рублей: для ИП и юрлиц – приостановление деятельности до 90 суток.
Также, если использовать ККТ без ее перерегистрации, можно нарваться на штраф за нарушение выполнения требований к онлайн- кассе (п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ):
-
для ИП – от 1,5 до 3 тысяч рублей,
-
для юридических лиц – от 5 до 10 тысяч.
Почему предприниматели выбирают для работы кассу Лайтбокс?
Многие предприниматели выбирают кассу Лайтбокс как доступную и современную кассовую технику, которая не требует в дальнейшем каких-либо вложений.
-
Здесь есть предложения по рассрочке и аренде. Услуги по регистрации кассы в ФНС и подключение к ОФД.
-
Кассы Лайтбокс бесплатно и автоматически обновляются под любые изменения закона и могут работать в офлайн-режиме.
-
Есть функция экономия чековой ленты. Вы можете отменить печать бумажного чека, если покупателю он не нужен, или включить функцию экономию чековой ленты, чтобы на бумажном чеке реквизиты были размещены компактно и он стал короче.
-
В кассы встроен функционал по приему безналичных переводов через Систему быстрых платежей (СБП). Комиссия здесь ниже, чем по эквайрингу – всего 0,4%-0,7%. Не нужно покупать терминал эквайринга, а платежи поступают на ваш расчетный счет за 15 секунд.
-
Товарный учет в кассу Лайтбокс уже встроен, поэтому вам не придется подключать отдельный сервис для этого.
-
Функционал в кассах Лайтбокс гораздо шире, чем требует 54-ФЗ. Он доступен даже в базовом тарифе.
-
Круглосуточная техподдержка.
Хотите узнать подробнее про кассы Лайтбокс? Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами в ближайшее рабочее время.
Оставить заявку
Дата публикации: 10.09.2021
Замена фискального накопителя и перерегистрация кассы
29 января 2019
Осуществите замену фискального накопителя (ФН), если срок его действия или объем памяти подошел к завершению.
При этом необходимо учитывать, что замена ФН сопровождается процессом перерегистрации кассы (ККТ).
Осуществить перерегистрацию ККТ возможно одним из способов:
- Через личный кабинет Федеральной налоговой службы (ФНС);
- Через личный кабинет «Первый ОФД».
Для осуществления перерегистрации ККТ вам понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Основные шаги процесса замены ФН на ККТ:
- Убедитесь в необходимости замены ФН, узнав срок окончания действия ФН на кассе.
- Убедитесь, что касса с вашим регистрационным номером (РНМ) состоит на учете в ФНС (во избежание потери ФН в случае снятия в ФНС ККТ с учета в одностороннем порядке).
- Приобретите новый ФН.
- Сформируйте на кассе «Отчет о закрытии фискального накопителя», используя инструкцию, соответствующую Вашей модели кассы. Убедитесь, что отчёт о закрытии архива ФН отправлен в ОФД (присутствует в личном кабинете ОФД)
- Замените старый ФН на новый.
- Сформируйте на ККТ «Отчет об изменении параметров регистрации» по причине замены ФН.
- Полученный отчёт направить в ФНС и получить регистрационную карточку.
С 01.03.2025 действует упрощенный порядок перерегистрации ККТ: подавать в ФНС сведения по отчету о закрытии архива ФН и отчету об изменении параметров регистрации в виде документа, подписанного КЭП, не нужно. Достаточно убедиться, что отчет о закрытии архива ФН и отчет об изменении параметров регистрации успешно приняты в ОФД и переданы в ФНС.
Отправлять сведения по отчету о закрытии архива ФН и отчету об изменении параметров регистрации в виде подписанного КЭП документа через личный кабинет Первого ОФД или через ЛК ФНС потребуется в том случае, если от ФНС придет отказ по упрощенной регистрации. О факте отказа в упрощенной перерегистрации можно узнать в настройках кассы в личном кабинете Первого ОФД.
Примечания:
- Проверить, не снята ли ККТ с учета в ФНС в одностороннем порядке, можно в ЛК ФНС. Если срок действия ключей фискального признака в ФН давно истёк, и касса длительное время не использовалась, ФНС могла снять ККТ с налогового учёта в одностороннем порядке. В случае если касса оказалась снята с учёта, необходимо произвести процедуру регистрации с получением нового РНМ.
- Замена ФН производится до окончания его срока действия или объема памяти, потому что после этого события ФН блокируется и не дает сформировать на кассе «Отчет о закрытии фискального накопителя».
- Перерегистрируемая касса обязательно должна быть зарегистрирована, активирована и находиться в режиме онлайн передачи данных в личном кабинете «Первый ОФД» (ЛК ОФД).
- Перерегистрировать кассу, работающую в автономном режиме, а также со сломанным или утраченным ФН возможно только самостоятельно через официальный сайт ФНС (www.nalog.ru).
Предварительные действия
-
Выяснить срок действия ФН
Информация об окончании срока действия ФН в ЛК ОФД можно просмотреть:
- В разделе «События» в шапке сайта или на странице «Все события»
- Во вкладке «Статусы ФН» красным цветом выделены ФН, у которых срок действия менее трёх дней или его наполненность более 90%. Также в этой вкладке можно просмотреть все ФН, подлежащие замене в ближайшее время, при выставлении соответствующих фильтров: «Ресурс ФН менее 3 дней», «ФН заполнен более 90 %» или указав дату окончания срока действия ФН в фильтре «Дата окончания действия ФН».
- В разделе «События» в шапке сайта или на странице «Все события»
-
Приобрести новый ФН.
В зависимости от типа Вашего бизнеса и количества пробиваемых чеков в день выберите в магазине «Первый ОФД» на странице «Фискальные накопители» (https://shop.1-ofd.ru/collection/fiskalnye-nakopiteli) накопитель с определенным сроком действия, объемом памяти, а также совместно с тарифом ОФД или без него.
Ознакомьтесь с описанием, характеристиками и отзывами, а также сравните интересующие ФН в статье «Какой фискальный накопитель выбрать» (https://www.1-ofd.ru/kakoy-fiskalnyy-nakopitel-vybrat), чтобы не ошибиться с правильностью выбора накопителя. Разобраться в особенностях товара и посчитать его доставку помогут специалисты «Первого ОФД». Обратиться к ним за помощью можно через чат на сайте, электронную почту или заказать обратный звонок. Данные средства связи со службой поддержки доступны на странице «Фискальные накопители».
Пошаговая инструкция замены ФН и перерегистрации ККТ через личный кабинет ФНС
- Произведите закрытие старого ФН на кассе. Для этого отправьте отчёт о закрытии ФН в ОФД. Затем найдите его в ЛК ОФД.
- Произведите физическую замену на кассе старого ФН на новый.
- Отправьте отчёт об изменении параметров регистрации в ОФД. Если касса подключена к интернету, то ОФД получит данный отчёт автоматически. При этом состояние кассы в ЛК ОФД изменится на «Отправлено в ФНС». Ожидание карточки регистрации.
- На сайте nalog.ru в личном кабинете ФНС (ЛК ФНС) проверьте статус по вашей кассе.
Могут быть случаи, когда будет сформирован отказ в проведении перерегистрации по упрощенной схеме – тогда будет сообщение о необходимости провести перерегистрацию в ручном режиме. В этом случае запустите процедуру перерегистрации в связи с заменой ФН. Внесите необходимую информацию из отчёта о закрытии ФН, и отчёта об изменении параметров регистрации. После завершения процедуры перерегистрации в ЛК ФНС (перерегистрация подтверждена фискальным признаком из отчёта об изменении параметров регистрации, полученным от кассы) скачайте новую карточку регистрации с новым номером ФН;
- Состояние кассы в ЛК ОФД изменится с «Отправлено в ФНС», «Ожидание карточки регистрации» на «Зарегистрирована». При условии стабильной работы службы на стороне ФНС это происходит автоматически, даже если у пользователя отсутствует КЭП и он осуществляет перерегистрацию ККТ посредством личного обращения в налоговую инспекцию.
Пошаговая инструкция замены ФН и перерегистрации ККТ в ФНС через ОФД
- Произведите закрытие старого ФН на кассе. Для этого отправьте отчёт о закрытии ФН в ОФД. Затем найдите его в ЛК ОФД.
- Произведите физическую замену на кассе старого ФН на новый.
- Отправьте отчёт об изменении параметров регистрации в ОФД. Если касса подключена к интернету, то ОФД получит данный отчёт автоматически. При этом состояние кассы в ЛК ОФД изменится на «Отправлено в ФНС. Ожидание карточки регистрации.
- Далее в ЛК ОФД во вкладке «Управление кассами» зайдите в настройки нужной кассы. В настройках выберите «перерегистрация». Затем на экране «Заявление для перерегистрации кассы в ФНС»укажите причину – «замена фискального накопителя».
Могут быть случаи, когда будет сформирован отказ в проведении перерегистрации по упрощенной схеме – тогда будет сообщение о необходимости провести перерегистрацию в ручном режиме. В этом случае запустите процедуру перерегистрации в связи с заменой ФН в личном кабинете Первого ОФД. Все сведения из отчета о закрытии архива ФН и отчета об изменении параметров регистрации будут автоматически заполнены.
Для успешной подписи заявления для перерегистрации ККТ в ФНС установите плагин для работы с КЭП. После чего подпишите и отправьте данное заявление.
- Нажмите «Подписать».
- После обработки заявления на стороне ФНС и получения положительного ответа, ККТ перейдет в состояние «Зарегистрирована». При этом касса продолжит работать по ранее установленному тарифному плану. Сразу после перехода ККТ в данное состояние ОФД начнет передавать сведения по данной кассе в ФНС.
- При получении отрицательного ответа от ФНС касса перейдет в состояние «Отказ в приеме заявления о перерегистрации» с указанием причины отказа. Исправьте недочеты, подпишите заявление и повторно отправьте в ФНС.
Что делать со старым ФН
Старый ФН необходимо хранить в течение 5 лет и предъявить для проверки по требованию ФНС.
Причины и инструкция по замене фискального накопителя в 2025 году
Фискальный накопитель (ФН) — электронный модуль (чип) в онлайн-кассе для записи, криптографического преобразования и хранения данных о проведенных операциях. Требования к нему определены ст. 4.1 закона 54-ФЗ. Фискальный накопитель имеет ограниченный срок службы и периодически требует замены. Рассказываем детально, когда и в каком порядке ее нужно делать.
Мы поможем с заменой фискального накопителя, перерегистрацией и перепрошивкой кассы. Звоните на номер 8 (800) 500-25-91 или закажите услугу на этой странице.
Причины замены ФН
Чаще всего фискальный накопитель меняют на новый по двум причинам:
- Истек установленный срок службы. В реестр ФН на сайте ФНС включены модели чипов на 15 и 36 месяцев. Период «жизни» накопителя отсчитывается с момента проведения его фискализации (активации) при регистрации или перерегистрации ККТ в налоговой. Посмотреть, когда ее выполнили, можно в настройках кассы или в личном кабинете на портале ОФД. Сообщение о завершении срока службы ФН появляется на экране ККТ за 30 дней до граничной даты.
- Заполнилась встроенная память. Ее объем — 256 МБ. Фискального накопителя хватает примерно на 240 000 чеков (зависит от количества содержащихся в них операций). При заполнении встроенной памяти ФН нужно заменить, даже если срок его действия не истек.
Онлайн-кассы под ключ за 1 день
- Готовый комплект: Касса, ФН, ОФД и услуги
- Выгодно — рассрочка на отличных условиях
- Служба поддержки 24/7
Подберем решение под ваши задачи!
Другие причины замены ФН.
| Смена собственника ККТ | Когда кассовая техника передается в пользование другому владельцу, проводят замену ФН. Предыдущий собственник изымает накопитель, а текущий — устанавливает новый и регистрирует ККТ.
Если онлайн-касса передается в обособленное подразделение предприятия, электронный модуль менять не нужно, так как у головного офиса и филиала один ИНН |
| Неверно указаны реквизиты ККТ | При фискализации накопителя пользователь указывает регистрационный номер (РН) кассового оборудования, и здесь важно проявлять внимательность. Изменить данные после сохранения нельзя. В случае ошибки придется купить новый ФН и провести повторную фискализацию |
| Поломка фискального накопителя без возможности восстановления | Неисправность может возникнуть из-за грубой эксплуатации или вследствие воздействия агрессивных сред. Не всегда удается отремонтировать накопитель, что приводит к необходимости его замены. Закон запрещает пользоваться онлайн-кассой без ФН |
Установленный и зарегистрированный с кассой фискальный накопитель нельзя изымать и ставить в другую ККТ. Он «привязывается» к конкретной модели оборудования.
Вам будет интересна наша статья «Какой фискальный накопитель нужен: на 15 или 36 месяцев? Разъяснения ФНС».
Замена фискального накопителя: порядок действий
Поменять фискальный накопитель в кассе можно самостоятельно. Рассказываем, как это сделать. Для примера возьмем смарт-терминал Эвотор. Сразу обращаем ваше внимание — после замены фискального накопителя онлайн-кассу нужно перерегистрировать в налоговой с новым ФН.
Если у вас не получается сделать это самостоятельно, свяжитесь с нами по номеру 8 (800) 500-25-91. Также можно заказать услугу в пару кликов на этой странице.
Закрытие архива ФН
Перед тем как заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе, закройте текущую смену и дождитесь, когда все данные будут переданы ОФД. Интернет-соединение в этот момент должно быть стабильным. Затем закройте архив ФН. Для этого:
- Перейдите в настройки на терминале, выберите «ОФД» → «Заменить ФН».
Раздел «ОФД» на кассе Эвотор
- Перед тем как закрыть архив ФН, в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС выберите кассу и нажмите «Перерегистрировать». Заполните заявление. Не забудьте указать причину: «Замена ФН».
- Вернитесь в меню Эвотора. Нажмите «Закрыть архив ФН».
Закрытие архива ФН
- Подтвердите действие.
Подтверждение закрытия архива ФН
- Дождитесь, когда касса распечатает отчет о закрытии архива ФН и отправит данные ОФД.
Печать отчета о закрытии архива ФН
- Подтвердите операцию в личном кабинете налогоплательщика на портале ОФД. Продолжите заполнять заявление о перерегистрации и укажите в нем данные из отчета: его номер, дату и время закрытия архива, фискальный признак (ФП).
Данные для завершения операции на сайте ФНС
- Достаньте старый накопитель и установите новый.
Рекомендации на экране кассы Эвотор
Если ОФД будут отправлены не все данные, то в процессе закрытия архива ФН появится ошибка и операция будет отменена. Не получится выполнить замену фискального накопителя и в случае, если от сервера ОФД нет ответа.
Физическая замена фискального накопителя
Порядок действий при замене фискального накопителя:
- Отключите онлайн-кассу от источника питания.
- Откройте крышку принтера, встроенного в онлайн-кассу, и выньте чековую ленту.
- Найдите отсек с ФН. В зависимости от модели ККТ он может находиться под аккумулятором, на нижней панели аппарата или в другом месте. Откройте отсек.
- Аккуратно отсоедините чип от шлейфа.
- Достаньте ФН и поставьте на его место новый.
- Закройте отсек, установите чековую ленту и закройте крышку встроенного принтера.
- Подключите онлайн-кассу к электросети и дождитесь завершения загрузки.
Слот для ФН на кассе Эвотор
Старый фискальный накопитель не выбрасывайте! Его нужно хранить в течение 5 лет.
Что делать после замены фискального накопителя в кассе
Рассмотрим порядок действий после замены ФН. Владельцу ККТ нужно не только активировать новый модуль, но и выполнить перерегистрацию онлайн-кассы в налоговой службе.
Заменим фискальный накопитель и перерегистрируем кассу
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Активация ФН и перерегистрация кассы
После замены ФН следуйте инструкции:
- Войдите в настройки кассового аппарата. Нажмите «Зарегистрировать». Проверьте, что на странице «Активация нового ФН» указаны ваши реквизиты. Нажмите «Активировать ФН».
Активация нового ФН
- Касса распечатает чек об активации ФН.
Печать отчета об активации ФН
- Перейдите в личный кабинет на сайте налоговой и в заявлении о перерегистрации укажите данные из чека: его номер, дату и время активации нового накопителя, фискальный признак.
Данные для заявления о перерегистрации ФН
Для перерегистрации ККТ онлайн понадобится квалифицированная электронная подпись. С ее помощью заверяется заявление для ФНС.
После того как сотрудники налоговой службы одобрят заявку, в личном кабинете, напротив РН ККМ, появится статус «Касса перерегистрирована». Теперь можете продолжать пользоваться онлайн-кассой в обычном режиме.
Если нет времени разбираться с заменой фискального накопителя и другими нюансами — звоните на номер 8 (800) 500-25-91. Мы сделаем все за вас. Кроме того, перерегистрируем и при необходимости перепрошьем онлайн-кассу.
Александр Киреев
Эксперт отдела автоматизации и развития бизнеса Online-kassa.ru. Бизнес-тренер и аналитик, отвечает за работу с ключевыми клиентами.
Оцените, насколько полезна была информация в статье?
Наш каталог продукции
У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.
Посмотреть весь каталог
Ирина Хазипова
3
Где всё? Быстрый учет имущества без ошибок. Решение от экспертов Клеверенс
На вебинаре мы расскажем на примере реальных кейсов, как внедрение Клеверенс «Учет 15» поможет наладить точный и быстрый учет имущества, ускорить инвентаризацию, исключить нарушения и ошибки в отчетности и сократить издержки компании.
Подробнее >>