Работа с онлайн кассами пошаговая инструкция для чайников кз

Все расчёты с покупателями регулирует закон № 54-ФЗ о кассовой технике. Он позволяет налоговой видеть в режиме
онлайн выручку магазинов и защищает интересы покупателя. Достигается это с помощью современных касс, которыми
пользуются продавцы.

Работа с онлайн-кассой очень ответственная и предполагает внимательный учёт денег, а также соблюдение строгого порядка.
Поэтому и кассиру, и самому предпринимателю необходимо знать, какие требования закон предъявляет к эксплуатации кассовой
техники.

В статье расскажем, как правильно работать с кассой без нарушений и штрафов.

Требования к современным кассам

Согласно закону № 54-ФЗ используемая касса должна числиться в реестре ФНС России и соответствовать определённым техническим
характеристикам:

• содержать фискальный накопитель (ФН) – специальный чип, который накапливает фискальные данные о продажах и
  передаёт их в онлайн-режиме через оператора фискальных данных (ОФД) в ФНС России;
• иметь бесперебойное подключение к интернету (провод, сим-карта, Wi-Fi);
• обеспечивать шифрование данных о расчётах;
• печатать чеки с основными реквизитами и отправлять покупателю электронную версию документа на телефон или почту;
• обеспечивать работу с маркированными товарами в соответствии с законодательными требованиями.

Что должен знать новый сотрудник, чтобы получить допуск к онлайн-кассе

Прежде чем начать работать на кассе, кассир-новичок должен выполнить несколько моментов.

1. Ознакомиться с нормативными требованиями закона № 54-ФЗ к онлайн-кассам как техническим устройствам, к
   работе на онлайн-кассе (то есть знать кассовую дисциплину, информацию о корректном закрытии смены и т. д.).
2. Ознакомиться с локальным регламентом работы на современных кассах.
3. Перед оформлением на должность подписать составленный работодателем договор о материальной ответственности за
   нарушение порядка действий на онлайн-кассе. Это означает, что если вина кассира будет установлена, штраф будет
   взыскиваться с него, а не с владельца бизнеса, даже если ущерб магазину нанесён по неосторожности. Все наказуемые
   случаи перечислены в статье 243 ТК РФ.
4. Прослушать инструктаж по технике безопасности и охране труда.
5. Изучить технические характеристики и правила эксплуатации конкретной модели онлайн-кассы, то есть инструкцию к
   применяемой на рабочем месте кассовой технике.
   Хоть кассы и похожи друг на друга, каждая модель имеет свою специфику работы.
   Также кассир обязан понимать, как работает терминал эквайринга.
6. Узнать, как отличать фальшивые купюры от настоящих. В соответствии с КоАП размеры штрафов, налагаемых на кассиров,
   могут быть довольно крупными, а в некоторых случаях применяются нормы Уголовного кодекса РФ.

Некомпетентность в перечисленных выше вопросах приводит к рискам, связанным с поломкой дорогостоящей кассы.
Также кассир может некорректно оформлять кассовые операции, что привлечёт внимание налоговой службы и приведёт к штрафам.

После того, как инструктаж пройден, знания получены, можно начинать эксплуатировать онлайн-кассу.

Как пользоваться онлайн-кассой новому сотруднику

Универсальная инструкция, которая описывает работу на любых кассах, состоит из нескольких шагов и выглядит следующим
образом.

Шаг 1. Подготовка к работе.

В начале рабочего дня кассир получает доступ к денежному ящику (ключи) онлайн-кассы, разменные деньги (для выдачи
сдачи покупателям), чековую ленту, а также принимает остаток денежных средств. Получение размена фиксируется в кассовой книге.

Проверяет, надо ли менять ленту. Если да, то корректно устанавливает ленту и включает технику. Кассовым аппаратом
печатается чек диагностики.

Включает и проверяет работу дополнительного оборудования: принтера чеков, банковского терминала, дисплея покупателя,
весов, сканера, детектора банкнот и т.д.

Шаг 2. Открытие смены

После включения ККТ нужно открыть смену – нажать соответствующую кнопку, войти в систему под своим паролем. Касса
напечатает отчёт об открытии смены.

Если неизвестно, будут ли покупатели, смену можно открыть с первым клиентом. Тогда ККТ сформирует отчёт автоматически
в момент пробития первого документа о продаже.

Отчёт с данными о кассовом аппарате, смене, месте расчётов и кассире отправляется ОФД.

Шаг 3. Продажи на онлайн-кассе

Начинается фаза активной деятельности, во время которой кассир должен соблюдать некоторые правила, чтобы не нарушить
закон № 54-ФЗ и внутренний режим функционирования торговой точки. Они прописываются в локальных актах и включают в себя
следующие пункты:

• Обеспечить сохранность денежных средств во вверенной ему онлайн-кассе. Как материально-ответственному лицу,
  кассиру нельзя покидать место работы с включённой техникой и допускать к кассе посторонних.
• Не открывать корпус и не чистить детали кассы агрессивными химическими веществами.
• Соблюдать правила расчёта с покупателями (чётко называть общую стоимость покупки, сумму полученных от покупателя
  денег и сумму сдачи).
• Проверять принятые от покупателей купюры на подлинность.
• Не отпускать алкогольные напитки и табачные изделия лицам младше 18 лет.
• В затруднительных ситуациях пользоваться памяткой кассира. Например, когда товар не определяется в базе данных
  кассы, действовать согласно инструкции оформления такого товара из памятки.
• После сканирования всех позиций спрашивать у покупателя карту лояльности.

Примерная схема работы на кассах при продажах:

Кассир нажимает кнопку «продажа», сканирует с товара штрих-код или вводит код вручную. Если нужно, указывает
количество позиций или взвешивает товар. Далее последовательно нажимает «в чек», «к оплате», выбирает способ оплаты,
вводит сумму, полученную от покупателя, нажимает «оплатить». Касса печатает чек, а данные о покупке уходят в ФНС России
через ОФД.

Современные кассы принимают наличную, безналичную и смешанную оплату. При продаже по свободной цене продавец сам указывает
цену товара.

При продаже маркированных товаров кассир должен сканировать код маркировки, чтобы в чеке отразились необходимые по закону
реквизиты, и использовать
разрешительный режим продаж на кассах.

Какие фискальные документы оформляются на онлайн-кассе во время продаж

На каждый приобретённый товар или оказанную услугу кассир должен оформить
чек с признаком расчёта Приход и предоставить его покупателю в бумажном или электронном виде
(электронный документ предоставляется, если клиент сказал свой номер телефона или адрес электронной почты).

Также фискальный документ Приход оформляется:

• Когда покупатель (физлицо) переводит средства на расчётный счёт продавца. Документ формируется не позже, чем
  на следующий день после поступления денег.
• Когда заказ оплачен через форму на сайте. Но чеки в этом случае кассиры не выдают, они направляются в электронном
  виде через онлайн-кассу.

В течение рабочей смены кассир может выбивать и другие фискальные документы.

Если при оформлении чека кассир допустил ошибку или забыл пробить чек
и в конце смены в онлайн-кассе оказались неучтённые деньги, формируется чек коррекции.
Рекомендации ФНС России:

• неправильная сумма расчёта должна прописываться в чеке коррекции отдельной строкой;
• чек коррекции должен содержать обязательные реквизиты с учётом используемого на онлайн-кассе ФФД;
• желательно указать фискальный признак ошибочного документа,
• чек коррекции можно создать только в течение кассовой смены и не обязательно на том аппарате, где была допущена
  ошибка,
• корректирующий документ лучше создать сразу после выявления правонарушения, чтобы не получить административных
  взысканий.

Подробно о правилах оформления чека коррекции мы писали
в статье.

Покупатель возвращает товар или кассир пробил лишнюю позицию
– формируется чек Возврат прихода. Для этого кассир пробивает на ККМ новый чек с реквизитами,
идентичными чеку продажи, но в признаке расчёта указывает Возврат прихода.

Некоторые магазины закупают у физлиц, например, фермерские товары или металлолом – здесь
оформляется документ с признаком Расход.

Если покупатель внёс аванс, в поле Признак расчёта чека указывается
Аванс или Предоплата.

Иногда локальными актами организации устанавливается требование для кассира составить пояснительную записку к документу
коррекции или попросить клиента заполнить заявление на возврат.

Шаг 4. Закрытие смены

В конце рабочего дня формируется отчёт о закрытии смены (старое название – Z-отчёт). Он должен содержать информацию о
количестве выданных чеков за смену, количестве непереданных ОФД фискальных документов, суммы по всем чекам (с любыми
признаками расчёта).

Если по какой-то причине кассир через сутки смену на онлайн-кассе не закрыл (забыл, не успел), при этом чеки не пробивались,
ему нужно сразу после обнаружения данного факта создать отчёт о закрытии. Тогда, возможно, ему будет предупреждение,
а не штраф.

Отчёт (разъяснение) о пробитых чеках после незакрытой смены необходимо предоставить налоговой раньше, чем ОФД. Если ФНС
сочтёт оправдания убедительными, денежное взыскание будет минимальным.

В магазине, который открыт круглосуточно, кассир должен закрыть текущую смену через 24 часа после её начала и сразу же
открыть новую.

Наличные деньги подсчитываются и сдаются – на них оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), итоговые суммы заносятся
в кассовую книгу.

Лимит кассы – это максимальное количество оставшейся наличности в ККТ в конце смены после того, как создан отчёт о
закрытии. Его устанавливает владелец бизнеса. Если лимит кассы не установлен, средства в онлайн-кассе хранить нельзя.
За это штрафуют по статье 15.1 КоАП РФ.

Особенности кассовой дисциплины для ИП

Индивидуальные предприниматели, как правило, сами работают с кассами. Нормативных требований, в отличие от организаций,
к ИП меньше. Ведение кассовой книги, оформление ПКО и РКО (расчётного ордера), соблюдение лимита остатка
наличности в онлайн-кассе – необязательные процедуры для ИП, но они могут выполняться для удобства. После закрытия
смены предпринимателю достаточно просто убрать заработанные деньги в сейф или распорядиться ими на своё усмотрение
без оформления какой-либо отчётности.

Но для ИП установлен лимит расчётов наличными с другими ИП и компаниями – до 100 тысяч рублей. Если сумма больше,
требуется безналичный расчёт.

Основное требование к ИП по работе с кассовым аппаратом – правильно оформлять и вовремя выдавать чеки, не допускать
ошибок в отчёте после закрытия смены.

Как работать с онлайн-кассой, если возникли проблемы

Рассмотрим несколько случаев.

Произошла поломка кассы или ФН, прекратилась подача электричества

Торговлю нужно остановить и доложить о проблеме руководству. Иначе вы станете продавцом, который работает без
онлайн-кассы. А это уже серьёзное нарушение закона, и штрафы тоже серьёзные (КоАП РФ статья 14.5 пункт 2):

• для ИП – от 25 до 50% от суммы расчёта без ККТ, но не менее 10 тысяч рублей;
• для юрлиц – от 75 до 100% от суммы, но не менее 30 тысяч рублей.

Если касса отказалась работать (или питание пропало) в момент расчёта, то после разрешения ситуации кассир должен
сразу сформировать на выручку чек коррекции. Важно, чтобы налоговики не обнаружили ошибку первыми.

Возможна ситуация, когда электричество отключили надолго, а покупатели просят продать, например, товары первой необходимости.
Можно, конечно, пойти клиентам навстречу и вместо кассового чека выписывать БСО или товарный чек. Но не факт, что
взысканий не будет, даже если вы представите налоговикам официальную справку о сбоях в электроснабжении. Всё на
усмотрение местного филиала ФНС.

Отключили интернет

Если сеть временно недоступна, можно продолжать работать. Современные кассы готовы к такой ситуации. Пробитые чеки
сохраняются в памяти фискального накопителя, после восстановления связи накопленную информацию ФН сразу отправляет
в налоговую. По закону передача фискальных данных должна происходить не реже, чем раз в 30 дней. Если нарушить срок,
ФН заблокируется. Поэтому кассиру нужно сразу сообщить о проблеме с интернетом руководству.

Увидеть, что связь восстановлена и чеки уходят в ФНС, можно в уведомлениях кассы, в ЛК ОФД, в отчёте о завершении смены.
Если непереданные документы всё равно есть, следует обратиться в техническую поддержку онлайн-кассы.

Случился форс-мажор

Обстоятельства непреодолимой силы (пожар, наводнение, землетрясение и иные события) маловероятны, но могут и случиться.
Тут уже никто не будет требовать соблюдать закон в продажах.

ФЗ №54 обязывает всех предпринимателей и компании, ведущие свою деятельность в таких сферах как розничная торговля, общественное питание и оказание услуг населению, использовать в расчётах с клиентами кассовое оборудование нового образца. Исключение составляют только хозяйствующие субъекты, освобождённые 2 статьёй ФЗ №54 от использования ККМ.    

Современные кассы отличаются простотой и удобством эксплуатации, работа на них не требует наличия специальных знаний и навыков, поэтому она не составит труда даже начинающим пользователями. Правда, некоторых правил всё же следует придерживаться, ниже мы расскажем, как правильно пользоваться кассовым оборудованием чтобы не получить штраф и не допустить поломки оборудования.

Как подготовиться к работе с кассовым оборудованием

Основными задачами ККМ является оптимизация расчётов с посетителями и пересылка отчётов обо всех совершённых кассовых операциях ОФД в режиме реального времени. При этом кассовую технику следует выбирать, исходя из особенностей конкретного бизнеса: формата заведения, объёма продаж, спецификации реализуемого товара, способа выхода в сеть и т.п.

Существующее кассовое оборудование можно поделить на 4 категории:

1. Мобильные. Маленькие и лёгкие сенсорные кассы, основная сфера использования которых курьерские и почтовые службы, а также разъездная торговля. Отдельные модели мобильных касс имеют встроенный эквайринг и камеру для распознавания штрих-кодов. 

2. Смарт-терминалы. Данная категория оборудования объединяет в себе все необходимые для обеспечения коммерческих бизнес-процессов возможности. Смарт-терминалы оснащены сканером штрих-кодов, оперативной памятью, ФН и принтером чеков. Для пересылки данных применяются сразу несколько вариантов подключения: Ethernet, Wi-Fi, 2G/3G/4G.

3. POS-системы. Представляют собой автоматизированные комплексы, которые обычно включают в себя экран, фискальный регистратор, POS-клавиатуру, сканер штрих-кодов, весы и ящик для денег. POS-системы используются для оптимизации бизнес-процессов в крупных торговых точках (супермаркетах и гипермаркетах). Высокая производительность позволяет повысить проходимость кассового узла до 100 человек.

4. Автономные. Недорогие устройства, оснащённые емкой аккумуляторной батареей, которая обеспечивает автономную работу ККМ в течении всей смены (от 6 до 12 часов). Используются для мобильной и рыночной торговли.   

Вне зависимости от выбранной модели, подготовка ККМ к работе предусматривает стандартный алгоритм действий:

1. Покупка ФН подходящего срока действия (бывает 13,15 или 36 месяцев). ФН представляет собой чип памяти, осуществляющий фиксацию, хранение и передачу данных обо всех совершённых кассовых операциях.

2. Регистрация ККМ в органах налогового контроля (можно осуществить через посредническую компанию, придя лично в отделение ФНС, либо удалённо через ЛК на сайте ФНС).

3. Выбор подходящего ОФД и подписание с ним договора о предоставлении абонентского обслуживания.

В заключение необходимо произвести фискализацию устройства. Сама процедура может различаться в зависимости от модели кассового устройства, но суть при этом будет одна – в настройках ККМ пользователь вносит ИНН и наименование компании, реквизиты ОФД и т.п. Когда всё будет завершено, можно приступить к работе.   

Если в компании нет технических специалистов, то для фискализации устройства лучше обратиться за помощью к специалистам сервисного центра. Следует помнить, что в случае внесения неправильного ИНН или регистрационного номера устройства, ФН будет испорчен и его придётся заменить.  

Принцип работы с ККМ: тонкости установки

Сегодня работать с кассовым оборудованием легко могут даже неопытные пользователи, просто ознакомившись с правилами по использованию изготовителя. В большинстве случаев, ККМ необходимо использовать только в месте, где непосредственно производятся расчёты с клиентами, за исключением таких сфер деятельности, как:

• Интернет продажи.

• Общественный транспорт и такси.

• Торговля разъездного характера.

• Доставка товаров и продукции на дом.

• Предоставление услуг и работ вне места осуществления расчётов (основного офиса компании).

• Приём оплаты ЖКХ.

• Торгоматы, осуществляющие приём оплаты за автоматизированные услуги (автомойки и т.п.).

• Компании, предоставляющие внутриотраслевые документы вместо ФН (туристические компании, ломбарды и т.п.).

Во всех описанных выше случаях, можно использовать одно кассовое устройство, установленное в главном офисе, также можно использовать облачную кассу, взятую в аренду у интегратора.

В таком случае, вместо предоставления ФД можно применять другие способы, к примеру:

• Предоставить бланк БСО с QR-кодом.

• Выдать талончик со ссылкой на портал ФНС или ОФД, где можно загрузить электронную версию ФД.

• Показать QR-код на дисплее мобильного устройства (покупатель сам сканирует его через приложение на телефоне).

• Отправка электронного ФД либо ссылки, по которой его можно загрузить на телефон или электронную почту, предоставленные клиентом.

Так организации с курьерской доставкой или оказывающие услуги с выездом на дом, не должны обеспечивать ККМ каждого сотрудника, нужно только установить в центральном офисе одно устройство и создавать чеки на нём. 

Необходимо ли подсоединять ККМ к интернету

Для пересылки ФД в органы налогового контроля в режиме реального времени, касса должна иметь доступ в интернет любым из доступных вариантов:

1. Ethernet. Проводной доступ к интернету лучше использовать в заведениях общественного питания, в которых посетители активно пользуются Wi-Fi. Также данный способ подходит компаниям, где в одном помещении находится точка продаж и офис с бухгалтерией. При этом интернет необходим не только посетителям, но и сотрудникам, для обеспечения стабильного соединения необходимого для пересылки необходимых отчётов, а также доступа к e-mail.   

2. Wi-Fi. Данный способ будет хорошим вариантом для небольших розничных торговых точек, на которых установлена одна ККМ и потому невыгодно тянуть отдельный интернет-кабель.

3. Мобильный интернет (2G/3G/4G). Данный способ используется в новейших автономных ККМ, которые имеют не только Wi-Fi модуль, но и слот для SIM-карты. Оборудование подойдёт в случаях, когда касса используется автономно, и поблизости нет других точек доступа.  

Третий вариант также подойдёт для стационарного использования в местах, где невозможно провести выделенную линию или подсоединиться к линии WiFi.

Принципы работы с ККМ

Принцип работы на ККМ напрямую обусловлен типом конструкции аппарата. Так, на смарт-терминалах управление осуществляется при помощи сенсорного экрана, а в POS-системах при помощи выносной клавиатуры. Во втором варианте, пользователю доступно программирование кнопочной панели по своему усмотрению, из учёта особенностей конкретного бизнеса.   Готовая система реализуется с уже запрограммированной клавиатурой, которую в случае необходимости можно перенастроить. В стандартных POS-клавиатурах обычно заложены следующие задачи:

• Добавление позиции в ФД (осуществляется через распознавание штрих-кодов, а также поиска в товарном справочнике по первым буквам наименования, либо через панель избранных товаров.).

• Авто расчёт суммы сдачи.

• Применение скидки.

• Оформление возврата, либо отложенного ФД.

• Получение смешанных платежей в одном чеке.

• Автоматизированных расчёт стоимости весовых товаров.

Помимо кассового ПО, собственникам смарт-терминалов предоставлен доступ к облачным сервисам, в которых можно управлять стоимостью на товары, осуществлять контроль дохода по каждой внесённой торговой точке, отслеживать доход, а также планировать закуп и формировать аналитические отчёты на основании статистических данных, полученных за конкретный период. 

Как использовать ККМ:

1. Клиент производит оплату товара при помощи наличного либо безналичного расчёта.

2. Информация о совершённой операции поступает в ФН.

3. ФН кодирует документ, после чего заносит его в память чипа и передаёт его в кассовую программу, после чего она перенаправляется ОФД.  

4. После того как подтверждение от ОФД будет получено, ККМ выпускает бумажный чек, который в случае потребности может быть перенаправлен в электронном виде на телефон или e-mail клиента.

Вся операция не отнимает больше нескольких секунд.

При оборудовании кассового узла в стационарном магазине, к кассе подсоединяют различное периферийное оборудование:

• Сканер с возможностью распознавания как линейных, так и матричных штрих-кодов.

• Эквайринговый терминал.

• Весовое оборудование.

• Ящик для денег.

• Экран покупателя и т.п.

После того как ККМ будет установлена, зарегистрирована и настроена, собственник торговой точки предоставляет персоналу инструкцию по использованию кассы и подписывает с ним соглашение о полной материальной ответственности. В начале смены кассир-операционист получает от старшего кассира ключ от ящика с деньгами, а также разменные (мелкими купюрами и монетами) деньги, предназначенные для выдачи сдачи.   

Принцип эксплуатации КММ

Работа с ККМ начинается с формирования отчёта открытия смены. При этом документ создаётся не с момента, как кассир заступил на смену, а с первым расчётом, поэтому может быть выпущен в любое время. А в конце рабочего дня пользователю требуется создать кассовый отчёт о закрытии смены. Следует помнить, что кассовая смена не может превышать суток с момента открытия, иначе ККМ будет заблокирована и пользователь не сможет работать. Ниже мы более детально расскажем, как сформировать на ККМ отчёты об открытии и закрытии смены. 

Как включить ККМ

До того, как выйти на смену, кассир-операционист должен убедиться в том, что ККМ имеет выход в интернет, а также, не заканчивается ли катушка с бумагой. Если ККМ используется автономно, то необходимо также убедиться в том, полностью ли заряжена батарея.  

Большая часть кассовых аппаратов предусматривает простую и быструю замену расходников (чековой и этикет ленты, риббона). Для печати обычно применяется однослойная термобумага. Ширина ленты зависит от конкретной модели оборудования и может колебаться от 40 до 80 миллиметров.  

Установка кассовой ленты, на примере ККМ Эвотор 7.3:

1. Поднимите крышку отсека для кассовой ленты.

2. Аккуратно установите катушку, выровняв её по центру.

3. Потяните за свободный край ленты, проведя её через прорезь, после чего обратно закройте крышку (до щелчка).

4. Включите кассу.

В базовой комплектации к ККМ идёт инструкция по эксплуатации устройства, в ней пользователь может ознакомиться с тем, как подключить и настроить кассу. Алгоритм действий будет индивидуальным для каждой модели.

Если катушка с бумагой установлена правильно, то после того как касса будет включена, на передней панели загорится зелёная лампочка, а если неправильно, то красная.

После включения, касса должна произвести самодиагностику и выпустить ФД. На чеке не должно быть пробелов, полосок или затемнений.

Как открыть ККМ

После того как ФД об открытии смены будет сформирован, ККМ перешлёт его электронную копию ОФД, в нёй должно быть указано: наименование компании, ИНН, текущая дата и время, адрес установки ККМ, сведения о кассире, заступившем на смену (ФИО) и т.п.

Бывает два способа открытия смены:

1. Автоматический.

2. Ручной.

В большинстве онлайн-касс, так же как и на Эвотор, обычно применяется первый – ФД выпускается автоматически во время совершения первой кассовой операции. Это даёт возможность сразу приступить к обслуживанию клиента, нужно только включить кассу и в основном меню нажать на кнопку «Продажа». Добавьте товар в чек и выберите способ расчёта (наличный или безналичный), по итогу операции, ККМ выпустит итоговый чек. Важно, чтобы пользователи выходили из своей учётной записи по окончанию смены, иначе смена откроется под другим именем.

Второй вариант открытия кассовой смены предусматривает принудительное формирование документа перед непосредственным осуществлением продажи. На ККМ Эвотор для этого требуется открыть меню Evotor POS, зайти во вкладку «Касса» и нажать на «Открыть смену».

Если же на протяжении всей смены не было осуществлено ни одной продажи, то формировать отчёт о закрытии смены не обязательно.

Закрытие смены на ККМ

Отчёт о закрытии смены необходимо формировать на ККМ после каждой смены. Именно он позволяет убедиться в том, что все ФД в течении смены были пересланы ОФД. Если же в отчёте о закрытии имеются неотправленные ФД, то пользователю необходимо переслать их оператору не позднее 30 дней. Также в отчете о закрытии отображён срок, оставшийся до окончания срока службы ФН. 

Поэтапный алгоритм работы с ККМ может различаться в зависимости от типа и модели ККМ, но общая последовательность будет одна:

1. Откройте в основном меню вкладку «Закрытие кассы» и нажмите на кнопку «Закрыть смену».

2. Выпустите и приложите к бухгалтерским документам отчёт о закрытии смены.

Для кнопочных ККМ процедура закрытия смены будет отличаться. Ниже мы разберём её, на примере ККМ Меркурий 115Ф:

1. Активируйте ККМ и многократно нажимайте на кнопку «РЕЖ», пока на экране не отобразится сообщение «Отчеты ФН».

2. Нажмите на кнопку «Итог» и войдите под администраторским паролем (по умолчанию 22).

3. Для подтверждения действия, нажмите на «Закрытие смены», а потом на кнопку «Итог».

Для Атол 91 Ф процедур будет следующая:

1. Нажмите на кнопку «С», после чего, воспользовавшись клавишей «Вниз», долистайте до строки «Закрытие смены».

2. Войдите под администраторским паролем.

3. Подтвердите действие, нажав кнопку «Ввод».

В соответствии с ФЗ №54 статьёй 4.1, смена на ККМ не может быть открыта более 24 часов, если данный срок будет превышен, то касса заблокируется, а на собственника может быть наложен штраф.

При этом, закрытие смены можно совершить и через 24 часа с момента открытия смены.   

Как научиться работать на кассе

Производители кассового оборудования, конечно, делают основной акцент на простоте эксплуатации, но при этом в большинстве случаев для работы на нём необходимо специализированное обучение. Полученные в процессе обучения навыки зачастую универсальны и подойдут для работы на всех моделях ККМ.

Ниже мы привели наиболее распространенные ошибки, которые совершают кассиры в процессе работы:

1. Продажа была совершена через эквайринговый терминал, но не записана в ККМ. В случаях, когда применяется выносной эквайринговый терминал, продажу необходимо провести два раза, на терминале и на ККМ. PIN-pad, подсоединённый к ККМ, является исключением и освобождает пользователя от двойной работы.

2. Продажа была проведена через эквайринговый терминал, а в кассу была занесена, как безналичный расчёт. При совершении данной ошибки, у кассира по завершению смены будет недостача в денежном ящике. Внесение неправильных сведений в ФД. Ситуацию можно исправить, выпустив чек коррекции, либо произведя возврат.  И в первом и во втором случаях, некорректный документ необходимо аннулировать, после чего сгенерировать новый и сообщить об ошибке в ФНС.

3. При попытке открыть смену, ККМ сообщает о том, что она уже открыта. Ошибка может возникнуть, если прошлая смена не была закрыта.

Правила использования ККМ

Корректная работа на ККМ снижает возможность поломок кассового аппарата и, как следствие, экономит средства на ремонте и обслуживании устройства. Для того чтобы не получить поломок и штрафов, вызванных неправильной эксплуатации ККМ, пользователю следует придерживаться следующих правил:

• Заряжайте мобильные ККМ, используемые автономно, на 100% .

• Не используйте автономную ККМ от электросети.

• Применяйте для зарядки только фирменное зарядное устройство.

• При эксплуатации стационарных ККМ, пользуйтесь бесперебойником, это поможет защитить оборудование от скачков напряжения.

• Не дёргайте резко ленты во время её протяжки (можно вывести из строя ролик или резак). 

В зависимости от типа и модели, ККМ могут работать от сети или от аккумулятора. Перед включением ККМ, пользователю необходимо убедиться в целостности проводов, а также в отсутствии поломок вилки или розетки. Помните, что при замене ФН кассовое устройство должно быть отключении от электропитания.

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования

Перед эксплуатацией необходимо произвести регистрацию и постановку на учет ККМ «reKassa 3.0» в органах государственных доходов, также активировать кассу на сервере ОФД. При регистрации ККМ «reKassa 3.0» на портале ОФД все необходимые данные о кассе и владельце бизнеса автоматически передаются в информационную систему органа государственных доходов, нет необходимости посещения государственного органа физически. 
Вход в систему
Для входа в систему в адресной строке браузера необходимо указать URL https://app.rekassa.kz.

Либо скачайте приложение: Android, IOS, Huawei 
Далее ввести номер телефона:

Картинка с сайта: help.rekassa.kz

Вход в систему с помощью номера телефона (компьютер)

Вход в систему с помощью номера телефона (телефон)

Номер телефона
Номер телефона используется для отправки одноразового пароля — кода подтверждения в виде SMS сообщения

Необходимо обязательно ознакомиться с Условиями использования «Контрольно-кассовой машины «reKassa» версия 3.0.

Если Пользователь не согласен с документом, а также условиями, положениями и правилами пользования, не хочет их соблюдать, то он должен не использовать ККМ.

После необходимо ввести полученный код подтверждения, нажать на кнопку «Авторизоваться» и зайти на главную страницу ККМ «reKassa 3.0».

В случае ввода неверного номера телефона, будет невозможно получить код подтверждения, необходимый на следующем этапе.

Картинка с сайта: help.rekassa.kz

Ввод кода СМС подтверждения на компьютере

Ввод кода СМС подтверждения на телефоне

Неверно введенный код подтверждения не позволит зарегистрироваться и войти в систему.

Для начала работы не требуется отдельной процедуры регистрации — при первом входе в систему производится автоматическая регистрация пользователя и демонстрационной кассы.

Нефискальный режим — Демонстрационный режим
До регистрации и постановки на учет ККМ работает в нефискальном режиме. Данный режим предназначен для ознакомления и тестирования функциональных возможностей ККМ.

В нефискальном режиме все операции доступны, но ККМ не имеет Заводского номер (ЗНК), а на чеках нет фискального признака, все чековые операции недействительны.

Применение онлайн-кассы re:Kassa имеет огромное значение для бизнеса в Казахстане. Эта инновационная система не только обеспечивает соблюдение законодательства о налогообложении, но и значительно упрощает ведение финансовой отчетности.

Таким образом, внедрение онлайн-кассы re:Kassa не только обеспечивает соответствие требованиям законодательства, но и открывает перед предпринимателями новые возможности для эффективного управления и развития своего бизнеса.

Онлайн-касса — вид контрольно-кассовой техники (ККТ), который передаёт все данные о продажах напрямую в налоговую службу через интернет. Это устройство обеспечивает автоматическую регистрацию и учёт всех операций, связанных с продажей товаров или услуг. Онлайн-кассы обеспечивают высокий уровень безопасности данных, так как вся информация зашифровывается и хранится на удалённых серверах. 

Использование онлайн-касс упрощает процесс возврата товара и позволяет быстро находить необходимую информацию о продажах. Однако, чтобы в полной мере воспользоваться всеми преимуществами онлайн-касс, необходимо знать, как правильно их использовать. 

В этой статье вы узнаете, что такое онлайн-касса, как её настроить, каким ИП она нужна, сколько стоит обслуживание. Дочитайте статью до конца — и вы получите инструкцию по работе с онлайн-кассой. Также расскажем про особенности работы с онлайн-кассой для ИП с разными режимами налогообложения. 

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса для ИП — это устройство, которое применяется при осуществлении денежных расчётов с покупателями или клиентами. ККТ выдаёт чеки покупателям, хранит данные о выручке и обеспечивает автоматическую передачу информации о проведённых операциях в налоговые органы через интернет в режиме реального времени. Использование онлайн-касс для индивидуальных предпринимателей является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации. Это позволяет контролировать легальность и законность бизнеса, а также обеспечивает защиту прав потребителей.

Онлайн-кассы для ИП обладают рядом преимуществ. Это сокращение затрат на обслуживание, упрощение учёта и контроля продаж, а также возможность анализа данных о продажах и принятие обоснованных управленческих решений. 

Существует несколько видов онлайн-касс, которые различаются по функциональности, стоимости и возможностям:

Автономные кассы. Это простые и недорогие устройства, которые не требуют подключения к компьютеру или смартфону. Внешне похожи на калькулятор и являются устаревающим прибором. Обычно имеют ограниченный набор функций и подходят для малого бизнеса с небольшим количеством продаж.

Фискальные регистраторы. Это более продвинутые устройства, которые подключаются к компьютеру или POS-системе и позволяют проводить более сложные операции, такие как продажа товаров с учётом скидок или налогов. У них нет экрана и часто они выполняют роль принтера.

POS-системы или смарт-терминалы. Это комплексные решения для автоматизации торговли, которые включают в себя не только кассу, но и сканер штрих-кодов, терминал для приёма платежей, систему учёта товаров и другие функции. У устройств есть дисплей и своё программное обеспечение. Такие системы подходят для магазинов с большим количеством товаров и высоким оборотом продаж.

Облачные кассы. Это виртуальные кассы, которые работают через интернет и не требуют физического устройства. Они идеально подходят для малого и среднего бизнеса, который не имеет постоянного офиса или торговой точки, а также для интернет-магазинов. Используются только для онлайн-продаж.
Каждый вид онлайн-касс имеет свои преимущества и недостатки. Выбор устройства зависит от специфики бизнеса и потребностей предпринимателя.

Каким ИП нужно покупать онлайн кассу

В соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации», все индивидуальные предприниматели, независимо от системы налогообложения и вида деятельности, обязаны использовать онлайн-кассы при расчетах с физическими лицами. Однако есть некоторые исключения. 

Без онлайн-кассы могут работать:

1. ИП на НПД и самозанятые.

2. Организации, оказывающие услуги ИП и ООО только по безналичному расчёту. Например, при  реализации с рук или лотка  входных  билетов  и  абонементов  на  посещение   театров, являющихся   государственными  или  муниципальными  учреждениями.

3. ИП на патенте при определённых условиях. Например, если они продают товары, не подлежащие обязательной маркировке. Занимаются ремонтом мебели, сварочными работами, оказывают услуги в сфере дошкольного и дополнительного образования.

4. ИП, торгующие товарами собственного производства на рынках, ярмарках и в специально отведённых местах, кроме магазинов, павильонов и автофургонов. 

5. ИП, осуществляющие торговлю с привлечением агентов или комиссионеров.

6. Предприниматели, занимающиеся продажей бумажных газет и журналов, ценных бумаг, бахил, изготовлением и ремонтом металлической галантереи, ключей, ремонтом и окраской обуви.

7. ИП на УСН, занимающиеся сдачей квартир в аренду.

8. Предприниматели, работающие в отдалённых от сетей связи и труднодоступных местностях. 

Во всех остальных случаях ИП обязаны использовать ККТ.

Сколько стоит обслуживание онлайн-кассы

Перед тем как купить онлайн-кассу, необходимо сравнить цены и функции различных моделей, выбрать программу учёта и программное обеспечение. Стоимость обслуживания онлайн-кассы зависит от ряда таких факторов, как модель ККТ, производитель, наличие дополнительных функций, и складывается из следующих параметров: 

• Стоимость контрольно-кассового аппарата либо арендная плата. Обычно стоимость начинается от нескольких тысяч рублей и может достигать нескольких десятков тысяч рублей. В некоторых случаях взять ККТ в аренду для предпринимателей выходит дешевле, чем купить.

• Услуги оператора фискальных данных (ОФД). Некоторые модели требуют ежемесячной или ежегодной подписки на услуги ОФД. Стоимость варьируется от 1 500 до 5 000 рублей в год. 

• Фискальный накопитель. Цена варьируется в зависимости от срока действия, производителя и региона покупки. В среднем, стоимость фискального накопителя составляет от 6 000 до 12 000 рублей.

• Обслуживание электронной цифровой подписи.

• Оплата интернета.

• Оплата услуг центра технического обслуживания ККТ (по желанию). 

Что делать ИП после покупки онлайн-кассы. Пошаговая инструкция  

После покупки онлайн-кассы ИП необходимо убедиться, что ККТ есть в реестре онлайн-касс на официальном сайте налоговой службы. Далее нужно выполнить следующие шаги:

1. Получить в региональной ФНС квалифицированную электронную подпись (КЭП). Для этого в личном кабинете ИП или на сайте ФНС подать заявление. Оно сформируется автоматически. Далее лично прийти в любое удобное отделение ФНС по месту регистрации ИП с электронным носителем, получить КЭП и сертификат подлинности.

2. Купить фискальный накопитель. Это чип, который находится внутри ККТ. На него записываются все данные о совершаемых операциях. Фискальный накопитель бывает сроком службы на 15 и 36 месяцев. 

3. Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Для этого нужно зарегистрироваться на сайте ОФД и подать заявку на подключение. ОФД будет обрабатывать и передавать данные с кассы в налоговую инспекцию.

4. Зарегистрировать кассу в налоговой инспекции. Для этого нужно подать заявление, паспорт ККТ и договор с оператором фискальных данных. С помощью КЭП сделать это можно онлайн. Либо зарегистрировать кассу на сайте ОФД. Вам понадобится указать фактический адрес кассы, место установки ККТ, субъект РФ, код налогового органа, 

5. Получить регистрационный номер ККТ на сайте ОФД. Для этого ввести номер ККТ, полученный при регистрации в ФНС.

6. Подключить кассу к интернету, соединить с сервером ОФД, зарегистрировать её в личном кабинете ОФД и распечатать отчёт о регистрации ККТ. 

7. Отправить отчёт в ФНС и получить карточку регистрации кассы. 

8. Настроить параметры кассы. Купить и заправить в ККМ чековую ленту, подключить учётный сервис, установить программу для работы с кассой и выполнить тестовую продажу.

9. Начать работу с кассой, соблюдая законодательство РФ и правила использования ККТ.

Какие фискальные документы формирует онлайн-касса

Фискальные документы (ФД) подтверждают факт оплаты товаров или услуг и содержат информацию, связанную с этой операцией. Фискальные документы формируются по шаблону, определённому Федеральной налоговой службой и заложенному в ПО ККТ. 

ФД выдаются кассовыми аппаратами, которые соответствуют законодательству о применении контрольно-кассовой техники (ККТ) в стране и зарегистрированы в реестре Федеральной налоговой службы. Информация, содержащаяся в фискальных документах, хранится в фискальном накопителе, базе ОФД и передаётся в налоговые органы. Это позволяет контролировать законность и правильность осуществления коммерческой деятельности, а также собирать статистические данные о потреблении товаров и услуг.

К фискальным документам, формируемым онлайн-кассой, относятся документы, подтверждающие совершение кассовой операции:

– фискальный чек;
– запрос о коде маркировки;
– уведомление о продаже маркированного товара;
– кассовый чек коррекции;
– кассовый чек возврата;
– отчёт об открытии смены;
– отчёт о закрытии смены.

Фискальный чек отличается от товарного чека статусом и назначением. На фискальном чеке обязательно должен быть указан признак работы ККМ в фискальном режиме, регистрационный номер онлайн-кассы, название ОФД, штрихкод с закодированной информацией об онлайн-кассе и иные данные с фискального накопителя. Онлайн-касса должна уметь печатать бумажные чеки и отправлять электронные чеки на телефон или электронную почту покупателя.

Инструкция по работе с онлайн-кассой

При первом запуске онлайн-кассы необходимо ввести в ККМ все данные об ИП: ИНН, название организации, адрес и номер телефона. Далее с ККТ может работать сам предприниматель или наёмный сотрудник-кассир. С кассиром необходимо провести предварительное обучение, включающее в себя инструктаж по работе с ККМ и изучение требований законодательства РФ.

В первую очередь при работе с ККМ нужно включить онлайн-кассу и открыть смену. Смена открывается при первой покупке. На модели ККТ нужно включить кассовый режим согласно инструкции к кассе, ввести пароль, фамилию и имя кассира, открыть смену и напечатать отчёт об открытии смены. Отчёт передать оператору фискальных данных. 

После каждой совершённой покупки необходимо формировать чек и передавать его покупателю. В течение рабочего дня в магазине возможны перебои в работе интернета и отключение электричества. В этом случае кассир формирует отчёт о текущем состоянии расчётов. Количество неотправленных документов в этом отчёте равно нулю. 

В конце рабочего дня в кассе может быть денежных средств больше, чем было по чекам. В этом случае кассиру необходимо сформировать чек-коррекцию на неучтённые продажи. В случае возврата товара кассиру необходимо сформировать чек-возврат прихода.   

Смена закрывается в конце рабочего дня. Закрытие смены также фиксируется отчётом о закрытии смены. После печати отчёта нужно выключить ККТ.

Виды штрафов при неправильной работе с онлайн-кассой

Правильность работы онлайн-касс контролируют налоговые органы. За нарушения правил применения ККТ для индивидуальных предпринимателей предусмотрены следующие санкции.

1. За неприменение и неиспользование кассовой техники.  Размер штрафа — от 25% до 50% от суммы продажи, но не менее 10 000 рублей.

2. За несвоевременную отправку или невыдачу чека покупателю. От 1 000 до 3 000 рублей или предупреждение. Предупреждение выносится, если нарушение было совершено впервые.

3. За использование неисправной ККТ. От 1 500 до 3 000 рублей или предупреждение. 

4. За нарушение правил работы с кассой. Штраф от 5 000 до 10 000 рублей.

Штрафы можно оспорить. Или избежать их, если самостоятельно сообщить в ФНС об обнаруженных нарушениях. 

Особенности работы с онлайн-кассой для ИП на патенте

Не все предприниматели, работающие на патенте, должны применять контрольно-кассовую технику. Из 63 видов деятельности, применяющих ПСН, только 10 обязаны использовать ККТ.

Согласно подпункту 2.1 статьи 2 Федерального закона 54-ФЗ, ИП на ПСН могут осуществлять расчёты без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи покупателю документа, подтверждающего факт осуществления расчёта между ИП и покупателем. Документ должен содержать наименование,  порядковый номер, реквизиты.

К видам деятельности, при которых ККТ на патенте обязательна к применению относятся:

• парикмахерские и косметические услуги;

• ремонт и обслуживание бытовой аппаратуры, техники и приборов;

• ТО и ремонт автотранспортных и мототранспортных средств;

• оказание автотранспортных услуг по перевозке грузов и пассажиров;

• реконструкция и ремонт зданий и сооружений;

• услуги ветеринара;

• проведение занятий по физической культуре и спорту;

• оказание услуг по перевозке пассажиров и грузов водным транспортом;

• услуги по прокату;

• услуги по общественному питанию. 

Также ИП на ПСН не применяет ККТ, если он работает без наёмных работников. 

Особенности работы с онлайн-кассой для ИП на УСН

Предприниматели, применяющие упрощённую систему налогообложения (УСН), могут работать без онлайн-кассы в следующих случаях:

• если они работают без наемных сотрудников;

• если ИП осуществляют расчёты с организациями и ИП через расчётный счёт;

• если ИП на УСН занимаются видами деятельности, освобождёнными от применения ККТ;

• если магазин предпринимателя расположен в труднодоступном и удалённом от сетей связи месте. 

Онлайн-касса для ПВЗ

При работе с маркетплейсами онлайн-касса нужна не на всех пунктах выдачи заказов (ПВЗ). Так, в Wildberries и Ozon клиенты оплачивают покупки онлайн банковской картой. Следовательно, этим ПВЗ ККТ не нужна. В «Яндекс.Маркете» покупатели могут оплатить товар при получении. Поэтому для ПВЗ «Яндекс.Маркета» нужна онлайн-касса.

Wildberries и Ozon отправляют электронные чеки на email или в личный кабинет на маркетплейсе. При приёме денежных средств от покупателя в ПВЗ клиенту выдаётся бумажный чек.

В чеке кассы ПВЗ должны быть указаны следующие данные: 

• индекс и адрес пункта выдачи заказа;

• название ИП;

• ИНН продавца;

• дата и время продажи;

• номер смены и фамилия кассира;

• номер чека, 

• наименование товара, количество, цена за единицу, сумма покупки; 

• email покупателя; 

• телефон, ИНН и наименование поставщика;

• ссылка на сайт продавца или маркетплейса;

• номер фискального накопителя и ККТ.

Помимо онлайн-кассы для ПВЗ потребуются:

– POS-терминал для приема оплаты картами;
– программа для учёта товаров и управления складом;
– сканер штрих-кодов для считывания товаров;
– принтер этикеток для маркировки товаров;
– терминал сбора данных для инвентаризации товаров на складе;
– кассовый ящик для хранения наличных денег;
– компьютер или планшет для работы с кассовой программой и учета товаров;
– программное обеспечение для интеграции с маркетплейсом и обмена данными о продажах.

Заключение

Использование онлайн-касс индивидуальными предпринимателями является обязательным требованием законодательства РФ. Они обеспечивают автоматическую передачу данных о продажах в налоговые органы, что позволяет контролировать легальность бизнеса и защищать права потребителей. 

Существует несколько видов онлайн-касс с разными функциями и стоимостью. После покупки онлайн-кассы предпринимателю необходимо зарегистрировать её в налоговой, заключить договор с ОФД, установить кассовую программу, настроить параметры кассы и начать работу, соблюдая законодательство. Неправильная работа с онлайн-кассой может привести к штрафам.

Начиная с февраля 2017 года предпринимателей обязали установить кассы, функционирующие онлайн. Поэтому у тех, кто только начинает привыкать к нововведению, возникает масса вопросов. Из чего состоит касса онлайн и в чём её отличия от привычной ККТ?

Онлайн-касса — небольшой по размеру аппарат, оборудованный фискальным накопителем, который посредством интернета передаёт в налоговую данные о расчётных операциях. Также новое оборудование включает устройство для печати чеков и сетевую карту для подключения к интернету. На корпусе аппарата имеются кнопки управления и разъёмы для подключения к кабельному интернету или беспроводному.

Основным пользователем такого аппарата на любой торговой точке является кассир. Он и принимает все решения касательно применения техники при проведении расчётов с покупателями. К приему платежей допускаются только сотрудники, изучившие правила эксплуатации онлайн-кассы. Они же отвечают за сохранность и исправность техники.

Работу с такой кассой продавец начинает с получения чековой ленты и других необходимых аксессуаров для работы кассы. Утром кассир открывает смену, выгоняя соответствующий отчёт. Этот отчёт, как и прочие документы, в электронном формате передаётся оператору фискальных данных. В нём отражены данные о самом устройстве и о работнике, открывшем смену.

Рассчитывая покупателя, кассир вводит на клавиатуре сумму и нажимает кнопку для выхода чека. Берет от покупателя деньги и готовит сдачу. Затем отдаёт сдачу покупателю вместе с распечатанным чеком. Указанная в нём сумма также отправляется ОФД. Оператор проверяет поступившие данные и подтверждает их получение. Он же посылает сведения в налоговую службу, где они хранятся в течение нескольких лет. Весь этот процесс занимает по времени всего 3—5 секунд, поскольку система передачи данных и схема работы кассы онлайн — процедуры автоматизированные.

При выборе техники надо помнить о том, что налоговой службой разработан реестр касс, разрешенных к применению. Их полный перечень можно увидеть на официальном сайте ФНС. В него вошла только техника, соответствующая принятым государственным стандартам. С требованиями можно ознакомиться в статье № 4 Федерального закона № 54-ФЗ. Перечислим основные из них:

• на корпусе аппарата должен присутствовать заводской номер;
• внутри обязано быть устройство печати чеков;
• прибор должен быть оснащён часами, отражающими точное время;
• техника должна поддерживать работу с фискальным накопителем, а также процесс формирования электронных чеков.

Печать бумажных чеков не требуется только для интернет-торговли, поскольку она подразумевает отправку чеков в электронном формате.

Основное отличие в том, что они передают данные через интернет. За эту функцию отвечает фискальный накопитель, хранящий информацию обо всех денежных операциях, имеющий свой номер и определенный срок годности. В каком-то смысле он является заменой контрольной кассовой ленты — ЭКЛЗ. Регистрация устаревших касс проводилась при личном визите в налоговую службу, а онлайн-касса регистрируется удалённо, посредством сайта ФНС или фискального оператора. Раньше данные снимались с контрольной ленты работниками центра техобслуживания во время личного визита, сегодня их передача осуществляется в режиме реального времени. На старых кассовых аппаратах должна была присутствовать голограмма, говорящая о том, что касса зарегистрирована. На современных аппаратах эту же функцию выполняет заводской номер.

Чек, выпускаемый обычной кассой, включал всего 7 реквизитов, а на чеке онлайн-кассы их 24. И последнее отличие новой техники — это возможность не только выгонять бумажные чеки, но и пересылать покупателю электронные. То есть техника стала намного более функциональной и удобной в использовании. Она избавляет предпринимателей от необходимости регулярного личного посещения налоговых органов. Также сократились выездные проверки инспекторами налоговой, а чеки содержат всю нужную информацию, обеспечивающую защиту прав потребителей.

Как работает касса онлайн, мы рассмотрели. Теперь уделим внимание вопросу о том, как подключить новое оборудование. Чтобы не нарушать закон, первым делом нужно зарегистрировать кассу в реестре ФНС и обеспечить её бесперебойное соединение с сетью интернет. Также потребуется подключение к оператору фискальных данных.

Предприниматели имеют возможность не покупать новое устройство, а модернизировать уже имеющуюся кассовую технику, за исключением совсем «древних» аппаратов. Многие современные модели позволяют подключить их к сети интернет и имеют вход для фискального накопителя. Модернизация обходится дешевле по сравнению с приобретением новых устройств.

Чтобы начать работу, нужно купить (или модернизировать) аппарат. Рассмотрим всю процедуру по порядку:

• Приобретается ККМ — из списка, включенного в реестр кассовых аппаратов.
• Подписывается договор с ОФД.
• Модель регистрируется онлайн в ФНС.
• Аппарат подготавливается к работе, настраивается, подключается к интернету.
• Сотрудник торговой точки, который будет вести расчёты, проходит обучение работе на новой технике.
• При осуществлении продажи кассир подсчитывает сумму покупок, выводит итог и получает деньги от потребителя.
• Сумма вводится на клавиатуре кассы.
• Выгоняется чек, который выдается покупателю (по его просьбе может быть выдан и электронный чек).
• Фискальный оператор получает данные о проведенной процедуре и сохраняет их на сервере. Периодически он отправляет их в налоговую.

Чтобы получить от кассира электронный чек, покупатель должен предоставить информацию: номер своего личного телефона или e-mail. Данные в отправленной покупателю ссылке можно расшифровать, просканировав QR-штрихкод, содержащийся в чеке. Чтобы это сделать, в смартфоне нужно установить специальное мобильное приложение.

При взаимодействии с онлайн-кассой нужно быть очень внимательным. Деятельность индивидуальных предпринимателей и торговых организаций строго контролируется налоговой службой, поэтому нельзя допускать ошибки. Это может вызвать нежелательные вопросы со стороны инспекторов или спровоцировать выездную проверку. Если чек сформирован с ошибками, данные уйдут в контролирующие органы и изменить их будет нельзя. В этом случае поможет процедура оформления возврата товара, которая также будет передана в ФНС. Ошибочные чеки рекомендуется некоторое время сохранять, поскольку их может потребовать налоговая служба при проверке.

В начале рабочего дня, когда кассир открывает смену, в отчёте указываются дата, время и Ф. И. О. сотрудника. По окончании рабочего дня также необходимо провести процедуру закрытия смены. В этот момент в ОФД поступает информация о количестве чеков, сумме проведённых за день операций и их видах (безналично осуществлялся расчёт или наличными деньгами). Если у нового сотрудника возникли вопросы касательно онлайн-кассы, он может найти большинство ответов на них в прилагаемой к аппарату инструкции. Чтобы процесс использования стал ещё более понятным, можно посмотреть в интернете видео по работе с такой кассой или обратиться за помощью к специалистам. Например, в компанию «ККТ Астрал», реализующую доступную по цене контрольно-кассовую технику и предлагающую грамотное техническое обслуживание.

При приеме на работу в ИП или торговую организацию кассиры должны специально обучаться работе с новой кассой и получать на руки должностную инструкцию. Чтобы избежать проверок и штрафов, необходимы правильный расчет покупателей, обязательная выдача чеков и внимательная работа с деньгами. Кроме того, нужно знать, как грамотно урегулировать споры с покупателями и уметь оформлять возврат товара и денег. Нельзя допускать присутствия у кассового аппарата посторонних лиц, не имеющих допуска к работе с ним, и оставлять своё рабочее место без присмотра. Следует своевременно заменять чековую ленту. Открытие и закрытие смены должно проводиться только соответствующими лицами, указанными в реквизитах чеков.

Кассир несёт ответственность не только за денежные средства, их излишки или недостачу, но и за поддержание работоспособности техники. В случае поломки или нестабильности в работе устройства он обязан немедленно сообщить об этом руководству. При допущении ошибок в работе с онлайн-кассой руководство может налагать штрафы на сотрудника в соответствии с внутренним регламентом компании.

Нет повода для беспокойства: научиться работать с новым оборудованием достаточно легко и просто. Для продавцов и покупателей при применении онлайн-касс процесс торговли не сильно изменится. Процесс обмена информацией с контролирующими органами проходит незаметно, поэтому внешне продажа товаров выглядит как обычно.