Организационные документы устав должностная инструкция штатное расписание

https://ria.ru/20230407/dokumenty-1863885716.html

Документы организации-2023: какие должны быть, как составить и хранить

Документы организации: виды, состав, правила оформления, порядок хранения

Документы организации-2023: какие должны быть, как составить и хранить

Внутренние документы организации – это весь объем деловых бумаг, разработанных в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами предприятия… РИА Новости, 07.04.2023

2023-04-07T20:29:00+03:00

2023-04-07T20:29:00+03:00

2023-04-07T20:29:00+03:00

федеральное архивное агентство (росархив)

федеральная служба безопасности рф (фсб россии)

россия

электронный документооборот

https://cdnn21.img.ria.ru/images/07e7/04/07/1863840469_255:426:3072:2010_1920x0_80_0_0_db5ef1ae43effe2ed0c10e44c9de2c16.jpg

МОСКВА, 7 апр — РИА Новости. Внутренние документы организации – это весь объем деловых бумаг, разработанных в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами предприятия для обеспечения внутренней деятельности. Основные виды и общий состав документов организации, как правильно их составлять и хранить – в материале РИА Новости.Документы организацииСергей Гебель, генеральный директор юридической компании, отмечает, что как такового единого нормативно-определенного перечня документов, которые должна иметь каждая организация, не существует. Различные нормативные правовые акты, в том числе и отраслевого уровня содержат положения о необходимости формирования отдельных локальных актов, ведения определенных журналов, издания приказов и других документов.Виды документовВсе внутренние документы организации можно поделить на несколько видов, в зависимости от того, для чего они предназначены.Организационно-правовыеТакие документы берут на себя функцию правовой базы организации. К ним относятся различные положения, которые основываются на нормах административного права и обязательны к исполнению. Основными организационно-правовыми документами являются: устав, регламенты, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции и т.д.Информационно-справочныеОни содержат различную фактическую информацию о внутренних делах компании, необходимы для побуждения к принятию административных решений и для издания различных распоряжений. К такому виду документов относятся заявления, заключения, протоколы, служебные записки и т.д.Финансово-бухгалтерскиеКак отмечает Сергей Гебель, финансово-бухгалтерские документы отражают всю экономическую деятельность организации. Их перечень крайне обширен и в него входят: первичные документы, договоры, акты, накладные, чеки, счета-фактуры, налоговые декларации, книги учета доходов и расходов и многие другие.РаспорядительныеОни отражают решения руководства по различным организационным вопросам. Как правило, это приказы, например, по личному составу или основной деятельности.СлужебныеПредназначены для закрепления различных аспектов деятельности организации, а также регулируют текущие вопросы. К служебным документам относятся различные лицензии, допуски, разрешения, свидетельства и т.д.КадровыеПо словам Сергей Гебеля, кадровыми документами фиксируется вся осуществляемая внутри компании трудовая деятельность. К этой категории относятся: трудовые договоры, личные дела и карточки сотрудников, табели, журналы учета рабочего времени, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, штатное расписание, документы о несчастных случаях на производстве.Георгий Алексеев, доцент кафедры правоведения юридического факультета РАНХиГС Санкт-Петербург, также дополняет, что личные дела сотрудников, в свою очередь, тоже состоят из определенного набора необходимых документов. В зависимости от ситуации, это могут быть:ЛичныеЭто документы, которые составляются самими сотрудниками в индивидуальном порядке. Это могут быть резюме, доверенности, расписки и т.д.ДоговорыОни устанавливают гражданские права и обязанности всех сторон соглашения, изменяют или прекращают договоренности. Договоры могут по аренде, подряда, о сотрудничестве и т.д.Правила оформления документовПрактически все внутренние документы организации имеют юридическую значимость и в каком-то смысле являются нормативными актами, поэтому их оформление происходит с соблюдением действующего ГОСТа, если нет внутренних корпоративных стандартов.Создание и оформление важных документов можно привести к общему алгоритму:Сроки хранения документовСергей Гебель уточняет, что вечно хранить все документы нет необходимости. В зависимости от степени важности, Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 г. для каждого типа документов установлены свои сроки хранения.Так, первичные документы бухгалтерского учета, кассовые документы, выписки по банковскому счету, путевые листы, счета-фактуры, налоговые декларации должны храниться 5 лет.Больничные листы, документы по зарплате, расчетные ведомости и листки хранятся 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 50 лет.Кадровые документы, лицевые счета, личные дела и карточки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводе и увольнении нужно хранить 50 лет. Табель учета рабочего времени — 5 лет, а по вредным условиям труда – 50 лет. График отпусков хранится 3 года.Документы, законченные делопроизводством до 2003 года, должны храниться 75 лет.Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Это правило распространяется на все бумажные и электронные документы. Например, срок хранения платежного поручения, исполненного в 2022 году, начал исчисляться с 1 января 2023 года.Следует отметить, что организация вправе самостоятельно предусмотреть более длительный срок хранения отдельных документов. Первые 10 лет документы находятся в компании, а после этого их передают в архив.Порядок хранения документовСергей Гебель уточняет, что условно хранение всех документов в компании можно разделить на текущее и архивное. Текущее организуется для документов, находящихся в делопроизводстве, либо по которым оно окончено, но их срок хранения менее 10 лет.Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета хранятся в порядке, установленном ФЗ «О бухгалтерском учете» и ФСБУ 27/2021. К основным правилам организации хранения следует отнести:Организовывать хранение кадровых документов, не переданных в архив, следует с учетом общих правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 г. В частности, предусмотрены следующие требования к помещению, размещению и охране:Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, передаются в архив. Перед этим их упорядочивают, разбирают, нумеруют и прошивают. По каждому списку составляется отдельная опись.»Помещение, отведенное под архив, должно отвечать определенным требованиям. В нем поддерживается заданная температура и влажность воздуха. Соблюдение всех требований может быть проблематично для небольших организаций, поэтому нередко в таких случаях документы за определенную плату передаются в стороннюю компанию», – дополнил эксперт.

https://ria.ru/20211228/tsessiya-1765733045.html

https://ria.ru/20211123/akkreditiv-1760429119.html

https://ria.ru/20220301/bankrotstvo-1775834517.html

https://ria.ru/20250114/patent-1769500711.html

россия

2023

Новости

ru-RU

https://ria.ru/docs/about/copyright.html

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/

https://cdnn21.img.ria.ru/images/07e7/04/07/1863840469_557:207:3012:2048_1920x0_80_0_0_d5af4a5e509852a11ee0871aa9622bbc.jpg

федеральное архивное агентство (росархив), федеральная служба безопасности рф (фсб россии), россия, электронный документооборот

Организационные документы — комплекс взаимоcвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав

свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Устав является обязательным документом, его содержание и соответствии с законодательством РФ должно включать:

• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

• местонахождение (почтовый адрес);

• предмет и цель деятельности;

• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

• порядок распределения прибыли;

• порядок образования учреждения (организации, пред­приятия), порядок управления и прекращения деятель­ности;

• органы управления (внутренняя организационная структура).

Основные разделы текста устава:

• общие положения;
• организационное единство;
• регламент деятельности;
• финансово — материальная база;
• отчетная и ревизионная деятельность;
• порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

    наименование министерства или ведомства;
    название организации;
    название вида документа;
    дата, номер;
    место издания;
    гриф утверждения;
    текст;
    подпись руководителя.

Должностная инструкция

документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работаника.
Должностная инструкция включает следующие рекизиты:

    наименование учреждения разработчика;
    вид документа;
    дата;
    регистрационный номер;
    место составления или издания;
    гриф утверждения;
    заголовок и текст документа;
    отметка о наличии приложений;
    подпись;
    гриф согласования;
    виза согласования;
    отметка о заверении копии документа и об исполнителе;
    идентификатор электронной копии документа.

Должностная инструкция включает в себя следующее:

1. Общие положения (описание документа: какая должность, кем назначается и т.д.).
2. Требования к квалификации (описание уровня образования, а также знаний, умений, навыков, 
   соответствующих названной должности).
3. Должностные обязанности (описание всего того, что специалист должен делать).
4. Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей.
5. Права специалиста.
6. Права и обязанности руководителя специалиста.
7. Ответственность специалиста.

Положения

правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения. Положения могут быть типовыми и индивидуальными.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органов управления образованием.
Положение применяется как самостоятельный правовой акт, который подписывается руководителем. Текст проекта положения печатается на бланке органа управления образованием. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением — разработчиком. Основные разделы текста положения:

   общие положения;
   основные задачи;
   функции;
   права;
   организация работы.

Формуляр

Инструкция

правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, технологические, финансовые и иные стороны деятельности организаций, (их структурных подразделений), должностных лиц.
— На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность.

Штатное расписание

документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы.
Штатное расписание имеет большое значение для эффективного использования работников. Оно дает возможность сравнивать подразделения по численности сотрудников, квалификации, уровню оплаты. Может быть использовано при анализе загрузки работников, объема выполняемых работ, уточнению должностных инструкций, а также оценить целесообразности существующей структуры организации.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Список источников

1. Организационные документы
2. Организационные документы, их назначение и основные виды
3. Устав
4. Штатное расписание

Организационные
документы: устав, должностная инструкция,
положение, штатное расписание

Деятельность
учреждений фиксируется в разных видах
документов. Согласно действующему
законодательству организации, учреждения
и частные предприятия издают уставы,
положения, инструкции, штатное расписание.
Все эти виды составляют группу
организационных документов.

Организационные
документы — комплекс взаимоувязанных
документов, регламентирующих структуру,
задачи, функции предприятия, организацию
его работы, права, обязанности и
ответственность руководства и специалистов
предприятия.

Устав —
свод правил, регулирующих деятельность
организаций, их взаимоотношения с
другими организациями и гражданами,
права и обязанности в сфере государственной
или хозяйственной деятельности. Устав
— сложный документ, структура и содержание
которого определяются самими
разработчиками. Сам текст устава
предприятия можно с известной долей
условности разделить на шесть разделов.

Основные
разделы текста устава:
общие положения; организационное
единство; регламент деятельности;
финансово — материальная база; отчетная
и ревизионная деятельность; порядок
ликвидации и ответственность по делам
организации.

Общие уставы
утверждаются высшими органами
государственной власти. Уставы
общественных организаций принимают и
утверждают съезды этих организаций.
Уставы государственных предприятий
утверждаются вышестоящими органами.

Основные
реквизиты, входящие в формуляр устава:
наименование министерства или ведомства;
название организации; название вида
документа; дата, номер; место издания;
гриф утверждения; текст; подпись
руководителя.

В комплексе
организационных документов коммерческих
предприятий особое место занимают
должностные
инструкции.
Должностная инструкция — организационный
документ длительного или постоянного
срока действия, в котором определены
научно — технические, финансовые стороны
деятельности должностных лиц.

На основании
должностной инструкции разрабатывается
трудовой контракт с работником. Трудовой
контракт и должностная инструкция
используются при разрешении конфликтных
ситуаций между работодателем и работником.
Должностная инструкция разрабатывается
начальником структурного подразделения,
согласовывается с юристом и утверждается
директором предприятия.

Основные
разделы текста должностной инструкции:
общие положения; должностные обязанности;
права; ответственность.

В первом
разделе указываются область деятельности
специалиста; порядок его назначения на
должность и освобождения от должности;
квалификационные требования; подчиненность
специалиста; нормативные документы. Во
втором разделе перечисляются конкретные
виды работ, выполняемые специалистом.
В третьем разделе устанавливаются
права, необходимые специалисту для
выполнения возложенных на него
обязанностей. В четвертом разделе
указывается, за что конкретно несет
ответственность специалист.

Реквизиты
формуляра должностной инструкции:
наименование министерства или ведомства;
наименование организации; наименование
вида документа; дата, номер; место
издания; заголовок в именительном
падеже; гриф утверждения; текст; подпись
автора; визы.

Деятельность
каждого учреждения, организации или
предприятия определяется положением
о нем. Положение – это правовой акт,
определяющий порядок образования,
задачи, обязанности, права, ответственность
и организацию работы предприятия в
целом или его структурных подразделений.
Положения бывают индивидуальные и
типовые. Индивидуальные – это положения
о всех отделах, цехах, управленческих
подразделениях, включенных в схему
организационной структуры управления
предприятием. Типовые – это положения
о цехах основного производства,
структурных подразделениях.

Положения
разрабатываются по указанию руководителей
предприятия, по инициативе руководителей
структурных подразделений. Исполнитель
составляет проект положения. Положение
подписывают руководитель структурного
подразделения (деятельность которого
регламентируется), вышестоящий
руководитель, которому подчиняется
данное подразделение, и разработчик.

Проект
положения согласовывается с юридическим
отделом. Если проект вызывает возражения,
замечания, они излагаются на втором
экземпляре или на отдельном листе,
приложенном ко второму экземпляру
проекта. Проект положения представляется
на утверждение руководителю предприятия.
Положение об организации утверждается
распорядительным документом вышестоящей
организации. Датой положения является
дата утверждения документа, если в
тексте не указана другая дата.

Положение
является сложным документом. Структура
и содержание положения, как правило,
определяются учреждением — разработчиком.
Основные
разделы текста положения:
общие положения; основные задачи;
функции; права; организация работы.

Формуляр
— образец положения состоит из реквизитов:
наименование
ведомства,
название
организации,
наименование
структурного подразделения,
гриф
утверждения,
наименование
вида документа — положение,
дата,
номер,
место
издания (город),
заголовок,
текст,
подписи,
гриф
согласования,
визы.

Штатное
расписание —
один из основных видов организационных
документов. Штатное расписание — документ,
закрепляющий должностной и численный
состав предприятия с указанием фонда
заработной платы. Штатное расписание
оформляется на бланке предприятия,
указываются перечень должностей,
сведения о количестве штатных единиц,
должностных окладов, надбавках и месячном
фонде заработной платы.

Подписывается
штатное расписание заместителем
руководителя предприятия, согласовывается
с главным бухгалтером, утверждается
руководителем предприятия. Изменения
в штатное расписание вносятся приказом
руководителя организации.

В соответствии
с уставом предприятия разрабатывается
его структура и определяется штатная
численность, что закрепляется в
соответствующем документе. Структура
и штатная численность — организационный
документ, в котором указываются все
структурные подразделения предприятия,
вводимые на предприятии должности и
количество штатных единиц по каждой из
должностей. Данный документ составляется
на бланке предприятия, подписывается
заместителем руководителя предприятия,
согласовывается с главным бухгалтером,
утверждается руководителем предприятия.
Изменения в «структуру и штатную
численность» вносятся приказом
руководителя предприятия.

Правила
внутреннего трудового распорядка —
организационный документ, в котором
отражаются следующие вопросы:
организация работы предприятия; взаимные
обязанности работников и администрации;
предоставление отпусков; командирование
сотрудников; внутриобъектный режим.

Правила
составляются на бланке предприятия,
согласовываются путем обсуждения на
собрании работников предприятия,
визируются юристом и утверждаются
руководителем предприятия.

Экспертиза
ценности документов

Порядок
проведения экспертизы ценности документов

Экспертизой
в делопроизводстве называется изучение
документов на основе принципов и
критериев из ценности в целях определения
средств хранения и отбора части из них
для длительного хранения.

ЭЦД
приводятся в соответствие с нормативными
литературными документами, утвержденными
президентом, Правительством и
Государственной архивной службой
России. Состав документов, подлежащих
постоянному хранению, а также длительность
хранения остальных документов определяется
Типовыми перечнями документов с указанием
сроков их хранения, составляемыми и
утверждаемыми архивной службой
минимальные сроки хранения, указанные
в этих перечнях, носят нормативный
характер и не должны быть нарушены.

В
целях расширения состава документов и
увеличения сроков хранения некоторых
категорий на основе Типового перечня
могут создавать ведомственные (отраслевые)
перечни, имеющие нормативный характер
для организаций данной отрасли после
их утверждения совместно с архивной
службой.

Экспертиза
ценности проводится обязательно в
следующих случаях: при
составлении номенклатуры дел; при
формировании дел и проверке правильности
отнесения документов к делам; при
подготовке дел к последующему хранению
в архиве; в процессе подготовки вдел к
передаче из организации на хранение в
государственный архив.

Для
проведения ЭЦД, а также рассмотрения
нормативно-методических документов
его работе службы делопроизводства и
архива во всех организациях создаются
постоянно действующие экспертные
комиссии (ЭК). В ведомствах создаются
центральные экспертные комиссии (ЦЭК),
основные задачи которых дополняются
рассмотрением и согласованием результатов
работы экспертной комиссии подведомственных
организаций. Основанием для работы ЭК
и ЦЭК являются типовое положение,
утвержденное государственной архивной
службой России.

Экспертная
комиссия является совещательным органом,
ее решения вступают в силу после их
утверждения руководителем организации
или его заместителем. Секретарем
экспертной комиссии назначается, как
правило, секретарь организации или
сотрудник делопроизводственной службы.
Заседания комиссии проводятся не реже
двух раз в год и оформляются протоколами.

ЭЦД
проводится на основе перечней документов
с указанием сроков хранения с полистным
рассмотрением дел постоянного хранения
и дел с отметкой в перечне «ЭПК»
(экспертно-проверочная комиссия архивного
органа) для дел временного хранения.

При
проведении экспертизы ценности документов
в структурных подразделениях осуществляется
отбор дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения для передачи в
архив; отбор дел с временными сроками
хранения, подлежащих хранению в
структурных подразделениях; выделение
к уничтожению дел за предыдущие годы,
сроки хранения которых истекли. При
этом одновременно проверяются качество
и полнота номенклатуры дел организации,
правильность определения сроков хранения
дел.

Отбор
документов постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения проводится путем
полистного просмотра дел. Не допускается
отбор документов для хранения и
уничтожения только на основании
заголовков дел.

Дела
с отметкой «ЭПК» подвергаются
полистному просмотру с целью определения
и выделения из их состава документов,
подлежащих постоянному хранению.

Дела
с отметкой «ЭПК», содержащие
документы постоянного хранения, подлежат
переформированию. Выделенные из их
состава документы постоянного хранения
присоединяются к однородным делам или
оформляются в самостоятельные дела.

Сроки
хранения дел, содержащих оставшиеся
документы временного хранения,
определяются по перечню документов с
указанием сроков их хранения или по
номенклатуре дел организации.

Подшивка
вновь сформированных дел производится
только после завершения экспертизы
ценности документов.

Архив
проводит экспертизу ценности документов
при отборе их на постоянное хранение
под методическим руководством
соответствующего государственного или
муниципального архива.

Подготовка
электронных документов к передаче в
архив организации состоит из следующих
этапов:
проверка физического состояния машинных
носителей, предназначенных для передачи
в архив; запись ЭД на машинные носители;
проверка качества записи; описание ЭД;
проставление архивных шифров на единицах
хранения (на футлярах) в соответствии
с архивной описью (описями) электронных
документов постоянного хранения и по
личному составу; подготовка комплекта
сопроводительной документации.

Сопроводительная
документация ЭД должна быть достаточной
для обеспечения их сохранности и
использования. В ней отражается следующая
информация: название документа, дата
его создания, характеристика содержания
(аннотация), электронный формат, физическая
и логическая структура (для БД, сайтов
и т.п.), объем документа (для БД также —
количество записей).

Организация
проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза
ценности документов в организации
проводится:

• в
  делопроизводстве — при составлении
  номенклатур дел, в процессе формирования
  дел и при подготовке дел к передаче в
  архив;

• в
  архиве — в процессе подготовки к передаче
  дел на постоянное хранение.

ЦЭК
(ЭК) создается приказом руководителя
организации из числа наиболее
квалифицированных работников в количестве
не менее трех человек. В состав ЭК
организации в обязательном порядке
включается руководитель архива или
лицо, ответственное за архив.

В
состав ЦЭК целесообразно включить
представителя архивного учреждения,
для которого данная организация является
источником комплектования.

Председателем
ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих
работников организации, курирующий
вопросы делопроизводства и архива.

По
результатам ЭЦД составляется описи для
постоянного и долговременного хранения,
в т.ч. по личному составу и акты о выделении
к уничтожению документов, не подлежащих
хранению по единым, регламентированным
Государственной архивной службой
формам.

Протоколы
экспертной комиссии об одобрении описей
на дела постоянного хранения и по личному
составу, об изменении типовых сроков
хранения документов, об установлении
сроков хранения документов, не
предусмотренных действующими перечнями,
акты о выделении документов к уничтожению.
Номенклатуры дел утверждаются
руководителем организации только после
их согласования с соответствующим
органом Государственной архивной
службы.

Организации,
в процессе деятельности которых не
создаются документы, подлежащие передаче
на государственное хранение, составляют
акты о выделении к уничтожению документов
и уничтожают документы, включенные в
эти акты, по истечении сроков их хранения
только после составления годовых
разделов описей дел по личному составу
за соответствующий период и их утверждения
руководителем организации.

Дела
и документы, предназначенные для
уничтожения сдаются в конторы вторсырья,
дата сдачи документов, их вес и номер
приема сдаточной накладной указываются
в акте о выделении документов к
уничтожению. Акты подшиваются в дело
после внесения изменений в учетные
документы делопроизводной службы и
ведомственного архива.

Подшивка
вновь оформленных в процессе проведения
экспертизы дел производится только
после ее полного завершения.

Решения
экспертной комиссии и требования о
необходимости переформирования дел,
розыске недостающих дел и документов
доводятся до сотрудников, как правило,
в форме приказов или указаний руководителя
организации.

Цели и
задачи

Совершенствование
форм и методов работы с документами;

Внедрение
единого порядка работы с документами
(их подготовка и обработка);

Контроль
исполнения и подготовки документов к
передаче в государственный архив в
соответствии с действующими нормативами;

Сокращение
документооборота, количества форм
документов;

Разработка
и внедрение нормативных и методических
документов по совершенствованию ДОУ
организации;

Участие в
разработке и внедрении прогрессивных
технологий ДОУ на базе применения
вычислительной и организационной
техники, персональных компьютеров.

Основными
задачами
являются: организация и проведение
экспертизы ценности документов на
стадии делопроизводства при составлении
номенклатуры

Экспертиза
ценности документов — это изучение
документов на основании критериев их
ценности в целях
определения сроков хранения документов

Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.

Организационные
документы реализуют нормы административного
и гражданского права, являются правовой
основой деятельности учреждения и
строго обязательны для исполнения. Эти
документы проходят обязательно процедуру
утверждения непосредственно руководителем
с проставлением грифа утверждения или
распорядительным документом
(постановлением, решением, приказом или
распоряжением) или заседанием
коллегиального органа и действуют до
утверждения новых. В случае реорганизации
деятельности учреждения разрабатываются
новые организационные документы.

УСТАВ – правовой
акт, определяющий статус, порядок
образования, компетенцию организации,
ее функции, задачи, порядок работы.
Содержание устава в соответствии с
законодательством РФ должно включать:

• наименование
  учреждения, организации, предприятия,
  его вид;

• местонахождение
  (почтовый адрес);

• предмет
  и цель деятельности;

• порядок
  образования имущества (или уставного
  капитала, выпуска и распределения акций
  и т.д.);

• порядок
  распределения прибыли;

• порядок
  образования учреждения (организации,
  предприятия),

• порядок
  управления и прекращения деятельности;

• органы
  управления (внутренняя организационная
  структура).

В зависимости от
вида организации (учреждения) в устав
могут быть добавлены другие сведения:

• для
  банков – перечень проводимых банком
  операций и его функции;

• для
  акционерных обществ – сведения о
  категории выпускаемых акций, условия
  их приобретения, размеры долей каждого
  участника и др.

Текст устава может
содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный
капитал (уставной капитал).

3. Порядок
деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность,
распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение
деятельности.

УСТАВ оформляется
на общем бланке с указанием реквизитов:
наименование организации – автора
документа (с указанием министерства,
ведомства вышестоящей организации);
наименование вида документа – УСТАВ;
дата; регистрационный номер, место
издания (город); гриф утверждения (если
предприятие частное, указывают, кем
зарегистрировано); текст; отметка о
наличии приложения; оттиск печати
организации и регистрирующего органа;
подпись.

Положения
– правовые акты, определяющие порядок
образования, правовое положение, права,
обязанности, организацию работы
учреждения, структурного подразделения
(службы коллегиального органа).

Положения могут
быть типовыми и индивидуальными. Типовые
разрабатываются для однотипных
организаций и используются при разработке
индивидуальных. Различаются положения
об организациях, о структурных
подразделениях, положения о коллегиальных
и совещательных органах, положения о
временных органах (совещаниях, комиссиях,
советах).

Структура текста
положения и его формуляр унифицированы
в УСОРД. Положения оформляют на общем
бланке организации с указанием реквизитов:
наименование организации, структурного
подразделения, вид документа, а также
дата и гриф утверждения, регистрационный
номер, место издания, заголовок к тексту,
текст, подпись, гриф согласования или
визы согласования, оттиск печати в грифе
утверждения.

Текст положения
включает следующие разделы:

1. Общие положения

2. Цели и задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Руководство

6. Взаимоотношения
с другими подразделениями

7. Дополнения и
изменения.

Положения оформляется
на общем бланке подразделения, подписывают
должностные лица, являющиеся
непосредственными разработчиками
(например, начальник структурного
подразделения или заместитель
руководителя), визирует юридическая
служба (юрист), утверждает руководитель.
Положение вступает в си-лу с момента
утверждения. Пример оформления положения.

Инструкция
– правовой акт, содержащий правила,
регулирующий организационные,
научно-технические, технологические,
финансовые и иные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий
(их структурных подразделений, должностных
лиц).

Инструкции издаются
в целях разъяснения применения
законодательных актов, распорядительных
документов, по заполнению и ведению
документов (например, бухгалтерских,
отчетных и др.).

Инструкция
оформляется на общем бланке организации
и должна содержать реквизиты: наименование
организации; наименование вида документа;
дата; место издания; заголовок к тексту;
текст; подпись; гриф утверждения; гриф
согласования или виза согласования,
оттиск печати. Текст инструкции
разбивается на разделы, которые нумеруются
арабскими или римскими цифрами, а
количество разделов определяется
разработчиками. Подписывается инструкция
руководителем того подразделения,
которое ее разработало (если документ
оформлен на бланке структурного
подразделения) или заместителем
организации (в случае оформления
документа на общем бланке организации),
а утверждается руководителем организации
или специальным распорядительным
документом. Инструкции бывают, например,
должностные; по безопасности труда и
др. Должностные инструкции определяют
функции, права и обязанности сотрудников
организации и разрабатываются на все
должности, предусмотренные штатным
расписанием.

Текст должностной
инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные
обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения
по должности

7. Дополнения и
изменения.

Штатное расписание
– документ, закрепляющий должностной
и численный состав предприятия,
указывающий фонд заработной платы.

Форма
штатного расписания унифицирована
УСОРД и оформляется на общем бланке
организации с указанием реквизитов:
наименование организации; наименование
вида документа; дата; место издания;
гриф утверждения; текст; визы согласования;
подпись; оттиск печати; регистрационный
номер; заголовок к тексту. Текст
оформляется в виде таблицы, указывается
перечень должностей, сведения о количестве
штатных единиц, должностных окладов,
надбавок и месячном фонде заработной
платы. Штатное расписание визируют
главный бухгалтер, юрист, начальник
отдела кадров, подписывает заместитель
руководителя, утверждает руководитель
организации распорядительным документом,
печатью.

Структура и
штатная численность
– документ, который закрепляет
наименования всех структурных
подразделений, должностей и количество
штатных единиц каждой должности
организации (учреждения). Оформляется
на общем бланке предприятия с указанием
реквизитов: наименование организации,
наименование вида документа, дата, место
издания, заголовок к тексту, текст, гриф
утверждения, визы согласования, подпись,
печать. Текст оформляется в виде таблицы.
Документ визирует начальник отдела
кадров, подписывает заместитель
руководителя, утверждает руководитель
организации. Согласовывают его с главным
бухгалтером и юристом. Подпись руководителя
в грифе утверждения заверяется оттиском
печати.

Регламент
– документ, устанавливающий порядок
деятельности руководства организации,
коллегиального или совещательного
органа.

Регламент работы
коллегиального или совещательного
органа определяет: статус коллегиального
или совещательного органа; порядок
планирования работы; порядок подготовки
материалов для рассмотрения на заседании;
внесение материалов на рассмотрение;
порядок рассмотрения материалов и
принятия решений на заседании; ведение
протокола заседания; оформление решений
коллегиального или совещательного
органа; порядок доведения решений до
исполнителей; материально-техническое
обеспечение заседаний.

Регламент оформляется
на общем бланке учреждения. Обязательные
реквизиты: наименование учреждения
(организации), вид документа, заголовок
к тексту (наименование коллегиального
или совещательного органа), наименование
вид документа, дата, место составления,
регистрационный номер, виза согласования,
гриф утверждения, текст, подпись.
Регламенты обсуждаются в процессе
подготовки на заседаниях коллегиального
органа и согласовываются с юридической
службой, подписываются руководителем
организации или руководителем
коллегиального органа, утверждаются
коллегиально.

Распорядительные
документы – постановления, решения,

приказы,
распоряжения и др.

Все распорядительные
документы должны строго соответствовать
положениям действующего законодательства.

Первая стадия
разработки проекта распорядительного
документа – определение круга вопросов,
которые предстоит в нем отразить. Прежде
всего изучают законодательные акты и
правительственные постановления, ранее
издававшиеся по данному вопросу
распорядительные документы. Затем
приступают к составлению его проекта.
Далее документ согласовывается и
подписывается. Постановления и решения
еще проходят стадию обсуждения.

Текст распорядительного
документа чаще всего состоит из двух
взаимозависимых частей – констатирующей
и распорядительной.
Констатирующая часть является введением
в существо рассматриваемого вопроса.
Нередко в констатирующей части дается
пересказ акта вышестоящего органа, во
исполнение которого издается данный
распорядительный документ. В этом случае
указывается вид акта, его автор, дата и
номер, полное название (заголовок), т.е.
приводятся все поисковые данные.
Констатирующая часть может и отсутствовать,
если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная
часть излагается в повелительной форме.
В зависимости от документа она начинается
словами: «постановляет»
(«постановил»)
– в постановлении; «решает»
(решил»)
– в решении; «предлагаю»
— в распоряжении; «приказываю»
— в приказе. Эти слова печатаются
прописными буквами или в разбивку т.е.
они зрительно выделяются и таким образом
отделяют констатирующую часть документа
от распорядительной. Располагаются эти
слова на отдельной строке прямо от полей
с двоеточием.

С
новой строки абзаца печатается текст
постановляющей части.

Распорядительная
часть может делится на пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами. В каждом
пункте указываются исполнитель
(организация, структурное подразделение,
конкретное должностное лицо, например,
в приказах), действие, которое поручается
выполнить, и срок исполнения. Исполнитель
указывается в дательном падеже. Можно
указывать и обобщенно, например: ректорам
вузов, директорам школ.
Предписываемое действие выражается
глаголом в неопределенной форме –
«подготовить»,
«зачислить», «организовать», «обеспечить»,
«возложить», «разработать»
и т.д.

В
конце текста распорядительного документа
помещается перечень документов,
утративших силу или подлежащих изменению
с изданием данного акта. Если
распорядительные документы имеют
приложения, указание на них дается в
соответствующих пунктах текста.

Текст распорядительного
документа должен иметь заголовок.

Подготовив текст
распорядительного документа, приступают
к его оформлению на бланке конкретного
вида документа. Подготовленные проекты
документов представляются на подпись.
Приказы и распоряжения подписываются
руководителем или его заместителем.
Постановления и решения имеют две
подписи – председателя и секретаря
(управляющего делами) коллегиального
органа. Подписывается первый экземпляр
документа, изготовленный на бланке.
Распорядительные документы вступают
в силу с момента их подписания или
доведения до сведения исполнителя.
(Приложения № 10, 11).

Решение
– это распорядительный документ,
являющийся правовым актом, принимаемый
коллегией министерства или ведомства,
научным советом, советом директоров и
т.д.

Распоряжение
– распорядительный документ, издаваемый
руководителем коллегиального органа
управления в пределах присвоенной
должностному лицу, государственному
органу компетенции. Распоряжения
являются делятся на 2 группы:
распоряжения общего, длительного
действия и распоряжения, касающиеся
конкретного вопроса. Распоряжения
издают министерства, ведомства,
администрации краев, областей, городов,
районов, администрации предприятий
(учреждений) в пределах прав, предоставленных
им законами Российской Федерации.
Подготовка и оформление распоряжения
аналогично остальным видам распорядительных
документов.

Указание
– распорядительный документ, издаваемый
министерствами, ведомствами, организациями
преимущественно по вопросам, связанным
с организацией исполнения приказов,
инструкций и др. актов. Указание должно
иметь конкретных исполнителей и по
оформлению не отличается от приказа,
его распорядительная часть начинается
словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

Приказ
– распорядительный документ, издаваемый
руководителем организации, предприятия,
учреждения, действующим на основе
принципа единоначалия. Приказ издается
для решения основных задач, стоящих
перед данной организацией. Оформляется
приказ на бланке, где указаны наименование
организации, наименование вида документа
– ПРИКАЗ, место издания, регистрационный
номер, дата, заголовок к тексту, текст,
визы согласования, отметка об исполнении
документа, отметка об ознакомлении,
подпись.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #