Смена главного бухгалтера в ооо пошаговая инструкция

ЭТАП 1: ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ И ПРИКАЗ О ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ

Организации вправе самостоятельно установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел. Поэтому целесообразно локальным нормативным актом (приказом, распоряжением, инструкцией и др.) определить порядок передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.

Допустим, таким распорядительным документом является приказ руководителя предприятия, в котором необходимо указать:

1) причину проведения приемки-передачи дел (например, увольнение главного бухгалтера);

2) сроки проведения приема-передачи дел:

• Если главный бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ);
• По инициативе работодателя трудовой договор с главным бухгалтером может быть расторгнут при смене собственника имущества (п.4 ст.81 ТК РФ). Предельный срок расторжения трудового договора и передачи дел в данном случае составит три месяца со дня возникновения права собственности у нового собственника (ст.75 ТК РФ).

3) лицо, ответственное за сдачу документов (данные увольняющегося главного бухгалтера);

4) лицо, ответственное за прием дел (новый главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель организации или иной исполнитель обязанностей главного бухгалтера);

5) другие лица, участвующие в процессе приема-передачи дел (члены специальной комиссии по передаче дел, представитель вышестоящего органа, аудиторы);

6) дата, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период;

Утверждаемая дата передачи дел определяется исходя из сроков сдачи налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности.

7) полномочия и обязанности предыдущего и нового главного бухгалтера (если они какое-то время будут работать вместе).

Новый главный бухгалтер должен точно знать свои должностные обязанности и иметь возможность результативно организовать свою работу. Для этого необходимо заранее ознакомиться с должностной инструкцией.

ЭТАП 2: ЗАВЕРШЕНИЕ УЧЕТНЫХ ПРОЦЕССОВ 

На дату, указанную в Приказе, прежний главный бухгалтер должен завершить все учетные процессы.

Для этого необходимо:

• сформировать первичные документы;
• сделать бухгалтерские записи;
• представить бухгалтерскую и налоговую отчетность, расчеты по уплате страховых взносов, статистическую отчетность и т.д.

 Все документы должны быть оформлены должным образом и подшиты.

ЭТАП 3: ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

При смене материально ответственных лиц проверка соответствия фактического состояния имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета является обязательной в соответствии с п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина РФ N 34н от 29.07.1998 (ред. от 11.04.2018)). Результаты проведенной процедуры оформляются соответствующими актами и описями. Инвентаризация обязательна, если в трудовом договоре с главным бухгалтером было закреплено условие о полной материальной ответственности.

Независимо от того, был ли заключен с прежним главным бухгалтером договор о материальной ответственности или нет, целесообразно провести инвентаризацию денежных средств на расчетных счетах и наличных денежных средств. При смене главного бухгалтера на малых и средних предприятиях целесообразно проведение инвентаризации всего имущества и обязательств.

Следует учитывать, что при отсутствии инвентаризации, — в случае недостачи или утраты материальных ценностей, будет сложно определить конкретный период возникновения недостачи и доказать ответственность вступающего в должность главного бухгалтера за несоответствие учетных и фактических данных об имуществе в будущем.

ЭТАП 4: ПРОВЕРКА СОСТОЯНИЯ УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ

Проверка состояния учета и отчетности предполагает проверку наличия документов, состояния бухгалтерской базы, соответствия бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству, правильности исчисления налогов, сборов и представления налоговых отчетов.

Для проведения подобной оценки целесообразно воспользоваться услугами аудиторской фирмы. В итоге компания получит независимое заключение о правильности ведения бухгалтерского и налогового учета. В иных случаях следует провести выборочную проверку правильности и своевременности отражения данных первичных документов в бухгалтерских и налоговых регистрах, финансовой отчетности и налоговых декларациях и расчетах.

Обязательной проверке подлежат следующие документы:

– учредительные документы, протоколы собраний акционеров (учредителей) и совета директоров (наблюдательного совета), свидетельство о государственной регистрации, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, документы о регистрации ККТ;

– учетная политика для целей бухгалтерского и налогового учета, должностные инструкции сотрудников бухгалтерии, внутренние регламенты системы документооборота;

– бухгалтерская и налоговая отчетность;

– выписки по счетам в банках, договоры, акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера;

– регистры бухгалтерского и налогового учета;

– материалы инвентаризаций;

– акты аудиторских, налоговых и иных проверок;

– акты сверки по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами (включая сверку платежей на текущую дату);

– материалы о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в органы расследования;

– материалы судебных разбирательств с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами, в которых компания на текущий момент принимает участие.

Следует обратить особое внимание на наличие и состояние первичных документов и учетных регистров за текущий период и три предшествующих года, — период, за который может производиться выездная налоговая проверка (п. 4 с. 89 НК РФ).

Ошибки и неточности в бухгалтерской и налоговой отчетности, в оформлении первичной документации, выявленные в ходе проверки состояния учета и отчетности целесообразно оформить бухгалтерскими справками за подписью уходящего главного бухгалтера.

ЭТАП 5: АКТ ПРИЕМКИ-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

Форма акта приема-передачи дел законодательно не урегулирована и может быть составлена произвольно. Кроме реквизитов приказа о приеме-передаче дел, Ф.И.О. должностных лиц, участвующих в передаче дел, описи передаваемых документов, рекомендуем отразить а акте следующие разделы:

• Общая характеристика бухгалтерского и налогового учета (система налогообложения, характеристика структуры бухгалтерии, учетной политики, используемых программных продуктов, наличие/отсутствие должностных инструкций, фиксация последних сданных отчетов, хранение документов);

• Состояние расчетов и учета денежных средств (расчетные счета, использование систем «Банк-Клиент», наличие кассы, чековой книжки, корпоративных карт, наличие/отсутствие зарплатного проекта, периодичность сверок с контрагентами, кредитные договора, неурегулированные задолженности на дату акта передачи дел, судебные и претензионные документы);

• Наличие и состояние имущества (собственные и арендованные объекты основных средств, отдельно – транспортные средства, НМА, организация товарного и материального учета, данные по инвентаризациям, наличие/отсутствие фактов хищений и недостач, МОЛ)

• Остатки по счетам (результаты аудиторской проверки, если таковая сопровождает передачу дел, оборотно-сальдовая ведомость на указанную дату с расшифровкой проверенных счетов или пояснениями передающей стороны);

Опись передаваемых документов, которая может быть оформлена как приложение к акту или самостоятельный документ, целесообразно систематизировать по разделам:

• Учредительные и регистрационные документы;
• Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета;
• Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность;
• Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми, контролирующими и прочими государственными органами;
• Документы по учету товарно-материальных ценностей;
• Документы по учету труда и заработной платы
• Документы по учету денежных средств;
• Документы по учету расчетов контрагентами;
• Прочие.

   Акт подписывается всеми лицами, участвующими в его составлении, и утверждается руководителем организации.

Отдельным передаточным документом, или отдельным разделом акта приема-передачи дел могут быть оформлены фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи, порядок доступа к учетным системам и прочих элементов.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ ДЛЯ ИЗУЧЕНИЯ И РАСКРЫТИЯ В АКТЕ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

1.      Общая характеристика бухгалтерского и налогового учета:

Сведения об организации работы в бухгалтерии. Распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии; Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно; Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами); Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций; Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой; Соблюдение установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов.

2.      Состояние расчетов и учета денежных средств:

Наличие кассира и действующего договора на полную материальную ответственность с ним; Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов; Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе; Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков; Наличие актов сверки взаимных расчетов с контрагентами, на какую дату урегулированы расхождения; Ведение претензионной работы; Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения; Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам; учет труда и расчеты с персоналом — Сведения о штатном расписании, наличие трудовых контрактов; Задолженность по выплате заработной платы; Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов.

3.      Наличие и состояние имущества:

Основные средства и нематериальные активы — Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания; Инвентарные карточки на основные средства; Наличие приказов о назначении ответственных хранителей ценностей; Последняя инвентаризация имущества: отражение в учете, дата; Материальный и складской учет: Состояние аналитического учета материалов; Наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей; Результаты последней инвентаризации материальных ценностей; Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования.

POST SCRIPTUM

При смене главного бухгалтера в организации уведомление налоговых органов или других государственных органов действующим законодательством не предусмотрено. Однако информация о главном бухгалтере есть в регистрационном деле организации в ИФНС России, поэтому на практике некоторые налоговые инспекции просят присылать им такие уведомления. Документ можно составить в произвольной форме и отправить в любое время вместе с копией приказа о назначении.

При наличии у главного бухгалтера права подписи банковских документов в обслуживающих банках необходимо оформить банковские карточки с образцами подписей и заменить сертификат ключа ЭЦП системы «Клиент — банк». Такое оформление сопровождается представлением документов, подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц на распоряжение денежными средствами и документов, удостоверяющих личность.

Главного бухгалтера нельзя привлечь к административной и уголовной ответственности за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, уклонение от уплаты налогов, допущенные его предшественником. Положения КоАП РФ гласят, что «лицо может быть привлечено к административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина» (п.1 ст.1.5). Если вина установлена, привлечение должностного лица к данным видам ответственности возможно и после увольнения в пределах установленных сроков давности (ст. 2.4 и 4.5 КоАП РФ, ст.78 УК РФ). Главный бухгалтер может быть привлечен к административной ответственности, в частности, за нарушение сроков представления налоговой декларации (расчета по страховым взносам) — ст. 15.5 КоАП РФ, непредставление (несообщение) сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, — ст. 15.6 КоАП РФ, грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, — ст. 15.11 КоАП РФ.

К уголовной ответственности главный бухгалтер может быть привлечен в том числе за уклонение от уплаты налогов (ст. 199 УК РФ), неисполнение обязанностей налогового агента (ст. 199.1 УК РФ), уклонение от уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 199.4 УК РФ). В последнем обзоре Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.11.2019 N 48 «О практике применения судами законодательства об ответственности за налоговые преступления» содержатся разъяснения, что главный бухгалтер может привлекаться к ответственности за налоговые преступления при наличии и доказанности прямого умысла (п. п. 4, 7, 8 Постановления).

Если предыдущий главный бухгалтер причинил компании материальный ущерб. Если был заключен договор о полной материальной ответственности, увольняющемуся сотруднику придется возместить ущерб полностью (ст.238 ТК РФ). Если же на момент увольнения бухгалтер не был материально ответственным лицом, причиненный материальный ущерб он возмещает в пределах своего среднемесячного заработка (ст.241 ТК РФ).

Консультации по проведению процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера. Мы поможем Вам соблюсти все требования законодательства. Быстро и профессионально!
Звоните: +7 (843) 202- 07-62  

Непродуманный порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера может иметь негативные последствия. Важно учесть все нюансы вашего бизнеса, так как в законодательстве не прописано, как должны быть организованы прием и передача дел при смене главного бухгалтера. В статье вы найдете пошаговую инструкцию и советы, как все провести грамотно и где подстраховка будет нелишней, а также образцы документов, необходимых при передаче дел.

Предварительные мероприятия

При увольнении главбуха мы рекомендуем до передачи дел провести предварительную работу.

Шаг 1. Отмена доверенностей

На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов. Например, в ИФНС, ФСС, ПФР и т.д.

Скачать бланк отзыва доверенности

Скачать уведомление об отзыве доверенности

Шаг 2. Банк-клиент

Если бухгалтер был наделен правом подписи платежных поручений – необходимо переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати. До сих пор в некоторых компаниях подпись генерального директора не проходит без подписи главного бухгалтера (банки называют такой порядок оформления подписей «взаимозависимым»).

Если подписи в банковской карточке не равнозначны, то, скорее всего, утверждение нового порядка (новой подписи) займет время, так как необходимо будет переоформить электронные сертификаты для Банк-Клиента. При возникновении срочных платежей можно будет оформить платежные поручения в бумажном виде, если такой вариант предусмотрен вашим договором банковского обслуживания.

Шаг 3. Инвентаризация

Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства. Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым. Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Убедитесь при проверке работы увольняемого главного бухгалтера, как минимум, в наличии:

• бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
• учетной политики и локальных нормативных актов;
• переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
• бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).

Шаг 5. Составление приказа

Если после ухода главбуха не запланирована передача ведения учета на аутсорсинг, то лицо или комиссию, принимающих дела у прежнего главбуха, необходимо назначить приказом руководителя компании.

При ведении учета самой компанией в идеале принимающим лицом должны быть:

• новый главбух;
• действующий заместитель увольняемого работника.

К обязательным атрибутам рассматриваемого приказа можно отнести:

• срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
• период, за который сформированы документы из описи.

Если увольнение происходит по собственному желанию, то устанавливать срок более двух недель противозаконно. При инициировании увольнения руководством компании или если причина увольнения – пенсионный возраст работника, допустимо установить сроки, комфортные для обеих сторон.

О порядке увольнения главного бухгалтера

Шаг 6. Акт приема-передачи дел

Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:

• все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
• локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
• ключи от сейфов;
• е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
• бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).

Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.

Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:

• непосредственно в самом акте;
• в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.

Например, текст в акте, имеющем приложения может выглядеть так:

«Акты сверки с поставщиками по состоянию на 31.12.2018 г. (Приложение 10 к настоящему акту)».

В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.

Как принимать дела у главного бухгалтера

Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:

• халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
• допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
• утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
• несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.

Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.

В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки. Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно. В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.

О видах ответственности уволенного главного бухгалтера, вплоть до уголовной

Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.

Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.

И нам так же, как и главным бухгалтерам, требуются пояснения процессов в компании и введения в курс дела. Подобный адаптивный период позволяет вовремя выявить «тонкие» места в учете и в последующем избежать серьезных проблем в процессе обслуживания.

Далее, в процессе обслуживания каждый наш сотрудник занимается участком, в котором он специалист, а его работа подвержена многоуровневому контролю:

• работу бухгалтера контролирует главный бухгалтер;
• работу главного бухгалтера контролирует куратор;
• работу куратора контролируют аудиторы и методологи.

Кроме того, проходит ежедневный аудит качества учета программой «Электронный аудитор».

«Электронный аудитор» – уникальная разработка IT-специалистов нашей компании. Это программа, которая ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций – сразу же поступает сигнал специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную и при обнаружении ошибки оперативно вносят исправления.

Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.

Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:

• провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
• войти в курс дела;
• точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.

Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.

Один из верных способов оценить состояние бухгалтерии — пригласить аудитора. В ходе аудиторской проверки допущенные ошибки будут выявлены и исправлены. Вы начнете работу главным бухгалтером, зная, что прошлый период бухгалтерского учета в организации не вызывает сомнений.

Этот вариант идеален, но, к сожалению, трудновыполним, поскольку требует от организации больших финансовых затрат. Руководителей, которые готовы оплатить аудиторскую проверку при смене главного бухгалтера, найдется немного. И все же постарайтесь объяснить вашему руководству, что данный шаг необходим, тем более если в организации давно не было проверок.

Если сделать это не удалось, тогда остается наиболее распространенный вариант — самостоятельная передача дел. Правда, ее способ законодательством не определен. Но с годами бухгалтеры уже отработали свою схему. Итак, первое, что необходимо сделать, — составить специальный акт приема-передачи документов. Согласно ему, бывший главный бухгалтер передает документацию по бухгалтерскому и налоговому учету.

Шаг 1. Составляем акт

Для начала разберемся, какие документы и за какой период вам, как новому «постовому», нужно принять по акту. Обратимся к статье 7 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). В ней сказано, что главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, а также своевременное представление полной бухгалтерской отчетности. Поэтому и передаваться должны именно те документы, за которые он отвечает: бухгалтерская, статистическая, налоговая отчетность, учетная политика и т. д.

А поскольку все бухгалтерские документы организация обязана хранить не менее пяти лет, то и приняты по акту должны быть те, которые накопились за этот период (ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Акт составляется в произвольной форме. В нем указываются наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов.

Если документов немного, то можно перечислить каждый из них. В противном случае целесообразно указать их папки или подшивки. Например: «Налоговая отчетность за 2007 год». Все документы должны быть сшиты, листы пронумерованы, а на передней обложке дела указано количество страниц. Обязательным реквизитом акта является дата передачи документов. Не забудьте отразить в нем также и те документы, которые отсутствуют!

Рекомендуемый образец акта приема-передачи документов.

Акт подписывается прежним главным бухгалтером организации и вами, ее новым главбухом, затем он визируется у руководителя и заверяется печатью.

Шаг 2. Проводим инвентаризацию финансовых обязательств

Инвентаризация финансовых результатов при передаче дел обязательной не является и законодательством не определена. Но вам на новом месте она послужит одним из контрольных мероприятий, поможет лучше узнать состав дебиторской и кредиторской задолженности.

Основные цели инвентаризации — выявить состав имущества и обязательств и сопоставить их с данными бухгалтерского учета. Порядок ее проведения регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

В зависимости от того, какая часть имущества будет охвачена проверкой, различают полную и частичную инвентаризацию. Поскольку процесс инвентаризации очень трудоемкий и занимает много времени, при приеме-передаче дел можно провести выборочную проверку.

При инвентаризации финансовых обязательств подтверждаются дебиторская и кредиторская задолженность, для чего составляются акты взаимной сверки расчетов с бюджетными и внебюджетными фондами, а также с покупателями и поставщиками. Они прилагаются к акту инвентаризации расчетов как подтверждающие документы.

Не лишним будет сверить платежи и расчеты с бюджетами, расчеты с покупателями, а также с заказчиками и поставщиками организации. Отсутствие расхождений поможет при приеме дел.

Следует также получить от предыдущего главного бухгалтера акты инвентаризации имущества, требований и обязательств за предыдущие годы, так как в соответствии со статьей 12 Закона № 129-ФЗ такую инвентаризацию организация обязана проводить ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Ее показатели подтверждаются данными этих актов. При их отсутствии нельзя сделать вывод о достоверности отчетности.

Шаг 3. Выявляем и фиксируем ошибки

Выявленные ошибки нужно исправить и отразить в приложении к акту о приеме-передаче дел. Поставьте в известность руководителя организации, что виноваты в них не вы, а ваш предшественник.

Обратите внимание на учет налогов, особенно тех, налоговым периодом для которых является календарный год. Допущенные бывшим главным бухгалтером ошибки повлекут искажение налоговой базы в период вашей работы главбухом. Итак…

ЕСН. Из всех начисляемых налогов в организации в первую очередь внимание нужно уделить ему. Налоговый период по ЕСН — календарный год (ст. 240 НК РФ). Это означает, что вы как новый главный бухгалтер подаете налоговую декларацию по ЕСН и за свой период работы, и за период, когда еще не работали. Поэтому вам необходимо проверить операции, связанные с начислением и уплатой этого налога, не только за последний месяц, но и с начала года.

К тому же начисленный ЕСН — это один из видов расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль. Так что имейте в виду, что ошибки, допущенные в начислении ЕСН, будут двойными, то есть приведут к искажению налоговой базы как по ЕСН, так и по налогу на прибыль.

Налог на прибыль. С этим налогом, как правило, ошибок связано не меньше, чем с ЕСН. Вам предстоит проверить все подтверждающие документы, налоговые регистры, а также учет, связанный с доходами и расходами. Особенно тщательно следует изучить документы, связанные с расходами, а также убедиться в их экономической обоснованности. Если расход не обоснован и не подтвержден, то налоговая база будет неправомерно занижена, и после проверки могут последовать налоговые санкции.

Налог на имущество. Проверить этот налог не так сложно, как другие. Налоговым периодом по нему также является календарный год (ст. 379 НК РФ). Проверяют его с начала года, при этом достаточно будет выяснить, как определена остаточная стоимость основных средств, среднегодовая стоимость и расчет налога. Здесь у вас не должно возникнуть проблем.

НДС. По НДС нужно проверить хозяйственные операции, отраженные в бухгалтерском учете, а также касающиеся как начисления НДС, так и налоговых вычетов по нему за последний отчетный период. Кроме того, убедитесь в том, правильно ли заполнены выданные и полученные счета-фактуры, журнал их регистрации, книги покупок и книги продаж.

Шаг 4. Заключительный этап

Акт подписан, все документы имеются. Что еще должен сделать главный бухгалтер? Внимательно изучить учредительные документы и учетную политику организации. Это очень важно, поскольку вы должны будете применять именно те методы учета, которые указаны в учетной политике, и руководствоваться разработанным в организации рабочим планом счетов.

Не забудьте про оформление банковских карточек с образцами подписей! Советуем известить о смене главного бухгалтера налоговую инспекцию. Хотя в законе такая обязанность не прописана, лучше ее исполнить. Для этого подойдет уведомление в произвольной форме, где указаны ваши паспортные данные и ИНН. Вышлите его заказным письмом в ФНС России, в которой организация состоит на учете, вместе с копией приказа о вашем назначении на должность.

Процедуру передачи дел можно расписывать еще очень долго. О том, что все нужно проверить при приеме дел, бухгалтер и так знает. Но на практике не всегда удается выполнить все «по пунктам». Поэтому главное, о чем стоит помнить, — это внимательность и терпение.

Памятка бухгалтеру по приему-передаче дел

Увольнение главбуха по собственному желанию

Об увольнении по собственному желанию главбух обязан предупредить работодателя в общий срок — не позднее чем за 2 неделист. 80 ТК РФ. Указать в трудовом договоре срок отработки больше, чем 14 дней, нельзя. За эти 2 недели главбух должен передать дела сотруднику, назначенному руководителем.

Если главбух предупредил работодателя об увольнении в установленный срок, но передать дела не успел, то по истечении этого срока удерживать его работодатель не вправестатьи 3, 71, п. 3 ст. 77, ст. 80 ТК РФ.

Специалисты Роструда напоминают, что специально оставаться на работе дольше, чтобы, например, сдать отчеты (если срок сдачи отчетности наступает позже даты увольнения), бухгалтер не обязан. Требовать от бухгалтера обязательно сдать все отчеты до своего увольнения работодатель тоже не вправе. Об устраивающих обе стороны условиях можно только договариватьсяЭлектронный сервис Онлайнинспекция.рф. По прошествии 2 недель работодатель обязан произвести с увольняющимся бухгалтером окончательный расчет и выдать ему трудовую книжку.

Шаг 1 — издать приказ о передаче дел

Дела обычно принимает лицо, назначенное приказом руководителя организации (это может быть, например, замглавбуха, сам директор или иной работник)ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Ведь на дату передачи дел от прежнего бухгалтера новый главбух еще не вступил в должность (в организации не может быть одновременно двух главбухов). Да и расписываться в приказе и акте приема-передачи, не являясь работником организации, он не вправе. Но он в его интересах принять участие в передаче дел от прежнего бухгалтера, пусть и без подписания акта.

Поскольку порядок передачи дел законодательством не установлен, с учетом фактических обстоятельств организация определяет его самостоятельно. Процесс приема-передачи дел начинается с издания приказа. В приказе должны быть указаны:

•должности и ф. и. о. лиц, ответственных за передачу дел;

•необходимость привлечения третьих лиц (например, из аудиторской или материнской компании);