Открытие кассы в магазине инструкция

Все расчёты с покупателями регулирует закон № 54-ФЗ о кассовой технике. Он позволяет налоговой видеть в режиме
онлайн выручку магазинов и защищает интересы покупателя. Достигается это с помощью современных касс, которыми
пользуются продавцы.

Работа с онлайн-кассой очень ответственная и предполагает внимательный учёт денег, а также соблюдение строгого порядка.
Поэтому и кассиру, и самому предпринимателю необходимо знать, какие требования закон предъявляет к эксплуатации кассовой
техники.

В статье расскажем, как правильно работать с кассой без нарушений и штрафов.

Требования к современным кассам

Согласно закону № 54-ФЗ используемая касса должна числиться в реестре ФНС России и соответствовать определённым техническим
характеристикам:

• содержать фискальный накопитель (ФН) – специальный чип, который накапливает фискальные данные о продажах и
  передаёт их в онлайн-режиме через оператора фискальных данных (ОФД) в ФНС России;
• иметь бесперебойное подключение к интернету (провод, сим-карта, Wi-Fi);
• обеспечивать шифрование данных о расчётах;
• печатать чеки с основными реквизитами и отправлять покупателю электронную версию документа на телефон или почту;
• обеспечивать работу с маркированными товарами в соответствии с законодательными требованиями.

Что должен знать новый сотрудник, чтобы получить допуск к онлайн-кассе

Прежде чем начать работать на кассе, кассир-новичок должен выполнить несколько моментов.

1. Ознакомиться с нормативными требованиями закона № 54-ФЗ к онлайн-кассам как техническим устройствам, к
   работе на онлайн-кассе (то есть знать кассовую дисциплину, информацию о корректном закрытии смены и т. д.).
2. Ознакомиться с локальным регламентом работы на современных кассах.
3. Перед оформлением на должность подписать составленный работодателем договор о материальной ответственности за
   нарушение порядка действий на онлайн-кассе. Это означает, что если вина кассира будет установлена, штраф будет
   взыскиваться с него, а не с владельца бизнеса, даже если ущерб магазину нанесён по неосторожности. Все наказуемые
   случаи перечислены в статье 243 ТК РФ.
4. Прослушать инструктаж по технике безопасности и охране труда.
5. Изучить технические характеристики и правила эксплуатации конкретной модели онлайн-кассы, то есть инструкцию к
   применяемой на рабочем месте кассовой технике.
   Хоть кассы и похожи друг на друга, каждая модель имеет свою специфику работы.
   Также кассир обязан понимать, как работает терминал эквайринга.
6. Узнать, как отличать фальшивые купюры от настоящих. В соответствии с КоАП размеры штрафов, налагаемых на кассиров,
   могут быть довольно крупными, а в некоторых случаях применяются нормы Уголовного кодекса РФ.

Некомпетентность в перечисленных выше вопросах приводит к рискам, связанным с поломкой дорогостоящей кассы.
Также кассир может некорректно оформлять кассовые операции, что привлечёт внимание налоговой службы и приведёт к штрафам.

После того, как инструктаж пройден, знания получены, можно начинать эксплуатировать онлайн-кассу.

Как пользоваться онлайн-кассой новому сотруднику

Универсальная инструкция, которая описывает работу на любых кассах, состоит из нескольких шагов и выглядит следующим
образом.

Шаг 1. Подготовка к работе.

В начале рабочего дня кассир получает доступ к денежному ящику (ключи) онлайн-кассы, разменные деньги (для выдачи
сдачи покупателям), чековую ленту, а также принимает остаток денежных средств. Получение размена фиксируется в кассовой книге.

Проверяет, надо ли менять ленту. Если да, то корректно устанавливает ленту и включает технику. Кассовым аппаратом
печатается чек диагностики.

Включает и проверяет работу дополнительного оборудования: принтера чеков, банковского терминала, дисплея покупателя,
весов, сканера, детектора банкнот и т.д.

Шаг 2. Открытие смены

После включения ККТ нужно открыть смену – нажать соответствующую кнопку, войти в систему под своим паролем. Касса
напечатает отчёт об открытии смены.

Если неизвестно, будут ли покупатели, смену можно открыть с первым клиентом. Тогда ККТ сформирует отчёт автоматически
в момент пробития первого документа о продаже.

Отчёт с данными о кассовом аппарате, смене, месте расчётов и кассире отправляется ОФД.

Шаг 3. Продажи на онлайн-кассе

Начинается фаза активной деятельности, во время которой кассир должен соблюдать некоторые правила, чтобы не нарушить
закон № 54-ФЗ и внутренний режим функционирования торговой точки. Они прописываются в локальных актах и включают в себя
следующие пункты:

• Обеспечить сохранность денежных средств во вверенной ему онлайн-кассе. Как материально-ответственному лицу,
  кассиру нельзя покидать место работы с включённой техникой и допускать к кассе посторонних.
• Не открывать корпус и не чистить детали кассы агрессивными химическими веществами.
• Соблюдать правила расчёта с покупателями (чётко называть общую стоимость покупки, сумму полученных от покупателя
  денег и сумму сдачи).
• Проверять принятые от покупателей купюры на подлинность.
• Не отпускать алкогольные напитки и табачные изделия лицам младше 18 лет.
• В затруднительных ситуациях пользоваться памяткой кассира. Например, когда товар не определяется в базе данных
  кассы, действовать согласно инструкции оформления такого товара из памятки.
• После сканирования всех позиций спрашивать у покупателя карту лояльности.

Примерная схема работы на кассах при продажах:

Кассир нажимает кнопку «продажа», сканирует с товара штрих-код или вводит код вручную. Если нужно, указывает
количество позиций или взвешивает товар. Далее последовательно нажимает «в чек», «к оплате», выбирает способ оплаты,
вводит сумму, полученную от покупателя, нажимает «оплатить». Касса печатает чек, а данные о покупке уходят в ФНС России
через ОФД.

Современные кассы принимают наличную, безналичную и смешанную оплату. При продаже по свободной цене продавец сам указывает
цену товара.

При продаже маркированных товаров кассир должен сканировать код маркировки, чтобы в чеке отразились необходимые по закону
реквизиты, и использовать
разрешительный режим продаж на кассах.

Какие фискальные документы оформляются на онлайн-кассе во время продаж

На каждый приобретённый товар или оказанную услугу кассир должен оформить
чек с признаком расчёта Приход и предоставить его покупателю в бумажном или электронном виде
(электронный документ предоставляется, если клиент сказал свой номер телефона или адрес электронной почты).

Также фискальный документ Приход оформляется:

• Когда покупатель (физлицо) переводит средства на расчётный счёт продавца. Документ формируется не позже, чем
  на следующий день после поступления денег.
• Когда заказ оплачен через форму на сайте. Но чеки в этом случае кассиры не выдают, они направляются в электронном
  виде через онлайн-кассу.

В течение рабочей смены кассир может выбивать и другие фискальные документы.

Если при оформлении чека кассир допустил ошибку или забыл пробить чек
и в конце смены в онлайн-кассе оказались неучтённые деньги, формируется чек коррекции.
Рекомендации ФНС России:

• неправильная сумма расчёта должна прописываться в чеке коррекции отдельной строкой;
• чек коррекции должен содержать обязательные реквизиты с учётом используемого на онлайн-кассе ФФД;
• желательно указать фискальный признак ошибочного документа,
• чек коррекции можно создать только в течение кассовой смены и не обязательно на том аппарате, где была допущена
  ошибка,
• корректирующий документ лучше создать сразу после выявления правонарушения, чтобы не получить административных
  взысканий.

Подробно о правилах оформления чека коррекции мы писали
в статье.

Покупатель возвращает товар или кассир пробил лишнюю позицию
– формируется чек Возврат прихода. Для этого кассир пробивает на ККМ новый чек с реквизитами,
идентичными чеку продажи, но в признаке расчёта указывает Возврат прихода.

Некоторые магазины закупают у физлиц, например, фермерские товары или металлолом – здесь
оформляется документ с признаком Расход.

Если покупатель внёс аванс, в поле Признак расчёта чека указывается
Аванс или Предоплата.

Иногда локальными актами организации устанавливается требование для кассира составить пояснительную записку к документу
коррекции или попросить клиента заполнить заявление на возврат.

Шаг 4. Закрытие смены

В конце рабочего дня формируется отчёт о закрытии смены (старое название – Z-отчёт). Он должен содержать информацию о
количестве выданных чеков за смену, количестве непереданных ОФД фискальных документов, суммы по всем чекам (с любыми
признаками расчёта).

Если по какой-то причине кассир через сутки смену на онлайн-кассе не закрыл (забыл, не успел), при этом чеки не пробивались,
ему нужно сразу после обнаружения данного факта создать отчёт о закрытии. Тогда, возможно, ему будет предупреждение,
а не штраф.

Отчёт (разъяснение) о пробитых чеках после незакрытой смены необходимо предоставить налоговой раньше, чем ОФД. Если ФНС
сочтёт оправдания убедительными, денежное взыскание будет минимальным.

В магазине, который открыт круглосуточно, кассир должен закрыть текущую смену через 24 часа после её начала и сразу же
открыть новую.

Наличные деньги подсчитываются и сдаются – на них оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), итоговые суммы заносятся
в кассовую книгу.

Лимит кассы – это максимальное количество оставшейся наличности в ККТ в конце смены после того, как создан отчёт о
закрытии. Его устанавливает владелец бизнеса. Если лимит кассы не установлен, средства в онлайн-кассе хранить нельзя.
За это штрафуют по статье 15.1 КоАП РФ.

Особенности кассовой дисциплины для ИП

Индивидуальные предприниматели, как правило, сами работают с кассами. Нормативных требований, в отличие от организаций,
к ИП меньше. Ведение кассовой книги, оформление ПКО и РКО (расчётного ордера), соблюдение лимита остатка
наличности в онлайн-кассе – необязательные процедуры для ИП, но они могут выполняться для удобства. После закрытия
смены предпринимателю достаточно просто убрать заработанные деньги в сейф или распорядиться ими на своё усмотрение
без оформления какой-либо отчётности.

Но для ИП установлен лимит расчётов наличными с другими ИП и компаниями – до 100 тысяч рублей. Если сумма больше,
требуется безналичный расчёт.

Основное требование к ИП по работе с кассовым аппаратом – правильно оформлять и вовремя выдавать чеки, не допускать
ошибок в отчёте после закрытия смены.

Как работать с онлайн-кассой, если возникли проблемы

Рассмотрим несколько случаев.

Произошла поломка кассы или ФН, прекратилась подача электричества

Торговлю нужно остановить и доложить о проблеме руководству. Иначе вы станете продавцом, который работает без
онлайн-кассы. А это уже серьёзное нарушение закона, и штрафы тоже серьёзные (КоАП РФ статья 14.5 пункт 2):

• для ИП – от 25 до 50% от суммы расчёта без ККТ, но не менее 10 тысяч рублей;
• для юрлиц – от 75 до 100% от суммы, но не менее 30 тысяч рублей.

Если касса отказалась работать (или питание пропало) в момент расчёта, то после разрешения ситуации кассир должен
сразу сформировать на выручку чек коррекции. Важно, чтобы налоговики не обнаружили ошибку первыми.

Возможна ситуация, когда электричество отключили надолго, а покупатели просят продать, например, товары первой необходимости.
Можно, конечно, пойти клиентам навстречу и вместо кассового чека выписывать БСО или товарный чек. Но не факт, что
взысканий не будет, даже если вы представите налоговикам официальную справку о сбоях в электроснабжении. Всё на
усмотрение местного филиала ФНС.

Отключили интернет

Если сеть временно недоступна, можно продолжать работать. Современные кассы готовы к такой ситуации. Пробитые чеки
сохраняются в памяти фискального накопителя, после восстановления связи накопленную информацию ФН сразу отправляет
в налоговую. По закону передача фискальных данных должна происходить не реже, чем раз в 30 дней. Если нарушить срок,
ФН заблокируется. Поэтому кассиру нужно сразу сообщить о проблеме с интернетом руководству.

Увидеть, что связь восстановлена и чеки уходят в ФНС, можно в уведомлениях кассы, в ЛК ОФД, в отчёте о завершении смены.
Если непереданные документы всё равно есть, следует обратиться в техническую поддержку онлайн-кассы.

Случился форс-мажор

Обстоятельства непреодолимой силы (пожар, наводнение, землетрясение и иные события) маловероятны, но могут и случиться.
Тут уже никто не будет требовать соблюдать закон в продажах.

Недавно вступили в силу поправки к Федеральному Закону №54. Теперь все организации, осуществляющие розничную торговлю и оказание услуг (за исключением короткого списка), должны осуществлять расчёт на обновленных KKТ. 

Большинство этих организаций еще не сталкивались с онлайн-кассами и у сотрудников в процессе торговли, возникает множество вопросов по тому или иному рабочему процессу. В этой статье мы расскажем, как переключиться на новый режим работы и подробно разберём такие важные операции как: продажа, возврат, реализация алкоголя и взаимодействие с ЕГАИС.

Как совершать кассовые операции на разных видах KKM

Порядок работы за KKM различается в зависимости от модели кассы. Часть из них имеет понятный интуитивный интерфейс, другие более сложны в обращении и для работы на них требуются стартовая подготовка, либо повышение квалификации. Далее мы опишем модели таких машин, а также дадим пошаговый план по работе с таким оборудованием.

Смарт-терминалы

В число новейших «умных» касс входят такие, как Эвотор, MSPOS-Т-Ф, Атол Сигма 10, Вики Мини. Это не просто кассы, а многоплановое, высокопродуктивное устройство, сочетающее в себе сенсорный экран, печатающее устройство и микрокомпьютер. Отдельно взятые модели укомплектованы дополнительным оборудованием в виде картридера и покупательского экрана. Данные KKM могут функционировать почти сразу после активации, а собственник KKT имеет возможность лично наладить имеющиеся функции под потребности предприятия.  

Изготовители новых KKM предусмотрели, чтобы индивидуальные предприниматели имели возможность удаленного доступа к работающему устройству, войдя через личный кабинет на портале компании производителя. 

Благодаря такой возможности, владелец бизнеса может при наличии интернет соединения, отслеживать любые, совершаемые на KKM операции, находясь в любой точке земного шара.

Также регистрация личного кабинета даёт такие преимущества как:

• Доступ к информации о любом совершаемом на KKM действии в режиме реального времени.

• Получение поэтапных отчётов за любое выбранное время, будь то несколько часов или год.

• Предоставление информации о совершенных торговых сделках отдельной кассы, либо определённого работника. 

• Возможность удалённого контроля начала и окончания рабочего дня, активности в течение смены, количества денежных средств в кассе.

• Контроль складских остатков и наличия продукции с подходящим сроком годности, а также пересорта, либо нехватки определённых позиций из каталога.

• Контроль своевременной пересылки сопровождающей документации.

• Формирование и выпуск товарного каталога, изменение неправильно заведённых строк.

• Ступени доступа для сотрудников в зависимости от занимаемой должности.

Кассы такого типа имеют большую популярность в силу бюджетной цены, отсутствия сложностей в использовании, и способности наладить торговый процесс без дополнительных финансовых вливаний.

Автономные кассовые машины 

Данный вид устройств знаком большинству владельцев торговых розничных точек. Представляет собой кнопочную кассу, видоизменённую и дополненную накопителем памяти и модулями выхода в интернет для отправки кодированной информации оператору фискальных данных.

Среди таких KKM: Атол 90Ф, Меркурий 115Ф, Меркурий 185Ф, Штрих Элвес МФ.

Большое количество владельцев малого и среднего бизнеса уже много лет используют данные модели кассовых аппаратов. Поэтому, когда вышел новый законопроект, предполагающий обязательный переход на онлайн-кассы, они предпочли покупке нового непроверенного оборудования, модернизацию уже имеющихся моделей. 

Такой вид KKТ будет удобен для осуществления торговли в некрупных пунктах розничных продаж, где базовый каталог продукции составляет около 1100 наименований и не предполагает большого покупательского потока.  

Для магазинов с широким ассортиментом и большой посещаемостью использование такой KKT экономически не выгодно.

Потому как внесение информации о товаре на таких устройствах осуществляется вручную, что отнимает много времени, а коды на отдельные товарные позиции придётся записывать, либо запоминать.

 К тому же, начиная с 2021 года, на итоговом чеке в обязательном порядке будет необходимо прописывать информацию о каждой реализованной позиции. На данный момент такая функция присутствует только в современных кассах, на которых установлено необходимое программное обеспечение.

POS-система

Это кассовая система, включающая в себя фискальный регистратор, процессор с экраном (либо моноблок), устройство для считывания штрих-кодов, маркировки и QR-кодов, взвешивающее устройство, ящик для хранения купюр, терминал для безналичного расчёта.

Установку и наладку данного вида систем обычно осуществляют организации, производящие и поставляющие оборудование, либо специалисты сервисных центров и центров технического обслуживания. Сотрудники, осуществляющие работу за POS-системой должны пройти обучающий тренинг, либо курсы переквалификации.

Данная KKТ была разработана для автоматизации крупных торговых точек, а также розничных сетей, нацеленных на обслуживание большого количества клиентов и товарооборота. Такие системы оснащены программным обеспечением, предназначенным для быстрого оприходования и учета товарной номенклатуры. Вы без усилий сможете контролировать поступление, остатки, реализацию по каждой позиции, полученную прибыль, расчёты с партнёрами и многое другое. Каждое действие фиксируется в соответствующей программе.

Приоритетной задачей изготовителей POS-систем и составителей сопутствующего программного обеспечения, является увеличение общей прибыли, благодаря увеличению скорости обслуживания клиентов, что позволяет увеличить количество покупательского потока.

Принципы и этапы работы с автономными кассовыми машинами

Разберём поэтапно осуществление кассовых операций на примере KKT Атол 90ф. Эта недорогая кассовая машина чаще всего устанавливается в некрупных розничных торговых точках, с маленькой базой товарной номенклатуры. Сопряжение с ЕГАИС налаживает сотрудник отдела технического обслуживания.

Этапы работы на KKM Атол 90ф.

Установка чековой ленты. Поднимите крышку принтера, и установите катушку с бумагой так, чтобы лента шла из-под рулона, опустите крышку принтера. 

Включение. Активируйте кассовый аппарат, удерживая кнопку [PE], пока не раздастся звуковой сигнал.

Добавление товарной базы. В тех случаях, когда организация осуществляет реализацию товаров или услуг по зафиксированной цене, существует возможность записать на устройство наименование и стоимость продукции. Когда цена не постоянна, лучше завести в базу только название. 

Открытие смены. Это основная программная операция, осуществляется стандартной последовательностью кнопок. Для этого на включённой кассе введите следующую комбинацию: 1-3-0-ИТ(2 раза). После того, как на дисплее высветится [0000], устройство распечатает X-отчёт.

Реализация товара за наличную оплату. Наберите числовой номер, под которым товар числится в базе KKM, нажмите на кнопку [X], внесите количество позиций, нажмите кнопку [BB] (2 раза), для добавления следующего товара повторите процедуру, для вывода итогового чека нажмите кнопку [ИТ].

Возврат. Перед тем как начать оформлять возврат товара проверьте, чтобы на текущей смене было реализовано товара на сумму, не меньше суммы возврата. Дважды нажмите кнопку [X], затем [BB] и введите числовой номер, под которым товар числится в базе KKM, дважды нажмите [BB] и один раз [ИТ]. Для возврата к функции реализации товара, нажмите кнопку [X], а затем [BB].

Безналичный расчёт. Наберите числовой номер, под которым товар числится в базе KKM, нажмите на кнопку [X], внесите количество позиций, нажмите кнопку [BB] (2 раза), для добавления следующего товара повторите процедуру, для выпуска итогового чека нажмите [ПС], а затем [00].

Закрытие смены. Для завершения смены нажмите следующую последовательность: [PE]→[3]→[3]→[0]→[ИТ]→[2]. В выпущенном отчёте отражено: сумма поступивших за день наличных и безналичных средств, сколько фискальных документов создано и перенаправлено оператору фискальных данных. Когда касса выпустит Z-отчёт, нажмите кнопку [PE].

Выключение кассовой машины. Удерживайте кнопку [C], до того момента пока дисплей не погаснет.

Инструкция по работе на смарт-терминалах на примере KKТ «Эвотор»

Производимые компанией «Эвотор», KKT оснащены сенсорным дисплеем и дополнительными разъёмами для подсоединения выносных устройств. Также на них можно скачивать приложения и обновления напрямую из магазина Эвотор.

Порядок действия кассира при работе на KKT Эвотор:

Заправка чековой ленты. Поднимите крышку печатающего устройства и установите чековую ленту, чтобы она шла из-под рулона, вытяните ленту за край отсека подачи чеков и опустите крышку до щелчка. 

Активация устройства. Включите вилку устройства в розетку и нажмите на кнопку включения кассы (в зависимости от модели может быть на дне или сбоку). Смена открывается во время первой продажи.

Реализация товара по свободной цене. Нажмите на [Продажи] →[+]→[Товар]→[Свободная цена]→наберите стоимость и количество товара→[В чек]→[К оплате]→введите способ оплаты→введите количество денег, полученное от покупателя→[Оплатить].

Продажа товарной позиции из базы KKM. Продажа]→[+]→[Товар]→ отсканируйте штрих код товара→введите количество→[К оплате]→[Способ оплаты]→количество денег, полученное от покупателя→[Оплатить].

Пересылка информации о покупке по SMS. После того, как отбит весь товар, нажмите [К оплате]→надавите на переключатель [Электронный чек]→ выберите раздел [По SMS]→внесите телефонный номер клиента→отправьте→[Оплатить]. 

Возврат. В основном меню выберите нужный раздел. В случаях, когда у клиента нет чека, выбираете [Без чека]→[+]→[Товар]→в товарной номенклатуре кассы находим необходимую позицию→[К возврату]→тип оплаты, которым он был оплачен→стоимость товара на момент продажи→[Оплатить]. Если чек имеется, то вначале вводим его номер, повторяем шаги, описанные выше, за исключением выбора товара из каталога.

Z-отчёт. Открываем режим администрирования, вводим пароль→[Отчёты]→[Кассовый отчёт]→[Закрыть смену]→После выпуска фискального документа выключаем кассу.

Работа кассира за POS-системой на примере «Атол Ритейл 54»

POS-система «Атол Ритейл 54» создана для оптимизации рабочего времени кассира.

Рабочий комплект, включает в себя: фискальный регистратор Атол 25Ф, клавиатура, POS-компьютер, сетевой блок. Можно доукомплектовать сканером штрих-кода, ящиком для хранения купюр, устройством для взвешивания товаров и др.

Главный элемент данной системы – компьютерный блок, оснащённый экраном, устройство может работать беспрерывно. 

Активация. Для того чтобы перевести систему в рабочее состояние, нажмите на сетевом блоке кнопку [Power]. Активация системы осуществляется на протяжении 5 минут.

Когда программа прогрузится, откроется окно авторизации. Пользователю необходимо ввести свои данные и пароль. 

В программе можно по умолчанию разграничить уровни доступа к устройству. В зависимости от должности, специально для каждого сотрудника прописывается разрешение на совершение определённых кассовых операций, и указываются личные данные каждого, после чего задаётся персональный пароль.

После авторизации логина и пароля, сотруднику открываются разделы в соответствии с заданным владельцем доступом. Для кассира-продавца рекомендуется доступ в разделы, связанные с реализацией товара. Для сотрудника главной кассы возможность открытия и закрытия смены, управляющему аналитику продаж, функции контроля и т.д.

Загрузка товарной номенклатуры. Если на данной кассе еще не осуществлялась реализация товаров, то для ускорения поиска позиций необходимо занести в программу товарную номенклатуру. 

Для этого в главном меню выберите→[Операции]→[Обмен через каталоги]→[OK]. После этого в программу внесутся каталоги товарной номенклатуры и оборудование можно запускать в работу.

В случае необходимости можно добавить позиции в каталог самостоятельно, отсканировав штрих-код товара, либо заполнив все необходимые данные по форме вручную. 

Реализация товара. Для реализации товара: отсканируйте штрих-код→дважды нажмите кнопку [Расчёт]→[Закрыть чек]. В случаях, когда клиент предоставил свои контактные данные, нажимаем [Телефон]→вводим предоставленный номер→если есть электронную почту→KKT выпустит тестовый чек→даём его покупателю для сверки→[Да]. Клиенту должна прийти SMS с подтверждением покупки.

Производитель рекомендует приобретать в комплект к системе 2D сканер штрих-кодов, он считывает не только штрих-коды, но и маркировки с акцизными марками. Сканер штрих-кода позволяет в одно мгновение определять товарную позицию, что существенно ускоряет её поиск и реализацию.

В случаях, когда система не укомплектована сканером штрих-кодов, то отпустить товар можно, найдя реализуемый продукт в каталоге по названию.

Клавиша [Расчёт], используется для выбора необходимого товара. Клавиши [Вверх] и [Вниз] для переключения межу строками. После добавления всех нужных позиций программа покажет сумму покупки→[Расчёт]→тип оплаты наличные средства/безналичный расчёт→Вводим сумму полученную от клиента→[Закрыть чек].

В случаях, когда штрих-код затёрт, либо повреждён, кассир вводит его цифровое обозначение вручную, программа инициирует его в автоматическом режиме и отобразит на монитор название и стоимость. 

Предустановленное ПО Frontol сохраняет данные: 

• про все реализованные товары;

• о совершённых операциях;

• о сформированных отчётах; 

• о возникших ошибках и отменах; 

• о чеках коррекции и возврате позиций;

По этим данным совершается анализ работы сотрудников и отслеживается осуществление продаж на кассе, в магазине или торговой сети.

Взаимодействие KKT с системой ЕГАИС

Для взаимодействия с ЕГАИС необходима установка специализированного программного обеспечения.

Во время прихода алкоголя необходимо сопоставить TTH и оприходовать товар в программе. Разберём процесс на примере 1C

Для этого:

1. Для открытия электронного документа прихода откройте главное меню и выберите [Закупки]→[Входящие TTH]→[Загрузить документы]→когда отразятся новые накладные, в графе поступления напротив необходимой позиции появиться статус→[Требуется оформить].

2. Два раза щёлкните на строку поступление товара и нажмите на [Поступление].

3. Сопоставьте позиции, сверив количество пришедшего товара с количеством, указанным в накладной. В случаях, когда всё совпало, проведите документ и закройте TTH.

4. Перешлите подтверждённый акт в ЕГАИС.

Чтобы прописать розничную стоимость на поставку, выберите в параметрах [Создать на основании] отметьте [цен на основании номенклатуры]. Программное обеспечение сформирует подтверждающий документ, где должны быть указаны название, количество, цена закупки и цена розницы.

Для подтверждения того, что в ЕГАИС поступило согласование TTH, откройте накладную и в левой нижней части монитора откройте протокол обмена. Когда раздел откроется, нажмите на подтверждаемую накладную, а потом [Обработать ответы]. В правой нижней части экрана появится окошко, подтверждающее, что ЕГАИС обработал ответ. 

Когда в TTH отразятся два дополнительных документа: квитанции фиксации и проведения, это будет подтверждением, что позиции из TTH оказались на складе в ЕГАИС и ожидают передачи для выкладки в торговый зал. При реализации они будут списаны из торгового зала, после считывания акцизной марки и оплаты продукции покупателем.

Реализация на кассе алкогольной продукции.

Считайте штрих-код на бутылке, после этого отсканируйте марку. После подтверждения кода в фискальный документ добавится соответствующая позиция. В случае осуществления продажи нескольких одинаковых бутылок, увеличьте их количество вручную, а после этого считайте акцизные  марки с каждой реализуемой бутылки, подтверждённые позиции добавляются в чек.

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования

По закону 54-ФЗ при расчетах за товары и услуги почти все предприниматели и организации должны использовать онлайн-кассы. Но мало выбрать и установить подходящую технику. Кассу еще необходимо «узаконить», а также научиться с ней работать. Подготовили для вас пошаговую инструкцию: как предпринимателю пользоваться кассовым аппаратом, чтобы не было проблем с законом и штрафов.

Этапы подготовки кассы к работе и организация работы

• Предварительный — выбор техники.

• Первый — получение квалифицированной электронной подписи (КЭП).

• Второй — выбор оператора фискальных данных (ОФД) и регистрация ККТ в налоговой.

• Третий — настройка под ваш бизнес.

• Четвертый — организация ежедневной работы.

На каждом шаге есть свои нюансы, о которых дальше расскажем подробнее.

Предварительный шаг — с чего начать, когда кассы нет

Если у вас уже есть ККТ, переходите к следующему шагу. Остальным рекомендуем выполнить такие действия:

• Проверьте, нужна ли вашему бизнесу онлайн-касса. В 54-ФЗ достаточно «льготников» — тех, кто может работать без ККТ.

• Выберите подходящую технику. Обратите внимание, что несмотря на большое количество разных касс на рынке, все они делятся на четыре типа: автономные, смарт-терминалы, фискальные регистраторы и облачные кассы. У каждого типа есть свои плюсы и минусы. Об отличиях автономных касс от смарт-терминалов можно прочитать в этой статье. Про остальные виды кассового оборудования и в целом про выбор техники рассказывали здесь.

• Перед тем как купить кассу, присмотритесь к аренде. Возможно, этот вариант будет для вас более подходящим. Аренду и покупку сравнили в этой статье.

Для работы по 54-ФЗ, кроме кассы, вам также необходимо выбрать фискальный накопитель (ФН). Модель ККТ, на которой вы остановились, а также ФН проверьте в соответствующем реестре ФНС —
кассовой техники и
фискальных накопителей.

Шаг 1 — получение КЭП

КЭП нужна для заключения договора с ОФД, регистрации кассы, а в будущем для ее перерегистрации.

Электронные подписи получить бесплатно в налоговой могут:

• индивидуальные предприниматели;

• сотрудники юрлиц, который представляют свою организацию без доверенности, обычно это руководитель (генеральный директор, директор и т.п.).

Для получения КЭП нужно:

• оставить заявку в личном кабинете ИП или организации ,

• записаться на прием в ФНС и прийти в назначенное время с паспортом и СНИЛСом. Также предварительно нужно приобрести и взять с собой  специальную флешку — токен, сертифицированный ФСТЭК (Федеральной службой по техническому и экспортному контролю). Подойдет например, Рутокен или JaCarta.

Выданная в налоговой КЭП будет действительна в течение 15 месяцев. До окончания этого срока подпись можно продлить онлайн через личный кабинет, после — только посетив инспекцию. 

Шаг 2 — выбор ОФД и регистрация кассы в налоговой

Работать на незарегистрированной ККТ нельзя — это будет считаться применением кассы с несоблюдением законодательства. Согласно
ст. 14.5 КоАП за такое нарушение владельцу бизнеса грозят штрафы:

• до 3000 руб. на должностное лицо и ИП;

• до 10 000 руб. на организацию.

Перед регистрацией кассы необходимо заключить договор с оператором фискальных данных. Список ОФД, аккредитованных налоговой, находится на
сайте службы. Выбирайте любую организацию из списка и заключайте с ней договор.

Если вы планируете продавать маркированные товары, обратите внимание, чтобы в договоре с ОФД были условия о передачи реализованных кодов маркировки в «Честный знак».

Дальше владельцу кассы необходимо поставить ее на учет в налоговой. Для этого нужно записаться на прием в ФНС и лично обратиться за услугой к сотруднику налоговой.

Или зарегистрировать кассу в режиме онлайн:

• в личном кабинете на сайте ФНС;

• на Госуслугах;

• в кабинете ОФД, с которым заключен договор.

Для регистрации кассы заполните заявление, в котором укажите:

• Полное название организации или ФИО индивидуального предпринимателя + ИНН.

• Место установки кассы (например, магазин, кафе и т.п.) + адрес, который должен совпадать с адресом в документах на собственность (аренду) помещения. Если ККТ будет использоваться для онлайн-продаж, тогда в заявлении указывают адрес сайта.

• Название и заводской номер модели ККТ.

• Модель ФН и его заводской номер.

• Особенности применения ККТ (если есть) — к ним, например, относятся оказание услуг, интернет-продажи, торговля лотерейными билетами и выплата выигрышей, продажа маркированных товаров, агентская деятельность. В заявлении перечислены все особенности, вам достаточно поставить «галочки» напротив соответствующих пунктов.

• Информацию об ОФД (название и ИНН оператора).

Готовое заявление отправьте в налоговую. Там  проверят информацию и присвоят кассе регистрационный номер, который появится в вашем личном кабинете.

После этого проведите процедуру фискализации. Для этого на вашей кассе введите параметры регистрации (название или ФИО и ИНН владельца, сведения о кассе и ФН и др.), а также регистрационный номер, полученный из налоговой. Затем сформируйте и распечатайте Отчет о регистрации ККТ. На фискализацию у вас есть 24 часа с момента получения номера от налоговой и 20 попыток ввода.

Важно! При фискализации кассы будьте внимательны с номером ККТ и ФН. В случае ошибки фискальный накопитель будет заблокирован, и придется покупать новый.

В Отчете о регистрации будет номер, который надо ввести в личном кабинете на сайте ФНС. В налоговой для учета ККТ внесут данные в журнал учета и регистрационную карточку, которую разместят в вашем личном кабинете. Только после этого можно считать, что регистрация завершена и можно переходить к настройке кассы.

Шаг 3 — настройка ККТ

Настройка кассы — это ввод в программу ККТ информации, необходимой для формирования фискальных документов с правильными реквизитами. Добавьте в кассу:

• ФИО сотрудников, которые будут работать на кассе.

• Товары (услуги) с единицами измерений, ценами и ставкой НДС.

• Налоговый режим, по которому работает магазин.     

Сложность настройки зависит от кассы. Например, автономные кассы подключают к компьютеру, через который и выполняется процедура. Причем товары не просто заводят, но еще присваивают им определенные коды, которые кассир должен вводить на кассе для формирования чека.

Смарт-терминалы настраиваются проще — как планшет или смартфон: чтобы добавить данные на экране выбирают соответствующий раздел меню и вводят информацию. При желании смарт-терминал можно настроить в личном кабинете на компьютере.

После настройки касса готова к работе — теперь вы можете рассчитываться с клиентами, соблюдая требования 54-ФЗ.

Как проще подготовить онлайн-кассу к работе

Чтобы не вникать в процессы регистрации, фискализации и настройку кассы, воспользуйтесь услугой Лайтбокс. Наши специалисты:

• Заключат договор с ОФД на 1 или 3 года. Зарегистрируют кассу на сайте ОФД и в налоговой.

• Помогут подключить онлайн-кассу и настроить ее под ваш бизнес.

• При необходимости подключат вас к ЕГАИС и «Честному знаку».

• Проведут обучение ваших сотрудников по работе с кассой

Кстати, в арендную плату за кассы Лайтбокс включен договор с ОФД, а также услуги по регистрации и настройке, поэтому вам не придется платить за них отдельно. 

Шаг 4 — как работать на кассе

В ежедневные обязанности кассира или другого сотрудника, который рассчитывается с покупателями, входят:

• Открытие смены на кассе.

• Формирование и выдача бумажных чеков покупателю или отправка электронных чеков по требованию клиента на его телефон или email.

• При необходимости оформление возврата товаров и проведение корректировочных операций.

• Закрытие смены на кассе.

Открытие смены

Перед тем как начать работу, кассир должен проверить:

• Качество интернет-связи, в том числе при использовании мобильного интернета.

• Наличие кассовой ленты.

• Работоспособность терминала эквайринга, сканера, весов и другой техники.

Если всё в порядке, сформировать и распечатать отчет об открытии смены. Это фискальный документ, который касса отправляет ОФД. Без открытия смены не получится распечатывать чеки и принимать оплату.

В некоторых кассовых программах открытие смены автоматизировано, например, в решении Лайтбокс перед распечаткой первого чека сначала сформируется необходимый отчет и только после этого кассир сможет вести расчеты с покупателями.

Кассовые чеки

Если ваша касса есть в реестре налоговой, и кассовая программа своевременно обновляется, чеки должны содержать все реквизиты, установленные
ст.4.7 закона 54-ФЗ. Подробно о правилах формирования кассового чека рассказали в статье.

Удобство же проведения кассовых операций и количество ошибок зависят от технических характеристик ККТ, а также от программы, которая установлена на кассе. Например:

• Неудобно, когда для добавления товара в чек надо вводить код на клавиатуре, гораздо комфортнее сканировать штрихкод на упаковке.

• Ошибок больше, если кассир рассчитывает сумму скидки на калькуляторе, а когда это делает касса, расчеты точно будут верными.

• Гораздо удобнее просматривать чек перед распечаткой на сенсорном экране диагональю 5—7 дюймов, и практически невозможно это сделать на экране высотой до 5 сантиметров.

Например, в кассах Лайтбокс есть все необходимые функции, которые автоматизируют кассовые операции и значительно упрощают работу кассира.

Возврат товаров и корректировочные операции

Покупатель может вернуть некачественный товар, а также качественный, но только в
случаях, определенных Законом о защите прав потребителей. Каждый кассир должен уметь оформить возврат. О том, как правильно это сделать мы рассказывали в этой статье.

Корректировочные операции проводятся, чтобы исправить ошибки, которые налоговая может расценить как нарушение 54-ФЗ. Например, покупателю не выдали чек из-за поломки кассы, или в чеке «пробили» неправильную ставку НДС. Исправления обязательно надо проводить через кассу, чтобы информация была передана ОФД. Подробно о корректировках читайте здесь.

Закрытие смены

Закрытие смены — это процедура, во время которой формируется фискальный документ — Отчет о закрытии смены. Иногда его называют Z-отчетом. Созданный документ необязательно распечатывать и визировать подписью сотрудника — документ можно хранить в памяти ФН.  

В отличие от открытия смены, которую сложно пропустить, так как не получится пробивать чеки, о закрытии смены важно помнить. Дело в том, что по 54-ФЗ максимально смена может быть открыта 24 часа. После этого ФН перестает формировать фискальные признаки для чеков, поэтому ОФД не сможет проверить такие документы и отправить подтверждение о приемке. Значит, даже если вы сможете пробивать чеки, они будут противоречить законодательству.

Если вы или сотрудники забыли закрыть смену, ваши действия зависят от того, сколько прошло времени:

• Меньше 24 часов, например, в 9.00 вы увидели, что смена не закрыта, а накануне её открыли в 10.00, прошло только 23 часа — просто формируйте отчет о закрытии смены. Тут же можете открыть новую и проводить продажу товаров или услуг обычным порядком.

• Больше 24 часов — действия на кассе должны быть такими же, как и в предыдущем пункте. Отличие только в том, что вам необходимо подготовить заявление в налоговую, в котором нужно описать ситуацию. Такой документ позволит отделаться предупреждением вместо штрафов за нарушение порядка работы с кассой (до 10 тыс. руб. на организацию и до 3 тыс. руб. на должностное лицо).

Процедура закрытия смены зависит от кассы. В некоторых программах, например, в Лайтбокс есть «защита» от забывчивости сотрудников — при выключении кассы появится предложение закрыть смену.

Чтобы ваши сотрудники соблюдали кассовую дисциплину, подготовьте понятные инструкции, проведите обучение и проверьте знания персонала. Клиентам Лайтбокс не надо тратить время на подготовку инструкций — вы можете скачать «Памятку кассиру» в формате pdf и использовать её в работе.

Дата публикации: 24.10.2023

Товар добавлен в корзину

Сумма

Инструкция: Как пользоваться онлайн-кассой

Картинка с сайта: 5cms.ru

После введения в эксплуатацию онлайн-касс у предпринимателей возникает необходимость обучать сотрудников работе с новой ККТ.

Кто может работать с кассовым аппаратом

Для работы с онлайн-кассой, сотрудник должен соответствовать определенным критериям. К работе с онлайн-кассой допускаются сотрудники, которые:

• Ознакомились и подробно изучили правила эксплуатации кассового оборудования. Правила не являются обязательными с точки зрения законодательства, однако кассир сможет руководствоваться этими документами в случае возникновения ситуаций, не предусмотренных новым законодательством. А изучение типовых правил работы с ККТ будет полезно сотрудникам, не имеющим опыта работы с кассовым оборудованием.
• Подписали договор полной материальной ответственности. Данный договор должен подписаться до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания для того, чтобы его не подписывать. Работодатель может указать пункт о необходимости подписания договора полной материальной ответственности в трудовом договоре. Но при отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель в некоторых случаях может привлечь работника к полной материальной ответственности. Например, если работник нанес ущерб компании, находясь в алкогольном или наркотическом опьянении.
• Подробно изучили инструкции ко всему кассовому оборудованию. Онлайн-кассы это совершенно новое техническое решение для бизнеса, каждому сотруднику, приступающему к работе с новой ККТ, необходимо понимать, как пользоваться онлайн-кассой. Помимо рисков, связанных с поломкой дорогостоящей кассы из-за некомпетентности сотрудника, кассир может некорректно оформлять операции, что повлечет за собой вопросы налоговой службы.

Кроме предоставления работникам информации о том, как пользоваться онлайн-кассой, работодатель может разработать внутренние правила эксплуатации кассового оборудования, например:

• Запрет на нарушение целостности корпуса ККТ
• Запрет на допуск третьих лиц к ремонту кассового оборудования
• Запрет на самостоятельную чистку ККТ, в том числе химическими препаратами
• Запрет на любое вмешательство в работу ККТ и пр.

Для удобства работодателя факт ознакомления со всеми правилами должен быть подтвержден подписью сотрудника.

Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены

Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:

• Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика
• Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу
• Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты
• Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)

Открытие смены на онлайн-кассе

Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.

Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.

Как выдавать чек покупателю

Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

• Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
• Покупатель передает кассовому работнику оплату
• После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

• Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
• Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
• Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
• Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
• Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
• Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Признак расчета

Признак расчета — это реквизит кассового чека, указывающий на причину поступления/выдачи денежных средств в кассу/из кассы организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

• «Приход» — будет содержать чек продажи. Например, когда покупатель приобретает в магазине бытовую технику.
• «Возврат прихода» — будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель решил вернуть товар.
• «Расход» — будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома — выдача денег при принятии металла;
• «Возврат расхода» — будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2019 вступают в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появится такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

• Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) — указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
• Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) — покупатель внес предоплату за товар частично;
• Код АВАНС (или 3) — получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
• Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) — указывается когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
• Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) — сюда можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос, т.е. частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
• ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) — здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса, а товар в данном случае передается покупателю сразу;
• ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) — указывается при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита, и значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Применение чека коррекции

Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:

• Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
• Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
• Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

1. Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
2. Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:

• «приход» при обнаружении излишков
• «расход» при обнаружении недостачи

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Закрытие смены и инкассации

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.

Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.

В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Инкассация

Выручка должна сдаваться в основную кассу после закрытия кассовой смены. После приема наличных денежных средств в основную кассу сотрудник оформляет ПКО. По прибытии инкассаторов им передается сумка с деньгами, препроводительная ведомость к сумке и формируется РКО с операцией инкассация.

Пример работы с онлайн-кассой

Как работать с онлайн-кассой? Рассмотрим на примере одного рабочего дня.

• Сотрудник уже ознакомился (под подпись) со всеми внутренними документами регламентирующими эксплуатацию кассовой техники и подробно изучил инструкцию.
• Перед началом рабочего дня, необходимо подготовить рабочее место, для этого необходимо получить ключи от кассы, «размен», расходники (например, рулон чековой ленты).
• Далее необходимо сформировать отчет о начале новой смены. В документе, который по умолчанию передается в ОФД будет содержаться информация о кассовом аппарате и сотруднике открывшем смену. На некоторых ККТ можно открыть смену просто отсканировав штрих-код товара. Такой способ открытия имеет один существенный недостаток — работник может по ошибке открыть смену под учетной записью другого пользователя (если при закрытии выход из учетной записи осуществлен не был).
• Далее, кассир совершает операции, к которым относятся продажа, возврат, снятие отчетов.
• Если речь идет о круглосуточном магазине, по истечении астрономических суток с момента открытия смены, она должна быть закрыта и сразу же открывается новая. Если кассир проигнорирует необходимость закрытия по истечении 24 часов, ККТ перестанет формировать кассовые чеки.
• После закрытия смены кассовый работник формирует ПКО и оформляет передачу денежных средств в основную кассу предприятия (сейф).
• Далее ключи от кассы сдаются ответственному лицу.
• К концу смены работник кассы должен перепроверить наличие всех необходимых документов по кассовой смене, например, заявлений на возврат, пояснительных записок к чекам коррекции в случае их наличия и т.д.

Что нельзя делать кассиру во время работы

Работа с онлайн-кассой связана с сохранностью ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и оборудования, поэтому список лиц, которые могут иметь доступ в кассовую зону, строго ограничен.

Кассиру запрещается:

• Допускать к ККТ посторонних.
• Оставлять кассовую зону без присутствия сотрудников.
• Отлучаться с рабочего места без пересчета наличных денег в кассе. Данная процедура должна проходить в присутствии замещающего лица. Информация о сумме наличных денег в кассе заносится в журналы, ведущиеся для учета движения денежных средств. После внесения информации в журнал, кассир, как и замещающий его сотрудник, ставят свои подписи под итоговой суммой. Это правило должно строго соблюдаться даже при замещении кассира другим сотрудником всего на несколько минут.
• Оставлять кассовую зону без оповещения руководителя.
• Допускать к ремонту кассового оборудования не установленных лиц.

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты.

До ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению. С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.

Согласно письма Минфина от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 журнал не является обязательным к заполнению, так как данные, вносимые в него, присутствуют в отчетах, передаваемых ОФД.

Однако, согласно п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н представители налоговой службы обязаны заверять журналы кассира-операциониста при возникновении подобной необходимости.

Кроме того, наличие подобного вида учета денежных средств рекомендовано п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.

Исходя из информации, указанной выше применение журнала кассира-операциониста (при условии работы с онлайн-ККТ) не установлено законодательно. Однако, также не запрещает ведение журнала предпринимателями в целях контроля выручки.

Применять ли кассовую книгу и ордера?

Согласно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовая книга, как и ордера (ПКО, РКО) обязательны для предприятий, в которых осуществляются кассовые операции. Формат ККТ значения не имеет. Бизнесмены, работающие с онлайн-кассовой техникой от использования кассовой книги и ордеров, не освобождаются.

Однако существует категория предпринимателей, которые освобождены от необходимости ведения данных отчетных форм, к ним относятся ИП. На подобных предприятиях учет движения денег ведется при помощи заполнения Книги учета доходов и расходов.

Если ИП работает с использованием ККТ, данные вносятся в Книгу один раз в конце кассовой смены. Если же кассовая техника на предприятии отсутствует, информация должна вноситься по каждому факту получения или выдачи денег.

Особенности применения РКО и ПКО при обороте разменных денежных средств

ПКО, как и РКО обязательны к заполнению в случае выдачи размена из кассы организации.

В этом случае в начале смены создается РКО с отражением суммы выданных денег. Основание выдачи будет указано как «Для размена».

Действия кассира при возникновении проблем в работе онлайн-кассы

В течение рабочей смены могут возникать различные ситуации, в том числе и препятствующие работе кассовой техники.

• Отсутствует сеть интернет. Отсутствие интернета не принесет серьезных проблем. Операции, несмотря на отключение интернета, будут записываться на фискальный накопитель. ОФД получит информацию после восстановления работоспособности сети. Проблема с доступом к сети интернет должна быть решена не позднее чем через 30 суток, в противном случае онлайн-ККТ автоматически заблокируется.
• Отключение электроэнергии. Ситуация предполагает невозможность проведения операций по онлайн-кассе, соответственно в случае обесточивания магазина продажи следует прекратить. Проводить продажи можно только в крайнем случае. Например, прохожему стало плохо, и срочно нужна вода. В этом случае не стоит, ссылаясь на 54-ФЗ, закрывать двери магазина перед бледным покупателем, лучше все же совершить продажу, а после восстановления работы электросети оформить чек коррекции.
• Обрыв чековой ленты. Для устранения данной проблемы кассовому работнику необходимо заменить ленту самостоятельно, если это входит в его зону ответственности.
• Отсутствие связи между компьютером и онлайн-кассой. В случае возникновения подобной проблемы необходимо разобраться в её причине, т.е. визуально оценить обстановку и попробовать найти причину поломки. Например, причиной может служить отошедший кабель, в этом случае кассир в силах исправить ситуацию самостоятельно. Если же на первый взгляд проблема не видна, кассовому работнику не стоит самостоятельно искать проблему, лучше вызвать специалиста, ответственного за техническую исправность оборудования.

Памятка для кассира

Чтобы понять как работать с онлайн-кассой и допускать в эксплуатации кассового оборудования минимум ошибок, кассир может воспользоваться следующей памяткой:

• Ознакомиться с правила пользования онлайн-кассой.
• Перед тем, как приступить к работе, ознакомиться с договором полной материальной ответственности и обозначить свое согласие с правилами, поставив под ними подпись.
• Если наличие покупателей под вопросом, смену можно открыть непосредственно перед продажей, открытие кассовой смены совместно с открытием магазина не обязательно.
• Не путайте возврат с чеком коррекции. Возврат производится в случае, если покупатель изъявил желание вернуть приобретенный ранее товар. Чек коррекции нужен в случае, если продажа была проведена с некорректной суммой или без использования кассовой техники.
• Не оставляйте кассовую зону без присмотра.
• Запрещается допускать к кассе третьих лиц.
• Не допускайте промежутка более двадцати четырех часов между отчетами об открытии и закрытии смены во избежание блокировки ККТ.
• При отключении электроэнергии, приостановите проведение продаж.
• Если продажа все же была проведена без онлайн-кассы, нужен чек коррекции.
• Работа ККТ не допускается при отсутствии чековой ленты.
• Даже в конце смены нельзя оставлять без присмотра включенную ККТ.
• Закрытие кассовой смены и сдача наличных денег полностью находится в зоне ответственности кассового работника.
• В случае пересменки в рамках одной кассовой смены обязателен пересчет денежных средств со сверкой итогов. В момент пересчета обязательно присутствие как сдающей, так и принимающей стороны. В случае расхождений обязательно составление акта и взятие объяснительной у сдающей смены.

UPD: обновлено 22.10.2019

Как правильно принимать оплату онлайн в интернет-магазине по 54-ФЗ?

Еще нет своего сайта? Запустите интернет-магазин на платформе 5CMS — Все для продаж уже внутри!

Рекомендуем прочитать