Менеджер по отчетности должностная инструкция

406 Общие положения

406.1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность специалиста по отчетности, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

406.2Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

406.3Специалист по отчетности Транспортного отдела непосредственно подчиняется Начальнику отдела.

406.4 Специалист по отчетности Транспортного отдела может замещать Старшего экономиста Транспортного отдела на время его отсутствия.

406.5 На время отсутствия Специалиста по отчетности Транспортного отдела его замещает Старший экономист Отдела.

407 Цели и должностные обязанности

407.1Деятельность Специалиста по отчетности Транспортного отдела направлена на достижение следующих целей:

407.1.1Бюджетный контроль Транспортного Отдела.

407.1.2Подготовка отчетов и ведение мониторингов.

407.1.3Планирование, подготовка и проведение тендеров.

407.1.4Договорная работа.

407.1.5Взаиморасчеты с контрагентами, подготовка тарифных соглашений.

407.1.6Оперативная деятельность. Расчеты по операционный деятельности Транспортного отдела.

2.2. Для достижений установленных целей Специалист по отчетности Транспортного отдела исполняет следующие обязанности:

407.1.7Оформление Б-1Р, Б-2Р и контроль в части своевременности оплаты, устранение замечаний согласующих лиц.

407.1.8Подготовка отчета в разрезе затрат на а/тр, сданный в аренду на договорных условиях фирмам Группы компаний «XXX.

407.1.9Ведение реестра по страхованию автотранспорта всего автопарка (300 полисов (ОСАГО, КАСКО, ОЛСП)), контроль за периодом оплаты страховой премии

407.1.10 В рамках подготовки к тендеру: анализ с целью получения наиболее выгодных условий закупок. Подготовка получения наиболее выгодных условий закупок. Подготовка письма – разъяснения для потенциальных поставщиков услуг, товаров.

407.1.11 Формирование и рассылка запросов поставщикам, заполнение форм п. 8.

407.1.12 Сбор заявок от поставщиков, формирование протокола Тендера

407.1.13 Подготовка сводной таблицы с суммированием всех планируемых закупок по поставщика. Создание проекта Протокола по проведению тендера по форме п. 8.

407.1.14 По результатам тендера оформление п. 8.

407.1.15 Контроль согласования договоров, исправление замечаний согласующих лиц. Администрирование подписания договоров.

407.1.16 Инвентаризация действующих договоров (полученные и оказанные услуги).

407.1.17 По результатам инвентаризации договоров подготовка Доп. соглашений, п. 8.

Их согласование и подписание.

407.1.18 Расчет и формирование счетов, сч. – фактур, актов по оказанными услугам.

407.1.19 Подготовка и согласование СЗ по внутригрупповым, межсегментным оборотам. Оформление и согласование тарифных соглашений с фирмами группы компаний XXX.

407.1.20 На основе первичных документов оформление в базе п.8 по учету полученных услуг, а также ведение учета страховых Полисов.

407.1.21 Оформление и администрирование процесса согласования и ввода нового поставщика.

407.2Для достижения установленных целей специалист по отчетности транспортного отдела осуществляет взаимодействие с иными организациями:

Организациями, входящих в состав п. 8, — по вопросам аренды, а/м принадлежащих XXX ;

Сторонними организациями по вопросам услуг ремонта отечественного а/тр., а/м иностранного производства, автобусов, авто мойки, страхования автомобилей, услуги по обслуживанию спец. оборудования и агрегатов.

408 Показатели оценки деятельности

Деятельность специалиста по отчетности транспортного отдела оценивается на основе следующих показателей:

3.1 Полнота и достоверность предоставленных аналитических отчетов ТО;

3.2 Своевременность и качество выполнения поставленных задач;

3.3 Оперативность и гибкость решения текущих вопросов;

3.4 Инициативность и готовность немедленно включиться в решение срочных проблем

3.5 Сохранение коммерческой, служебной и другой конфиденциальной информации фирмы

409 Общекорпоративные нормы

Дятельность специалиста по отчетности Транспортного отдела регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

409.6Положение о защите персональных данных работников XXX ;

409.7Положение о Транспортном отделе;

409.8Настоящая должностная инструкция;

410 Права

Специалиста по отчетности транспортного отдела имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

5,2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции;

5.3 Осуществлять другие полномочия в соответствии с настоящей Должностной

Иструкцией.

411 Ответственность

Специалист по отчетности Транспортного отдела несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

412 Требования к работнику при приеме на работу

413 Словарь специальных терминов и сокращений

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного олжностного лица.

414 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Эффективное управление ресурсами – приоритетная задача любого предприятия. В зависимости от стратегии развития и учетной политики компании разрабатываются принципы управления денежными потоками и формирования взаимоотношений между субъектами хозяйственной деятельности.

Задачи финансового менеджера

Функции учета, контроля, распределения ресурсов возложены на руководителя экономического департамента. Он отвечает за корректную реализацию экономической политики компании и обязан создать условия для эффективной работы предприятия. Основные функции и задачи финансового менеджера на предприятии:

• эффективное использование ресурсов;
• оптимизация денежного оборота;
• минимизация рисков;
• оценка потенциальных возможностей компании;
• поиск решений, обеспечивающих текущую экономическую устойчивость предприятия;
• планирование и контроль расходов;
• обеспечение платежеспособности и ликвидности компании;
• работа с клиентами.

Финансовый менеджер имеет обязанности и организационного характера. Он участвует в бюджетном процессе и обеспечивает деятельность казначейства. А также контролирует и анализирует хозяйственную деятельность и денежные потоки, исследует возможность применения различных инструментов в рамках политики предприятия и утвержденных принципов управления.

Картинка с сайта: www.1cashflow.ru

Рисунок 1. Оптимизация денежных потоков на примере программного продукта «WA: Финансист».

Инструменты финансового менеджера для контроля, учета и управления движением денежных средств

Финансовый менеджер использует широкий спектр инструментов. Процесс учета и контроля трудоемкий и ответственный, специалист не имеет права на ошибки, так как управляет активами компании. С целью повышения качества и максимальной систематизации процессов, предприятия внедряют универсальные программные продукты с широким функционалом. Такой подход позволяет оптимизировать трудо- и временные затраты, повысить эффективность.

Система «WA: Финансист» является гибким инструментом для решения наиболее сложных задач менеджмента, она может быть применима на любом предприятии в Москве или в других регионах России. Она позволяет увеличить число аналитических задач благодаря расширению функционала, поэтому экономический руководитель прямые обязанности может выполнять более эффективно. Система удобна и проста в использовании, легко настраивается, подбор опций осуществляется в зависимости от целей специалиста.

В основные функции и обязанности финансового менеджера входит эффективная организация работы казначейства и постановка управленческого учета. «WA: Финансист» позволяет реализовать их максимально качественно и эффективно. Рациональное управление денежными средствами – это приоритетная задача компании, поэтому организация учета начинается с построения системы казначейства (учета движения денежных средств). Система включает набор инструментов, позволяющий максимально корректно решить задачи:

• формирования Бюджетов Движения Денежных Средств;
• управления процессом согласования БДДС;
• формирования и контроля прохождения заявок в соответствии с лимитами и планами;
• гибкого взаимодействия с системами учета и клиент-банком;
• формирования отчетов.

Картинка с сайта: www.1cashflow.ru

Рисунок 2. Формирование бюджета движения денежных средств на примере программного продукта «WA: Финансист».

Этот функционал позволяет:

• быстро внедрить и настроить к использованию систему управления казначейством;
• апробировать систему и оценить ее возможности применительно к предприятию.

«WA: Финансист» может решать целый ряд масштабных задач. Поэтому внедрение более сложных моделей при смене лицензии позволяет расширить спектр управленческих действий. Например, «WA: Финансист: Бюджетирование» позволяет эффективно формировать:

• бюджет доходов и расходов;
• операционные бюджеты;
• бюджет по операционному листу.

Картинка с сайта: www.1cashflow.ru

Рисунок 3. Консолидированная управленческая отчетность по группе компаний в системе «WA: Финансист».

Также может быть применено решение «WA: Финансист: Управленческий учет/МСФО», если существует необходимость реализации системы управленческого учета. Система управления договорами может быть эффективно организована при варианте поставки «WA: Финансист: Контракт-менеджмент».

Все продукты, разработанные WiseAdvice, взаимодополняют друг друга. Переход на другой вариант поставки позволяет использовать функциональные возможности предыдущей модели. Новые версии расширяют текущие функциональные решения и позволяют специалисту использовать привычные инструменты, которые были доступны в вариантах системы, применяемых ранее.

Финансовый менеджер: обязанности и специфика деятельности

В зависимости от масштаба и специфики деятельности предприятия, принципов учетной политики и управления ресурсами, спектр функций финансового менеджера может существенно отличаться. Специалист может решать отдельные задачи управления денежными потоками или же осуществлять полный контроль экономического состояния компании. Должностная инструкция должна отражать круг всех обязанностей, возложенных на специалиста. Кроме того, она должна включать список полномочий, что позволит сотруднику определить его права и в будущем эффективно осуществлять профессиональную деятельность в соответствии с положениями инструкции.

Должностные инструкции разрабатываются компаниями в соответствии с особенностями их деятельности, однако они имеют в своей структуре основные сходные положения:

1. Общие положения.
2. Требования к уровню квалификации.
3. Должностные обязанности.
4. Критерии оценки качества исполняемых функций.
5. Права специалиста.
6. Полномочия и обязанности руководителя.
7. Ответственность.

Все положения должностной инструкции финансового менеджера должны быть прописаны четко и полно. Такой подход не позволит сотруднику компании неэффективно выполнять функции финансового менеджера и даст ему понимание всей зоны ответственности, возложенной на него. Кроме того, руководствуясь положениями инструкции, специалист будет более системно строить трудовой процесс и использовать свои права в продуктивном направлении.

Качественно составленные должностные инструкции позволяют специалисту по подбору персонала более эффективно заполнить вакансии, оценивая резюме в соответствии с положениями этих документов. Такой подход оптимизирует процесс подбора профессиональных кадров, вне зависимости от того, заполняется ли вакансия специалиста по продажам или же финансового менеджера.

Дата последнего обновления: 23.08.2016 13:45

Смотрите также «Управленческая отчетность»

У собственников малого бизнеса возникает много проблем по управлению бизнесом, которые нужно решать самостоятельно, чтобы бизнес выжил. Со временем помимо операционных задач, собственнику приходится решать финансовые. Среди них:

1. Кассовые разрывы. Необходимо контролировать и планировать достаточное количество денег на счетах для оплаты налогов, зарплаты и поставщикам.
2. Эффективность работы. Деятельность компании складывается из различных факторов, влияющих на доходы, прибыль и денежный поток. Для оптимального управления ресурсами необходимо оперировать конкретными цифрами показателей деятельности.
3. Инвестиции. Каждое решение должно подкрепляться аналитикой по результатам работы компании, расчетов ключевых показателей.
4. Отсутствие опыта финансового планирования и управления. Не каждый собственник или руководитель компании обладает финансовым или экономическим образованием, которое им и не нужно. Построить системную, управляемую и масштабируемую финансовую модель практически невозможно без специализированных знаний и опыта.

В результате отсутствия системы управления финансами собственник несет дополнительные риски вследствие некачественно проработанных принятых решений, увеличения затрат на управление, отсутствия контроля и неэффективности бизнеса.

Функции и задачи финансового менеджера в малом бизнесе

Ощущение потребности в выделении отдельной роли финансового менеджера у руководителя малого бизнеса возникает не сразу и велика вероятность, что задачи финансового управления будут делегированы бухгалтеру компании. Однако, бухгалтер хоть и занимается финансами компании, но его роль другая – бухучет, отчетность и налоги, и управление финансами предприятия в этом случае может не дать нужных результатов.

Область управления финансами гораздо шире и включает в себя следующие направления:

• Бухгалтерский учет, отчетность и налоги
• Управленческий учет и отчетность
• Финансовое планирование и анализ
• Финансовое управление (организационное)
• Финансовый контроль

Для успешного достижения целей, поставленных перед финансовым управлением, например, по повышению экономической эффективности, улучшению финансовых показателей, увеличению операционной прибыли, необходимо привлекать квалифицированного финансового менеджера.

Зачастую понятия финансового менеджера, менеджера финансового отдела и финансового директора в малом бизнесе идентичны и обозначают сотрудника, ответственного за управления финансами компании.

Основные функции финансового директора обуславливаются целями развития компании, и включают в себя:

• Планирование деятельности компании, контроль выполнения планов и составление прогнозов в компании
• Обеспечение устойчивого финансового положения компании, достаточности финансов для деятельности компании
• Повышение эффективности (рентабельности) деятельности компании
• Формирование управленческой отчетности для руководства компании и владельцев, которая используется для принятия управленческих решений
• Контроль экономической безопасности компании

Вся деятельность финансового менеджера в малом бизнесе должна быть направлена на повышение стоимости компании и поддержания положительного имиджа компании. Достижение этих показателей и формирует комплекс задач финансового управления. При этом на второй план отходят конкретные инструменты, с помощью которых финансовый менеджер планирует достижение поставленных целей. Рассмотрим функции более подробно.

Планирование деятельности компании, контроль выполнения планов и составление прогнозов в компании
Планирование деятельности позволяет финансовому менеджеру подготовить платформу для реализации остальных функций, так как без планирования практически невозможно осуществлять управление финансами и контролировать эффективность деятельности компании. Планирование должно включать в себя не только расчет финансовых показателей, но и маркетинговую, производственную и сбытовую составляющие, поскольку без вовлечения в процесс планирования всех подразделения невозможно составить корректный план. Этот план должен увязывать и координировать деятельность подразделений внутри компании.

Обеспечение устойчивого финансового положения компании, достаточности финансов для деятельности компании
Обеспечение компании финансами для обеспечения операционной деятельности и устойчивого развития – одна из основных задач финансового директора. Во-первых, у компании должно быть достаточно денег для оплаты текущих счетов. Во-вторых, прогноз деятельности не должен допускать кассовых разрывов и убытков. В-третьих, необходимо выстроить оптимальную налоговую политику.

Повышение эффективности (рентабельности) деятельности компании
Повышение эффективности бизнеса способствует повышению прибыли компании и увеличения рентабельности. Повышение эффективности осуществляется не только за счет повышения производительности, но и за счет совокупной эффективности деятельности каждого подразделения компании. Финансовый директор контролирует управление ресурсами компании с помощью различных финансовых инструментов: KPI, бюджетирование и прочих.

Формирование управленческой отчетности для руководства компании и владельцев, которая используется для принятия управленческих решений
Управленческая отчетность – это по сути «продукт» деятельности финменеджера, представление текущего состояния компании в оцифрованном виде. Этот комплект отчетов обязательно формируется в понятных для собственника или руководителя терминах и удовлетворяет их запросы на информацию, необходимую для принятия управленческих решений. Это означает, что структура отчетов и состав показателей, характеризующих состояние компании, определяется конкретными задачами, стоящими перед пользователями отчетности.

Контроль экономической безопасности компании
Одна из функций финансового директора заключается в контроле возникающих перед компанией финансовых рисков. Однако, в большинстве случаев финансовый директор не занимается решением этих задач — в его обязанности должна входить возможность постановки задач по снижению рисков ответственным подразделениям и контроль за их исполнением

Должностные обязанности финансового менеджера

Как мы выяснили объем функций и задач финансового менеджера довольно обширный, описать которые в должностной инструкции довольно проблематично. Каждой компания выделяет свои особо важные задачи финансового управления, которые необходимы ей в текущий момент времени. В соответствии с осознанием функций финансового управления и формируются должностные обязанности ответственного сотрудника. В общем случае, должностная инструкция финансового менеджера включает в себя следующие пункты:

• Общие положения. Здесь указывается уровень образования, стаж работы, базовые навыки, компетенции финансового менеджера, место в организационной иерархии компании и прочее.
• Должностные обязанности. В этом пункте необходимо наиболее подробно описать функции, которыми должен заняться финансовый директор. Крайне нежелательно указывать конкретные инструменты выполнения функций, ведь финансовый директор не должен быть ограничен в способах решения той или иной задачи.
• Критерии оценки качества работы. При широком выборе возможностей и прав по выполнению функциональных обязанностей крайне важно четко указать цели успешной работы финансового менеджера и критерии оценки эффективности управления финансами компании.
• Права финансового менеджера. Для осуществления своей деятельности финансовый директор взаимодействует со всеми подразделениями компании и его полномочия должны включать возможность отдавать распоряжения руководителям этих подразделений в рамках своих обязанностей.
• Ответственность сторон. Обязательный раздел, в котором указывается уровень ответственности работника в рамках законодательства РФ.

Корректно составленная должностная инструкция, отвечающая нуждам компании, во-первых, ставит перед финансовым менеджером конкретные задачи, во-вторых, наделяет достаточными полномочиями для выполнения своих функциональных обязанностей и, в-третьих, значительно упрощает кадровой службе подбор подходящего на эту должность кандидата.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога