Notion инструкция на русском

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

Всюду ищет великую красоту, работает над разумностью потребления.

Беспорядок в заметках и вкладках браузера вызывает тревогу и ощущение хаоса — в таких условиях работать очень сложно. Чтобы ваши идеи и нужные ссылки не пропадали навсегда «где-то вот тут в сохранёнках», а работа шла продуктивнее, обратите внимание на приложение Notion.

Notion — сервис, в котором удобно сохранять информацию, планировать дела, отслеживать прогресс и налаживать ежедневную рутину. Дизайнеру этот инструмент помогает держать в порядке дела и обязательства, структурировать базу знаний, инструкций и референсов. Можно легко освоить его благодаря встроенным шаблонам и быстро научиться следить за своими задачами и временем.

Разбираемся, что такое Notion и как им пользоваться на бесплатном тарифе.

Из материала вы узнаете:

• как и зачем делать собственное доменное имя;
• почему стоит начинать работу с шаблонов;
• как добавлять заголовки, редактировать текст и правильно сохранять ссылки;
• как визуально оформить заметку в Notion;
• как вести трекер задач;
• где найти готовые шаблоны, чтобы не тратить время на сбор макетов;
• как поделиться ссылкой на свою заметку в Notion.

Картинка с сайта: skillbox.ru

Notion — одно приложение, которое заменяет несколько сервисов:

• блокнот для заметок,
• планировщик задач или бюджетов,
• инструмент для чёткого ведения проектов — будь то путешествие большой компанией или работа над интерфейсом сайта.

Основное назначение Notion — помочь пользователю быть продуктивнее, быстрее находить информацию и легче организовывать свои дела.

Рассмотрим некоторые основные функции и компоненты Notion, с помощью которых можно построить собственную базу для эффективной работы.

1) Кнопка Try Notion free на сайте Notion — это раздел для входа новых пользователей.

Сразу после регистрации вам предложат два типа аккаунта — для командного использования With my team или для личного For myself. Выбирайте For myself, так как он бесплатный и даёт доступ ко всем необходимым функциям:

• сможете приглашать на редактирование страниц до пяти гостей,
• будете бесплатно использовать любые типы блоков, канбан-досок, галерей, баз данных и загружать файлы размером до 5 МБ.

Картинка с сайта: skillbox.ru

2) Установите приложения на компьютер и телефон. Советуем загрузить Notion на все устройства, чтобы вы могли сразу записывать хорошие идеи и не терять их.

Также Notion можно использовать в браузере, но тогда вы, скорее всего, часто будете терять вкладку с ним.

Все приложения и браузерная версия быстро синхронизируются.

3) В разделе Settings & Members адаптируйте под себя базовые настройки:

• определитесь, какие и где вам нужны уведомления;
• настройте тему внешнего вида;
• по желанию привяжите аккаунт GitHub, Jira или Slack к Notion;
• выберите язык — по умолчанию используется английский, но ещё доступны корейский и японский.

Картинка с сайта: skillbox.ru

Обратите внимание на поле Earn credit: за определённые действия внутри Notion вам начисляют «кредит»: от 3 до 5 долларов. Не путайте опцию с реферальной программой — это выдача бонусных баллов за установку всех видов приложений, расширений или за интеграцию с сервисом Evernote.

Картинка с сайта: skillbox.ru

4) Зафиксируйте своё доменное имя.

В меню Settings раздела Workspace загрузите аватар вашего рабочего пространства или обозначьте его эмодзи. Впишите уникальное доменное имя. По умолчанию у ваших страниц оно будет состоять из случайных слов.

Все страницы из Notion можно бесплатно публиковать в интернете и давать на них прямые ссылки. Адреса будут выглядеть вот так: ваш домен.notion.so/цифры и буквы.

Стартовая страница Notion — это короткая инструкция на английском языке, и рядом с ней в боковом меню собрано несколько популярных шаблонов:

• Quick Note — формат короткой заметки;
• Personal Home — страница для организации домашних дел и развлечений;
• Task List — пространство для учёта и отслеживания дел;
• Journal — раздел для дневниковых записей;
• Reading List — шаблон библиотеки книг и другого контента.

Последняя кнопка Add a page открывает чистый белый лист с мигающим курсором.

Рекомендуем для начала поработать с шаблонами, попробовать разные функции и настроить их под себя. Создать заметку или библиотеку с чистого листа может быть увлекательно, но займёт больше времени, так как вам придётся самостоятельно изучать все мелкие и не всегда нужные настройки.

Разберём три популярных шаблона и на их основе попробуем некоторые основные функции.

Quick Note подходит для:

• конспектирования встречи с клиентом,
• сбора всей информации по проекту.

На его основе покажем, как работать с несколькими важными функциональными блоками: названием и заголовками, текстом и списками.

Назовите страницу

Верхнее текстовое поле в Notion ― это всегда название страницы. Если оставить его пустым, то слева в меню страница будет называться Untitled («Без имени»). Изменить размер шрифта в названии или перенести его в другое место на странице не получится.

Структурируйте документ заголовками и текстовыми блоками

• Чтобы сделать заголовок, после любого абзаца или заголовка нажмите Enter — появится пустое текстовое поле. Затем на клавиатуре введите / ― этот знак откроет меню текстовых и контентных форматов. Выберите Heading 1, Heading 2 или Heading 3 ― заголовок первого, второго или третьего уровня. Другой способ открыть это же меню форматов — кликнуть по значку + слева от пустого поля.
• Под новым заголовком создайте текстовое поле: нажмите Enter, далее / либо + и начните печатать. У текста можно изменить начертание (сделать жирный или курсив) и цвет — для этого просто выделите нужный набор слов, и над ним появится меню редактирования.
• Чтобы отделить заголовок от текста линией так же, как в шаблоне, в конце заголовка нажмите Enter, введите / и в меню форматов выберите Divider.

https://youtu.be/RC3ADfJuCp4

Сформируйте список дел

• В шаблоне Quick Note есть заготовка для списка задач. Чтобы его продолжить, нажмите Enter в конце последнего пункта.
• Чтобы создать отдельный список, в меню форматов выберите To-do list.
• Список To-do list можно превратить в маркированный Bulleted list. Для этого выделите все пункты, нажмите иконку ⋮⋮ слева и кликните Turn into. Откроется меню со всеми форматами, в которые вы можете перевести выбранный блок.

Все текстовые форматы в Notion можно «превращать» в другие по команде Turn into.

Организуйте библиотеку ссылок

Notion может подгрузить в заметку обложку и описание страницы — как это происходит в Telegram, когда вы отправляете кому-то ссылку. Для этого в пустом поле введите знак / и в открывшемся меню листайте до раздела Media. В нём кликните по Web bookmark и вставьте свою ссылку. Через несколько секунд ссылка превратится в карточку с обложкой и коротким описанием.

Обратите внимание на расширение Notion Web Clipper: оно позволяет сохранять ссылки в Notion-страницах прямо из Chrome, Safari или Firefox.

Reading List подходит для:

• сбора книг, статей, видео, подкастов, записей в блогах,
• отслеживания, что вы ещё не прочли и не посмотрели.

На примере шаблона Reading List показываем, как выделить Notion-страницу оформлением и организовать базу контента.

Загрузите обложку и иконку

• Проведите курсором по верхней трети страницы над названием — когда увидите, что появилось поле Add cover, кликните по нему. Загрузится случайное изображение из библиотеки Notion.
• Замените случайную обложку на свою: проведите курсором по низу картинки и кликните по появившемуся полю Change cover. Вы сможете выбрать фоновый цвет или градиент, фотографию или репродукцию из библиотеки изображений или загрузить свою иллюстрацию. В это же меню интегрирован доступ к фотостоку Unsplash.
• Картинку-обложку можно двигать, но только в рамках заданных границ ― для этого есть кнопка Reposition.
• Поменяйте иконку страницы, кликнув по шаблонному эмодзи.

Оформите текстовый блок как врезку

• Чтобы создать врезку, выделите один или несколько текстовых блоков, нажмите иконку ⋮⋮ и выберите функцию Turn into.
• В выпадающем меню кликните Callout.
• Обратите внимание: каждый абзац будет выделен как отдельная врезка. Если вам нужна врезка из нескольких абзацев, разделяйте их командой Shift + Enter, а не просто Enter.

Соберите медиабиблиотеку

В Reading List есть готовая таблица для сбора медиаконтента. По умолчанию в ней выбран фильтр Articles («Статьи»). У каждого фильтра в этой базе свой формат отображения данных: грид, столбец или таблица.

• Чтобы увидеть библиотеку полностью, кликните по полю справа от слова Media — откроется меню выбора фильтра. Нажмите опцию All.
• В этой шаблонной таблице много полей: если не все они нужны, удалите лишние или переименуйте по-своему.
• Важное поле в базе контента — первое, Type («Тип»). Заполняйте его для каждой ссылки на видеоролики, подкасты или книги.

Добавлять контент в библиотеку можно и «из-под фильтра». В этом случае придётся заполнять не строки в таблице, а страницы-карточки.

Task List подходит для:

• учёта дел и задач — личных или рабочих,
• установки дедлайнов,
• отслеживания своего прогресса.

На примере шаблона Task List разберём, как менять вид таблицы и вносить информацию в карточки.

• Вы можете дать своё название странице добавить обложку, иконку и описание по инструкции выше.
• Чтобы переименовать столбец, кликните по нему, введите текст и сохраните его кнопкой Done.
• Внесите новую задачу: нажмите + New и напишите её короткое название.
• Чтобы удалить задачу, кликните по кнопке ? справа от её названия и в меню выберите Delete.
• Карточку с задачей легко перемещать между столбцами: кликайте по ней, удерживайте курсором и «бросайте» в нужном месте.
• Выберите удобное отображение доски: таблицей, галереей, временным графиком. Для этого нажмите на поле со словом View слева над таблицей. В открывшемся меню кликните по кнопке + Add a view, чтобы увидеть все варианты, и выберите подходящий.

Если вам нужно добавить к задаче детали и информацию, кликните по ней: откроется карточка.

• Сначала добавьте необходимые поля для разного типа данных: текстового описания, дедлайна, файла. Для этого нажмите кнопку Add a property («Добавить значение»), в открывшемся меню наведите курсор на Text и выберите из перечня типов контента.
• Выберите нужный — например, Files & Media.
• Теперь в списке полей карточки есть дополнительная строка — кликайте по ней и загружайте файл.

У сервиса Notion есть большой архив бесплатных шаблонов под самые разные задачи. Пользуйтесь ими, чтобы экономить время и силы.

• Notion-шаблоны находятся в разделе Templates, они распределены по десяти рубрикам. Раскройте какую-нибудь из них и кликните по интересной вам странице — например, по Resume в подборке Personal.
• Чтобы скопировать её в свой Notion-аккаунт, нажмите Use this template («Использовать этот шаблон»). Страница появится слева в боковом меню рядом с остальными шаблонами.
• Теперь вы можете переделывать её под себя: менять текст, оформление, добавлять и убирать блоки.

4. Если вы открыли какую-либо Notion-страницу не в приложении, а в браузере, и хотите скопировать её в своё рабочее пространство, то кликайте по слову Duplicate. Если такого слова справа вверху нет, значит, создатель страницы закрыл её для копирования.

Бесплатный Personal Plan позволяет публиковать любую страницу в открытом доступе.

Картинка с сайта: skillbox.ru

• Нажмите кнопку Share и передвиньте тумблер Share to web.
• Доступ к странице в интернете будет только по прямой ссылке: обратите внимание, что копировать её нужно именно из этого меню, а не из строки браузера.
• Бесплатный тариф разрешает открыть редактирование или комментирование страницы — это полезно, если вы пользуетесь Notion как текстовым редактором и, например, хотите отдать на правки пост в блог.

? Индексирование поисковыми системами в бесплатном индивидуальном плане подключить не получится.

Больше о личной эффективности

Картинка с сайта: skillbox.ru

Курс с трудоустройством: «Профессия Графический дизайнер PRO»
Узнать больше

Планирование — это не только «записать дела в столбик и вычёркивать». Это система, которая помогает снять головную боль и освободить мысли для чего-то другого.

Многие думают, что если начать планировать время, то окажется, что его нет и вовсе. На самом деле, планирование даёт возможность взглянуть на своё время как бы со стороны. У нас всех есть одинаковое количество времени. Вопрос в том, как его организовать.

Давайте разбёрем, как построить свою систему планирования в Notion.

Что такое Notion

Notion — это приложение для работы с информацией, её организации и использования. Оно заменяет Evernote, Trello и Google Docs.

В статье про дедлайны мы уже писали, что важно не держать задачи в голове, иначе что-нибудь да потеряется. Notion идеально создан для того, чтобы выгрузить вообще всю свою жизнь в один большой хаб. Здесь можно хранить конспекты с курсов, показания счётчиков, ежедневные дела и золотую коллекцию мемов. И во всём этом не запутаться.

Плюсы и минусы Notion

Идеальных программ не существует, поэтому и у Notion есть свои плюсы и минусы.

Чем Notion хорош

Многофункциональность — главное преимущество Notion. Здесь можно хранить информацию разных типов, распределив её по тематическим доскам. Одного приложения достаточно, чтобы охватить все базовые функции — заметки, таблицы, списки, календарь.

Быстрый импорт файлов. Можно выгрузить ваши задачи из Trello или Asana, заметки из Evernote или статьи из Google Docs и ещё из десятка разных приложений.

Картинка с сайта: htmlacademy.ru

Интеграция. Здесь куча сервисов от Github до Твиттера. Можно встроить файлы прямо в ваше рабочее пространство.

Картинка с сайта: htmlacademy.ru

Гибкость. Notion — эту пустое пространство, которое вы можете заполнить как захотите. Сначала это пугает, но как только освоитесь — это превращается в благословение. Хотите список? Вот вам, пожалуйста. И картиночку красивую рядом, а под ней календарь? Милости просим.

Простой дизайн. Notion лаконичный — нет ничего лишнего, а всё, что есть, можно скрыть и оставить буквально чистый лист. Это сделано специально, чтобы не отвлекаться от задач.

Что с ним не так

Слишком много функций. И плюс, и минус. Глаза разбегаются, и непонятно, с чего начать. Но этот минус целиком нивелирует онбординг, который проводит приложение — предлагает шаблону, подсказывает, с чего начать.

Нет русскоязычной версии. Иногда бывает сложновато разобраться, что и куда.

Платно для командной работы. От 8 $ за человека в месяц. Но есть возможность протестировать приложение, чтобы понять, подходит ли оно вам.

Мобильная версия долго грузится. Разработчики постоянно выпускают обновления, чтобы решить эту проблему.

Что можно сделать в Notion

Notion даёт пространство для фантазии, поэтому сделать можно почти всё.

Так выглядит список команд — это блоки:

Картинка с сайта: htmlacademy.ru

Команд очень много, и для того, чтобы посмотреть все, придётся полистать. Среди команд есть стандартные инструменты вёрстки: шрифт, стиль, заголовки, цвет шрифта и заливка.

Основные инструменты

Списки разного вида — знакомые всем нумерованные и ненумерованные, а ещё выпадающие!

Картинка с сайта: htmlacademy.ru

Таблички, которые потом можно будет перевести в формат баз данных:

Страница, на которую можно записать что угодно (или положить видео с котяточками):

Картинка с сайта: htmlacademy.ru

Базы данных — например, если вы любите работать по канбану и хотите вести доску с задачами.

Картинка с сайта: htmlacademy.ru

Также можно добавить ссылкой документы из сервисов Google, Figma и других.

Как создать систему, которая вместит всё

Создайте персональную вики. Это страница, на которой по разделам есть ссылки на всё, что вы делаете в Notion. Выглядит она так

Картинка с сайта: htmlacademy.ru

Notion предлагает очень хороший шаблон, которым легко пользоваться:

На этой главное странице вы можете хранить все остальные.

Ваше рабочее пространство — это ваша жизнь. Проще всего разделить всё по разделам с отдельными страницами. Например, так:

Картинка с сайта: htmlacademy.ru

Кроме того, обратите внимание на панель сбоку. Это супер-удобный инструмент, который покажет вам все ваши страницы:

Картинка с сайта: htmlacademy.ru

Как формировать архив

Архив — это место, куда вы «складируете» всё неактуальное, что может пригодиться позже. Если в архиве есть система, то вы легко сможете достать всё, что понадобиться.

Мы рекомендуем использовать для этого отдельную страницу с базой данных. Например, такую:

Картинка с сайта: htmlacademy.ru

Вынесите архив на видное место, чтобы было удобнее складывать туда всё подряд. И не забывайте ставить теги!

Как упростить работу в Notion

1. Используйте поиск: Command+P (Mac) / Control+P (Win).
2. Выделяйте частые страницы в «Favorites». Так самое важное всегда будет под рукой.

1. Попробуйте напоминания:

Картинка с сайта: htmlacademy.ru

1. Периодически выгружайте весь ненужный контент из Notion. Как это сделать.
2. Периодически проверяйте обновления. Notion делают много обновлений, чтобы пользоваться приложением стало ещё удобнее.
3. Не пытайтесь создать всё и сразу. Попробуйте сначала шаблоны — их хватит надолго, а потом вы поймёте, что нужно именно вам.
4. Добавьте в планер гугл-календарь, если пользовались им до этого.

Как не забросить Notion

Планирование — это как почистить зубы. Дело привычки и гигиены.

Попробуйте внести планирование в своё расписание. Выделите ему время утром в начале рабочего дня. Кажется, что оно занимает кучу времени, но на деле, это буквально 10 минут, чтобы собрать все задачки и сложить в одно место. Так вы разгрузите свою «оперативную память» и сэкономите силы. Да и задач не получится взять больше, чем поместится в рабочее время.

А когда ваше время у вас перед глазами, то вы чётко видите, куда оно уходит. Так может оказаться, что всё, что вы делаете — работаете, а для отдыха места совсем не остаётся.

Если всё хочется бросить, потому что сил нет разбираться в бесконечных таблицах, списках и страницах, это значит только одно — вам нужна система попроще. Оставьте себе одну страницу, где будет потоком список дел и даты. Может быть в этом ключ к вашему спокойствию.

Если Notion не подошёл: подборка приложений с похожей функциональностью

Google Задачи. Простое приложение для учета дел. Есть синхронизация с гугл-календарём. Оно бесплатное и есть на все устройства.

Evernote. Одно из самых популярных приложений для планирования. Есть списки, наброски, заметки, синхронизация с гугл-календарём. Но есть и минус — в бесплатной версии функции ограничены.

Microsoft OneNote. Это не самостоятельное приложение. Для него вам нужна будет учётная запись Microsoft. Функций здесь тоже много — заметки, медиафайлы, наброски, списки, отметки, календарь. Бесплатно!

ClickUp. Ещё один достойный аналог Notion. Здесь доступна интеграция сторонних приложений, коллективная работа, заметки. Есть файлы для обучения и понятный интерфейс. Минусы — очень мало функций в бесплатной версии.

Loop. Microsoft сделали свой аналог Notion, который включает в себя возможности Word, Excel, PowerPoint и Teams. Loop будет доступен по подписке Microsoft 365. Там такие же рабочие пространства, страницы, командная работа. Не тестировали, но промо выглядит интересно.

Удачи в освоении Notion!

«Доктайп» — журнал о фронтенде. Читайте, слушайте и учитесь с нами.

ТелеграмПодкастБесплатные учебники

Жизнь современного человека сложно представить без стремления к продуктивности. Мы пишем планы на день и год, составляем списки целей и задач, отмечаем важные события в календаре и ставим напоминания, чтобы ничего не забыть. Эти действия помогают грамотно распределить время на рабочие и личные дела.

Планирование задач и времени организует не только рабочий процесс, но и мыслительный. Порядок в голове, в свою очередь, наводит порядок и в жизни. Но раскладывать по полочкам информацию необязательно только в голове или в бумажном ежедневнике. Можно довериться компьютеру и воспользоваться специальными сервисами, которые помогут организовать работу и повседневную рутину. Это здорово облегчит жизнь и сведёт к минимуму переживания о том, чтобы не забыть, например, позвонить родственникам, сдать отчёт к определённому времени или выпить таблетки перед ужином.

В этой статье мы расскажем об одной из таких программ-помощников — Notion.

Для чего нужен Notion

Notion — это многофункциональное приложение-органайзер. Программа похожа на бумажный ежедневник, но её возможности намного шире. Вы можете создавать в Notion страницы для учёбы или личных дел, вести любые проекты и работать в команде.

Организованное пространство Notion значительно экономит время: вы не переключаетесь между бесчисленными приложениями, папками на компьютере и вкладками в браузере — вся информация находится на одном листе, структуру и вид которого всегда можно поменять.

Несмотря на большое количество инструментов, интерфейс приложения минималистичный, а навигация понятная и удобная. В Notion нет лишних элементов, которые могли бы отвлечь вас от выполнения задач.

В приложении можно:

• делать рабочие заметки;
• хранить личные записи, ссылки, файлы и документы;
• вести трекеры привычек и чек-листы;
• создавать и сортировать таблицы;
• планировать события в календаре;
• добавлять канбан-доски;
• собирать дашборды;
• управлять проектами;
• фильтровать и структурировать информацию;
• отслеживать расходы и денежные поступления;
• делиться материалами по ссылке;
• импортировать данные из других программ.

Набор возможностей Notion очень объёмный. Необязательно использовать все инструменты сразу. Выбирайте те функции, которые вам нужны: например, можно сфокусироваться на создании списков и ведении заметок или разобраться, как сделать таблицу в Notion и практиковаться в этом. Изучайте возможности органайзера и настраивайте своё рабочее пространство постепенно.

Картинка с сайта: checkroi.ru

Как скачать Notion

Программу можно скачать с официального сайта и установить на компьютер. В Notion можно работать на ОС Windows и Mac.

Существует и мобильная версия Notion для iOS и Android. Бесплатно скачивайте в App Store или Google Play и создавайте идеальное рабочее пространство.

Если вы не хотите устанавливать приложение на компьютер, то им можно пользоваться в браузере. Для этого нужно зайти на сайт и создать учётную запись. Читайте ниже, как это сделать.

Как зарегистрироваться в Notion

Для регистрации в Notion вам понадобится электронная почта и пара свободных минут. Следуйте нашей инструкции и создавайте учётную запись в браузере. 

Шаг 1. Откройте официальный сайт Notion. В правом верхнем углу найдите кнопку «Log in» и нажмите на неё.

Картинка с сайта: checkroi.ru

Так выглядит стартовая страница официального сайта Notion

Шаг 2. Выберите способ регистрации. Вы можете синхронизировать приложение с аккаунтом Google или Apple ID. Для этого нажмите «Continue with Google» или «Continue with Apple». Это ускорит регистрацию в Notion.

Можно зарегистрироваться, используя электронный адрес других почтовых сервисов. Введите свою почту в поле, которое находится посередине экрана. Затем нажмите «Continue with email». В этом случае вам придёт письмо с временным паролем, который нужно вписать в пустое поле.

Картинка с сайта: checkroi.ru

Способы регистрации в Notion 

Шаг 3. Откройте письмо, которое пришло вам на почту. Скопируйте временный пароль и введите его в поле «Sign up code». Затем нажмите «Create new account».

Временному паролю есть альтернатива — переход по ссылке из письма. Выбирайте тот вариант, который кажется более удобным.

Так выглядит поле для временного пароля

Шаг 4. Добавьте информацию о себе. Впишите личные данные — имя и фамилию, и придумайте постоянный пароль. Можно сразу загрузить фотографию.

Заполните личную информацию

Шаг 5. Определитесь со сценарием работы. Выберите тот, что вам подходит — самостоятельный или командный.

Картинка с сайта: checkroi.ru

Выберите сценарии работы в Notion

Поздравляем, вы зарегистрировались в Notion и теперь можете знакомиться с его функциями.

Как настроить Notion под себя

Как только вы закончите регистрацию, перед вами появится стартовая страница. На ней будут отображены в виде чек-листа базовые функции Notion, которые можно сразу опробовать. Например, написать текст, выделить слова курсивом, добавить картинку или видео в заметки, сделать список задач и создать новую страницу.

Картинка с сайта: checkroi.ru

На стартовой странице Notion есть подсказки для первых шагов

Под текстовой информацией вы найдёте короткие видеоинструкции, которые помогут разобраться в элементах приложения.

В панели управления слева расположены другие страницы и блоки: для заметок, задач на день, чтения и др. Их можно менять местами, переименовывать, копировать, объединять в группы и удалять. Для этого нужно навести на страницу, нажать на 3 точки и выбрать функцию из предложенных:

Картинка с сайта: checkroi.ru

Создаём новую страницу

Для работы в Notion можно использовать готовые страницы, настраивая их под себя. Однако это лишает возможности разобраться в тонкостях функций и инструментов органайзера. Лучше создать свою страницу и настроить её самостоятельно. Ниже мы расскажем, как это сделать.

Шаг 1. В меню слева выберите «Add a page» и нажмите на строку. Перед вами появится белый лист, которому нужно придумать название и решить, как будет организована работа — в планах, чек-листах, обычных заметках, таблицах или смешанном формате. Например, создадим страницу для учёбы, внесём название и добавим обложку:

Картинка с сайта: checkroi.ru

Шаг 2. Далее создадим чек-лист, чтобы было удобнее оформлять задачи и помечать выполненные. Для этого нужно нажать на поле под названием страницы и ввести «/To-do list» или добавить нужный блок, выбрав «+»: 

Картинка с сайта: checkroi.ru

Шаг 3. Добавим все задачи, которые нужно выполнить. Слова можно подчеркнуть, сделать курсивом или полужирным шрифтом — выделите текст и выберите нужную функцию.

Картинка с сайта: checkroi.ru

Чек-лист с задачами  

У нас получился такой список задач. Можем его расширить и добавить текст, внести ссылки на страницы в браузере, блоки с заметками или иллюстрациями и др. Нажмите на «+» рядом с пустым квадратиком и выберите блок, который хотите добавить. На учебную страницу мы добавили напоминания, текстовые заметки и ссылки на литературу. Вот, что вышло в итоге:

Картинка с сайта: checkroi.ru

Необязательно добавлять только эти блоки. В Notion есть множество других элементов, которые стоит внести в свой дашборд: медиафайлы, маркированные списки, математические формулы и др.

Используем шаблоны

Шаблоны в Notion — это готовые страницы. Они собраны по профессиям и занятиям, поэтому найти подходящий будет легко. Для студентов есть шаблоны расписания, конспектов занятий, дневника с оценками, словаря, списка литературы и калькулятора бюджета. Есть варианты и для дизайнеров, hr-специалистов, менеджеров и др.

Шаблоны можно посмотреть во вкладке «Templates», которая находится в панели слева. Нажимайте на неё, чекайте готовые страницы и копируйте в своё пространство для работы, учёбы или личных дел. Элементы шаблона можно изменять, перемещать, группировать и подстраивать под себя.

Все готовые страницы размещаются на сайте. Вы можете создать свой шаблон и поделиться им с другими пользователями.

Добавляем календарь на страницу

В календаре можно отметить важные даты, наглядно представить планы на месяц, отследить выполнение задач и оценить прогресс работы над проектом. Читайте ниже, как сделать календарь в Notion, и добавляйте этот блок на свою страницу.

Существует 2 способа, как добавить календарь: в виде отдельной страницы или встроенным блоком. В любом случае, перед вами появятся дни текущего месяца с пустыми полями, которые нужно заполнить.

Картинка с сайта: checkroi.ru

Нажимайте на нужные даты и организуйте свой календарь через карточки. В них можно вносить информацию, ссылки, ставить дедлайны, отмечать исполнителей и др. Более подробная notion инструкция по созданию календаря есть на сайте.

Импортируем файлы в Notion

Цель приложения состоит в том, чтобы собрать нужные для работы файлы, документы, задачи, ссылки и таблицы в одном месте. Это значительно экономит время и сосредотачивает внимание. Поэтому в Notion есть функция синхронизации с другими приложениями и импорта документов из Evernote, Google Drive, Jira, Trello и др.

Чтобы импортировать файлы, нужно выбрать в панели управления слева «Import». Перед вами появится табличка со списком приложений. Нажмите на нужную программу, подтвердите доступ к аккаунтам при синхронизации с Evernote, Trello и Google Docs и перенесите текстовые заметки, медиафайлы и другие документы в Notion.

Тарифы Notion

Сейчас пользователям доступно 4 тарифа: персональный, персональный уровня Pro, командный и корпоративный. Читайте подробное описание каждого в таблице ниже.

Аналоги Notion

Notion объединяет в себе функции планировщика, заметочника и органайзера. Поэтому аналогов с такими же возможностями найти непросто. Существуют отдельные приложения по ведению заметок, планированию задач и организации домашних, учебных и рабочих дел. Если с Notion подружиться не получилось, а желание переключаться между ссылками и программами осталось, воспользуйтесь следующими приложениями.

Microsoft To-Do. Бесплатный сервис, в котором можно хранить документы, организовывать списки, разбивать задачи на этапы, выделять важные события и заметки цветом, ставить напоминания и отслеживать свою продуктивность. Преимущество программы в том, что Microsoft To-Do допускает синхронизацию с телефоном, компьютером и веб-приложением и предоставляет общий доступ с другими пользователями.

Todoist. Сервис тайм-менеджмента, который подходит для командной работы. В программе можно ставить дедлайны, добавлять напоминания, сортировать данные в приоритетном порядке, разбивать задачи на подзадачи, назначать исполнителей, оставлять комментарии сотрудникам и следить за рабочим процессом. Сначала попробуйте планировать в бесплатной версии Todoist, а затем переходите на премиум тариф.

Trello. Программа, в которой можно организовывать командную работу и управлять проектами. Задачи создаются в карточках и прикрепляются на доску. В них можно добавлять файлы, менять статусы, определять исполнителей, ставить дедлайны и оставлять комментарии.

Evernote. Сервис для сбора и ведения заметок, планирования задач, хранения ссылок и управления проектами. В приложении есть готовые шаблоны, которые вы можете скопировать и подстроить под себя. Evernote отличается от других программ возможностью распознавания рукописного текста.

Timely. Трекер задач, в котором можно отследить, сколько времени вы тратите на выполнение работы. В функционал Timely также входят планирование и настройка оповещений. Приложение подходит для командной работы. В меню есть строка «People», где можно посмотреть, какие задачи выполнил сотрудник и выгрузить отчёт с его успехами. Отдельный плюс программы — красивое оформление, приятные цвета и мягкие оттенки.

Мои дела. Русскоязычный сервис для планирования задач. Рабочие и личные дела можно распределить по дням в календаре. Отслеживать выполнение задач помогают цветные и цифровые обозначения. В программе доступны функции голосового ввода и контроля эффективности.

Подведём итог: плюсы и минусы Notion

В этой статье мы рассказали, как скачать и установить Notion, создать учётную запись, настроить страницы приложения под себя и начать в нём работу. Конечно, эта программа подойдёт не всем. Кто-то захочет перейти на новую площадку, а кому-то удобнее пользоваться привычными сервисами и инструментами. Вы можете начать работать в бесплатной версии программы и решить, стоит ли использовать её дальше.

Соберём преимущества и недостатки Notion, которые помогут вам определиться с выбором.

Плюсы Notion:

1. Широкий набор функций. Notion объединяет возможности нескольких программ и заменяет множество инструментов. В приложении можно на одном листе писать и редактировать заметки, хранить ссылки и файлы, создавать таблицы, канбан-доски и базы знаний и отмечать события в календаре;
2. Настройка страниц «под себя». Вы сами выбираете, как структурировать информацию на страницах приложения. Notion полностью подстраивается под ваши предпочтения;
3. Визуальная организация. Всю информацию о проекте вы можете собрать на одной странице — дашборде, и в процессе работы открывать те ссылки или заметки, которые нужны;
4. Приятный интерфейс. Дизайн Notion минималистичный, что позволяет сосредоточить внимание на рабочем процессе;
5. Групповой доступ. Вы можете делиться чек-листами, списками и другими материалами с друзьями, коллегами или родственниками. Также Notion отлично подходит для командной работы.

Минусы Notion:  

1. Интерфейс на английском языке. Поменять язык на русский в Notion нельзя. Конечно, можно посмотреть видеоуроки на ютубе, почитать инструкции, воспользоваться переводчиком или интуитивно догадаться о некоторых функциях. Но это усложняет и замедляет рабочий процесс. С другой стороны, появилась мотивация подтянуть английский;
2. Нет офлайн-версии. Информация хранится в облаке и материалы можно синхронизировать между устройствами. Однако без доступа к сети вы не сможете воспользоваться Notion;
3. Проблемы в мобильной версии. Мобильное приложение долго скачивается, а на телефоны с ОС iOS ниже обновления 13.0 программу установить нельзя. При работе на Android не всегда доступны новые версии Notion.

Следуйте инструкциям из нашей статьи, создавайте идеальные дашборды и организуйте свою работу так, чтобы ничего не забывать и всё успевать. Желаем продуктивной работы с Notion!

Картинка с сайта: checkroi.ru

Notion — это приложение для организации информации. Его разработали по принципу «все в одном»: включили календарь, блокнот, таблицы и многое другое. В статье рассмотрим плюсы и минусы инструмента, базовые и дополнительные функции. Расскажем, как пользоваться Notion — от установки до настройки горячих клавиш.

Что такое Notion

Приложение представляет собой многофункциональный органайзер с множеством инструментов, которые легко адаптировать под конкретного пользователя. Вариантов использования масса: в качестве Wiki-словаря, как альтернативу Trello, для редактирования текстов, работы с математическими формулами. Основные возможности:

• хранение информации — заметок, файлов, документов;
• ведение чек-листов;
• обработка данных, представленных в виде таблиц;
• сборка информационных панелей (dashboard);
• планирование мероприятий (календарь);
• управление проектами;
• структуризация информации;
• учет прихода/расхода финансов;
• расшаривание ссылок;
• перенос информации из других программ.

Все инструменты объединены в одном пространстве — легко держать все под контролем, при этом минимизировать количество сервисов.

Преимущества и недостатки инструмента

Разберем, что это за приложение Notion, стоит ли его устанавливать. Для этого сравним плюсы и минусы.

Преимущества:

• Богатый набор функций. Используйте встроенный редактор, хранилище ссылок, документов, kanban-доски и прочие полезные инструменты. Все это на одном листе, а значит, не придется переключаться между окнами.
• Максимальная персонализация. Выбирайте свой вариант структуризации информации — по степени адаптации под потребителя Notion нет аналогов.
• Отличная визуализация. Создайте Dashboard под конкретный проект, разместите на нем любые форматы контента — быстрый доступ упростит работу команды.
• Настройка под запросы клиента. Кастомизируйте структуру информации, выбирайте оптимальный набор инструментов, используйте удобные форматы данных.
• Комфортная командная работа. Делитесь чек-листами, таблицами, файлами, чтобы сотрудничать еще продуктивнее.
• Бесплатная версия. Экономьте бюджет на платных подписках.

Есть и минусы. В первую очередь — отсутствие русифицированной версии. Чтобы разобраться, как работать в Notion, нужны хотя бы минимальные знания английского. Другие недостатки:

• информация находится в облачном хранилище, а значит, вы не сможете воспользоваться Notion без интернета;
• мобильная версия недостаточно совершенна: иногда возникают затруднения с загрузкой последних версий программы;
• скудный набор инструментов для обработки графики;
• максимальный размер файлов для бесплатной версии составляет всего 5 Мб.

Обучающие материалы есть на официальном канале Notion. Также советуем присоединиться к русскоязычному сообществу Notion в Telegram.

Функции Notion

В приложении объединены десятки инструментов: для совместной работы над проектами, создания таблиц, ведения заметок и многие другие. Начните с освоения элементарных опций, а затем добавляйте расширенные.

Базовые функции

Содержимое в Notion представлено в виде блоков, организованных под пользовательские задачи. В отличие от стандартных текстовых редакторов страница в приложении состоит из блоков, которые можно копировать, удалять, перемещать вверх или вниз.

Предусмотрена иерархия страниц. Создавайте неограниченное количество подстраниц, переносите в другие разделы, отправляйте в корзину, связывайте между собой.

Картинка с сайта: www.calltouch.ru

Выберите тип страницы под свои потребности:

Разделы и подразделы отображаются в панели слева: Settings, Teamspaces («Командные пространства»), Members («Пользователи»), Upgrade, Billing и другие. Предусмотрен импорт материалов из Google Drive, Evernote, Trello, GitHub, Slack, Asana, Figma и других популярных приложений.

Картинка с сайта: www.calltouch.ru

Доступные действия со страницей открываются после нажатия на «плюс». В отличие от альтернативных вариантов, например Google Docs, в Notion текст представлен в виде блоков, а не абзацев. Их можно перемещать вниз или вверх, в начало или конец страницы. Другие особенности:

• «/» — открывает выпадающий список доступных типов контента (заголовки, видео, подстраницы);
• «группа точек» — позволяет совершать действия с блоком («удалить», «переименовать» и другие);
• «+» — добавляет новые страницы (в «рабочем пространстве» доступны участникам команды, в Private — только владельцу аккаунта).

В Notion есть готовые варианты страниц под разные задачи. Если недостаточно, воспользуйтесь галереей шаблонов.

База данных (БД)

Это интерактивные взаимосвязанные таблицы, как и в Excel. Все элементы отображаются как отдельные страницы. БД подойдет не только для хранения информации: ее удобно использовать для изучения, структурирования, вывода данных. А также для выполнения математических действий, в том числе с применением формул:

• при создании страницы укажите тип Table;
• в первой колонке разместите элементы БД, в столбцах — их свойства;
• воспользуйтесь кнопкой Properties, чтобы указать типы данных.

В Notion виды свойств делят на две группы: стандартные и для продвинутых пользователей. Базовые: Multi-Select (несколько тегов), Data, Phone, E-mail, Files & Media (загрузка контента — текстовых документов, видео- и графических файлов), Checkbox (для отметок о выполнении). Возможна сортировка, фильтрация информации по различным признакам.

Одну и ту же информацию допустимо выводить в разных форматах. Например, в виде доски (Board), галереи, календаря или списка. Для этого достаточно нажать «плюс», выбрать Add a View, чтобы добавить нужный вариант. В Notion весьма удачно реализована фильтрация и сортировка данных.

Дизайн страницы

В верхней части, над названием, размещены поля для добавления иконки, обложки и описания (Add icon, Add cover, Add description). Изображение подтягивается автоматически из библиотеки приложения. Замените его на свое или загрузите подходящую картинку (фото) с интегрированного фотостока Unsplash.

Если желаете создать врезку из текстового блока, выделите контент, затем нажмите иконку из точек, кликните на Turn into, а затем — Callout. Для отображения нескольких абзацев в одной врезке используйте для их разделения сочетание Shift + Enter. Возможности для кастомизации страницы весьма скромные: темная или светлая тема, три шрифта.

Расширенные функции

Для решения некоторых задач потребуются продвинутые инструменты. Краткий обзор:

• Formula. Это прообраз таблиц Excel. Доступен импорт данных из других баз.
• Roll-Up. Инструмент предназначен для выполнения вычислений, в которых используются параметры из другой таблицы.
• Логический оператор if. Основной аргумент — Boolean (свойство типа «чекбокс», математическая формула или другая функция). Второй аргумент — это результат формулы, если значение первого аргумента True, третий — если False. Пример: if (prop («Стоимость») ≤7, «Заказать», «Ищем другие варианты»).

С помощью сторонних приложений на основе заметок Notion удастся создать полноценную презентацию. Популярный вариант — ChiliPepper. Проблема визуализации данных (графики, формы) решается с помощью Notion Charts.

Примеры использования

Приложение приспособлено для решения разных задач. Рассмотрим, как использовать Notion.

Планирование задач

Выбирайте структуру ежедневника под свои потребности:

• создавайте любые варианты разворота — на год, месяц, неделю или день;
• ищите нужное событие с помощью поиска;
• используйте стрелки для перемещения между заметками.

Советуем взять за основу один из готовых шаблонов. Измените даты на актуальные, задайте свойства (мероприятие/цель, дата, время и другие). Предусмотрено шесть вариантов трансфера данных из базы: kanban-доски, список, календарь, диаграмма Ганта, Inline. Последний формат подойдет для вставки информационной базы на страницу.

Если важно расставить приоритеты задач, воспользуйтесь методикой Getting Things Done (GTD, автор Дэвид Аллен). Для реализации создайте блок Database, в котором предусмотрены следующие свойства (Properties):

• Inbox. Задачи, не требующие немедленного решения.
• Today. Мероприятия, запланированные на текущий день. Список формируется в соответствии с полем Date.
• Tomorrow. Генерируется автоматически аналогично Today.
• Next. Неотложные задачи.
• Someday. Дела, которые допустимо отложить.
• Waiting. Список ожидания. К примеру, дизайнер отправил эскиз на утверждение клиенту и ждет ответа.

Создание википедии

Создайте главную страницу, в которой разместите подстраницы. Задавайте любые названия заголовкам. Wiki легко встраивается в дополнительные базы знаний. Для оформления вставьте иконки — они упростят поиск нужных сведений. 

Рекомендации:

• продумайте структуру содержания — основные разделы, подразделы, частые вопросы;
• создайте footer — разместите в нем QR-код на страницу, дополнительные ссылки;
• используйте синхронизированные блоки — при обновлении информации в одном из них она автоматически актуализируется во всех разделах;
• позаботьтесь о кликабельности ссылок на аккаунт в Telegram, e-mail, номера телефонов — вы существенно упростите жизнь пользователей.

Повышайте лояльность пользователей с помощью Виджета обратного звонка Calltouch — это небольшой графический элемент на сайте, который способен значительно повысить конверсию. Клиенту достаточно сделать пару кликов, чтобы оставить заявку. Новым клиентам автоматически будет зачислено 50 бесплатных минут обратного звонка.

Предоставьте гостевой доступ посетителям, чтобы они могли размещать материалы. Разграничение доступа реализуется за счет статусов:

• Full access (редактирование всех страниц); 
• Can edit (редактирование конкретной страницы);
• Can comment (просмотр и комментирование);
• Can view (только просмотр).

Учет доходов

В Notion удобно вести учет прибыли. На составление финансового шаблона потребуется до 10–15 минут. Рекомендуем использовать следующие свойства: дата, планируемый доход, статус («ожидается»/«поступил»), тип, заметки, источник поступления, проект. Так вы сможете выделить наиболее выгодные проекты и заказчиков, оценить, насколько успех бизнеса подвержен сезонным влияниям.

Картинка с сайта: www.calltouch.ru

Учитывайте не только доходы, но и расходы. Основные свойства таблицы: дата, затраты и состояние («планируется приобрести», «куплено»), приоритетность покупки, категория, пометки.

Ведение рабочих проектов

Возможности:

• ведение базы клиентов и проектов;
• назначение и переназначение задач на сотрудников (как в Asana);
• отслеживание статуса проектов («в работе», «в ожидании», «выполнен», «перемещен в архив» и так далее);
• назначение приоритетов для задач;
• разбивка крупных заданий на более мелкие (подзадачи);
• интеграция со сторонними сервисами;
• быстрый доступ к архивной информации. 

Для командной работы интегрируйте Notion со Slack, так как в приложении отсутствуют чаты.

Если ведете рекламные кампании, вам поможет Сквозная аналитика Calltouch. Вы получите максимально достоверные данные в формате удобных детализированных отчетов. Сервис фиксирует каждый переход из рекламного источника на сайт, определяет количество совершенных сделок, ROI. Вы сможете отказаться от неэффективных рекламных площадок и снизить CPC и CPL.

Учеба и преподавательская деятельность

Приложение существенно облегчит труд преподавателей и студентов. Основные варианты применения:

• подготовка учебных планов — на неделю, месяц, квартал, семестр или целый год;
• сбор учебных материалов — ими удобно делиться с другими пользователями;
• оповещение учащихся — соберите в одном месте расписание, требования к экзамену и другие сведения;
• портфолио студентов — особенно актуально для творческих направлений;
• разработка и хранение учебных материалов — методичек, пособий и прочих.

В Notion есть готовые шаблоны. Для создания копии воспользуйтесь Duplicate (вверху справа страницы). Для планирования занятий подойдут Lesson Plans и Syllabus, более продвинутый вариант — Syllabus. Филологам пригодится Vocabulary.

Тарифы Notion

Подробнее тарифные планы описаны на официальной странице разработчика Notion.

Пошаговая инструкция: как настроить и организовать Notion 

Приложение доступно в трех версиях: web, для ПК и мобильных (iOS, Android). Разберемся, как установить Notion. Предусмотрено несколько вариантов авторизации или регистрация с помощью e-mail.

Картинка с сайта: www.calltouch.ru

Существуют два основных типа аккаунта: для командной работы (With my team) или личного использования (For myself). На старте советуем выбрать последний вариант, так как он обладает достаточным набором функций (до 5 гостей, файлы до 5 Мб). Рекомендуем установить Notion не только на ПК, но и на телефон (планшет).

Укажите основную информацию о владельце аккаунта:

Картинка с сайта: www.calltouch.ru

Добавьте пользователей:

Картинка с сайта: www.calltouch.ru

Зайдите в Settings & Members, настройте уведомления, интегрируйте систему со сторонними сервисами (My connections). За определенные действия пользователь получает «кредиты»: регистрация, авторизация десктопной и мобильной версии, импорт из Evernote.

Картинка с сайта: www.calltouch.ru

Изначально в качестве доменного имени страницы используется набор случайных символов. Зайдите в настройки рабочего пространства и добавьте уникальный домен.

Картинка с сайта: www.calltouch.ru

Способы упростить работу

Используйте следующие инструменты:

• Шаблоны. Берите их за основу и редактируйте в соответствии со своими задачами.
• Виджеты и плагины. Расширяйте функционал приложения. Например, используйте Simple Count Down (таймер обратного отсчета), Mind Meister (интеллектуальные карты), Button (кнопка действия) и другие.
• Веб-клиппер. Сохраняйте веб-страницы (совместим с браузерами Chrome и Mozillla Firefox).
• Бэкап. Для экспорта рабочего пространства войдите в настройки, воспользуйтесь Export All Workspace Content. Файл PDF доступен в платной версии Notion.
• Русификация. Возможна только в Google Chrome — потребуется дополнение-переводчик, работать придется в браузере.

Пользуйтесь комбинациями клавиш, чтобы работать продуктивнее. Популярные сочетания: 

• Shift+Enter — абзац внутри блока;
• Ctrl+N — новая страница;
• Ctrl+Shift+N — новое окно (только для ПК-версии);
• Ctrl+Shift+L — смена темного режима на светлый и наоборот;
• /callout — кастомизация блока (выбор фона, эмоджи, выравнивание текста).

На сайте Notion представлены варианты комбинаций для различных команд. Есть сочетания для большинства действий в приложении.

Коротко о главном

Мы разобрались, что это за программа Notion. Многофункциональное приложение предлагает большой набор инструментов для командной работы. Легко адаптируется под любые задачи, предусматривает интеграцию с наиболее популярными сервисами (Google Docs, Asana, Slack и многими другими). 

При необходимости можно расширить функционал программы с помощью плагинов, виджетов. Если возникнут проблемы, воспользуйтесь базой знаний.