Начальник отдела документооборота должностная инструкция

Должностной регламент

начальника отдела делопроизводства,

материально-технического обеспечения и

регистров получения услуг Административного управления

Департамента труда и занятости населения

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

(главная должность)

I. Общие положения

1.1.Должность
государственной гражданской службы начальник отдела делопроизводства,
материально-технического обеспечения и регистров получателей услуг (далее также
– структурное подразделение, отдел) Административного управления (далее – Начальник
отдела) Департамента труда и занятости населения Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры (далее – Департамент) в
соответствии с Реестром должностей государственной гражданской службы
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее также – автономный округ)
относится к главной группе должностей категории «руководители».

1.2. Область профессиональной служебной деятельности
государственного гражданского служащего (далее – гражданский служащий): Управление
в сфере труда и социального развития. Управление в сфере архивного дела и
делопроизводства.

1.3. Вид профессиональной служебной деятельности гражданского служащего: Регулирование в сфере занятости населения,
безработицы и миграция. Комплектование и документационное обеспечение управления.

1.4. Начальник отдела назначается и освобождается от
должности директором Департамента в порядке, установленном законодательством.

1.5. Начальник отдела непосредственно подчиняется начальнику
Административного управления либо лицу, исполняющему его обязанности.

II. Квалификационные требования

Для замещения должности Начальника отдела
устанавливаются квалификационные требования, включающие базовые и
профессионально-функциональные квалификационные требования.

2.1. Базовые
квалификационные требования

2.1.1. Гражданский
служащий, замещающий должность Начальника отдела, должен иметь высшее образование не
ниже уровня специалитета, магистратуры.

2.1.2. Для замещения должности Начальника
отдела требуется наличие не менее двух лет стажа
государственной службы или стажа работы по специальности, направлению
подготовки.

2.1.3. Гражданский служащий,
замещающий должность Руководителя, должен обладать следующими базовыми знаниями
и умениями:

1) знанием
государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2) знаниями основ:

а) Конституции
Российской Федерации;

б) Федерального закона
от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

в) Федерального закона
от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О
государственной гражданской службе Российской Федерации»;

г) Федерального закона
от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О
противодействии коррупции»;

д) Трудового Кодекса
Российской Федерации;

е) Устава (Основного
закона) Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

ж) Закона
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 31.12.2004 № 97-оз «О государственной гражданской службе Ханты-Мансийского автономного округа
– Югры»;

з) Закона Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 25 сентября 2008 года № 86-оз «О мерах по противодействию коррупции в
Ханты-Мансийском автономном округе – Югре»;

и) знаниями и умениями
в области информационно-коммуникационных технологий:

правовых   аспектов  
в области информационно-коммуникационных технологий;

правовых   аспектов  
в сфере    предоставления
государственных   услуг населению и
организациям посредством применения информационно-коммуникационных технологий;

аппаратного и
программного обеспечения;

возможностей и
особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в
государственных органах, включая использование возможностей межведомственного
документооборота;

общих вопросов в
области обеспечения информационной безопасности;

основ проектного
управления;      

з) постановления Правительства Российской Федерации от
15.10.2016 № 1050 «Об организации проектной деятельности в Правительстве
Российской Федерации», национального стандарта Российской Федерации ГОСТ
Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом», национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО
21500-2014 «Руководство по проектному менеджменту», постановления Правительства
автономного округа от 25.12.2015 25 № 485-п «О системе управления проектной
деятельностью в исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры», приказа Департамента проектного управления
автономного округа от 19.08.2016 № 8-нп «О Регламенте управления проектом»,
терминов, принципов и порядка управления проектами, заинтересованными
сторонами, содержанием, ресурсами, сроками, рисками, качеством, закупками,
коммуникациями, порядка исполнения стадии инициации проекта, стадии
планирования проекта, стадии реализации проекта, стадии закрытия проекта.

2.1.4. Умения гражданского служащего,
замещающего должность Руководителя, включают следующие умения.

1) Общие
умения:

умение мыслить системно;

умение планировать и рационально
использовать рабочее время;

умение достигать результата;

коммуникативные умения;

умение работать в стрессовых условиях;

умение
совершенствовать свой профессиональный уровень;

соблюдать этику делового общения;

обеспечение
эффективного документооборота в рамках проекта (в том числе ведения архивного
проекта), эффективного выполнения процессов подготовки, согласования и ведения
управленческой документации, использования современного программного
обеспечения в области управления проектами;

работы
с внутренними и периферийными
устройствами компьютера, с информационно-телекоммуникационными сетями, в том
числе сетью Интернет; в операционной
системе, в текстовом редакторе, электронными таблицами, базами данных, с
системами управления проектами, управления электронной почтой.

2) Управленческие умения:

умение руководить подчиненными, эффективно
планировать, организовывать работу и контролировать ее выполнение;

умение оперативно принимать и реализовывать
управленческие решения.

2.2.
Профессионально-функциональные квалификационные
требования

2.2.1. Гражданский
служащий, замещающий должность Начальника отдела, должен иметь высшее
образование не
ниже уровня специалитета, магистратуры по
направлению (-ям) подготовки (специальности (-ям)) профессионального
образования по специальности «Государственное и муниципальное управление», «Юриспруденция»,
«Менеджмент» «Документоведение
и архивоведение» или иное направление подготовки (специальность), для
которого законодательством об образовании Российской Федерации установлено
соответствие указанным направлениям подготовки (специальностям), содержащееся в
предыдущем перечне профессий, специальностей и направлений подготовки.

2.2.2. Гражданский служащий, замещающий должность Специалиста,
должен обладать следующими профессиональными знаниями в сфере законодательства
Российской Федерации:

1) Указы Президента Российской Федерации:

от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

от 7 мая 2012 года № 601 «Об основных направлениях
совершенствования системы государственного управления»;

от 28 марта
2011 года № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения
поручений и указаний Президента Российской Федерации»;

от 17 апреля 2017 года № 171 «О мониторинге и анализе
результатов рассмотрения обращений граждан и организаций».

2) Закон Российской Федерации от 19.04.1991 № 1032-1 «О
занятости населения в Российской Федерации».

3) Федеральные законы:

от
29 декабря 1994 года № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»;

от 21 июля
2003 года № 126-ФЗ «О связи»;

от
22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской Федерации»;

от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации»;

от
27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях
и о защите информации»;

от 27 июля 2006 года №
152-ФЗ «О персональных данных»;

от 17 июля 2009 года № 172-ФЗ   «Об антикоррупционной экспертизе нормативных
правовых актов и проектов нормативных правовых актов»;

от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации
предоставления государственных и муниципальных услуг»;

от 25 июня
2015 года № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»;

от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об
обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и
органов местного самоуправления»;

от
6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

4) Постановления Правительства Российской Федерации:

от 15 сентября 2008 года № 687 «Об утверждении
положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без
использования средств автоматизации»;

от 26 февраля
2010 года № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов
и проектов нормативных правовых актов»;

от 1 ноября 2012 года № 1119 «Об утверждении
требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах
персональных данных»;

от 10 июля 2013 года
№ 583 «Об обеспечении доступа к общедоступной информации о деятельности
государственных органов и органов местного самоуправления в
информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в форме открытых данных»;

от 9 декабря
2014 года № 1342 «О порядке оказания услуг телефонной связи»;

5) распоряжения
Правительства Российской Федерации:

от 17
декабря 2009 года № 1993-р «Сводный перечень первоочередных государственных и муниципальных услуг,
предоставляемых органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и
органами местного самоуправления в электронном виде, а также услуг,
предоставляемых в электронном виде учреждениями субъектов Российской Федерации
и муниципальными учреждениями»;

от 10 июля 2013 года № 1187-р «О Перечнях информации
о деятельности государственных органов, органов местного самоуправления,
размещаемой в сети «Интернет» в форме открытых данных»;

от 30 января2014 № 93-р «Об утверждении Концепции открытости
федеральных органов исполнительной власти»;

6) приказ Минкультуры России от 31 марта 2010 года № 558
«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

7) приказ Минкультуры России от 3 июня 2013 года № 635
«Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах».

приказ Минкультуры России от 25 августа 2015 года
№ 526 «Об утверждении правил организации хранения,
комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в органах государственной власти,
органах местного самоуправления и организациях».

9) приказ
Минкомсвязи России от 31 июля 2014 года № 234 «Об утверждении Правил оказания
услуг почтовой связи».

10) Федеральные государственные стандарты в
области документационного обеспечения и архивного дела.

11) Законы
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

от 25
февраля 2003 года № 14-оз «О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры»;

от 7 июня 2005 года №
42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре»;

от 18 июля 2007 года № 36-оз «О рассмотрении обращений граждан в
органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

от 2 апреля 2010 года № 62-оз «О системе
исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры»;

от 1 июля 2013 года № 61-оз «О
государственных информационных системах Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры»;

12)
постановления Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

от 18 января 2008 года
№ 6-п «О едином реестре информационных систем Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры»;

от 1 ноября 2008 года № 224-п «О
подготовке нормативных правовых актов исполнительных органов государственной
власти Ханты-Мансийского автономного округа — Югры и их государственной
регистрации»;

от 20 апреля 2012 года №
140-п «О едином официальном сайте государственных органов Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры»;

от 23
марта 2018 года № 73-п «О государственной информационной системе Ханты-Мансийского
автономного округа — Югры «Корпоративный портал органов государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

от 27
апреля 2018 года № 136-п «О системе электронного документооборота
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

13) постановления Губернатора Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры:

от 27 июля
2012 года № 265-п «О Департаменте труда и занятости населения Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры»;

от 11
марта 2011 года № 37 «Об утверждении кодекса этики и служебного поведения
государственных гражданских служащих Ханты-Мансийского автономного округа –
Югры»;

от 8 декабря 2011 года № 175 «Об утверждении Порядка
проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и проектов нормативных правовых
актов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и признании утратившими силу
некоторых постановлений Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа –
Югры»;

от 24 августа 2012 года «О порядке рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том
числе юридических лиц, поступающих Губернатору Ханты-Мансийского автономного
округа — Югры, первым заместителям Губернатора Ханты-Мансийского автономного
округа — Югры, заместителям Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа —
Югры, в Правительство Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

от 30 декабря 2012 года № 176 «Об инструкции
по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры»;

от 11 апреля 2017 года
№ 42 «О функционировании системы перевода в реальном режиме времени запросов в
устной форме и электронных сообщений заявителей, поступающих на телефоны
Справочного телефонного узла Администрации Президента Российской Федерации, в
сетевые справочные телефонные узлы исполнительных органов государственной
власти и органов местного самоуправления муниципальных образований
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в компетенцию которых входит решение поставленных заявителями вопросов»;

от 19 мая 2017 года № 60 «О правилах обмена
электронными документами при организации информационного взаимодействия».

14) приказы
Департамента труда и занятости населения Ханты-Мансийского автономного округа –
Югры в установленной сфере деятельности;

15) иные нормативные правовые
акты, регулирующие вопросы в области документационного обеспечения управления,
архивного дела, основ проектного управления.

2.2.3. Иные профессиональные знания Начальника отдела
должны включать:

1) понятие и
признаки государства;

2) понятие,
цели, элементы государственного управления;

3) типы
организационных структур;

4) методы и
средства получения, обработки и передачи информации;

5) понятие системы межведомственного взаимодействия, управления
государственными информационными ресурсами, информационно-аналитические
системы, обеспечивающие сбор, обработку, хранение и анализ данных;

6) применение
современных информационно-коммуникационных технологий в государственных
органах, включая использование возможностей межведомственного электронного
документооборота.

7) методы
исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

порядок
планирования, проектирования и технология работы с документами;

9) организация ведения
конфиденциального делопроизводства;

10) правила
общественного обсуждения проектов нормативных правовых актов;

11) технология организации работы по
обеспечению доступа к информации о деятельности государственного органа;

12) понятие форм
и методов работы с применением автоматизированных средств управления;

13) научные и методические
разработки, технические требования стандартов в области обеспечения сохранности
документов;

14) порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы
ценности документов;

15) понятие, процедура рассмотрения обращений граждан;

16) понятие информации ограниченного доступа;

17) комплекс работ, связанных с обеспечением проведения проверок;

18) принципы, процессы
проектного управления;

19) знание: систем взаимодействия с гражданами и
организациями; учетных систем, обеспечивающих поддержку выполнения
федеральными   органами государственной власти основных задач и функций; систем
межведомственного взаимодействия; систем управления государственными
информационными ресурсами; информационно-аналитических систем; обеспечивающих
сбор, обработку, хранение и анализ данных; систем управления электронными
архивами; систем информационной безопасности; систем управления эксплуатацией, Кодекса
профессиональной этики государственных гражданских служащих Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры, международных стандартов в области управления
проектной деятельностью, указа Президента Российской Федерации от
30.06.2016       № 306 «О Совете
при президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и приоритетным
проектам», постановления Правительства Российской
Федерации от 15.10.2016 № 1050 «Об организации проектной деятельности в
Правительстве Российской Федерации», распоряжения Министерства
экономического развития Российской Федерации от 14.04.2014 № 26Р-АУ «Об
утверждении методических рекомендаций по внедрению проектного управления в
органах исполнительной власти», национального стандарта Российской Федерации
ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом», национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО
21500-2014 «Руководство по проектному менеджменту», национального стандарта
Российской Федерации ГОСТ Р 54870-2011 «Проектный менеджмент. Требования к
управлению портфелем проектов», постановления Губернатора автономного
округа от 05.05.2016 № 49 «О системе мотивации участников проектной деятельности
исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры и о внесении изменений в приложение к постановлению Губернатора
Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 27.07.2011 № 106 «О
премировании, иных выплатах лицам, замещающим государственные должности
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, и лицам, замещающим должности
государственной гражданской службы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», постановления Правительства автономного округа от
25.12.2015 25 № 485-п «О системе управления проектной деятельностью в
исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры», приказа Департамента проектного управления автономного округа
от 19.08.2016 № 8-нп «О Регламенте управления проектом», приказа
Департамента проектного управления автономного округа от 13.04.2016 № 2-нп «О
форме проектной инициативы, требованиях к ее содержанию, порядке формирования и
рассмотрения проектной инициативы», приказа Департамента проектного управления
автономного округа от 08.08.2016 № 5-нп «О модели компетенций участников
проектной деятельности исполнительных органов государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», приказа Департамента проектного
управления автономного округа от 11.08.2016 № 6-нп «О Регламенте управления
портфелем проектов», методических рекомендаций по
подготовке паспорта приоритетного проекта утвержденных заместителем
руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации – директором
Департамента проектной деятельности Правительства Российской Федерации от
20.10.2016 № 7951п-П6, методических рекомендаций по подготовке предложения по
приоритетному проекту (программе), утвержденных заместителем руководителя
Аппарата Правительства Российской Федерации – директором Департамента проектной
деятельности Правительства Российской Федерации от 20.10.2016 № 7955п-П6, методических рекомендаций
по подготовке паспорта приоритетной программы утвержденных заместителем
руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации – директором
Департамента проектной деятельности Правительства Российской Федерации от
20.10.2016 № 7957п-П6, методических рекомендаций по подготовке сводного и
рабочего планов приоритетного проекта (программы) утвержденных заместителем
руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации – директором
Департамента проектной деятельности Правительства Российской Федерации от
18.11.2016 № 8695п-П6, методических рекомендаций по мониторингу приоритетных
проектов (программ) утвержденных заместителем руководителя Аппарата
Правительства Российской Федерации – директором Департамента проектной
деятельности Правительства Российской Федерации от 01.12.2016 № 9163п-П6,
терминов, принципов и порядка управления проектами, заинтересованными
сторонами, содержанием, ресурсами, сроками, рисками, качеством, закупками,
коммуникациями, порядка исполнения стадии инициации проекта, стадий
планирования проекта, стадий реализации проекта, стадий закрытия проекта,
методов и инструментов управления отношениями с заинтересованными сторонами, методов управления содержанием проекта,
методов управления ресурсами проекта, процессов управления человеческими
ресурсами проекта, требований к человеческим ресурсам, методов управления сроками проекта, инструментов и методов
управления стоимостью проекта, процедур управления рисками, методов анализа
рисков, инструментов и методов управления качеством проекта, стандартов
организации в области качества, методов управления закупками проекта, правовых
актов в области закупок, методов и инструментов управления коммуникациями
проекта.

2.2.4. Гражданский служащий, замещающий должность Начальника
отдела, должен обладать следующими профессиональными умениями:

1) планирование деятельности и ресурсов;

2) оперативное принятие и реализация
управленческих решений; организации работы по эффективному межведомственному взаимодействию
при предоставлении государственных и муниципальных услуг; анализа и
систематизации информации; практического применения нормативных правовых актов;

3) проведение методической и консультативной работы по
вопросам делопроизводства и архивного дела;

4) работа в сфере обеспечения сохранности и учета
документов;

5) владение методикой анализа состояния работы по комплектованию
и документационному обеспечению управления;

6) работа с конфиденциальными документами;

7) оценивать обращения граждан на предмет соответствия
их требованиям, предъявляемым к обращениям в соответствии с законодательством;

владеть методами и инструментами работы с
обращениями граждан;

9) разрабатывать, внедрять и применять оптимальные
методы и инструменты работы с обращениями граждан;

10) осуществлять
подготовку отчетов, докладов, презентаций, проектов деловых писем, ответов на
обращения граждан;

11) сохранять высокую работоспособность в стрессовых
условиях;

12) принимать решения, соблюдая установленную
процедуру, на своем уровне ответственности, прогнозируя и анализируя
последствия принятых решений;

13) ориентация на
достижение результата;

14) работать: с
системами взаимодействия с гражданами и организациями; с системами
межведомственного взаимодействия; с системами управления государственными информационными
ресурсами; с информационно-аналитическими системами, обеспечивающими сбор,
обработку, хранение и анализ данных; с системами управления электронными
архивами; с системами информационной безопасности; с системами управления
эксплуатацией.

15) обеспечение
эффективного документооборота в рамках проекта (в том числе ведение архива
проекта), эффективного выполнения процессов подготовки, согласования и ведения
управленческой документации, использования современного программного
обеспечения в области управления проектами, определения ключевых
заинтересованных сторон и учёт их интересов, вовлечения заинтересованных сторон
в активное участие в проекте, определения и документирования требований
заинтересованных сторон проекта, определения и документирования содержания
проекта, ключевых параметров проекта, осуществления декомпозиции работ проекта,
осуществления мониторинга содержания проекта и продукта проекта, управления изменениями
содержания, организации и проведения формализованной приемки продукта проекта,
планирования человеческих ресурсов проекта, определения состава человеческих
ресурсов, требуемых для выполнения проекта, согласования с владельцами ресурсов
выделения ресурсов на проект, развития команды проекта: повышения квалификации,
улучшения взаимодействия, поддержки и воодушевления членов команды для
эффективности их работы, контроля деятельности команды проекта, осуществления
необходимых изменений, определения взаимосвязи работ проекта, оценки
длительности работ проекта, планирования проекта с учётом всех взаимосвязей и
зависимостей, формирования базового и оперативного расписания проекта, с
использованием различных сценариев развития проекта, контроля исполнения
расписания проекта, осуществления изменений расписания проекта, оценки
стоимости ресурсов, определения потребности в ресурсах, согласования их
выделения, разработки бюджета проекта, контроля исполнения бюджета проекта,
определения необходимости изменения бюджета проекта, определения и
документирования рисков, разработки действий по реагированию на риски проекта,
планирования мероприятий по реагированию на риски, проведения мониторинга и
контроля рисков проекта, определения требований к качеству в рамках проекта,
проверки соблюдения требований к качеству проекта и продукта проекта, анализа
причин низкого качества, разработки и осуществления действий по их устранению.

обобщение материалов по анализу в установленной сфере деятельности,
оценка эффективности работ по закрепленным направлениям, подготовка и
реализация соответствующих решений.

2.2.5. Гражданский служащий, замещающий должность Начальника
отдела, должен обладать следующими функциональными знаниями:

1) сущности, понятия документирования и организации
работы и технологии с документами;

2) понятия унификации и стандартизации управленческих
документов, принципов и способов унификации документов;

3) формы ведения делопроизводства;

4) система взаимодействия в рамках
внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота;

5) понятие нормы права, нормативного правового акта,
правоотношений и их признаков;

6) понятие проекта нормативного правового акта,
инструменты и этапы его разработки;

7) задачи, сроки, ресурсы и инструменты
государственной политики;

понятие, процедура рассмотрения обращений граждан;

9) область защиты
персональных данных;

10) принципы, методы, технологии и механизмы
осуществления контроля;

11) процедура организации проверки: порядок, этапы,
инструменты проведения;

12)
ведение конфиденциального
делопроизводства и порядок работы со служебной информацией с пометкой «Для
служебного пользования».

13)
основные модели связей с общественностью.

2.2.6. Гражданский служащий, замещающий должность Начальника
отдела, должен обладать следующими функциональными умениями:

1) разработка проектов нормативных правовых актов и
других документов;

2) подготовка методических рекомендаций, разъяснений;

3) подготовка аналитических, информационных и других
материалов;

4) организация и проведение мониторинга применения
законодательства в установленной сфере деятельности;

5) подготовка отчетов, докладов, тезисов, презентаций;

6) подготовка разъяснений, в том числе гражданам, по
вопросам применения законодательства Российской Федерации в сфере деятельности
Департамента.

7) проведение плановых и внеплановых выездных проверок;

осуществление контроля исполнения документов;

9) прием, учет, обработка и регистрация
корреспонденции, комплектование, хранение, учет и использование архивных
документов, выдача архивных справок, составление номенклатуры дел.

10) развитие и наполнение официальных интернет-сайтов
государственных органов и представительств в социальных сетях и блогах.

III. Должностные обязанности, права и
ответственность

3. должностные
обязанности Начальника отдела:

3.1. Начальник отдела исполняет обязанности,
предусмотренные статьей 15 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О
государственной гражданской службе Российской Федерации».

Начальник отдела исполняет следующие обязанности.

3.1.1. Осуществляет:

руководство работой отдела;

распределение обязанностей между сотрудниками отдела с
учетом их функциональных обязанностей;

организацию работы по формированию регистров
получателей государственных услуг в сфере занятости населения;

координацию порядка работы с обращениями российских и
иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе
юридических лиц, в Департаменте;

организацию работы с
запросами в устной форме и электронных сообщений заявителей, поступающих на
телефоны справочного телефонного узла Администрации Президента Российской
Федерации, в сетевой справочный телефонный узел Департамента по решению
поставленных заявителями вопросов, входящих в компетенцию Департамента;

организацию работы по учету,
регистрации, передаче, хранению и
использованию документов (дел) Департамента;

организацию работы с
конфиденциальными документами в Департаменте;

организацию архивной работы в Департаменте;

координацию
работы по опубликованию и размещению информации о деятельности Департамента на
официальном сайте Департамента;

методическое
руководство за соблюдением установленного порядка работы с документами в
Департаменте;

методическое
руководство за организацией делопроизводства в центрах занятости населения;

методическое
руководство за порядком работы с обращениями граждан в Департаменте и центрах
занятости населения;

учет
распорядительных документов Департамента;

организацию работы по
отбору, учету и обработки документов, подлежащих архивному хранению, и
обеспечение сохранности документов Департамента;

внедрение современных
информационных технологий в систему управления документами Департамента и центров
занятости населения;

анализ рассмотренных
обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, и обобщение результатов рассмотрения и принятых
по ним мер;

выявление причин и условий, способствующих увеличению количества обращений граждан, объединений
граждан, в том числе юридических лиц, поступающих в Департамент;

заполнение реестров и
итоговых таблиц по результатам рассмотрения
обращений граждан
в подсистеме «Реестры обращений граждан» государственной информационной системы
«Территориальная информационная система Ханты-Мансийского автономного округа –
Югры (далее — ТИС Югры);

контроль за сроками исполнения обращений граждан,
поступивших в Департамент, а также поручений (резолюций) директора
Департамента, находящихся на внутреннем контроле в Департаменте;

консультирование государственных гражданских служащих Департамента
по вопросам порядка работы в системе электронного документооборота (далее –
СЭД);

подготовку проектов
решений государственного органа, руководителя государственного органа по
перспективным, стратегическим проблемам закрепленного за ним направления
деятельности, организует согласование проектов этих решений;

подготовку предложений
по выработке управленческих решений в сфере, соответствующей направлению
деятельности отдела;

проведение анализа нормативно-правовых актов и
правоприменительной практики в сфере деятельности отдела;

подготовку в установленной сфере деятельности отдела
информационно-аналитических материалов и статистических отчетов;

консультирование юридических и физических лиц по
вопросам, связанным с процедурой рассмотрения их запросов и обращений в сфере,
соответствующей направлению деятельности отдела;

переговоры
с гражданскими служащими (работниками) структурных подразделений Департамента и
работниками центров занятости населения, иных органов и организаций, а также с
физическими лицами (включая переписку посредством электронной почты) в целях
получения информации, необходимой для выполнения возложенных на него
должностных обязанностей;

взаимодействие со структурными
подразделениями Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа —
Югры в установленной сфере деятельности;

в подготовке
проектов ответов на запросы государственных органов Российской Федерации,
автономного округа, субъектов Российской Федерации, а также учреждений,
организаций и граждан.

3.1.2. Обеспечивает:

выполнение функций, возложенных на отдел;

организацию деятельности отдела на основе текущих и
перспективных планов;

организацию работы с документами и определения
делопроизводственных процессов в Департаменте;

организацию информационно-справочной работы в
Департаменте;

формирование документального фонда Департамента и
обеспечение комплекса мер по сохранности документов временного (свыше 10 лет) и
постоянного сроков хранения;

использование информационных ресурсов ТИС Югры при
подготовке аналитических материалов, информационных справок, презентаций;

в пределах компетенции отдела исполнение поручений и указаний
Президента Российской Федерации, которые содержатся в указах, распоряжениях и в
директивах Президента Российской Федерации, а также оформляются в установленном порядке на бланках со словом
«Поручение» или в виде резолюций, поручений Правительства Российской Федерации,
поручений федеральных министерств и ведомств, поручений полномочного
представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе,
поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора автономного округа,
Правительства автономного округа, а также поручений и резолюций Губернатора
автономного округа и нормативных правовых актов;

своевременное и полное рассмотрение устных и
письменных обращений граждан, отнесенным к компетенции отдела, принятии по ним
в пределах своей компетенции соответствующих решений (подготовка предложений
начальнику отдела) и направлении заявителям ответов в установленный
законодательством срок;

размещение
на сайте Департамента и поддержание в актуальном состоянии сведений, связанных
с рассмотрением обращений граждан;

проведение работы за состоянием
конфиденциального делопроизводства в Департаменте;

ознакомление государственных гражданских
служащих Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, находящихся в
непосредственном подчинении, с нормативными правовыми актами в сфере
противодействия коррупции и проведения работы по разъяснению требований антикоррупционного
законодательства.

3.1.3. Участвует:

в организации и
контроле реализации законодательства Российской Федерации и автономного округа
в установленной сфере деятельности отдела;

в разработке проектов
нормативных правовых актов автономного округа в установленной сфере
деятельности;

в работе коллегиальных
органов (комиссий, коллегий, советов, рабочих групп);

в выставках,
семинарах, конференциях;

в принятие
мер по устранению причин и условий, способствующих
увеличению количества обращений граждан, объединений граждан, в том числе
юридических лиц, поступающих в Департамент;

в мероприятиях по
повышению у заявителей, обратившихся в Департамент, уровня удовлетворенности
работой с обращениями;

в проведении документарных и выездных проверок центров
занятости населения;

3.1.4. Анализирует:

практику применения действующего законодательства
Российской Федерации и законодательства автономного округа по направлению
деятельности структурного подразделения государственного органа;

практику работы с
обращениями граждан с целью внедрения новых форм и методов;

статистические и
отчетные данные о результатах деятельности Департамента и центров занятости
населения.

3.1.5. Контролирует:

центры занятости населения в части
внутриведомственного контроля за соблюдением порядка и организации работы
документами, порядка рассмотрения обращений граждан.

Выполняет иные задачи и функции,
возложенные на отдел в установленном порядке, а также выполнение определенных
начальником управления задач и функций по конкретным направлениям деятельности
отдела.

Начальник отдела
обязан соблюдать ограничения и запреты, связанные с прохождением гражданской
службой, установленные статьями 16-17 Федерального закона от 27 июля 2004 года
№ 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»; а также
требования к служебному поведению, установленные статьей 18 Федерального закона
от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской
Федерации».

Начальник отдела обязан предоставлять:

директору Департамента сведения о доходах, об
имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о
доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги
(супруга) и несовершеннолетних детей;

сведения о своих расходах, а также о расходах своих
супруги (супруга) и несовершеннолетних детей.

3.2.
Начальник отдела имеет права, предусмотренные статьей 14 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О
государственной гражданской службе Российской Федерации» и иными нормативными
правовыми актами о государственной гражданской службе Российской Федерации.

Начальник отдела в связи с исполнением должностных обязанностей
также обладает следующими правами:

давать подчиненным сотрудникам отдела обязательные для
них указания и поручения в соответствии с их должностными обязанностями;

вносить начальнику управления предложения по вопросам
его сферы деятельности, участвовать в их рассмотрении;

участвовать в контроле деятельности центров занятости
населения, по вопросам, относящимся к сфере деятельности отдела;

знакомиться с документами и материалами, необходимыми
для выполнения возложенных на него задач и функций;

запрашивать у государственных гражданских служащих, руководителей
и специалистов центров занятости населения необходимую информацию, сведения,
документы необходимые для исполнения своих обязанностей (в том числе по
электронной почте);

возвращать документы и требовать их соответствующей
доработки в случаи некачественного оформления документов сотрудниками Департамента;

осуществлять необходимое взаимодействие при
осуществлении своих полномочий с другими структурными подразделениями
Департамента;

иметь иные права, предоставляемые ему начальником управления
в установленном порядке.

3.3.
Ответственность.

Начальник отдела несет
установленную законодательством ответственность:

за результаты и
эффективность деятельности отдела;

за неисполнение или
ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, в том
числе за неисполнение или ненадлежащее исполнение решений, принятых
Губернатором автономного округа, директором Департамента, начальником
управления;

за состояние учета,
регистрации, своевременной передачи поступивших документов на рассмотрение и
исполнение;

за несоблюдение условий обеспечения сохранности
документов временного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения,
несанкционированное уничтожение документов;

за нарушение правил использования архивных документов
и доступа пользователей к архивным документам, установленных законодательством.

за
неисполнение или ненадлежащее исполнение поручений и указаний Президента
Российской Федерации, которые содержатся в указах, распоряжениях и в директивах
Президента Российской Федерации, а также
оформляются в установленном порядке на бланках со словом «Поручение» или в виде
резолюций, поручений Правительства Российской Федерации, поручений федеральных
министерств и ведомств, поручений полномочного представителя Президента
Российской Федерации в Уральском федеральном округе, поручений, содержащихся в
правовых актах Губернатора автономного округа, Правительства автономного
округа, а также поручений и резолюций Губернатора автономного округа и
нормативных правовых актов, в пределах компетенции отдела;

за действия или
бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;

за разглашение
сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством
Российской Федерации тайну, а также сведений, ставших ему известными в связи с
исполнением должностных обязанностей;

за несоблюдение
ограничений, запретов, требований к служебному поведению гражданского
служащего, предусмотренных Федеральным законом от 24 июля 2004 года № 79-ФЗ «О
государственной гражданской службе Российской Федерации»;

за нарушение Кодекса
этики и служебного поведения государственных гражданских служащих
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, утвержденного постановлением
Губернатора автономного округа от 11 марта 2011 года № 37 «Об утверждении
Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

Согласно статье 15
Федерального закона от 24 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской
службе Российской Федерации» Специалист несет дисциплинарную,
гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в
соответствии с федеральным законодательством в случае исполнения им
неправомерного поручения.

IV. Перечень
вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно
принимать управленческие и иные решения

4.1. Начальник
отдела в соответствии со своей компетенцией вправе самостоятельно принимать
управленческие и иные решения по вопросам:

подготовки
проектов следующих документов органа государственной власти: инструкций,
протоколов, заключений, докладных
записок, справок, обзоров, докладов, предложений, пояснительных записок,
отзывов, списков, перечней, правил, тезисов;

осуществления
консультационной и методической помощи гражданским служащим Департамента,
руководителям и работниками центров занятости населения по вопросам порядка и
организации работы с документами, рассмотрения обращений граждан.

представлении
начальнику управления предложений о дополнительном привлечении к решению
поставленных задач гражданских служащих (работников) других структурных
подразделений Департамента, иных органов и организаций и вынесении
соответствующих резолюций (указаний), направлении запросов;

при осуществлении согласования (визирования) или подготовки замечаний
(предложений) по проектам документов (в том числе служебной документации по
текущей деятельности, ответов заявителям, телеграмм), в разработке
(рассмотрении) которых он участвует в качестве исполнителя либо соисполнителя;

подготовке замечаний (предложений) по проектам документов, поступающих
на рассмотрение в отдел;

подписании (визировании, утверждении)
документов в пределах предоставленных ему полномочий.

4.2. Начальник
отдела в соответствии со своей компетенцией обязан самостоятельно принимать
управленческие и иные решения по
вопросам:

распределения
обязанностей между сотрудниками отдела с учетом их функциональных обязанностей;

подготовки
непосредственному руководителю предложений и докладных записок в установленной
сфере деятельности структурного подразделения органа государственной власти;

планирования
своего служебного времени исходя из служебного распорядка Департамента;

очередности и расстановке приоритетов в
решении поставленных задач;

предоставления непосредственному
руководителю, начальнику управления информации о возникновении (наличии)
препятствий для исполнения возложенных на него должностных обязанностей и реализации
предоставленных прав;

содержания и форме документов (в том числе
служебной документации по текущей деятельности, ответов заявителям, телеграмм),
за разработку которых он является ответственным исполнителем.

проведении рабочих совещаний с
гражданскими служащими отдела, по вопросам входящих в компетенцию отдела;

V. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан
участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов
управленческих и иных решений

5.1. Начальник отдела
в соответствии со своей компетенцией вправе принимать участие в подготовке
проектов нормативных правовых актов Департамента, Правительства
Ханты-Мансийского автономного округа — Югры по вопросам развития установленной
сферы деятельности Департамента;

документов Департамента по вопросам:

развития документационного обеспечения управления,

архивного дела,

форм и методов работы с обращениями граждан,
обращающихся в Департаменте;

развития и наполнения информационных ресурсов
Департамента.

5.2. Начальник отдела в соответствии со
своей компетенцией обязан участвовать в подготовке (обсуждении) следующих
проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных
решений:

положения об Управлении и Департаменте;

порядка работы со служебными документами в
Департаменте;

порядка рассмотрения обращений граждан,
поступающих в Департамент;

иных актов по поручению директора
Департамента, начальника управления.

VI. Сроки и процедуры подготовки,
рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и
принятия данных решений

6. Порядок оформления документов, сроки
подготовки и рассмотрения проектов документов, порядок согласования документов
определяются Регламентом Правительства автономного округа, Инструкцией по
делопроизводству в государственных органах автономного округа и исполнительных
органах государственной власти автономного округа, административным регламентом
органа государственной власти.

VII. Порядок
служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им
должностных обязанностей с гражданскими служащими того же органа
государственной власти, гражданскими служащими иных органов государственной
власти, гражданами, а также организациями

7. Порядок
служебного взаимодействия Начальника отдела в связи с исполнением им
должностных обязанностей с гражданскими служащими органа государственной
власти, гражданскими служащими иных органов государственной власти, гражданами,
а также организациями осуществляется в соответствии с административным
регламентом Департамента, а также иными нормативными правовыми актами
автономного округа.

VIII. Показатели
эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности

8. При оценке эффективности и
результативности профессиональной служебной деятельности Начальника отдела
должны учитываться следующие показатели:

соблюдение законодательства Российской
Федерации, законодательства автономного округа и локальных нормативных актов в
установленной сфере деятельности;

своевременность
и оперативность выполнения поручений;

качество
выполненной работы (подготовка проектов документов в соответствии с
установленными требованиями, полное и логичное изложение материала, юридически
грамотное составление документа, отсутствие стилистических и грамматических
ошибок);

соблюдение сроков исполнения поручений (заданий) и выполнение их в
полном объеме и с максимально возможным качеством;

профессиональная
компетентность (знание законодательных и иных нормативных правовых актов,
широта профессионального кругозора, умение работать с документами);

способность
четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умение
рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;

выполняемый
объем работы и интенсивность труда, способность сохранять высокую
работоспособность, соблюдение служебной дисциплины;

соблюдение
требований служебного распорядка Департамента, Кодекса этики и служебного
поведения государственных гражданских служащих автономного округа;

творческий
подход к решению поставленных задач, активность и инициатива в освоении новых
компьютерных и информационных технологий, способность быстро адаптироваться к
новым условиям и требованиям;

осознание
ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений;

проявление корректности и внимательности в общении с
гражданами и должностными лицами;

избежание конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб репутации и авторитету Департамента, формирования негативного образа
государственного гражданского служащего;

не допускать ситуаций, которые могут скомпрометировать (личная
заинтересованность, получение вознаграждений от физических или юридических лиц
и т.д.);

ответственное и добросовестное отношение к исполнению своих должностных
обязанностей, занимает активную
позицию, способствует повышению
эффективности собственной работы и работы структурного подразделения;

соблюдение установленных в Департаменте правил публичных выступлений и
предоставления служебной информации.

При
принятии решения о поощрении по итогам работы за 3 месяца (I,II,III,IV
квартал) и по итогам работы за 12 месяцев учитываются также следующие показатели эффективности и результативности:

1.
Показатели эффективности

2. Показатели результативности

ЛИСТ

ОЗНАКОМЛЕНИЯ С
ДОЛЖНОСТНЫМ РЕГЛАМЕНТОМ

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства

              № 400-ДИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Начальника отдела делопроизводства ООО «Бета».

1.2. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета».

1.3. Начальник отдела делопроизводства подчиняется непосредственно генеральному директору ООО «Бета».

1.4. На должность Начальника отдела делопроизводства назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности начальника группы отдела или документоведа не менее одного года.

1.5. Начальник отдела делопроизводства должен знать:
− законодательные и нормативные правовые акты в сфере делопроизводства;
− структуру ООО «Бета»;
− организацию делопроизводства;
− схемы документооборота;
− порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
– стандарты и унифицированные формы управленческой документации;
− сроки и порядок передачи дел в архив;
− системы организации контроля за исполнением документов;
– средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства;
− оргтехнику и иные технические средства труда;
− основы экономики, организации производства, труда и управления;
− основы трудового законодательства;
− правила охраны труда, производственной санитарии и личной гигиены, пожарной безопасности.

1.6. В своей деятельности Начальник отдела делопроизводства руководствуется:
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета»;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Начальника отдела делопроизводства его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО «Бета».

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник отдела делопроизводства выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководит организацией работы отдела делопроизводства.
2.2. Организует эффективное взаимодействие работников отдела делопроизводства, направляет их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации делопроизводства.
2.3. Контролирует надлежащее выполнение работниками отдела делопроизводства их должностных обязанностей.
2.4. Организует работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.5. Принимает участие в разработке проектов бизнес-планов ООО «Бета», обеспечивает их согласование по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
2.6. Руководит планированием работы отдела делопроизводства, ежемесячно представляет проект плана работы на рассмотрение заместителя директора.
2.7. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение.
2.8. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку отчетов о соблюдении сроков исполнения документов..
2.9. Организует разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.10. Обеспечивает своевременное и качественное внедрение систем ведения документации, стандартов по вопросам делопроизводства.
2.11. Руководит работой по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документооборота.
2.12. Осуществляет организационно-методическое руководство работой по отбору документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

3. ПРАВА

Начальник отдела делопроизводства имеет право:
3.1. Требовать от непосредственного руководителя содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО «Бета», касающимися деятельности канцелярии.
3.3. Представлять на рассмотрение генерального директора ООО «Бета» предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.4. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Начальника отдела делопроизводства определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Начальника отдела делопроизводства в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».

Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 01.06.2015.

Должностную инструкцию составила:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлен:

________________ Д.В. Ефремов

Юрист _________________________ Н.А. Павлов