Вашему бизнесу требуются расширенные функции Google Workspace?
Попробуйте Google Workspace уже сегодня
Google Таблицы – это онлайн-приложение, с помощью которого вы можете создавать и форматировать таблицы, а также работать над ними совместно с другими пользователями.
СКАЧАТЬ ПАМЯТКУ
Шаг 1. Создайте таблицу
Чтобы создать таблицу, выполните следующие действия:
- Откройте страницу sheets.google.com.
- Нажмите на значок . Откроется новый документ.
Вы также можете создать таблицу, перейдя по ссылке sheets.google.com/create.
Шаг 2. Внесите изменения в таблицу
Вы можете добавлять в таблицы текст, цифры и формулы, а также редактировать и форматировать эти данные.
- Как изменять и форматировать данные в таблицах Google
- Как ввести формулу в таблице
Шаг 3. Пригласите соавторов
Откройте доступ к файлам и папкам и разрешите другим пользователям изучать, редактировать или комментировать их.
Статьи по теме
Поиск инструментов в Документах, Таблицах и Презентациях
«Google Таблицы» — многогранный и функциональный инструмент со множеством возможностей и сценариев использования. По одним только формулам можно написать отдельную книгу. Пригодится всем: аналитикам сайтов, контент-стратегам и маркетологам в целом.
Этот гайд покажет, что вообще можно делать в «Google Таблицах», поможет найти способы применения в своей работе и понять, в каком направлении копать, чтобы научиться работать в программе эффективно.
Начало работы с «Таблицами»
Создание таблицы
Создавать новые и открывать созданные ранее таблицы можно на главной странице сервиса и через Google Диск.
На главной Google Sheets отображаются все таблицы, которые вы когда-либо открывали. По умолчанию они отсортированы по дате просмотра. Чтобы открыть существующую таблицу, кликните по ней один раз.
Чтобы создать новую таблицу, нажмите на знак плюса в правом нижнем углу — можно будет создать пустую таблицу или выбрать из шаблонов:
Сохранять таблицы не надо — все автоматически сохраняется на «Google Диске» в процессе работы. Закончив, можно просто закрыть файл — данные не потеряются. По умолчанию созданные через сервис Google Sheets файлы сохраняются в корне Диска. Чтобы переместить его в папку, кликните по иконке рядом с названием таблицы, и выберите место назначения.
Переносить файлы можно и на самом диске — с помощью drag&drop или кликнув по нему правой кнопкой и выбрав «Переместить в…».
Прежде чем перемещать только что созданную таблицу, ей надо дать название.
Как открыть файл Excel в «Таблицах»?
Есть два способа:
- Загрузите файл на «Google Диск» через кнопку «Создать» и откройте его как обычную гугловскую таблицу.
- Находясь в любой таблице, зайдите в меню «Файл» и выберите «Открыть» или используйте сочетание Ctrl + O. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Загрузка».
Это работает и в обратную сторону — файлы Google Sheets скачиваются на компьютер в форматах, который поддерживает Excel: XLSX и CSV. Для этого зайдите в меню «Файл» → «Скачать» и выберите формат.
Сложные таблицы со множеством формул, графиков и диаграмм при переносе в другой формат могут открываться некорректно. Загрузив файл в Google Sheets или скачав в Excel, проверьте, чтобы все отображалось и работало правильно.
Панель инструментов в «Таблицах»
Под меню («Файл», «Правка» и другие) располагается панель инструментов:
Пройдёмся по ее блокам:
- Отменить и повторить последнее действие, распечатать документ, скопировать форматирование. Последний инструмент удобно использовать, когда нужно применить одинаковое форматирование к нескольким ячейкам. Выберите ячейку, кликните по инструменту на панели, а затем — по ячейке, которую надо отформатировать.
- Изменить масштаб. Делает таблицу крупнее или мельче, диапазон — от 50 до 200 %.
- Изменить формат данных в ячейках — выбрать денежный или процентный, увеличить и уменьшить количество знаков после запятой в числовом, выбрать другие форматы в выпадающем меню.
- Шрифт.
- Размер шрифта.
- Форматирование текста — начертание, цвет текста и фона.
- Форматирование ячеек — заливка цветом, границы, объединение.
- Выравнивание текста — по горизонтали, по вертикали, настройки переноса и поворота.
- Прочие инструменты:
- добавить ссылку;
- добавить комментарий;
- вставить диаграмму;
- оздать фильтр;
- использовать функции.
- Способ ввода — здесь можно включить экранную клавиатуру и поле для рукописного ввода.
Скрыть меню — по клику на стрелку справа главное меню вместе с заголовком таблицы, настройками доступа и иконкой аккаунта убирается. Остается только панель инструментов.
В нижней части находится панель для переключения между листами и операций с ними. Чтобы создать новую страницу в текущем файле, кликните «+» в левом нижнем углу. По клику на стрелку рядом с заголовком листа откроется меню, где можно переименовать, удалить, переместить, скопировать и скрыть лист, а также защитить его от редактирования и изменить цвет ярлыка:
Ярлык скрытого листа не будет отображаться на общей панели. Чтобы посмотреть и вернуть его, нажмите на три черты рядом с листами и найдите в списке нужный:
Операции с ячейками, строками и столбцами
Элементы таблицы — строки, столбцы и ячейки — можно добавлять, удалять и скрывать через меню «Правка» или контекстное меню, которое открывается правым кликом по выделенному элементу. Для некоторых действий нужно выбрать, что произойдет с окружающими элементами после удаления или вставки — куда сдвинутся данные, строки и столбцы.
Как закрепить строки
При работе с большими массивами данных полезно всегда держать перед глазами заголовки строк и столбцов. Для этого их можно закрепить. Установите курсор в ячейку нужной строки или столбца, откройте меню «Вид» → «Закрепить» и выберите один из параметров.
Как перемещать элементы таблицы
Строки, столбцы и ячейки в «Google Таблицах» можно менять местами и двигать по всему листу.
Чтобы переместить строку или столбец, выделите их кликом по заголовку, откройте меню «Правка» и выберите «Переместить строку / столбец» влево, вправо, вверх или вниз.
Кроме того, строки, столбцы и ячейки можно перемещать простым перетаскиванием по принципу drag&drop. Для этого наведите курсор на край выделенного элемента так, чтобы он принял вид «руки», захватите элемент левым кликом и перетащите в нужное место, не отпуская кнопку мыши/тачпад.
История изменений в «Таблицах»
В Google Sheets автоматически сохраняется не только текущая версия, но и вся история изменений. Чтобы открыть ее, кликните на строчку «Последнее изменение» справа от Главного меню. Откроется история версий:
В режиме истории редактировать таблицу нельзя, зато справа можно выбрать, просмотреть и, при желании, восстановить любую из предыдущих версий:
Бывает, что восстанавливать предыдущую версию нельзя — это не ваша таблица и не вы ее редактировали. Если вы нажмете «Восстановить», все изменения, которые внес другой человек после определенного момента, удалятся. Работать с прошлой версией в режиме истории тоже затруднительно — невозможно даже нормально выделить и скопировать данные, не то что воспользоваться фильтрами и формулами. На этот случай в Google Sheets есть возможность скопировать более раннюю версию:
Совместный доступ
Одно из неоспоримых преимуществ «Google Таблиц» перед Excel — возможность совместной работы. Чтобы открыть свой файл коллегам, кликните синюю кнопку «Настройки доступа» в правом верхнем углу и задайте настройки:
Также здесь есть разные уровни: «Редактирование», «Комментирование», «Просмотр».
Лайфхак: если в таблицах вы ссылаетесь на чужие сайты и не хотите, чтобы содержимое файла увидели посторонние, не открывайте доступ по ссылке. Владельцы сайтов, на которые вы ссылаетесь, могут получить ссылку на файл из отчетов по источникам переходов, и открыть его.
Удаление и восстановление таблицы
В начале раздела уже указан способ удалить таблицу — с главного экрана «Диска», но можно удалить таблицу, когда она у вас на экране. Для этого откройте меню «Файл» и выберите пункт «Удалить»:
Как работать с данными в Гугл таблицах
Редактирование Google таблицы
Данные в таблицу можно вводить с клавиатуры, добавлять через «копировать» → «вставить» и импортировать из разных источников. Чтобы внести данные в таблицу, просто установите курсор на ячейку и начинайте вводить с клавиатуры. Чтобы отредактировать данные в ячейке, кликните по ней два раза, нажмите Enter или поставьте курсор в нужное место в строке формул.
Перемещаться по листу можно с помощью мыши, стрелок и горячих клавиш — о них подробнее в конце статьи.
Защита данных от редактирования
Вы можете запретить коллегам редактировать данные во всей таблице, на отдельных листах, диапазонах и даже ячейках. Запрет редактирования всей таблицы настраивается через уровни доступа (об этом написано в разделе «Совместный доступ»), а для ячеек и диапазонов есть отдельный инструмент.
Вот как им воспользоваться. Вызовите контекстное меню правым кликом и выберите пункт «Защитить диапазон» или откройте меню «Данные» и кликните «Защищенные листы и диапазоны»:
В открывшейся справа форме кликните «Добавить лист или диапазон». Введите описание. Если хотите закрыть от редактирования диапазон, кликните иконку таблицы на соответствующей вкладке и выделите нужные ячейки на листе. Чтобы защитить целый лист, перейдите на другую вкладку и выберите его в списке.
Вы можете прописать ограниченный список пользователей, которые имеют право редактировать указанные листы и ячейки, или ограничиться предупреждением. В последнем случае при попытке отредактировать защищенный диапазон программа будет выводить на экран предостерегающее сообщение:
Комментарии и примечания
В «Google Таблицах» можно пометить ячейки комментариями и примечаниями. Ячейки с примечаниями выделяются черным треугольником в правом верхнем углу, с комментарием — желтым. Основное отличие в том, что на комментарий могут ответить другие пользователи, а на примечание — нет. Примечания можно оставлять в таблицах, которые планируется редактировать в одиночку, комментарии больше подходят для совместной работы.
Комментарии можно закрыть, кликнув «Вопрос решен», примечание — только удалить через меню «Правка», или вызвав контекстное меню правым кликом.
Добавить те и другие можно через контекстное меню (правый клик):
Комментарий ещё можно добавить через верхнюю панель инструментов или сочетание клавиш Ctrl+Alt+M.
Форматы данных
Данные — текст и цифры, которые вы вносите в таблицу, могут отображаться в разных форматах. Вариантов представления данных несколько десятков, но все их можно свести к 7 основным:
- текст;
- число;
- процент;
- финансы;
- валюта;
- дата;
- время.
Все остальные форматы — производные от основных. Валюту можно отобразить с десятыми или округлить до целых, заменить «р.» перед цифрами на другую валюту. Дата отображается в виде «2.12.2018» или «воскресенье, 2 декабря 2018 г.» — и еще в десяти разных вариациях. Тоже самое с другими форматами.
Чтобы изменить формат данных в ячейке, строке, столбце или диапазоне, выделите их, откройте меню «Формат» → «Числа» и выберите нужный.
Условное форматирование данных в гугл таблицах
В «Google Таблицах» можно изменить внешний вид текста и ячеек — шрифт, кегль, начертание, цвет шрифта и заливки, выравнивание, цвет и стиль границ, правила переноса текста. Все необходимые инструменты находятся на панели над рабочей областью, о которой мы говорили выше.
Иногда нужно, чтобы форматирование ячеек менялось автоматически в зависимости от того, какие данные в них находятся. Для этого в «Google Таблицах» используются правила условного форматирования. Их можно задать для всей таблицы, отдельного диапазона, строки, столбца и даже одной ячейки.
Чтобы настроить правила, перейдите в меню «Формат» → «Условное форматирование». Справа появится диалоговое окно. По клику на «Добавить правило» откроются настройки. В зависимости от задачи вы можете настроить правило, по которому ячейки будут перекрашиваться в один цвет, или создать градиент. Правило для форматирования ячеек одним цветом настраивается в 3 шага:
- Укажите диапазон.
- Задайте условия форматирования.
- Настройте формат — цвет и начертание текста, заливку ячейки.
Всего в Google Sheets 18 условий форматирования для текстовых данных, чисел и дат. Так, можно выделить ячейки, которые содержат любые данные, определенные слова, числа меньше заданного значения и т. д.
Для создания более сложных правил нужно выбрать условие «Ваша формула» и использовать функции. Эта тема тянет на отдельную большую статью, поэтому здесь останавливаться не будем. Лучше рассмотрим на примере использование стандартных условий.
Вы ведете контекстную рекламу и выгружаете в таблицы показатели для анализа эффективности. Чтобы вычислить малоэффективные объявления, нужно отыскать строки с CTR менее 1%. Создайте правило для соответствующего столбца, по которому ячейки со значением меньше единицы будут подсвечиваться цветом:
Градиент пригодится, когда нужно, например, визуализировать отклонение данных в большую и меньшую сторону от оптимального значения.
Сортировка, фильтры и срезы
Инструменты для сортировки, фильтрации, проверки и группировки содержимого таблицы находятся в пункте «Данные» главного меню:
Сортировка
Вверху выпадающего списка находятся кнопки для быстрой сортировки листа или диапазона в прямом или обратном алфавитном порядке по столбцу с выделенной ячейкой. Числовые значения отсортируются от меньшего к большему и наоборот соответственно.
Если в таблице есть строка заголовков, при быстрой сортировке они тоже сместятся. Чтобы сохранить их на месте, выберите пункт «Сортировка диапазона» в меню «Данные». Он станет активным, когда вы выберете нужный диапазон. По клику откроется диалоговое окно с выбором столбца и порядка сортировки — прямой или обратный. Чтобы сохранить строку заголовков на месте, поставьте галочку рядом с «Данные со строкой заголовка»:
Фильтры
Фильтры скрывают из таблицы данные, которые сейчас не нужны. Это удобно, когда работаешь с большими массивами — посмотреть публикации по отдельной площадке или типу контента в объемном контент-плане, проанализировать данные по достижению одной цели в аналитическом отчете.
В меню «Данные» есть два инструмента для фильтрации содержимого таблицы: «Создать фильтр» и «Режимы фильтрации» Если один пользователь отфильтрует содержимое таблицы с помощью первого инструмента, у других они тоже отсортируются. Поэтому если вам нужно скрыть часть данных только для себя, чтобы не мешать коллегам, выберите «Данные» → «Режимы фильтрации» → «Создать новый фильтр».
Все настройки, которые вы сделаете, сохранятся. Режимов фильтрации можно создать несколько, все они появятся в выпадающем меню «Фильтры…». Чтобы в них проще было ориентироваться, присвойте каждому понятное название. По умолчанию присваиваются имена «Фильтр 1», «Фильтр 2» и т. д:
Лайфхак: Если нужно показать другому пользователю данные в том виде, в котором вы их отфильтровали с помощью режима фильтрации, просто включите его и отправьте скопированную ссылку.
В таблицах с режимом доступа «Только просмотр» функция «Создать фильтр» неактивна. Чтобы отобразить данные так, как вам нужно, выберите «Данные» → «Фильтры…» → «Создать новый временный фильтр».
Срезы
Это новая функция Google Sheets. Срез — это что-то вроде сводной информации по диапазону/столбцу. Удобно, когда в столбце или диапазоне много данных, и нужно всё кратко суммировать.
Срез делается так же, как и сортировка/фильтрация — «Данные» → «Добавить срез»:
В настройках среза нужно выбрать, как он будет выглядеть и присвоить ему название. Срез будет виден прямо поверх ячеек таблицы.
Проверка данных
Инструмент проверяет, соответствуют ли данные в ячейке заданным параметрам. Например, в одном столбце должны быть только даты. Чтобы проверить, нет ли там ошибок, выберите в меню «Данные» пункт «Настроить проверку данных» и задайте настройки:
- Диапазон ячеек → кликните на поле и выделите нужный столбец.
- Правила → выберите в выпадающем списке «Дата», затем — «является допустимой датой»
- Кликните «Сохранить».
Если данные в проверяемом диапазоне часто редактируются, вы можете предотвратить ошибки на будущее. Выберите в разделе «Для неверных данных» пункт «запрещать ввод данных», и когда кто-то попытается ввести в столбец что-то кроме допустимой даты, система выведет предупреждение и не даст отредактировать ячейку.
В правом верхнем углу ячеек с неверными данными появятся красные метки, при наведении на которые появляется окно с пояснениями.
Помимо соответствия данных формату даты можно задать десятки разных правил для числовых, текстовых и других данных. Например, вы можете убедиться, что числа в диапазоне меньше, больше либо равны определенному значению. Как и в случае с условным форматированием, функция проверки данных помимо предусмотренных системой правил поддерживает ввод своих формул.
Сводные таблицы
Сводные таблицы — это популярный инструмент анализа данных. Пригодится, когда нужно структурировать и представить в наглядном виде большие массивы информации, чтобы было удобнее делать выводы.
Пример. Вы ведете сквозную аналитику для салона красоты — скрупулезно фиксируете все данные по заказам вплоть до источника рекламы, с которого пришел лид. За год получается длинная таблица на тысячи строк. Задача: выяснить, какой канал принес больше всего прибыли за прошлый год, чтобы грамотно перераспределить рекламный бюджет. С помощью сводных таблиц мы получим простой и наглядный отчет буквально в пару кликов.
Чтобы создать такой отчет, выделите исходную таблицу, зайдите в меню «Вставка» и выберите пункт «Сводная таблица». Программа создаст новый пустой лист и откроет редактор справа.
В разделе «Строки» кликните «Добавить» и выберите столбец с рекламными каналами. В разделе «Значения» добавьте столбец с данными о прибыли по каждому заказу. Программа просуммирует прибыль по каждому каналу и сведет в таблицу. Если в разделе «Столбцы» выбрать параметр «Услуги», таблица покажет, какую прибыль принес каждый канал по каждой услуге.
Также можно фильтровать данные по любому столбцу из исходной таблицы, например, скрыть из сводной таблицы данные по отдельной услуге. Для этого в раздел «Фильтры» нужно добавить столбец «Услуги», открыть список и снять галочки с тех услуг, данные по которым не хотим учитывать.
Получение данных из интернета
Таблицы также могут извлекать данные с любой общедоступной веб-страницы, если на странице есть правильно отформатированная таблица. Секрет заключается в команде ImportHTML. Используйте его с любым URL-адресом и номером, указывающим, какую таблицу на странице вы хотите импортировать (“1” для первой таблицы, “2” для второй и так далее):
=IMPORTHTML(“https://ru.wikipedia.org/wiki/Население_России”; “table”; 4)
И точно так же вся информация появится в электронной таблице.
Импорт ленты RSS или Atom в гугл-таблицу.
Импорт ленты RSS или Atom функция более интересная, особенно для тех, кто занимается контент-маркетингом.
Параметры:
- Ссылка на фид.
- Запрос — указываем, какие именно данные нужно загрузить.
(Например, можно прописать «items url» для выгрузки списка ссылок на новые статьи. Или «items title» — для их заголовков, соответственно. А с помощью запроса «items created» можно выгрузить даты публикаций.)
- Заголовки — тут нужно указать TRUE (1) или FALSE (0). Если TRUE, то первой строкой будут заголовки столбцов фида: например, «URL» или «Title».
- Число объектов — указываем цифру. К примеру, можно вывести в таблицу только последние десять материалов из фида.
=IMPORTFEED (“https://www.unisender.com/ru/blog/feed/”; “items url”;1;10)
Проверка валидности адресов электронной почты
Возможно, у вас есть база данных адресов электронной почты, отправленных пользователями. Попросите “Google Таблицы” просмотреть адреса и определить, все ли они правильно отформатированы: используйте функцию IsEmail(A1) для любой ячейки, которая вам нужна, или выполните эту функцию для диапазона ячеек:
=ArrayFormula(ISEMAIL(A1:A3))
Декорирование заголовков таблицы
Как улучшить внешний вид своей электронной таблицы, попробуйте форматирование для текста. Выделите строку заголовков, затем нажмите на значок, на котором изображена буква “А” со стрелкой и выберите один из нескольких эффектов, которые придадут электронной таблице новый привлекательный вид.
Переводчик прямо в таблице
“Google таблицы” позволяет идентифицировать любой язык, используемый в электронной таблице, и даже сразу перевести его на ваш родной. Чтобы это сделать, воспользуйтесь следующей функцией (указав соответствующий номер ячейки вместо “A1”):
=GOOGLETRANSLATE(A1; «auto»; «en»)
Работа с функциями (формулами в ячейках гугл таблицы)
В «Google Таблицах» также, как и в Excel, есть функции — формулы, которые обрабатывают данные в таблице — суммируют, сравнивают, проверяют на соответствие условиям и т. д.
Все функции вводятся по одному принципу:
- Вводим знак «=», чтобы программа поняла, что мы от нее хотим.
- Затем начинаем вводить название функции. Система выдаст список подсказок, из которых можно выбрать нужную.
- В скобках указываем данные, которые нужно использовать для вычислений, и вводим дополнительные аргументы, если нужно.
Данные для вычислений можно ввести вручную с клавиатуры или указать ссылки на ячейки и диапазоны, из которых их нужно взять.
Также можно вводить названия именованных диапазонов, но предварительно их нужно создать. Это бывает полезно, когда часто используете в вычислениях одни и те же диапазоны данных.
Чтобы создать именованный диапазон, зайдите в меню «Данные» или вызовите контекстное меню правым кликом и выберите соответствующий пункт. Справа откроется редактор именованных диапазонов. Кликните «+Добавить диапазон» и введите название. Если вы не выделили нужные ячейки раньше, нажмите на иконку таблицы и сделайте это, затем кликните «Готово».
Рассмотрим на примере простой функции, которую часто используют SEO-шники и специалисты по контекстной рекламе — ДЛСТР — вычисляет длину строки.
Подробно описывать каждую функцию не будем — их около 400. Скажем лишь, что в с помощью формул здесь можно сделать все тоже самое, что и в Excel. Конечно, там есть формулы, которых нет в сервисе Google, и наоборот, но таких немного. Например, функции GOOGLETRANSLATE, которая переводит текст с одного языка на другой, в Excel нет.
О полезных для интернет-маркетологов функций электронных таблиц MS Office мы уже писали, все они отлично работают в сервисе Google. Принцип работы этих функций тот же, но может отличаться синтаксис. Список всех формул Google Sheets с описанием и синтаксисом есть в справочнике.
Простой график по таблице
Вы можете легко создать диаграмму, используя изящную функцию SPARKLINE. Вводим команду =SPARKLINE, затем ячейки, которые хотите включить, слово “charttype”, а затем тип диаграммы, которую хотите создать в следующем формате:
=SPARKLINE(A1:A11; {«charttype»\»column»})
Сложные графики для визуализации данных
Для визуализации данных существуют более функциональные и удобные инструменты — Google Data Studio, Power BI и другие. Однако иногда бывает полезно добавить диаграмму или график прямо в таблицу, чтобы наглядно представить данные.
Переходим на нужную вкладку, заходим меню «Вставка» и выбираем пункт «Диаграмма». По умолчанию программа создает вот такой график. Справа вместо «Редактора сводной таблицы» откроется «Редактор диаграмм».
Посмотрим, что мы можем сделать с диаграммой:
Поменять тип. «Google Таблицы» поддерживают графики, столбчатые, линейные, точечные, круговые, древовидные, географические, каскадные, лепестковые и некоторые другие типы диаграмм. Пояснения, для каких задач лучше подходят конкретные типы есть в справке по «Google Таблицам».
Изменить тип накопления — стандартный или нормированный. Этот параметр удобно использовать, когда в одном столбце диаграммы отображаются данные по нескольким критериям. Он активен не для всех типов диаграмм.
Сменить диапазон значений.
Добавить, удалить и изменить оси и параметры.
- На вкладке «Дополнительные» можно поменять внешний вид графика:
- перекрасить столбцы, линии, сегменты в один или разные цвета;
- поменять шрифт, цвет, начертание отдельных элементов или всего текста;
- изменить фон диаграммы;
- отредактировать название диаграммы и осей и т. д.
Созданные в Google Sheets диаграммы можно сохранить как изображение и опубликовать на сайте, встроив в страницу код. Для этого откройте выпадающее меню в правом верхнем углу диаграммы и выберите соответствующие пункты:
Интеграция с другими инструментами Google
Неоспоримое преимущество Google Таблиц для интернет-маркетологов в том, что они могут взаимодействовать и обмениваться данными с другими сервисами Google. Посмотрим на примере двух продуктов — Google Формы и Google Analytics.
Google Forms
Обмен данными между «Формами» и «Таблицами» даже не нужно дополнительно настраивать — эта возможность есть в сервисах по умолчанию.
Чтобы создать новую «Google Форму» из интерфейса «Таблиц», зайдите в меню «Инструменты» → «Создать форму». По клику в новой вкладке откроется редактор Google Forms:
Создадим простенькую форму с тремя вопросами со свободным ответом и вернемся в таблицу. Там появился новый лист «Ответы на форму (1)», в котором уже созданы 4 столбца. Три из них соответствуют вопросам формы — «ФИО», «Телефон» и «Адрес», четвертый — «Отметка времени» — в нее система внесет дату и время заполнения формы:
Первая строка закреплена, чтобы при просмотре большого количества ответов заголовки столбцов всегда были на виду. Все, больше ничего настраивать не нужно — при заполнении формы ответы сохраняются в таблице автоматически.
Если вы не создали таблицу для ответов заранее, все равно сможете выгрузить их в «Таблицу». Для этого в режиме редактирования формы перейдите на вкладку «Ответы» и кликните пиктограмму Google Sheets в правом верхнем углу.
У этой простой возможности массы способов использования в интернет-маркетинге. Информацию, которую вы собираете через формы, будь то ответы соискателей на вакансию, клиента по проекту или целевой аудитории по продукту, удобно просматривать в «Таблицах».
Google Analytics
Обмен данными с Google Analytics в Таблицах реализован через дополнение. Чтобы его подключить, откройте меню «Расширения», выберите пункт «Установить дополнения» и найдите в открывшемся окне Google Analytics. Если не увидите его на первом экране, быстрее будет через поиск, потому что аддонов немало:
Затем аддону нужно дать разрешения, и он будет установлен. Попробуем выгрузить данные из GA в таблицу. Заходим в меню «Расширения» → “Google Analytics” → “Create new report”. Справа откроется окно редактора отчетов. Заполняем название отчета (1), выбираем аккаунт (2), ресурс (3) и представление (4), затем — метрики (5) и параметры (6), которые хотим отобразить в отчете. Допустим, нам надо выгрузить в таблицу данные о посещениях по страницам и источникам трафика. Вводим метрики, параметры и кликаем “Create report”:
По клику в таблице автоматически создается новый лист “Report Configuration” с параметрами отчета. Чтобы создать сам отчет, еще раз заходим в «Расширения» → “Google Analytics” и кликаем “Run reports”. Программа создаст новый лист и выгрузит запрашиваемые данные:
С полученными данными можно работать — сортировать, фильтровать, обрабатывать с помощью формул и отображать в сводных таблицах.
Следующий уровень мастерства — автоматизированные отчеты. Вы можете сначала создать отчет в «Таблицах» — настроить колонки и строки, прописать формулы в зависимости от конкретной задачи, затем настроить автоматическую выгрузку данных. Этот процесс можно отнести к продвинутым возможностям таблиц, поэтому здесь мы не будем подробно его описывать.
Интеграция с другими инструментами Google
Помимо интеграции с Google Analytics, у таблиц есть и другие полезные дополнения. О некоторых из них мы уже писали в статье ««21 бесплатный плагин для Google Документов, Таблиц и Презентаций, которые не нужно устанавливать на компьютер»».
Также рекомендуем обратить внимание еще на несколько аддонов. Все аддоны устанавливаются одинаково: меню «Дополнения» → «Установить дополнения».
- Remove Duplicates — находит ячейки с одинаковыми данными.
- Sort by Color — сортирует таблицу по цвету текста или ячейки.
- Crop Sheet — удаляет лишние строки и столбцы, оставляя выделенный диапазон или ячейки, в которых есть данные.
- Power Tools — набор инструментов, с помощью которых можно находить дубликаты, удалять пробелы, символы, пустые столбцы и строки и выполнять другие действия с таблицей и ее содержимым.
- Template Gallery — готовые шаблоны таблиц для разных целей: планы, финансовые отчеты, меню и т. д.
- Supermetrics — помогает выгрузить и объединить в одной таблице данные из 50+ источников, среди которых Google Analytics, Google Ads, «Яндекс.Метрика», «Яндекс.Директ» и другие.
Горячие клавиши в «Google Таблицах»
Если выучить и довести до автоматизма использование хотя бы трети горячих клавиш, скорость работы в «Google Таблицах» можно увеличить раза в 1,5.
Всего сервис поддерживает более сотни горячих клавиш. Вот несколько самых полезных для Windows:
- Ctrl + пробел — выделить столбец;
- Shift + пробел — выделить строку;
- Ctrl + Enter / D / R — заполнить диапазон / вниз / вправо;
- Ctrl + K — вставить ссылку;
- Home — перейти в начало строки;
- Ctrl + Home — перейти в начало листа;
- Ctrl + ; — быстрая вставка текущей даты;
- Ctrl + Shift + ; — быстрая вставка текущего времени;
- Ctrl + Shift + Alt + ; — быстрая вставка текущего времени и даты;
- Ctrl + Shift + 1 — привести формат ячейки к десятичному числу;
- Ctrl + Shift + 2 — привести формат ячейки ко времени;
- Ctrl + Shift + 3 — привести формат ячейки к дате;
- Ctrl + Shift + 4 — привести формат ячейки к валюте;
- Ctrl + Shift + 5 — привести формат ячейки к процентам;
- Ctrl + Backspace — перейти к активной ячейке.
Также в Таблицах работают общие для Windows и Mac сочетания для стандартных действий — копировать, вставить, вырезать, печать, найти и т. д. Полный список горячих клавиш — в справке по «Таблицам» или прямо в таблице во вкладке «Справка» → «Быстрые клавиши» (их ещё можно вызвать сочетанием Ctrl + /):
Активно пользуетесь Таблицами и знаете хитрости и лайфхаки, которые ускоряют и упрощают работу? Будет здорово, если вы поделитесь ими в комментариях и поможете другим работать эффективнее.
Горячие клавиши и макросы
Вы можете создать свой макрос и установить для него горячие клавиши, чтобы выполнять сложную серию пользовательских действий с помощью одной команды.
Откройте меню «Расширения», выберите «Макросы», затем «Записать макрос». Если вы хотите, чтобы ярлык всегда выполнялся для одних и тех же определенных ячеек, выберите опцию “Использовать абсолютные ссылки” в противном случае выберите “Использовать относительные ссылки”. Затем выполните все действия, которые вы хотите записать.
Макросы дают широкие возможности: можно сделать установки определенного вида форматирования для содержимого ячейки (например, выделенный жирным шрифтом белый текст со шрифтом Open Sans и темно-серым фоном), или, например, скопировать содержимое ячейки, а затем стереть эту ячейку и вставить текст на одну ячейку левее. Когда закончите, нажмите кнопку “Сохранить” на панели записи макросов, и вы сможете присвоить своему новому макросу имя и назначить его любой доступной комбинации клавиш для последующей активации.
Заключение
Google Таблицы, безусловно, является мощным и удобным онлайн инструментом, однако в связи с санкциями в отношении России, доступ к нему может быть ограничен. На данный момент информации об этом нет. Будем следить за официальными заявлениями от Google.
Читайте также:
Что такое мисселинг и чем он опасен
Отзывы на Яндекс.Картах: гайд по отработке
Как запускать рекламу в «Яндекс.Директ»
Google Sheets постепенно становится основным инструментом для проведения электронных расчетов и формирования таблиц, оставляя Microsoft Excel позади. Связано это как раз с простой возможностью организовать общий доступ, бесплатностью и отсутствием необходимости скачивать что-либо на свой компьютер. Принцип взаимодействия с данным онлайн-сервисом схож с любой программой для работы с электронными таблицами, но имеет свои особенности, о которых мы поговорим далее.
Ниже будет показана работа с Гугл Таблицами для чайников, а также разобраны основные функции сервиса. Это поможет вам понять, какие преимущества есть у этого средства перед десктопными программами и стоит ли обращать на него внимание конкретно в вашем случае. Однако перед началом хотелось бы выделить несколько плюсов тезисно:
-
Онлайн-работа. Это самое большое преимущество, ведь вы без проблем сможете делиться ссылками на таблицы, предоставлять доступ к редактированию, защищать определенные диапазоны, отслеживать инструменты и делать все, чтобы командная работа с документами была максимально комфортной.
-
Доступ к уникальным функциям. Почти все функции в таблицы Google имеют аналоги в Excel, однако некоторые являются особенными и предназначены для взаимодействия с онлайн-инструментами с обновлением в режиме реального времени, о чем мы еще поговорим далее.
-
Интеграция с другими инструментами от Google. Это тоже будет разобрано в одном из разделов ниже, но важно понимать, что такая особенность позволяет без каких-либо сложных настроек объединить несколько разных сервисов, связать их и облегчить работу.
-
Облачное хранение. Вам не нужно скачивать листы и таблицы на компьютер, все будет храниться на вашем облачном диске и в любой момент доступно для редактирования или экспорта в виде файла.
Одним словом, Гугл Таблицы – это крайне удобный онлайн-инструмент, повторяющий функциональность программ для работы с электронными таблицами и способный заменить их, предоставляя доступ к уникальным возможностям. Теперь остановимся более детально на каждом из основных аспектов работы с данным сервисом.
Как создать Google Таблицу
Если вы еще ни разу не работали в электронных таблицах от Google, первоочередная задача будет заключаться именно в открытии сайта и создания пустой книги. Давайте разберемся с тем, как создать Гугл Таблицу пошагово. В этой задаче нет ничего сложного, ведь вам только понадобится аккаунт для авторизации и синхронизации документов. Перейдите на официальный сайт Google Sheets и нажмите кнопку для перехода непосредственно к листам.
Если у вас еще нет своего профиля в Гугл, разработчики предложат создать его, поскольку без этого не получится работать со всеми инструментами и сохранять изменения в облаке. Для этого нажмите на специально отведенную на странице кнопку и следуйте инструкциям от разработчиков.
После авторизации вас встречает основное окно управления документами, в котором уже показаны созданные таблицы, шаблоны и кнопка для добавления пустого файла. Вы даже найдете средство сортировки, чтобы узнать, когда и с какими таблицами вы взаимодействовали на этом аккаунте.
Можете создать пустую книгу или ознакомиться с полным перечнем шаблонов, что тоже поможет более детально изучить функциональность сайта и узнать, как разработчики подошли к реализации тех или иных задач как в техническом, так и визуальном плане.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Импорт файлов и данных
Давайте сразу разберемся с поддержкой электронных таблиц, созданных в других программах и хранящихся в виде файлов на вашем компьютере. Непосредственно на странице создания нового файла можете нажать на кнопку с папкой, чтобы перейти к загрузке существующего документа. Если уже открыли пустой лист Google Sheet, тогда разверните меню «Файл» и выберите пункт «Импорт». Вы можете добавить файлы формата XLSX и ODS.
Они будут загружены с сохранением всех функций и визуального форматирования, что позволит приступить к работе с электронной таблицей в том виде, в котором подразумевал создатель. Об этом рассказано в другой моей статье, где помимо метода импорта всего файла рассмотрена возможность добавления исключительно определенных диапазонов с других документов, созданных в Google Таблицах.
Читайте также: Как импортировать данные в Google Таблицу
Что касается импорта других данных, то веб-инструмент позволяет добавлять целые веб-страницы, обновляя их содержимое в режиме реального времени без необходимости отслеживать нововведения самостоятельно. Для этого как раз используется уникальная функция, отсутствующая в десктопных программах. Подробнее о ней читайте далее.
Основные элементы панели инструментов
Теперь давайте разберемся с тем, как редактировать Гугл Таблицы. Осуществляется это при помощи инструментов на верхней панели. Они практически точно повторяют те, что присутствуют в том же Excel и других текстовых редакторах, но имеют и свои особенности. Сначала я бы рекомендовал посмотреть на каждое выпадающее меню, кликнув поочередно по их названиям на панели сверху. Понятно, что при помощи раздела «Файл» осуществляется работа с самим документом, создание, распространение и экспорт. Основное внимание обратите на вкладки «Вставка» и «Данные». Там находятся кнопки, отвечающие за выполнение основных действий. С их помощью вставляются диаграммы, рисунки, дополнительные ячейки, осуществляется управление проверкой данных, их очистка и фильтрация. Об этом более детально еще пойдет речь ниже.
Панель под выпадающими меню полностью отведена для кнопок с визуальной работой. Вы можете менять масштаб, выбирать новые шрифты, добавлять знаки после запятой, проценты, форматировать текст, его цвет и вставлять ссылки. Все это наверняка знакомо вам, если ранее вы сталкивались с Microsoft Excel или хотя бы взаимодействовали с документами в одном из текстовых редакторов.
Останавливаться на каждой кнопке не будем, поскольку вы можете сами проверить их действия в тестовой таблице или просто навести курсор, чтобы прочитать описание от разработчиков и понять, для чего предназначен тот или иной инструмент.
Операции с ячейками
Таблица Google в первую очередь предназначена для расчетов, ведения бухгалтерии и выполнения прочих задач, связанных с математикой и данными. Основная работа в этом случае происходит с ячейками, которые и хранят значения данных. Они являются главной частью документа и нужны для применения функций, дальнейшего формирования полной таблицы и диаграмм по ним. Вы можете выбрать любую пустую ячейку и создать на ней формулу, напечатав знак = и первый символ функции после него. Появится меню с подходящими результатами. Большинство популярных функций имеют свое описание, чтобы вы понимали предназначение и синтаксис.
Простые математические операции часто выполняются вовсе без дополнительных функций. Вам нужно лишь объявить само действие знаком =, после чего указать номера участвующих ячеек и операцию между ними. Это может быть сложение, умножение, деление, вычитание, работа с процентами, определение долей и прочее.
К сожалению, объема одной общей статьи не хватит, чтобы описать даже основные функции Гугл Таблиц, а также рассказать о том, какой синтаксис имеет каждая из них. Вместо этого я бы посоветовал перейти на страницу поддержки Google, чтобы получить доступ к справке со всеми функциями, детальным описанием и возможностью фильтрации по разным параметрам.
В разделах ниже еще будут представлены инструкции по использованию популярных функций, поэтому можете продолжить читать инструкцию, чтобы разобраться с некоторыми из них и применить в своих целях.
Просмотр истории изменений ячейки
Давайте рассмотрим следующую особенность Гугл Таблиц. Это будет средство просмотра внесенных изменений, что ценится не только при единоличном редактировании документа, но и во время общей работы, чтобы понимать, кто из пользователей и когда что-либо менял в одной определенной или разных ячейках. Для этого вы можете открыть меню просмотра истории версий или выбрать конкретную ячейку, чтобы отследить изменения только в ней.
Подробнее: Как посмотреть историю изменений ячейки в Google Таблицах
У этого инструмента есть только один минус – слишком долгая обработка информации в таблице с большим количеством данных. Окно истории версий может даже зависнуть на некоторое время. Однако этот недостаток проявляется далеко не всегда и не является критичным. В большинстве случаев средство слежения за изменениями оказывается крайне полезным и эффективным.
Настройка общего доступа и защита листов
Только что уже была упомянута совместная работа в Google Sheets, поэтому давайте остановимся на этом средстве более детально. На сайте вы можете предоставить доступ другим пользователям к своей таблице. Вы самостоятельно выбираете, кто сможет переходить и просматривать документ, комментировать его или редактировать. При этом доступ предоставляется всем, у кого есть ссылка, или только определенному списку юзеров, создаваемому путем указания адресов электронной почты. Перейдите по ссылке ниже, чтобы детально ознакомиться с тем, как настроить общий доступ конкретно в вашей ситуации. В этой же статье рассказано о том, как защитить лист или диапазон от редактирования в случае коллективной работы.
Подробнее: Общий доступ, защита листов и диапазонов в Google Таблицах
Сортировка и фильтрация данных
Рассмотрим следующую полезную функцию, которая пригодится как тем, кто создает таблицу в Google, так и тем, кто только просматривает уже существующие документы. Сортировка и фильтрация позволит отобразить на экране только необходимые значения, убрав из вида остальную часть электронной таблицы. Если сортировка чаще осуществляется только по алфавиту, то вот фильтры могут быть самыми разными. Для них даже есть отдельная настройка, где каждый пользователь сам задает подходящие параметры.
Подробнее: Как сортировать и фильтровать данные в Google Таблицах
Создание раскрывающегося списка
Логичным будет поговорить и о раскрывающихся списках, поскольку они тоже выступают в роли своеобразного оптимизатора таблицы, позволяя отобразить только то, что нужно именно сейчас. Такие списки корректно подставляются под формулы, которые динамически изменяются в зависимости от выбранного значения. Еще они могут быть использованы в сводных таблицах. Создание такого перечня не является чем-то сложным, нужно лишь настроить проверку данных и задать необходимое количество значений.
Подробнее: Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах
Полноценное формирование таблицы
Выше вы узнали о нескольких самых разных функциях и настройках, которые предоставляют Гугл Таблицы. Обучение на этом не заканчивается и часто пользователь заинтересован в создании полноценной таблицы со всеми визуальными оформлениями. Вы уже знаете о панели инструментов, можете взаимодействовать с ячейками, создавать списки и проверять данные. Теперь все зависит непосредственно от того, какого типа таблицу вы хотите получить (у меня есть отдельная статья, в которой рассказано о создании динамического календаря).
В ней рассказано о ссылках между разными листами, условном форматировании и различных функциях. Можете использовать эту инструкцию, чтобы узнать что-то новое о возможностях Google Sheets и получить некоторые дополнительные знания, которые помогут во время дальнейшей работы с таблицами других типов.
Создание диаграммы
Если у вас уже есть готовая таблица, можно сформировать диаграмму, которая будет наглядно показывать результаты, пропорции или количество значений в ячейках именно визуально, что значительно упрощает восприятие содержимого. Давайте разберемся с тем, как создать самую простую диаграмму с подходящими для вас настройками.
-
Сначала разверните меню «Вставка» и выберите в нем пункт «Диаграмма».
-
Она будет автоматически вставлена в соответствии с тем, какая таблица у вас создана. Если на листе их несколько, сначала выделите требуемый диапазон и только после этого создавайте диаграмму. Можете изменить ее тип, развернув для этого список со всеми доступными вариантами.
-
Ниже есть пункты для изменения диапазона и значений, что поможет вам оптимизировать отображаемые элементы, если случайно были захвачены лишние или замечены недостающие.
-
Сама диаграмма отображается в виде отдельного блока в таблице. Вы можете зажать ее левой кнопкой мыши, чтобы перенести в любую удобную позицию, а также использовать точки по краям для масштабирования.
-
Откройте вкладку «Дополнительные» для изменения внешнего вида диаграммы. Задайте для нее фон, цвет границ и шрифт.
-
Чуть ниже можете развернуть блок с названием, задать новый заголовок, цвет текста и другие параметры.
Настройка диаграммы зависит непосредственно от того, какую цель вы преследуете. Возможно, нужно показать статистические данные или визуальные результаты вычислений. Это же применяется и для сводных таблиц.
Отмечу, что разработчики используют технологию интуитивного анализа данных, в которую входит и автоматическое создание различных вспомогательных графиков, основанных на самой таблице. Детальнее об этом читайте в другой моей статье, если заинтересованы в автоматическом формировании подобных графиков.
Закрепление столбцов и строк
Хочу рассказать о небольшой функции, которая позволяет закрепить строку или столбцы, чтобы они всегда оставались на видном месте при прокручивании таблицы. Это нужно тем пользователям, кто занимается чтением данных в большом документе и не хочет упускать из виду оглавление, чтобы не потеряться в названиях строк и столбцов. Понадобится только открыть меню «Вид» и выбрать подходящий для вас вариант закрепления. Пошаговую инструкцию со скриншотами вы найдете в статье далее.
Работа со ссылками
Создание из текста ссылки в Google Таблицах – одна из самых простых задач, выполняющаяся кликом по одной кнопке, которая расположена на уже упомянутой панели с основными инструментами. Поэтому я предлагаю сразу перейти к более сложному процессу – объединению нескольких ссылок. Например, у вас есть один основной домен и несколько разных страниц, на которые нужно организовать переход. При помощи отдельной функции можно сцепить адреса, создав одну строку для перехода на страницу. Далее эту формулу можно растянуть на всю таблицу, потратив минимальное количество времени на создание ссылки на несколько разных страниц с одним основным доменом.
Подробнее: Объединение ссылок в Google Таблицах
Удаление пустых столбцов, пробелов и дубликатов
Во время работы над электронной таблицей наверняка возникнет такая ситуация, когда на экране будет отображаться большое количество строк или среди значений присутствовать ненужные дубликаты, в том числе и пробелы. Их удаление позволит вам не только нормализовать внешний вид документа, но и ускорить его загрузку. Строки и столбцы удаляются через контекстное меню, а подробнее об этом написано в другой статье.
В ней же вы найдете информацию и о том, как избавиться от пустых строк и ненужных пробелов при помощи фильтрации. Такой метод фильтрации и очистки данных подойдет и при поиске ненужных дубликатов, поэтому можете смело использовать его, просто заменив диапазон отображаемых значений.
Конвертирование и отображение курсов валют
Продолжаем разбираться с тем, как работать в Гугл Таблицах на компьютере. Следующая тема, о которой я хотел бы рассказать, подойдет всем тем, кто выполняет различные финансовые операции в данном онлайн-сервисе и ведет отчетность. При помощи простых функций можно загружать текущие курсы валют и конвертировать их в указанные, для чего понадобится создать небольшую формулу.
Подробнее: Как конвертировать валюту в Google Таблицах
Немного сложнее дела обстоят с выводом текущего курса, определенного криптовалютного токена. Для этого сначала понадобится подобрать сайт, который в режиме реального времени обновляет котировки, затем найти значение через код элемента на сайте и импортировать его как XML. Данные будут автоматически обновляться каждые несколько минут с изменением значений в расчетных функциях, если такие используются в вашей таблице.
Читайте также: Как импортировать текущий курс криптовалюты в Google Таблицы
Проверка электронных адресов
Предлагаю немного отдалиться от темы финансов и чисел и разобраться с тем, для каких еще целей можно использовать Google Таблицы, ведь это не только средство для математических расчетов. При помощи таких документов вы можете собирать статистику, вести учет пользовательских данных и проверять их правильность. В частности, относится это и к электронным адресам, для чего сайт предлагает специальную функцию, которая в автоматическом режиме проверит валидность указанного email.
Подробнее: Как проверить допустимые адреса электронной почты в Google Таблицах
Перевод текста
Еще одно средство работы с текстовыми данными – перевод на другие языки. Для этого Google предлагает использовать собственную функцию, которая интегрирована с фирменным переводчиком. Вам только нужно выбрать, с какого на какой язык осуществлять перевод, используя для этого кодовые обозначения каждого. В целом, формула не является сложной и какой-то специфической. О том, как осуществляется взаимодействие с ней, читайте в другой статье.
Создание макроса с кнопкой
Начинающим может показаться, что работа с макросами и разными командами в Google Таблицах такая же сложная, как в том же Excel, однако это не так. Запись действий и их дальнейшее автоматическое выполнение не является чем-то затруднительным в плане реализации. К тому же созданный макрос даже можно назначить на визуальную кнопку, чтобы постоянно не вызывать меню для его запуска.
Макросы могут быть совершенно любыми, ведь только от вас зависит последовательность выполняемых действий. В статье ниже я рассказываю об одном примере, который можно модифицировать и всячески изменять под себя, меняя в том числе и саму кнопку, через которую осуществляется запуск макроса.
Подробнее: Как создать макрос в Google Таблицах и назначить для него кнопку
Интеграция с другими сервисами Google
Вы уже узнали, что при помощи простых функций осуществляется обращение к другим инструментам Google для конвертирования курсов валют и перевода текста. Однако это далеко не все, что можно выполнять в Гугл Таблицах. Доступна интеграция и с другими популярными сервисами, куда входят и Формы. Вы можете собирать через них данные о пользователях, затем автоматически выводить их в таблицу, формировать сводки или графики в соответствии с предоставленными ответами. Настройка в этом случае осуществляется при помощи специально отведенного инструмента импорта.
Подробнее: Создание Google Формы с выводом результатов в Google Таблицы
Далее идут задачи и напоминания, которые тоже могут быть частью электронной таблицы, если вы используете ее как ежедневник или календарь. Достаточно просто связать учетную запись Google с календарем или заметками, чтобы добавить необходимое количество записей. Вы будете получать уведомления и всегда сможете перейти к просмотру сохраненных записей через кнопки на боковой панели, отвечающие за открытие этих самых дополнений.
Подробнее: Задачи и напоминания в Google Таблицах
В рамках этой статьи были рассмотрены основные и самые интересные функции Google Sheets. Удачи!
Электронные таблицы давно стали незаменимым инструментом для анализа данных, ведения списков и организации информации. Сегодня, благодаря развитию облачных технологий, работать с ними стало проще и доступнее. Современные сервисы предоставляют удобные функции, которые позволяют пользователям гибко настраивать представление данных, делая процесс работы более продуктивным и наглядным.
Один из таких популярных инструментов предлагает пользователям возможность эффективно взаимодействовать с данными, без установки специального программного обеспечения. Работая через браузер, вы можете легко обмениваться результатами своей работы с коллегами и партнерами, в реальном времени внося изменения, добавляя комментарии и даже вставляя картинки для более понятной визуализации данных.
Эти возможности дарят вам полную свободу относительно того, как настраивать свои данные, обеспечивая максимальную гибкость. Сервис предлагает мощные функции для сортировки, фильтрации и визуализации, благодаря чему пользователи могут сосредоточиться на том, что действительно важно. В конечном итоге, овладение этим инструментом открывает новые горизонты для оптимизации рабочих процессов и повышения личной продуктивности.
Основы работы с Google Таблицами
Google Таблицы предоставляют пользователям мощный инструмент для управления данными, анализа и визуализации информации. Этот сервис позволяет эффективно организовать данные, используя интерфейс, который интуитивно понятен и доступен практически каждому. Удобные функции делают его популярным выбором как для личного использования, так и в профессиональной среде.
Перед тем как приступить к работе, важно понимать базовую структуру интерфейса. Основное окно Google Таблиц разделено на вкладку для управления листами, рабочее полотно и строку инструментов, которую можно настраивать для удобства пользователей.
Основные компоненты интерфейса
| Компонент | Описание |
|---|---|
| Рабочее полотно | Главная часть экрана, где располагаются ячейки для ввода и обработки данных. Представлено в виде сетки из строк и столбцов. |
| Строка инструментов | Верхняя панель, включающая инструменты для форматирования текста, добавления формул и настройки общего вида документа. |
| Вкладки листов | Расположены в нижней части интерфейса, позволяют переключаться между разными страницами внутри одного файла, обеспечивая многослойную структуру данных. |
Изучение работы с основными элементами Google Таблиц поможет повысить производительность и улучшить визуализацию информации. Для удобства пользователей предусмотрены возможности добавления картинок, что делает представление данных более наглядным. А благодаря функциям совместной работы этот сервис становится незаменимым инструментом для командной работы с данными.
Регистрация и вход в Google аккаунт
Для того чтобы воспользоваться всеми возможностями работы в Google Таблицах, первым шагом будет настройка и активация личного Google аккаунта. Аккаунт открывает доступ ко множеству инструментов, возможности интеграции с другими сервисами, а также хранение данных в облаке. Рассмотрим последовательность действий для регистрации и входа.
Процесс регистрации нового аккаунта
- Посетите главную страницу Google и найдите кнопку для создания аккаунта.
- Заполните предложенную форму, включая ваше имя, фамилию и адрес электронной почты.
- Установите надежный пароль для защиты ваших данных.
- Следуйте инструкциям на экране для завершения регистрации.
- Подтвердите ваш адрес электронной почты, если это потребуется. Обычно на почту приходит сообщение с ссылкой для подтверждения.
Вход в существующий аккаунт
- Перейдите на страницу входа Google.
- Введите данные вашего аккаунта: адрес электронной почты и пароль.
- Нажмите кнопку, чтобы войти в профайл.
- При необходимости подтвердите вход через двухэтапную аутентификацию для повышения безопасности.
Рекомендации по безопасности
- Регулярно обновляйте пароль и не используйте его на других сервисах.
- Активируйте двухфакторную аутентификацию для дополнительной защиты.
- Будьте внимательны к подозрительным письмам, которые могут рассказывать о необходимости восстановления данных.
После успешного входа, вы сможете приступить к полноценной работе с Google Таблицами. Настроив аккаунт правильно, вы получите удобный, интегрированный инструмент для эффективного управления данными и взаимодействия в команде.
Создание новой таблицы
Чтобы открыть новую электронную таблицу, для начала направляйтесь в Google Диск. В верхнем левом углу найдите кнопку Создать. Нажав на неё, выберите пункт Google Таблицы. Откроется новая пустая таблица, и с этого момента можно начать её редактирование. Она ещё не сохранена в облачное хранилище, для этого ей потребуется название. Присвойте ей имя, кликнув на серую область рядом с надписью Untitled spreadsheet. Теперь документ сохранён и доступен для дальнейших манипуляций.
Работа с текстовыми и числовыми данными начинается незамедлительно. Введенные изменения не требуют постоянного сохранения: вся информация автоматически обновляется в облаке. Это упрощает совместное взаимодействие с другими пользователями и предоставляет возможность редактировать и настраивать данные по мере необходимости. Настройте таблицу под свои нужды, используя множество доступных функций сервиса.
Обновляйте и персонализируйте оформление с помощью встроенных инструментов. Это включает в себя изменение шрифта, цветовых схем и дополнение формулами. Широкие возможности настройки помогают организовать данные и работать с ними более эффективно. Ваши цифровые усилия направлены на создание продукта, полностью отвечающего индивидуальным требованиям.
Настройка и форматирование таблицы
Для детальной работы над таблицей полезно знать о следующих возможностях:
- Изменение стиля шрифта и его размера. Это помогает выделить ключевые данные и акцентировать внимание на важных элементах.
- Выбор цветовой схемы. Цветовая кодировка позволяет визуально разделять блоки данных и помогает быстро анализировать информацию.
- Настроивание границ. Выделение или скрытие границ столбцов и строк усиливает ясность и структуру таблицы.
- Применение условного форматирования. Автоматическое изменение цвета ячейки в зависимости от содержимого облегчает анализ динамически изменяющихся данных.
- Объединение ячеек. Если требуется объединить несколько ячеек, чтобы выделить важный раздел или заголовок, это возможно с помощью функции объединения.
- Закрепление строк и столбцов. Для больших объемов данных полезно закреплять строки и столбцы, чтобы общая информация постоянно оставалась на виду.
- Выделите необходимые ячейки для изменения шрифта и на панели инструментов установите требуемые параметры.
- Перейдите к опции изменения цвета фона или текста, чтобы цветово различать данные.
- Настройте границы, чтобы аккуратно отделить секции таблицы, добавьте или уберите линии там, где это требуется.
- Используйте условное форматирование для создания правил, которым должна следовать каждая ячейка, чтобы менять цвет автоматически.
- Для объединения ячеек выберите нужные ячейки и в меню выберите функцию объединения.
- Для закрепления строк и столбцов отобразите главное меню, выберите пункт Вид и настройте закрепление горизонтальных или вертикальных направляющих.
В результате, грамотно настроенная и отформатированная таблица делает работу с данными в сервисе более продуктивной и простой, позволяя сосредоточиться на анализе информации, а не на её оформлении.
Добавление данных и их редактирование
Для ввода информации достаточно выбрать нужную ячейку и начать печатать. После ввода данных они сразу сохраняются, обеспечивая безопасное хранение изменений. Сервис поддерживает работу с различными видами информации – от числовых данных и текстов до вставки картинок и гиперссылок, что делает его универсальным инструментом для любой задачи.
Редактирование, представленное в интуитивно понятном интерфейсе, позволяет легко исправлять и обновлять сведения. Инструменты для форматирования включают выделение цветом, изменение шрифта и размера текста, что помогает структурировать информацию и выделить важные элементы.
Также, можно применять функции для обработки данных, проводить сортировку и фильтрацию, что значительно упрощает анализ. Благодаря интеграции с другими сервисами, можно импортировать и экспортировать данные, делая их доступными различным пользователям и устройствам.
Работа с формулами и функциями
В работе с электронными таблицами важную роль играют формулы и функции. Эти инструменты позволяют автоматизировать расчеты, анализировать данные и упрощать решения разнообразных задач. В данном разделе будет рассказано о том, как использовать эти мощные возможности сервиса для оптимизации работы и повышения эффективности.
Формулы — это важный инструмент, который позволяет проводить вычисления с использованием данных из различных ячеек. Пользователь может вводить их вручную или применять встроенные функции, чтобы манипулировать информацией наиболее удобным образом. В этом деле помогает интуитивно понятный интерфейс и подсказки.
Функции же представляют собой готовые математические операции и методы обработки данных, которые позволяют быстро выполнять сложные вычисления. Они охватывают широкий спектр задач: от простых операций сложения и вычитания до создания сложных логических тестов и анализа данных. Например, SUM используется для сложения чисел, AVERAGE – для нахождения среднего значения, а VLOOKUP помогает найти информацию в большом массиве данных.
Для более сложных задач можно использовать комбинации нескольких функций в одной формуле. Это помогает увеличивать гибкость и функциональность работы с данными. Кроме того, визуализация результатов работы формул и функций может быть усилена с помощью диаграмм и графиков, добавляемых в таблицы.
Наглядной картинкой для вашей работы может служить настраиваемая диаграмма, которая обобщает данные, формируемые продвинутыми формулами. Таким образом, сервис предоставляет пользователям возможность не только производить вычисления, но и эффективно представлять их результаты.
Совместная работа и обмен доступом
Сервис облачных вычислений предлагает расширенные возможности для коллективной деятельности и обмена информацией. Он позволяет нескольким пользователям одновременно взаимодействовать с документами, что открывает новые горизонты для продуктивного сотрудничества и эффективного управления проектами.
Чтобы приступить к совместной работе, необходимо правильно настроить уровни доступа. Владелец документа настраивает права, разрешая редактировать, комментировать или только просматривать данные. Это делается через меню «Доступ», где можно добавить адреса электронной почты участников и установить для них соответствующие разрешения.
Кроме того, платформа предлагает удобные инструменты для безопасного обмена файлами с коллегами или партнерами. Можно отправлять приглашения на участие по электронной почте или делиться документами напрямую через ссылки. При необходимости доступ можно ограничить или отозвать в любой момент, что позволяет эффективно управлять безопасностью корпоративной информации.
Сервис уведомляет участников о вносимых изменениях в реальном времени. Это обеспечивает высокий уровень взаимодействия и позволяет всем сотрудникам оставаться в курсе последних обновлений. Пользователи могут оставлять комментарии и предложения, обсуждая изменения непосредственно в документе.
Таким образом, функция совместной работы и обмена обеспечивает идеальные условия для эффективного взаимодействия команд любого размера. Управление доступом и возможность оперативно реагировать на изменения позволяет оптимизировать рабочий процесс и сосредоточиться на важных задачах.
Комментарии
Разбираемся с интерфейсом и функциональностью
- Excel и Sheets
- Аналитика
Анна Ашихмина
Email-маркетолог и автор журнала «Конверт»
Google Таблицы — популярный онлайн-редактор для создания электронных таблиц. По функциональности он почти не уступает программе Microsoft Excel, а по удобству использования и легкости освоения превосходит ее.
Для работы с Google Sheets не нужно скачивать громоздкое программное обеспечение, потребуется лишь доступ в интернет. Создавать и вести таблицы можно на компьютере и смартфоне. Это бесплатный редактор, в котором над одним документом могут работать сразу несколько человек в режиме реального времени.
Google Таблицы можно использовать не только в рабочих, но и личных целях: вести семейный бюджет, планировать отпуск, составлять списки ежедневных задач.
Начало работы
Открыть Google Таблицы можно тремя способами:
- через Google Drive — облачную платформу для хранения файлов;
- через поисковик в любом браузере — можно просто написать в строке поиска «Google Таблицы» или вставить готовую ссылку https://sheets.google.com;
- через мобильное приложение Google Таблицы — доступно для Android и iPhone.
Но какой бы способ вы ни выбрали, для начала работы с любым сервисом Google потребуется зайти в аккаунт, если он уже существует, или создать его.
Если начинаете работу через Google Drive, нажмите кнопку «Создать» в левом верхнем углу и выберите «Google Таблицы».
При переходе по ссылке, нажмите на плюс с указателями «Создать таблицу» — «Пустая таблица».
Если работаете с Google Sheets в приложении на мобильном устройстве, то в нижней части экрана нажмите на плюс и откроется новая таблица.
Таблицы можно создавать с нуля или использовать готовые шаблоны, представленные на главной странице редактора. Здесь же вы найдете и таблицы, с которыми работали ранее.
Интерфейс Google Таблиц
В левом верхнем углу экрана находится область с названием таблицы, по умолчанию это «Новая таблица». Чтобы изменить название, достаточно щелкнуть мышкой по области и написать новое.
Под названием располагается главное меню со всеми операциями, которые можно делать с таблицами. Вот основные пункты меню, и что в них находится:
| Файл | действия, которые можно совершать с файлами таблиц: импортировать, печатать, переименовывать, скачивать, создавать копию, делиться. |
| Правка | основные операции: копировать, вставить, найти, отменить. |
| Вид | управление внешним видом: скрыть и показать элементы интерфейса, закрепить строки таблицы, изменить масштаб. |
| Вставка | всё, что можно добавлять в таблицу: строки, столбцы, формулы, рисунки, диаграммы, комментарии. |
| Формат | форматы данных и их внешний вид в ячейках. |
| Данные | операции для работы с данными: сортировка, фильтрация, очистка, статистика. |
| Инструменты | формы обратной связи, проверка правописания, уведомления. |
| Расширения | плагины и дополнения к Google Таблицам, которые устанавливаются дополнительно. |
| Справка | справка по таблицам, поиск по меню, горячие клавиши и другие полезные вещи. |
В главном меню Google Sheets много пунктов, чтобы быстрее найти нужный, можно воспользоваться лупой. Нажмите кнопку «Поиск по меню» и в появившейся строке напишите название функции, которую требуется найти.
Под главным меню — панель инструментов со значками основных операций. Ниже — строка, которая показывает формулу в выделенной ячейке, если она там имеется.
Большую часть экрана занимает рабочая область — лист, который расчерчен на строки и столбцы, здесь и создаются таблицы. В одном документе может быть много таких листов: чтобы создать новый, нужно нажать на «Плюс» в нижнем левом углу экрана.
Если нажать на маленький треугольник рядом с названием листа, раскроется контекстное меню, в котором указаны конкретные действия. Это меню позволяет удалять или переименовать листы, копировать их, скрывать или выделять цветом.
Основные понятия
В Google Таблицах есть три базовых элемента:
- строки — это группа данных по горизонтали;
- столбцы — данные по вертикали;
- ячейки — это каждая отдельная «клеточка», которая образуется на пересечении строк и столбцов. Несколько ячеек, стоящих рядом, создают диапазон.
Обратите внимание, что слева все строки пронумерованы цифрами: «1, 2, 3,…». Столбцы тоже имеют адрес, он обозначен сверху латинскими буквами «А, В, C, …». Каждая отдельная ячейка также имеет свой адрес, который складывается из названия строки и столбца.
На рисунке выделена ячейка в строке 4 и столбце С, поэтому ее адрес — С4. Адрес выделенных ячеек можно увидеть над таблицей рядом со строкой формул.
Создание новой таблицы
Чтобы сделать таблицу «с нуля», достаточно заполнить ячейки данными. Например, создадим таблицу с перечнем продуктов для пикника.
Импорт таблицы из файла
Также в Google Sheets можно открыть готовую таблицу, например из файла XLS или CSV. Для этого в главном меню выбираем: «Файл» — «Импортировать». В появившемся окошке переходим на вкладку «Добавить» и нажимаем кнопку «Обзор», после чего выбираем нужный файл на компьютере.
Затем появится окно «Импорт файла», в выпадающем списке «Выбрать цель для импорта» ставим: «Создать таблицу». Тип разделителя оставляем по умолчанию — «Определять автоматически» и нажимаем зелёную кнопку «Импортировать данные». Поздравляем — таблица импортирована в Google Sheets.
Работа с таблицами
Рабочая область таблицы состоит из строк, столбцов и ячеек. Их можно объединять, удалять, скрывать и очищать. Расскажем, как совершить основные действия.
Добавление строк и столбцов
Если потребуется добавить строку или столбец в середину таблицы, «раздвинув» имеющиеся данные, сделать это можно двумя способами.
- В таблице выделяем ячейку и на панели инструментов выбираем «Вставка» — «Строки» — «Вставить строку ниже/выше».
- Выделяем ячейку, рядом с которой должны появиться новые строки или столбцы, кликаем по ней правой кнопкой мыши и выбираем нужное действие: «Вставить строку выше/ниже».
Аналогично добавляем столбцы. Выделяем столбец, рядом с которым нужно вставить новый, кликаем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем: «Вставить столбец слева/справа». С той же целью можно использовать главное меню: «Вставка» — «Столбцы» — «Вставить столбец слева/справа».
Если нужно вставить сразу несколько строчек, можно ускорить процесс. Выделяем нужное количество строк — столько, сколько нам нужно добавить, и один раз нажимаем в меню «Вставить строки». В таблицу добавится несколько строк, аналогично работаем и со столбцами.
Удаление ячеек в таблицах
Чтобы убрать данные из ячейки, нужно выделить её и нажать на клавиатуре кнопку Delete или Backspace. При этом сама ячейка останется в таблице, удалится только её содержимое.
Если требуется удалить целиком строку или столбец, нужно выделить его — щелкнуть на адрес строки или столбца, затем нажать правую кнопку мыши и в появившемся меню выбрать: «Удалить строку» или «Удалить столбец».
Скрытие строк и столбцов
Если нужно не удалять совсем, а лишь временно убрать некоторые данные из таблицы, можно скрыть отдельные строки или столбцы.
Выделяем заголовки строк или столбцов, которые хотим скрыть, нажимаем на них правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем: «Скрыть строки». Строки исчезнут, а на их месте появятся два маленьких черных треугольника.
Чтобы вновь показать скрытые строки или столбцы, подводим курсор к этим черным треугольникам и щелкаем между ними.
Закрепление строк и столбцов
Когда работаем с большими таблицами, которые приходится пролистывать, удобно, чтобы верхняя строка с заголовками не прокручивалась вместе с данными, а оставалась на месте.
Сделать это можно через главное меню. Нажимаем на панели инструментов: «Вид» — «Закрепить». Затем выбираем, что именно не хотим потерять при прокручивании. Можно закрепить сразу несколько строк сверху и столбцов слева.
Форматы данных
Данные в ячейках могут быть представлены в виде текста, чисел, процентов, валют, формате времени или даты. Чтобы изменить формат, нужно выделить ячейку или диапазон ячеек с данными, в главном меню нажать: «Формат» — «Числа» и выбрать подходящий вариант. Либо прокрутить это меню до конца и поискать в разделе «Другие форматы чисел».
Для примера добавим в таблицу колонку со стоимостью продуктов и преобразуем эти числа в денежный формат — со знаком рубля, с округлением до рублей. Для этого выделим ячейки со стоимостью продуктов и в главном меню выберем: «Формат» — «Числа» — «Валюта». Откроется окошко настройки формата валюты. Выберем рубли и подходящий вариант отображения.
Сортировка данных в таблице
Если нужно выстроить данные в таблице в порядке возрастания или убывания, воспользуемся функцией сортировки.
Например, отсортируем нашу таблицу со списком продуктов для пикника по стоимости продуктов — в порядке убывания, от дорогих к дешевым.
Выделяем столбец «Стоимость», по его данным будем сортировать таблицу. Выбираем в главном меню: «Данные» — «Сортировать лист» — «Сортировать лист по столбцу (Я > А)».
Вся таблица перестроится таким образом, чтобы стоимость в одноименном столбце была от большей к меньшей.
Бывает, что нужно отсортировать не весь лист, а только одну таблицу. В этом случае воспользуемся сортировкой диапазона.
Выделяем таблицу, которую нужно отсортировать. Затем в главном меню нажимаем: «Данные» — «Сортировать диапазон» — «Расширенные настройки сортировки диапазонов».
Откроется маленькое окошко, где можно выбрать, по какому столбцу будет сортировка. Если поставить галочку «Данные со строкой заголовка», то в выпадающем списке будут указаны названия столбцов из таблицы, а верхняя строка с заголовками не будет участвовать в сортировке и останется на своём месте.
Фильтрация данных в таблице
Когда данных в таблице много и нужно увидеть только некоторые из них, поможет фильтрация. В Google Sheets есть несколько видов фильтрации, рассмотрим самый простой из них.
Допустим, у нас есть таблица со списком продуктов из двух категорий: фрукты и овощи, а нам нужно показать только овощи. Выделяем таблицу, в которой будем фильтровать данные. В главном меню нажимаем: «Данные» — «Создать фильтр» со значком воронки.
Возле наименования столбцов появятся небольшие значки, напоминающие воронки. Нажимаем на тот столбец, по которому хотим отфильтровать таблицу. Далее откроется меню фильтрации, в котором нужно убрать галочку с ненужной категории, после этого нажимаем кнопку «ОК».
В примере мы работаем со столбцом «Категория». В меню фильтрации оставляем только «Овощи», а с других категорий убираем галочки. После этого в таблице будут показаны только овощи.
Чтобы снова показать всё, можно либо опять нажать на воронку возле наименования столбца и затем поставить все галочки в выпадающем меню, либо в главном меню выбрать: «Данные» — «Удалить фильтр».
Изменение внешнего вида таблицы
Иногда таблицы удобнее воспринимать, если у них есть чёткие границы. Особенно это важно при печати. Чтобы добавить границы, необходимо выделить таблицу и на панели инструментов выбрать «Границы» — «Все границы».
Данные в ячейках можно отформатировать по собственному желанию: выделить текст жирным, курсивом, поменять размер и вид шрифта, а также залить нужным цветом.
Работа с функциями и формулами в Google Таблицах
Функции и формулы — основа Google Таблиц, благодаря им можно обрабатывать данные и производить математические вычисления.
Функция — это одно конкретное действие, которое позволяет преобразовывать данные или текст.
Формула — это последовательность вычислений, содержащая в том числе и функции.
Все функции прописаны в справке Google Sheets, формулы можно составлять самостоятельно.
Функции
В Google Таблицах есть почти все функции, которые поддерживает Microsoft Excel. Полный список функций и правила их написания можно посмотреть в справке через главное меню: «Справка» — «Список функций». Все функции в Google Sheets выглядят так:
=НАЗВАНИЕ_ФУНКЦИИ(аргумент; условие)
В скобках пишутся аргументы — это данные, с которыми нужно производить манипуляции, и условия, по которым это нужно делать. Функция может содержать несколько аргументов, в этом случае они перечисляются через точку с запятой. Иногда в качестве аргумента может выступать другая функция.
Создать функцию
Рассмотрим работу функций Google Таблиц на примере функции СУММ. Она вычисляет сумму цифровых данных из любых ячеек и используется очень часто.
В общем виде формула этой функции выглядит так:
=СУММ(число1;число2)
В качестве аргумента мы можем указать несколько конкретных чисел через точку с запятой, а также адреса ячеек, содержащих числа, которые необходимо сложить.
Чаще всего эта функция используется для вычисления суммы нескольких ячеек, например, целого столбца.
В этом случае формула будет выглядеть так:
=СУММ(диапазон)
Если таблица не очень большая, удобнее не писать суммируемые цифры руками, а выделять мышью нужные ячейки.
Обратите внимание, что можно суммировать только числа. При попытке сложить текстовые данные выйдет ошибка.
Формулы
Любая формула в Google Таблицах начинается со знака «=» и может содержать в себе ссылки на ячейки, строки, столбцы и готовые функции. Формулы позволяют выполнять арифметические и логические действия.
Создать формулу
Напишем простую формулу, рассчитывающую, сколько денег должен сдать каждый участник пикника, чтобы хватило на покупку продуктов. Для этого общую сумму разделим на количество человек.
Выделим ячейку D1 и напишем в ней: «=». Затем выделим мышкой ячейку с суммой — в нашем примере это D11, следом напишем знак деления «/» и снова выделим мышкой ячейку с количеством человек — B1. Получится формула: =D11/B1. Нажмём на клавиатуре Enter и увидим результат вычислений.
Протянуть формулу
Если все строки таблицы необходимо умножить на одно и то же число, удобнее не писать каждый раз формулу руками, а выполнить протягивание.
Например, умножим в нашей таблице количество еды на количество участников пикника, то есть на 6. Добавим в таблицу столбец «Всего» и в верхней строке напишем формулу: =B2*6. Нажмём на клавиатуре Enter. Затем подведём мышку к синей точке в нижнем углу той ячейки, где писали формулу. Курсор примет форму крестика. Возьмёмся мышкой за точку и потянем вниз. Все ячейки в столбце заполнятся данными: в каждой строке значение из второго столбца будет умножаться на 6.
Видно, как изменяется формула в каждой строчке: на третьей строке вместо B2 стало B3, на четвертой — B4 и так далее.
При необходимости таким же образом мы можем заполнить ячейки и по горизонтали — в формуле будет изменяться адрес столбца: B2, потом С2, D2 и так далее.
Создать формулу с неизвестными
Допустим, мы до последнего не знаем, сколько человек будет на пикнике. Чтобы каждый раз не переписывать формулу, сделаем отдельную ячейку с количеством человек и добавим в формулу её адрес.
Заполним под таблицей ячейки «Количество человек» — «6». Далее изменим формулу в столбце «Всего»: вместо числа 6 подставим адрес ячейки, содержащей данные и количестве человек. Получится формула:
=B2*B10
Она будет корректно работать в строке 2, но если мы попытаемся протянуть её, то получим ошибку.
Чтобы значение столбца B в каждой строке умножалось на одну и ту же ячейку, без смещения при протягивании, нужно добавить в её адрес символ $. Получится формула:
=B2*B$10
Это означает, что при протягивании в формуле будут изменяться все адреса ячеек, кроме той, около которой стоит знак $. В нашем примере значение из столбца В в каждой строке будет умножаться на значение из столбца В в зафиксированной 10 строке.
Протягиваем мышкой формулу до конца таблицы. Теперь при необходимости мы можем быстро пересчитать значения столбца C. Если на пикник поедет не шесть человек, например, а семь, достаточно будет изменить одну цифру, и весь столбец пересчитается.
В случае, если вам нужны не формулы, а только итоговые цифры, скопируйте таблицу, а затем воспользуйтесь специальной вставкой. Для этого выделите ячейку в том месте, где хотите вставить таблицу, щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите: «Специальная вставка» — «Только значения».
Если вам важно скопировать таблицу вместе с формулами, тогда в контекстном меню выбирайте: «Специальная вставка» — «Только формула».
Таблицы часто содержат формулы, которые ссылаются на конкретные ячейки, поэтому следует быть аккуратными при копировании таблиц на другие листы или соседнюю рабочую область. Всегда проверяйте, что формулы работают правильно. Возможно, при копировании, потребуется изменить ссылки на ячейки.
Совместная работа в Google Sheets
Главное преимущество Google Таблиц — возможность совместной работы в режиме реального времени. Например, вы можете создавать одну таблицу всем отделом. В этом блоке расскажем, как открыть доступ к документу, просмотреть историю изменений и скачать таблицу.
Скачивание таблиц
Чтобы скачать таблицу из онлайн-редактора на компьютер, в главном меню нужно выбрать: «Файл» — «Скачать» — и выбрать формат, в котором хотите получить данные.
Также можно запретить скачивание таблицы для некоторых пользователей. Для этого в верхнем правом углу экрана нажмите кнопку: «Настройки доступа». Откроется окошко с настройками, в котором нужно нажать на значок шестерёнки.
В появившемся окне уберите галочку со второго пункта «Разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его». Щёлкните в любом месте экрана, чтобы вернуться в таблицу, настройки сохранятся.
Копирование таблиц в другой документ
Чтобы добавить таблицу из Google Sheets в текстовый документ или презентацию, необходимо её выделить и скопировать. Для этого нажмите Cmd + С для Mac OS или Ctrl + С для Windows, либо в главном меню: «Правка» — «Копировать».
Переходим в текстовый документ или презентацию, куда нужно добавить таблицу, и нажимаем: «Вставить». Если мы вставляем Google Таблицу в Google Документы или Google Презентации, появится окошко «Вставить таблицу» с выбором двух вариантов.
Если выберем пункт «Связать с таблицей», то при изменении данных в исходной таблице в Google Sheets они изменятся и в документе. Это удобно, если нужно часто обновлять информацию. Но есть ограничение: так можно вставить только таблицы, содержащие не больше 400 ячеек.
Если выберем пункт «Вставить без связи с исходной таблицей», получим таблицу только с готовыми данными, которые не будут обновляться.
Настройка доступа
Чтобы работать над таблицей вместе с другими пользователями, нужно проверить «Настройки доступа». Эта кнопка находится в верхнем правом углу экрана.
Если нажать на кнопку, откроется окно с настройками. Здесь вы можете указать, кто именно получит доступ к вашей таблице или настроить «Общий доступ» для всех, кто получит ссылку на вашу таблицу.
Если нужно дать доступ конкретным людям, вы можете указать их электронные адреса в поле в верхней части окошка.
В Google Таблицах есть три варианта доступа:
- читатель — можно только смотреть таблицу, ничего править и комментировать в ней нельзя;
- комментатор — не может редактировать, но может оставлять в таблице комментарий;
- редактор — может редактировать таблицу, оставлять в ней комментарии и изменять настройки доступа к ней.
Вы можете выбрать любой вариант доступа в зависимости от того, какая задача и какие данные хранятся в таблице.
Если ваш документ не содержит никаких секретных данных и предназначен для широкого круга лиц, можно открыть доступ для всех. Для этого в настройках доступа в разделе «Общий доступ» нажимаем на «Доступ ограничен». В выпадающем списке выбираем «Все, у кого есть ссылка» — «Готово».
После этого нажимаем кнопку «Копировать ссылку» и отправляем ссылку коллеге. Также можно скопировать ссылку на таблицу из адресной строки браузера. В этом случае человек попадёт сразу на тот лист, с которого была скопирована ссылка и не будет блуждать в поисках нужного листа.
Просмотр изменений
Изменения в Google Таблицах сохраняются в режиме реального времени — не нужно постоянно сохранять данные. В случае непредвиденного форс-мажора, когда вы случайно удалили таблицу или часть данных, их можно легко вернуть. Вот два проверенных способа:
- Горячие клавиши — Cmd + Z для Mac или Ctrl + Z для Windows.
- Главное меню — выберите «Правка» — «Отменить». Нажимайте «Отменить» столько раз, сколько потребуется для возврата данных. Это поможет, если изменения были сделаны только что.
Если нужно вернуть изменения, сделанные давно, можно воспользоваться функцией «История версий». Нажмите кнопку с часиками в правом верхнем углу экрана, так откроется текущая версия таблицы.
Зеленым цветом будут выделены изменения, которые появились с прошлого сохранения. В правой части экрана будет список предыдущих версий документа и авторы этих изменений. Нажимайте на них, чтобы увидеть предыдущие версии таблицы. Если нужно вернуться к текущей таблице, нажмите на стрелку в левой верхней части экрана.
Чтобы восстановить одну из предыдущих версий, выбираем её в списке справа, нажимаем три точки рядом с названием и в выпадающем меню кликаем: «Восстановить эту версию». Также можно нажать на синюю кнопку в верхней части экрана: «Восстановить эту версию».
Заключение
Нет смысла ещё раз говорить, как удобны Google Таблицы и как они облегчают работу всем тем, кто взаимодействует с данными и цифрами. Лучше поделимся списком горячих клавиш, который поможет ускорить знакомство с онлайн-редактором.
- Выделить строку — Shift + пробел.
- Выделить столбец — Ctrl + пробел.
- Показать все формулы — Ctrl + ~.
- Выделить таблицу целиком — Ctrl + A.
- Вернуться в начало листа — Ctrl + Home.
- Копировать выделенное — Ctrl + С.
- Вставить выделенное — Ctrl + V.
- Вырезать выделенное — Ctrl + X.
- Вернуть изменения — Ctrl + Z.
Эксклюзивы
Читайте только в Конверте
Свежие статьи
«Честно» — рассылка о том, что волнует и бесит
Искренние письма о работе и жизни, эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.