Outlook инструкция пользователя на русском

Попробуйте новый Outlook!

Outlook для Windows помогает объединять и координировать вашу среду. Вы можете писать более качественные сообщения электронной почты, поддерживать порядок, а также быстрее получать доступ к популярным приложениям Майкрософт. Попробуйте новый Outlook на устройствах с Windows.

Подробнее о новом Outlook

Изображение окон Outlook с выделением переключателя новой версии Outlook

Знакомство с Outlook

Оцените свой день с учетом истинного времени

Хотите сохранить синхронизацию рабочих и личных календарей? Простое управление расписанием с учетом истинного времени.

Получите истинное время

Будьте в курсе происходящего, находясь в пути

Просматривайте непрочитанные письма и изменения в расписании дня с помощью мобильного приложения Outlook. Добавьте свою рабочую и личную учетную запись, чтобы всегда идти в ногу со временем.

Работа на мобильных устройствах

Что такое Outlook и зачем он нужен

Сервис работает уже много лет и входит в топ самых востребованных в мире, но некоторые пользователи до сих пор не знают, для чего нужен Outlook и что это за программа. Это менеджер электронных писем, который помогает работать с корпоративными почтовыми ящиками.

Функционал программы рассчитан на прием и отправку электронных писем. Дополнительные опции — планирование задач, создание конференций и списков для рассылок. Достаточно один раз настроить программу, чтобы потом пользоваться всеми ее преимуществами. Outlook работает на различных ОС и даже на мобильных устройствах.

Плюсы и минусы

Главный плюс — удобный интерфейс. Можно работать одновременно с несколькими аккаунтами на разных устройствах без дополнительных инструментов. Это особенно полезная опция для крупных компаний с филиалами. Outlook автоматически распознает спам и фишинг. Фильтры можно настроить вручную.

Теперь о недостатках. На программу желательно оформить подписку, так как бесплатная учетная запись не предусматривает ряда функций. Например, шифрование сообщений и обеспечение кибербезопасности. Также учитывайте, что Microsoft приостановил все новые продажи продуктов и услуг в России.

Кроме того, почтовый клиент потребляет довольно много трафика, а также пользователи отмечают, что работа в офлайне не продумана. Настроек много, и с первого раза установить все вряд ли получится.

Возможности и функции программы

В первую очередь программа служит для коммуникации и управления электронными письмами. Создавайте папки, используйте встроенный календарь, планируйте задачи и оставляйте заметки.

Проведем небольшой обзор Outlook. Основные возможности:

Создание и отправка писем. Зайдите в «Создать сообщение» на вкладке «Главная». Вы увидите стандартные поля, как и в обычном почтовике. Доступны готовые шаблоны ответов. При необходимости прикрепите к письму файл.
Отложенная доставка. Создайте письмо и настройте отправку на нужное время. Зайдите в «Параметры письма» и выберите «Задержка доставки». Такие сообщения хранятся в папке «Исходящие».
Быстрые действия. Функция позволяет записать алгоритм, который затем срабатывает по одному клику. Откройте вкладку «Главная» и назначьте горячие клавиши.
Командная строка. Нажмите Win + R и введите outlook.exe/название_команды. В качестве названия укажите, например, nopreview — открытие программы без предпросмотра, restore — открытие в случае возникновения системной ошибки, finder — открытие поисковика.
Удаление и восстановление писем. Все удаленные письма сначала попадают в папку с соответствующим названием. Из можно восстановить.
Обновление почты. Чтобы обновить все почтовые ящики, перейдите во вкладку «Отправка и получение» и нажмите «Отправить и получить почту — все папки». Если нужен какой-то конкретный ящик, выберите его.
Создание папок. Нажмите правой кнопкой мыши в том месте, где нужно добавить папку, выберите «Создать папку» и придумайте название. Ее можно переместить в другое место обычным перетаскиванием мышкой.
Создание задач. Чтобы открыть список задач, нажмите на соответствующую иконку внизу. Создайте новую задачу и установите нужные параметры, после чего она отобразится не только в списке, но и в календаре.
Создание совещания. Функция позволяет оповещать сотрудников о планерке. Откройте календарь и выберите пункт «Создать собрание». После указания всех параметров нажмите «Отправить».

Убедитесь в том, что Outlook — это не обычный почтовый ящик. Ознакомьтесь с подробной справкой от разработчиков.

Защитите компанию от фрода — бесполезных звонков в контакт-центр. Антифрод Calltouch позволяет моментально выявить накрутку и сомнительные источники обращений. Благодаря этому вы сэкономите бюджет и время сотрудников. Работайте только с реальными клиентами, которых можно привести к сделке.

Антифрод

Защититесь от спама
и некачественных звонков с рекламы

Защититесь от спама и некачественных звонков
с рекламы

Подробнее

Как установить и настроить

Скачивайте программу только с официального сайта Microsoft. Установка простая: ничем не отличается от других стандартных программ. При первом запуске Outlook предложит подключить почту. Для этого введите имя, электронный адрес и пароль. При необходимости настройте подключение вручную: укажите тип, порты и адрес сервера. Если все сделано правильно, вы получите соответствующее уведомление, и программа предложит добавить еще одну учетную запись.

Во время первого запуска вы сможете пропустить добавление учетной записи. В этом случае программа откроется, но почтой нельзя будет пользоваться. Чтобы подключить ее через настройки, зайдите во вкладку «Файл» и нажмите кнопку «Добавить учетную запись». В этой же вкладке есть все необходимые настройки.

Проще всего добавить почту от Яндекса. Достаточно настроить свой профиль и указать почтовый ящик в Outlook. Подключать mail.ru и gmail.com сложнее, так как нужно прописать серверы и порты вручную. Для mail.ru сервер входящей почты imap.mail.ru и pop.mail.ru, а исходящей — smtp.mail.ru. Значения для почты от Google аналогичные, только вместо mail.ru идет gmail.com. Порты одинаковые у обоих сервисов: IMAP — 993, POP3 — 995, SMTP — 465.

Как пользоваться Outlook

Интерфейс программы очень простой и интуитивно понятный. Чтобы написать письмо, нажмите «Создать сообщение». В полях «Кому» и «Копия» укажите получателей, добавьте тему и чуть ниже напишите основной текст письма. Останется нажать «Отправить». Входящие сообщения приходят так же, как и в обычной почте.

В разделе «Создать элемент» назначайте встречи и задачи.

Используйте Коллтрекинг Calltouch, чтобы получать полную информацию о звонках клиентов. Вы в любой момент будете иметь доступ к записи и расшифровке разговоров операторов с потенциальными покупателями. Статический коллтрекинг позволит точно определить офлайн-источник звонка: визитка, листовка, билборд или другой. Динамический коллтрекинг поможет понять, какие онлайн-каналы приносят звонки. В отчетах сервис наглядно отразит эффективность каждого канала.

Коллтрекинг

Отслеживайте источники звонков
с рекламы для ее оценки

Вкладывайте в ту рекламу, которая приводит клиентов. Слушайте звонки и улучшайте работу менеджеров.

Перейти

Коротко о главном

Outlook — это почтовый клиент, который помогает объединить работу нескольких почтовых ящиков. Особенно удобен для корпоративных целей.
В Outlook пользователи управляют почтой, создают папки, назначают задачи и совещания. Есть опции отложенной доставки и быстрых команд.
Установка и настройка не займут много времени, а простой интерфейс позволит быстро научиться пользоваться программой.
Заранее ознакомьтесь с официальными рекомендациями по работе в Outlook от разработчиков Microsoft. Так вы не допустите ошибок при установке и настройке.

Источник

Microsoft Outlook – это мощный почтовый клиент, который позволяет не только обмениваться электронными письмами, но и управлять информацией. Вы можете отправлять и получать электронные сообщения, создавать задачи, управлять контактами и календарем. Кроме того, Outlook предлагает множество дополнительных возможностей, таких как хранение заметок, установка напоминаний и организация встреч.

Настроить Outlook на компьютере сможет каждый.

Установка Outlook

Для установки Outlook, рекомендуем загрузить последнюю версию программы с официального сайта Microsoft, либо приобрести его вместе с офисным пакетом. Однако, перед установкой необходимо убедиться, что ваш компьютер или иное устройство соответствуют системным требованиям данной программы, иначе возможны трудности в работе с ней.

Минимальные системные требования

Outlook неприхотлив в своих требованиях и будет стабильно работать под операционными системами:

Windows 10 с долгосрочным обслуживанием 2019 или Windows 11 с двухъядерным процессором с частотой 2 ГГц и 4ГБ ОЗУ;
MacOS с процессором Intel и 4ГБ ОЗУ. Office для Mac поддерживается тремя последними версиями MacOS. По мере выпуска новых основных версий, MacOS Майкрософт прекращает поддержку для самой старой версии и продолжает поддержку для последней и двух предыдущих версий MacOS. В предыдущих версиях операционных систем могут поддерживаться не все функции и возможности продуктов. Для оптимальной работы используйте последние версии указанных выше операционных систем.

Добавление учетной записи

После установки Outlook на компьютере откройте его и выполните следующие действия.

Нажмите на кнопку «Файл» в верхнем левом углу экрана.
Нажмите на «Добавить учетную запись» в правой части экрана.

Укажите адрес электронной почты. Во вкладке «Дополнительные параметры» выберите «Настроить учетную запись вручную» и кликните «Далее».

Адрес электронной почты учетной записи Outlook

В разделе «Расширенная настройка» кликните по современному протоколу IMAP входящей почты.

Следуйте инструкциям на экране, чтобы завершить настройку.

Настройка параметров учетной записи

После добавления учетной записи необходимо настроить некоторые параметры, чтобы Outlook работал эффективнее.

Настройка автоматических ответов

Автоматический ответ будет отправляться всем, кто пытается связаться с вами во время вашего отсутствия.

Выберите пункты «Файл» > «Автоответы».

В диалоговом окне «Автоответы» выберите команду «Отправлять автоответы».

Настройка автоответов (набор текста ответа)

Можно указать диапазон дат для автоматических ответов. После указанной даты их отправка прекратится. В противном случае автоматические ответы нужно будет отключить вручную.
На вкладке «Автоответы» введите текст ответа, который будет отправляться, если вас нет на рабочем месте.
Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.

Настройка подписи

Outlook может автоматически добавить подпись к каждому отправляемому письму. Подпись может содержать информацию о вашей должности, контактных данных или другую полезную информацию.

Создайте новое сообщение электронной почты или сгенерируйте форму ответа на полученное письмо

Зайдите в пункт меню «Сообщение» > «Подпись».
На форме «Подписи и бланки» в группе «Выберите подпись для изменения» щелкните на кнопку «Создать», после чего в появившейся форме «Новая подпись» введите новое наименование для активной подписи.
В группе «Изменить подпись» создайте требуемую подпись. Вы можете изменять, гибко конфигурировать и настраивать выравнивание текста, размер и цвет шрифта, а также саму гарнитуру. Если вы желаете сформировать более изящную подпись с границами, таблицами или маркерами, используйте текстовый редактор Word для предварительного форматирования текстового содержимого, после чего попросту скопируйте и вставьте подпись в поле «Изменить подпись» в Outlook. В дополнение, вы можете воспользоваться одним шаблонов для подписей. Чтобы ознакомиться с заготовленными шаблонами более детально, скачайте шаблоны в приложении Word, измените шаблон под себя (укажите: ФИО, телефон, другие контактные данные), после чего скопируйте и вставьте полученный текст в поле «Изменить подпись».
В секции «Выберите подпись, используемую по умолчанию» задайте необходимые подписи для новых сообщений и ответов (как правило для новых сообщений используется расширенная подпись, а для ответов – короткий вариант наподобие «С уважением …»).
Щелкните на кнопке ОК для сохранения новой подписи и возврата к форме сообщения.

Важно: При создании новой подписи Outlook автоматически не применяет её к текущему сообщению, открытому в первом пункте этого подраздела, даже если вы настроили автоматическое применение подписей ко всем новым генерируемым в программе Outlook сообщениям. Для текущего сообщения придется добавить подпись в ручном режиме (либо закрыть его и создать новое сообщение – подпись туда вставится уже автоматически). Для добавления подписи ручным способом на вкладке «Сообщение» выберите элемент «Подпись», после чего выберите только что созданную, новую подпись из предложенного раскрывающегося списка.

Настройка автоматического ответа

Outlook может автоматически ответить всем на полученное письмо. Это может быть полезно, если вы получили письмо с общим вопросом, на который должны ответить все участники проекта.

В основном окне Outlook, кликаем на закладку «Файл».
Кликаем на большую кнопку «Управление правилами и оповещениями».

Нажимаем «Новое…».
Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям».

Нажимаем «Далее».

В окне со списком ничего не выбираем, а просто нажимаем «Далее». Появится очень важное предупреждение о том, что «Данное правило будет применено к каждому получаемому сообщению». Соглашаемся.

В окне со списком действий ставим галочку в пункте «Ответить, используя». В окошке «Шаг 2» щелкаем на «Указанный шаблон». Откроется окно выбора шаблона. Выбираем нужный нам шаблон. Нажимаем «Открыть».
Появится экран, на котором можно выбрать исключения – признаки, по которым какие-то письма не будут получать ответа. В нашем случае галочку не ставим. Нажимаем «Далее».
Сохраняем правило, давая ему понятное нам название и жмем «Готово».

Настройка автоматического ответа на определенный тип писем

Вы можете создать правила, которые будут автоматически отвечать на определенный тип писем. Например, можно настроить автоматический ответ на все письма с темой «Вопросы по проекту». Порядок действий тот же, что и в предыдущем подразделе, но после предупреждения о том, что «Данное правило будет применено к каждому получаемому сообщению», с чем мы соглашаемся, действуем так.

В окне со списком действий ставим галочку в пункте «Содержащие <текст> в тексте или в поле ‘Тема’». В окошке «Шаг 2» щелкаем на «<текст>». Откроется окно поиска текста. Набираем нужный нам текст. Нажимаем «Добавить» и кнопку ОК.
Появится экран, на котором можно выбрать исключения – признаки по которым какие-то письма не будут получать ответ. В нашем случае никакие галочки не ставим. Нажимаем «Далее».
Сохраняем правило с понятным названием и жмем «Готово».

Настройка пересылки сообщений

Вы можете настроить Outlook таким образом, чтобы он автоматически пересылал все полученные письма на другой адрес электронной почты. Это может быть полезно, если вы планируете выходить в отпуск и хотите, чтобы другой человек мог получать ваши письма.

В основном окне Outlook, кликаем на закладку «Файл».
Кликаем на большую кнопку «Управление правилами и оповещениями».

Нажимаем «Новое…».
Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям».

Нажимаем «Далее».

В окне ничего выбирать не надо – просто жмем «Далее» и соглашаемся с тем, что «Данное правило будет применено к каждому получаемому сообщению».

В окне со списком действий ставим галочку в пункте «Перенаправить для …». В окошке «Шаг 2» щелкаем на «Адресаты или общедоступная группа». Откроется адресная книга Outlook. Выбираем раздел «Контакты».
Выбираем в списке контакт, выделяем его, и щелкаем ниже «Кому ->». Адрес подставится в соответствующее поле. Нажимаем внизу ОК.
Появится экран, на котором можно выбрать исключения – признаки по которым какие-то письма не будут перенаправляться. В нашем случае никакие галочки не ставим. Нажимаем «Далее».
Сохраняем правило с понятным нам названием и жмем «Готово».

Настройка учетной записи на других устройствах.

Настроить Outlook на других устройствах не составит труда, так как процесс идентичен шагам, описанным в пункте «Добавление учетной записи» данной статьи. После того как в приложении будет добавлена учетная запись, данные будут автоматически синхронизированы с другими вашими устройствами.

Календарь в Outlook: как использовать его для эффективного планирования

Календарь является одним из наиболее важных инструментов для планирования задач. В Microsoft Outlook, календарь предоставляет широкий спектр функций, которые помогают управлять расписанием и делают работу более эффективной. Рассмотрим самые используемые из них:

Одна из наиболее полезных функций календаря — это возможность создавать встречи. Чтобы её создать, выберите нужную дату и время в календаре, затем нажмите на кнопку «Встреча». Заполните информацию о встрече, включая участников и место проведения. Каждый участник получит приглашение по электронной почте, и вы можете отследить, кто принял участие, а кто не сможет прийти.
Если у вас есть задачи, которые нужно выполнить в определенный день или в определенное время, можно воспользоваться функцией «Задача». Чтобы создать задачу, выберите нужную дату и время в календаре, затем нажмите на кнопку «Задача». Заполните информацию о задаче, включая ее описание и срок выполнения. Когда срок выполнения наступит, вы получите напоминание о задаче.
Календарь также предоставляет множество возможностей для просмотра вашего расписания. Можно просмотреть расписание на день, неделю, месяц или год.

Мои Контакты — удобный способ организации контактов

Outlook также предоставляет простой и удобный способ организации контактов, именуемый “Мои Контакты”. Рассмотрим их:

Outlook позволяет организовывать ваши контакты в группы. Это может быть полезно при большом количестве контактов, и необходимо быстро найти нужного человека. Вы можете создать группу «Коллеги», «Друзья» или «Клиенты», и добавить соответствующие контакты в каждую группу. После чего найти нужный контакт не составит труда, просто выбрав соответствующую группу.
Категории — это еще один удобный способ организации контактов. Каждому контакту можно назначить категорию, например «Работа», «Личные контакты» или «Семья». Затем можно использовать категории для быстрого поиска нужных контактов. Например, если вы ищете контакт для работы, вы можете выбрать категорию «Работа» и быстро найти нужный контакт.
Мои Контакты также позволяет синхронизировать ваши контакты с мобильным устройством. Это может быть полезно, при частом использовании мобильного телефона для звонков и отправки сообщений. Синхронизация позволяет иметь доступ к вашим контактам в любом месте и в любое время.

Три совета по использованию Outlook

После необходимых настроек Outlook можно использовать для отправки и получения электронных писем, управления календарем, контактами и задачами. Вот некоторые полезные советы, которые помогут вам использовать Outlook эффективно и быстро.

Использование вкладок. Outlook имеет несколько вкладок, которые позволяют быстро переключаться между различными функциями (например, электронная почта, календарь, контакты и т.д.).
Использование горячих клавиш. Outlook имеет множество быстрых клавиш, которые позволяют управлять им без долгого выбора команд в меню. Например: