В мире, где каждая копейка на счету, а финансовые потоки определяют успех компании, профессионалы, занимающиеся учетом дебиторской задолженности, выступают в роли незаменимых стражей корпоративного благосостояния. Дебиторская задолженность – это не просто цифры в отчетах, это живые активы, требующие внимательного управления и контроля. В этой статье мы раскроем завесу тайны над профессией, которая каждый день помогает бизнесу дышать полной грудью, обеспечивая его кровеносную систему – денежный оборот. Погрузимся в мир, где точность встречается с дипломатичностью, а стратегическое мышление соседствует с повседневной рутиной, чтобы дать вам полное представление о том, что из себя представляет работа специалиста по дебиторской задолженности.
Оглавление
- Обязанности специалиста по дебиторской задолженности
- Ключевые навыки для успешной работы с дебиторской задолженностью
- Процесс управления дебиторской задолженностью
- Использование программного обеспечения для учета дебиторской задолженности
- Взаимодействие с клиентами и ведение переговоров
- Анализ и отчетность по дебиторской задолженности
- Карьерный рост и перспективы в области управления дебиторской задолженностью
- Вопрос/ответ
- In Summary
Обязанности специалиста по дебиторской задолженности
Специалист по дебиторской задолженности играет ключевую роль в финансовом управлении компании, обеспечивая эффективное взыскание просроченных платежей и поддержание здорового денежного потока. Вот основные функции, которые обычно входят в круг его обязанностей:
- Управление дебиторской задолженностью: Отслеживание и анализ текущего состояния счетов клиентов, включая своевременное выставление счетов и напоминаний о платежах.
- Взаимодействие с клиентами: Поддержание профессиональных отношений с клиентами, решение спорных вопросов и переговоры о планах погашения задолженности.
- Составление отчетов: Подготовка регулярных отчетов о состоянии дебиторской задолженности для руководства компании.
Кроме того, специалист по дебиторской задолженности должен обладать навыками работы с соответствующими бухгалтерскими программами и системами учета. Ниже представлена таблица с примерами программного обеспечения, которое может использоваться в работе:
| Программное обеспечение | Функционал |
|---|---|
| 1С:Бухгалтерия | Учет финансовых операций, включая дебиторскую задолженность |
| SAP ERP | Комплексное управление ресурсами предприятия и финансами |
| Microsoft Dynamics | Автоматизация финансовых процессов и CRM |
Эффективность работы специалиста напрямую влияет на финансовую стабильность компании, поэтому кандидатам на эту должность требуется высокая степень ответственности и внимания к деталям.
Ключевые навыки для успешной работы с дебиторской задолженностью
Для эффективного управления дебиторской задолженностью необходимо обладать рядом специализированных навыков. Аналитические способности играют ключевую роль, поскольку они позволяют оценивать платежеспособность клиентов и прогнозировать потенциальные риски. Также важны навыки межличностного общения, которые помогают в поддержании положительных отношений с клиентами, даже в сложных ситуациях задержки платежей.
В дополнение к этому, профессионалы в области работы с дебиторской задолженностью должны владеть навыками ведения переговоров для достижения взаимовыгодных условий оплаты. Не менее важны организационные навыки для эффективного управления временем и приоритетами, а также знание законодательства, регулирующего взаимоотношения с дебиторами. Ниже представлен список ключевых навыков, необходимых для успешной работы в данной сфере:
- Аналитическое мышление - способность анализировать финансовые отчеты и платежные тренды.
- Коммуникативные навыки - умение строить эффективное общение с клиентами и внутри команды.
- Навыки переговоров — уверенность в проведении переговоров и достижении компромиссов.
- Организационные способности — умение управлять множеством задач и соблюдать сроки.
- Знание законодательства — понимание правовых аспектов взыскания долгов.
| Навык | Описание | Пример инструмента |
|---|---|---|
| Управление данными | Способность собирать и систематизировать информацию о дебиторах. | CRM системы |
| Финансовый анализ | Оценка финансового состояния клиентов для минимизации рисков. | Excel, Google Sheets |
| Тайм-менеджмент | Эффективное распределение времени между задачами. | Asana, Trello |
Процесс управления дебиторской задолженностью
Управление дебиторской задолженностью – ключевая функция финансового отдела компании, требующая внимательности и стратегического подхода. Специалист по дебиторской задолженности отвечает за мониторинг и анализ текущих долгов, а также разработку методов их взыскания. Основные задачи включают в себя:
- Проведение регулярного аудита дебиторской задолженности для выявления просроченных платежей.
- Взаимодействие с клиентами по вопросам оплаты, включая напоминания, уточнения условий контрактов и переговоры о реструктуризации долга.
- Составление отчетов о состоянии дебиторской задолженности для руководства компании.
- Оптимизация процессов взыскания долгов, в том числе через автоматизацию и улучшение внутренних процедур.
Эффективное управление дебиторской задолженностью напрямую влияет на финансовое здоровье организации. Для обеспечения прозрачности и контроля за процессом используются различные инструменты и системы отчетности. Ниже представлена таблица с примерными показателями, которые могут отслеживаться специалистом:
| Показатель | Описание | Целевое значение |
|---|---|---|
| Средний период погашения долга | Время, необходимое клиенту для оплаты счета | 30 дней |
| Доля просроченной задолженности | Процент долга, оплата по которому задерживается | < 5% |
| Эффективность взыскания | Отношение успешно взысканных средств к общей сумме долга | > 90% |
Таким образом, специалист по дебиторской задолженности играет важную роль в поддержании финансовой стабильности и ликвидности компании, используя разнообразные инструменты для контроля и управления долгами.
Использование программного обеспечения для учета дебиторской задолженности
В современном бизнес-процессе ключевую роль играет эффективное управление финансовыми потоками, в том числе и дебиторской задолженностью. Программное обеспечение для учета дебиторской задолженности позволяет автоматизировать процесс отслеживания и анализа задолженностей, что существенно повышает эффективность работы сотрудников отдела учета. Среди основных функций таких систем:
- Автоматизация выставления счетов: создание и отправка счетов клиентам в электронном виде, что ускоряет процесс получения платежей.
- Мониторинг платежей: отслеживание поступлений и своевременное обновление статуса счетов.
- Аналитика и отчетность: генерация отчетов по возрасту дебиторской задолженности, что помогает определить просроченные платежи и разработать стратегию их взыскания.
- Интеграция с другими системами: синхронизация с бухгалтерскими программами и CRM для обеспечения единой информационной базы.
Применение таких систем значительно упрощает работу специалистов по дебиторской задолженности, позволяя им сосредоточиться на стратегических задачах и взаимодействии с клиентами. Ниже представлена таблица с примерами задач, которые могут быть автоматизированы с помощью программного обеспечения:
| Задача | Описание | Преимущества автоматизации |
|---|---|---|
| Выставление счетов | Создание и отправка счетов на оплату | Ускорение процесса, снижение вероятности ошибок |
| Управление платежами | Отслеживание поступлений и обработка платежей | Повышение точности учета, оперативное обновление данных |
| Анализ задолженности | Оценка структуры и динамики дебиторской задолженности | Эффективное планирование финансовых потоков |
| Взаимодействие с клиентами | Коммуникация по вопросам оплаты и долгов | Повышение качества обслуживания, укрепление отношений с клиентами |
Взаимодействие с клиентами и ведение переговоров
Одной из ключевых задач специалиста по работе с дебиторской задолженностью является эффективное общение с клиентами. Это включает в себя не только умение налаживать контакт и поддерживать положительные отношения, но и способность быстро решать возникающие вопросы. Специалист должен обладать следующими навыками:
- Коммуникабельность: уверенное ведение диалога, умение слушать и слышать клиента.
- Урегулирование конфликтов: способность дипломатично разрешать спорные ситуации, находить компромиссы.
- Профессионализм: глубокое понимание продукта или услуги, умение аргументированно отстаивать интересы компании.
Ведение переговоров требует от сотрудника не только знания техник и стратегий, но и умения применять их на практике. Важно уметь анализировать ситуацию и принимать обоснованные решения, которые будут способствовать своевременному погашению задолженности. В таблице ниже представлены основные этапы переговорного процесса:
| Этап | Задачи | Ожидаемый результат |
|---|---|---|
| Подготовка | Сбор информации о клиенте, анализ истории платежей | Понимание платежеспособности и потенциальных рисков |
| Начало диалога | Установление контакта, выявление потребностей клиента | Создание основы для дальнейших переговоров |
| Ведение переговоров | Обсуждение условий, предложение решений | Достижение соглашения о погашении задолженности |
| Заключение сделки | Формирование документов, подписание договорённостей | Юридическое оформление результатов переговоров |
Анализ и отчетность по дебиторской задолженности
Важной частью работы с дебиторской задолженностью является глубокий анализ текущего состояния и динамики долгов. Специалист должен уметь не только собирать и систематизировать данные, но и проводить их качественный анализ, выявляя тенденции и потенциальные риски. Это включает в себя оценку платежеспособности клиентов, анализ сроков погашения задолженности и прогнозирование будущих поступлений.
Отчетность по дебиторской задолженности представляет собой регулярное составление отчетов, которые отражают все аспекты работы с долгами. Ключевые показатели, которые должны быть включены в отчеты:
- Общий объем дебиторской задолженности – показывает сумму всех причитающихся платежей от клиентов.
- Средний срок погашения – помогает оценить эффективность процессов взыскания.
- Доля просроченной задолженности – важный индикатор для выявления проблемных долгов.
| Период | Объем задолженности | Средний срок погашения | Доля просроченной задолженности |
|---|---|---|---|
| Январь 2023 | 5,000,000 руб. | 30 дней | 15% |
| Февраль 2023 | 4,750,000 руб. | 28 дней | 12% |
| Март 2023 | 5,250,000 руб. | 32 дня | 18% |
Такие данные позволяют не только контролировать текущее положение дел, но и принимать обоснованные управленческие решения для оптимизации процессов взыскания и улучшения финансового состояния компании.
Карьерный рост и перспективы в области управления дебиторской задолженностью
Работа в сфере управления дебиторской задолженностью открывает широкие возможности для профессионального роста. Начиная карьеру, специалисты часто занимают позиции помощников или младших аналитиков, однако с приобретением опыта и дополнительных навыков, перед ними открываются двери в роли старших аналитиков, менеджеров по взысканию долгов и даже руководителей финансовых отделов. Ключевые направления для развития включают:
- Аналитические навыки: способность анализировать финансовые отчеты и понимать тенденции платежей.
- Коммуникативные навыки: эффективное взаимодействие с клиентами для урегулирования задолженностей.
- Знание законодательства: понимание правовых аспектов взыскания долгов и банкротства.
С увеличением опыта и профессионализма, специалисты могут претендовать на более высокие и ответственные позиции. Ниже представлена таблица, демонстрирующая типичную траекторию карьерного роста в данной области:
| Позиция | Опыт работы | Необходимые навыки |
|---|---|---|
| Младший аналитик | 0-2 года | Базовые знания в финансах |
| Аналитик | 2-5 лет | Продвинутый анализ данных |
| Старший аналитик | 5+ лет | Лидерство, стратегическое планирование |
| Менеджер по взысканию долгов | 7+ лет | Управление командой, переговоры |
| Руководитель финансового отдела | 10+ лет | Стратегическое управление, оптимизация процессов |
Вопрос/ответ
**Вопрос: Что такое дебиторская задолженность и какова роль специалиста по дебиторской задолженности?**
Ответ: Дебиторская задолженность – это суммы денег, которые должны компании её клиенты за предоставленные товары или услуги в кредит. Специалист по дебиторской задолженности отвечает за управление этими активами, обеспечивая своевременное поступление платежей и поддержание здоровой кредитной политики компании.
Вопрос: Какие основные обязанности входят в должностную инструкцию специалиста по дебиторской задолженности?
Ответ: К основным обязанностям относятся выставление счетов, контроль за поступлением платежей, ведение учета дебиторской задолженности, работа с просроченными платежами, взаимодействие с клиентами для разрешения финансовых вопросов, а также подготовка отчетности и анализ данных по дебиторской задолженности.
Вопрос: Какие навыки и качества важны для успешной работы в области дебиторской задолженности?
Ответ: Важными навыками являются внимание к деталям, отличные коммуникативные способности, умение работать с цифрами и аналитические способности. Также специалист должен обладать знанием бухгалтерского учета, владеть программами для работы с финансами и уметь решать конфликтные ситуации.
Вопрос: Каковы требования к образованию для специалиста по дебиторской задолженности?
Ответ: Обычно требуется высшее образование в области бухгалтерского учета, финансов или экономики. Дополнительным преимуществом может служить профессиональная сертификация, например, квалификация CPA (Certified Public Accountant) или эквивалентная ей.
Вопрос: Какие перспективы карьерного роста существуют для специалистов по дебиторской задолженности?
Ответ: Специалисты по дебиторской задолженности могут расти до позиций старших бухгалтеров, менеджеров по кредитам и дебиторской задолженности, а также финансовых директоров. Развитие профессиональных навыков и накопление опыта могут открывать двери для продвижения по карьерной лестнице в финансовой сфере.
In Summary
В заключение, работа в области дебиторской задолженности требует не только отличных аналитических способностей и внимания к деталям, но и умения строить эффективное взаимодействие с клиентами. Это ключевая роль, которая напрямую влияет на финансовое здоровье компании. Если вы обладаете необходимыми навыками и готовы принять вызовы, связанные с этой должностью, то карьера в сфере дебиторской задолженности может оказаться именно тем, что вы ищете. Надеемся, что представленное описание поможет вам лучше понять эту роль и определить, соответствует ли она вашим профессиональным целям и амбициям. Удачи в поиске работы, которая будет приносить вам удовлетворение и успех!
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Специалист по взысканию задолженности
Специалист по взысканию задолженности
Подборка наиболее важных документов по запросу Специалист по взысканию задолженности (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов
Судебная практика
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по кадровым вопросам. Образцы должностных инструкцийДолжностная инструкция андеррайтера (специалиста по управлению (мониторингу, взысканию) дебиторской задолженностью, специалиста ведущего, главного специалиста, руководителя (начальника) службы (подразделения, департамента, управления, отдела) по управлению рисками) (с учетом профессионального стандарта) >>>
Нормативные акты
«Обзор судебной практики по вопросам участия арбитражного управляющего в деле о банкротстве»
(утв. Президиумом Верховного Суда РФ 11.10.2023)17.1. В другом деле конкурсный управляющий оспорил в суде по признакам предпочтительности (пункт 2 статьи 61.3 Закона о банкротстве) списание налоговой службой по инкассовым поручениям с основного счета должника текущей задолженности по налогам, относящейся к пятой очереди удовлетворения. Конкурсный управляющий указывал на наличие у должника непогашенных требований кредиторов по текущим платежам первой очереди (вознаграждение конкурсного управляющего), второй очереди (задолженность по заработной плате), третьей очереди (оплата услуг специалистов), четвертой очереди (задолженность по оплате электроэнергии).
|
[организационно-правовая форма, |
Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного [число, месяц, год] М. П. |
Должностная инструкция специалиста по работе с дебиторской задолженностью [наименование организации, предприятия]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.
1. Общие положения
1.1. Специалист по работе с дебиторской задолженностью принимается и увольняется с работы приказом [наименование должности руководителя] и подчиняется непосредственно ему.
1.2. На должность специалиста по работе с дебиторской задолженностью назначается лицо, имеющее высшее образование: юридическое, экономическое или финансовое, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Специалист по работе с дебиторской задолженностью в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами и распоряжениями непосредственного руководителя.
2. Функции
2.1. Основной функцией специалиста по работе с дебиторской задолженностью является работа с должниками, просрочившими погашение задолженности, в том числе:
— ведение переговоров об оплате долга;
— консультирование по вопросам возникновения/погашения долга;
— разрешение конфликтных ситуаций.
3. Должностные обязанности
К должностным обязанностям специалиста по по работе с дебиторской задолженностью относятся:
3.1. Реализация процедур, входящих в процесс возвращения просроченной дебиторской задолженности.
3.2. Дальнейшее развитие существующего алгоритма работы с просроченной дебиторской задолженностью.
3.3. Расчет просроченной дебиторской задолженности для передачи дела в суд.
3.4. Подготовка отчетов по должникам.
4. Права
Специалист по работе с дебиторской задолженностью имеет право:
4.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.4. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
4.5. Получать от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.7. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений предприятия к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
4.8. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.
4.10. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.
5. Ответственность
Специалист по работе с дебиторской задолженностью несет ответственность:
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
5.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
5.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа]
Руководитель кадровой службы
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Согласовано:
[должность]
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
С инструкцией ознакомлен:
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
3 июля 2023
Обязанности
- Ведение базы данных по расчетам с физическими лицами;
- Оформление договоров энергоснабжения с гражданами-потребителями;
- Ведение приема граждан-потребителей на рабочем месте (консультации, выдача справок об отсутствии задолженности и т.д.);
- Контроль оплаты за потребленную электрическую энергию по клиентам;
- Формирование списков граждан-потребителей, имеющих задолженность по оплате электрической энергии, и направление им уведомлений, предупреждений, демо-исков и т.п. об имеющейся задолженности;
- Подготовка документов, необходимых для обращения в суды общей юрисдикции с заявлениями о взыскании задолженности за потребленную электрическую энергию, в указанных судах и правоохранительных органах и представление;
Требования
- Среднее специальное образование;
- Опыт работы не обязателен;
- Знание основ электротехники, принцип работы и схемы включения электросчетчиков;
- Уверенный пользователь ПК.
Условия работы
- Официальное трудоустройство, конкурентоспособная белая заработная плата (оклад+KPI), годовые премии,
- 5-ти дневная рабочая неделя (суббота, воскресенье, праздники — отдыхаем), с 08.30 до 17.15,
- Расширенный социальный пакет (компенсации, льготы, ДМС, частичная оплата фитнеса).
Поделиться в соцсетях:
Соискателям необходимо направить резюме по электронному адресу: career@bashesk.ru
Наши контакты:
Забавская Дарья Александровна ;
Тел.: +7 (347) 222-86-51, доб.: 29-79, мобильный: +7 905 157 76 07
Кто занимается дебиторской задолженностью в вашей компании? Бухгалтер? Менеджеры по продажам? Юрист? А ведь есть отдельная должность — специалист по дебиторской задолженности. Но всем ли он нужен? В статье разберёмся, что такое дебиторская задолженность, когда и почему стоит нанимать специалиста по её управлению, а также посчитаем, во сколько это может обойтись.
Содержание
Откуда берётся дебиторская задолженность
Виды дебиторской задолженности
Задачи управления дебиторской задолженностью
Методы контроля дебиторской задолженности
Кто занимается дебиторской задолженностью
Обязанности специалиста по работе с дебиторской задолженностью
Стоимость управления дебиторской задолженностью
Контроль дебиторской задолженности: частые вопросы собственников
Контроль дебиторской задолженности: в двух словах
Поможем оценить, окупится ли специалист по дебиторке
Откуда берётся дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность возникает, когда между моментом исполнения обязательства и его оплатой проходит какое-то время. В такой ситуации деньги компании оказываются «замороженными», пока контрагент не выполнит своё обязательство — например, не переведёт оплату или не отгрузит товар.
Если упростить, дебиторская задолженность — это когда вам кто-то должен деньги, товары или что-то ещё. А противоположность ей — кредиторская задолженность, когда вы сами кому-то должны.
Чтобы было понятнее, разберёмся на примерах, как возникает дебиторка ↓
-
Предоплата поставщикам. Компания платит за товар или услугу заранее, а вот сама поставка или выполнение услуг происходят позже. Пока товар не получен или услуга не оказана — дебиторская задолженность будет висеть.
-
Отсрочка и рассрочка. Если организация даёт отсрочку или рассрочку платежей, то, пока клиент не расплатится, — дебиторская задолженность остаётся. Причём такая схема работает как для розничной торговли, так и для оптовиков.
-
Переплаты. Компания может заплатить больше, чем нужно, — например, за коммунальные услуги или рекламу. Деньги накапливаются на счетах, и пока их не используют, они считаются дебиторской задолженностью.
-
Ошибочные платежи. Бывает, что компания по ошибке дважды платит по одному счёту. Например, отправили дважды оплату поставщику, и так возникла дебиторская задолженность на возврат.
-
Займы сотрудникам или партнёрам. Когда организация выдаёт займы сотрудникам или партнёрам, у неё тоже возникает дебиторская задолженность. Пока деньги не вернут — задолженность надо учитывать.
-
Авансы по налогам. Компании обязаны вносить авансы по налогам. Причём списываются они не сразу, а только при сдаче налоговой декларации, и процесс может затянуться на несколько месяцев или даже на год. Так что пока деньги не списались в счёт уплаты налогов, у компании висит дебиторка.
-
Залоговые платежи по аренде. Компания может сначала заплатить сумму залога, а потом использовать её для погашения арендных платежей. Например, 500 тысяч заморожены как залог, а оставшиеся 500 тысяч идут на текущую аренду. Замороженные суммы — это тоже дебиторка.
Дебиторская задолженность — нормальная часть бизнеса, но если долгов становится слишком много, это может серьёзно повлиять на финансовую стабильность компании. Поэтому так важно следить за дебиторкой и вовремя принимать меры, чтобы её размер не превышал предельных значений.
Виды дебиторской задолженности
Дебиторскую задолженность можно разделить по разным параметрам — в зависимости от сроков, статуса, обеспеченности залогом и реальности взыскания. Вот основные виды ↓
→ По сроку:
-
краткосрочная — задолженность, которая должна быть погашена в течение 12 месяцев или операционного цикла компании. Например, если компания даёт отсрочку покупателям на 30 дней, то такая задолженность будет считаться краткосрочной;
-
долгосрочная — задолженность, срок погашения которой превышает 12 месяцев. Например, заём, который выдали сотруднику или партнёру на несколько лет.
→ По статусу:
-
просроченная — задолженность, срок погашения которой уже прошёл, но оплата не поступила. Например, если покупатель должен был заплатить в течение 30 дней, а прошёл уже 31 день или больше;
-
непросроченная — задолженность, срок погашения которой ещё не наступил. Например, товары уже отгрузили, но срок оплаты по договору пока не настал.
→ По обеспеченности:
-
обеспеченная — задолженность, которая гарантирована залогом, поручительством или чем-то другим. Например, долг покупателя может быть обеспечен банковской гарантией;
-
необеспеченная — обычная задолженность, без каких-либо залогов или поручительств. Здесь больше рисков для компании.
→ По реальности взыскания:
-
нормальная — задолженность, срок погашения которой ещё не наступил, то есть всё в пределах нормы, и шансы на взыскание высокие;
-
сомнительная — задолженность, по которой уже есть просрочка и нет залога. Скорее всего, возвращать такой долг придётся через суд;
-
хроническая — задолженность, срок погашения которой давно прошёл, но она ещё не перешла в категорию безнадёжной. Компания пытается её вернуть — через суд или другими способами;
-
безнадёжная — задолженность, которую невозможно вернуть (например, из-за банкротства должника). Такой долг придётся списать с баланса. Аналогичная ситуация — если долгу больше трёх лет, тогда срок исковой давности уже истёк, и взыскать ничего не выйдет.
Пример: компания выбрала поставщика с самой низкой ценой, но после предоплаты начались проблемы — поставки стали задерживаться, а потом и вовсе прекратились. Пошли разбираться в суд и даже выиграли дело, но оказалось, что у поставщика не было ни склада, ни производства, — он просто исчез с долгами. В итоге задолженность пришлось списать как безнадёжную, то есть компания понесла финансовые потери.
Задачи управления дебиторской задолженностью
Вот главные задачи управления дебиторкой.
-
Поддерживать приемлемый уровень дебиторки. Важно не допускать чрезмерного роста задолженности, чтобы не снижать ликвидность и финансовую устойчивость компании.
-
Не допускать просрочек. Нужно контролировать сроки оплат, напоминать клиентам о платежах — так задолженность не станет безнадёжной к взысканию.
-
Оптимизировать условия работы с дебиторами. Чёткие сроки и правила по авансам, отсрочкам и рассрочкам помогают снизить финансовые риски.
-
Выстраивать доверительные отношения с клиентами. Прозрачные условия работы и регулярные коммуникации позволяют получать платежи вовремя и без конфликтов.
-
Отслеживать риски. Перед работой с контрагентом важно проверять его платёжеспособность и надёжность. Так вы сможете избежать проблем с неоплаченными счетами.
-
Отработать механизм взыскания долгов. Если долг завис, важно понимать, когда и как применять досудебные и судебные меры.
Методы контроля дебиторской задолженности
В таблице смотрите ключевые методы контроля дебиторской задолженности. Для удобства мы разделили их на несколько блоков: от контроля за образованием и погашением задолженности до мотивации сотрудников, которые отвечают за взыскание долгов.
Кто занимается дебиторской задолженностью
Единых правил, кто должен заниматься дебиторской задолженностью, нет. В крупных компаниях обычно выстраивают целый бизнес-процесс, где каждый отдел отвечает за свою часть работы, и даже есть специальный отдел по работе с дебиторкой. А в малых и средних компаниях задачи часто делят между несколькими сотрудниками, и многое зависит от объёма работы и доступных ресурсов.
В крупных компаниях:
-
финансовый отдел — разрабатывает регламенты и политику управления дебиторкой, устанавливает лимиты кредитования и контролирует общие показатели;
-
бухгалтерия — ведёт работу с дебиторами, формирует отчёты, делает сверки и проводит инвентаризацию;
-
отдел работы с дебиторской задолженностью — следит за базой дебиторов, анализирует состав задолженности и взаимодействует с другими подразделениями для взыскания долгов;
-
отдел продаж — работает непосредственно с клиентами, напоминая им о сроках погашения долгов;
-
юридический отдел — проверяет корректность договоров, занимается урегулированием споров, а также участвует в судебных разбирательствах;
-
служба безопасности — проверяет надёжность контрагентов, что может быть важно при высоком уровне риска;
-
аналитики — оценивают риски, следят за оборачиваемостью дебиторской задолженности и дают рекомендации, как лучше действовать.
В малых и средних компаниях:
-
бухгалтер — ведёт учёт дебиторской задолженности, проводит сверки, работает с клиентами, разрабатывает политику управления задолженностью;
-
продавцы или менеджеры по продажам — могут заниматься напоминаниями клиентам о сроках оплаты, если это необходимо;
-
юрист (если имеется) — подключается на стадии досудебной работы, составляет претензии и занимается юридическим сопровождением в случае необходимости;
-
собственник бизнеса — в малых компаниях может сам участвовать в разработке политики управления задолженностью и контролировать весь процесс.
Можно подумать, что специалист по дебиторке нужен только крупным компаниям, но всё зависит от объёма задолженности и сложности её контроля. Если у бизнеса много клиентов и поставщиков, и у каждого свои сроки оплаты — одному три дня, другому неделя, — без отдельного человека уследить за всем сложно.
А если ещё и нет автоматизации, и всё приходится проверять вручную, то без специалиста по дебиторке точно не обойтись. Он будет следить за сроками, напоминать клиентам о платежах, работать с поставщиками. В итоге даже в малом и среднем бизнесе такой сотрудник может быть действительно необходим.
Обязанности специалиста по работе с дебиторской задолженностью
В разных компаниях задачи могут отличаться, но главное для специалиста по дебиторке — предотвращать просрочки и безнадёжные задолженности. Давайте разберёмся, какие ещё обязанности такой специалист обычно выполняет.
→ Учёт дебиторки:
-
ведёт базу дебиторов, фиксирует задолженность по каждому контрагенту;
-
проверяет контрагентов (базы данных, благонадёжность);
-
контролирует своевременное погашение дебиторской задолженности;
-
проводит инвентаризацию дебиторки;
-
следит за соблюдением регламентов и политики по управлению дебиторкой.
→ Анализ и отчётность:
-
рассчитывает оборачиваемость дебиторки в рублях и/или в днях;
Формула 1: в рублях
Коэффициент оборачиваемости в рублях = Выручка / Средняя дебиторка
Формула 2: в днях
Коэффициент оборачиваемости в днях = Средняя дебиторка / Выручка x Количество дней (например, 30 дней),
ГДЕ:
Средняя дебиторка = (Дебиторка на начало периода + Дебиторка на конец периода) / 2
-
следит за динамикой оборачиваемости, выявляет рост задолженности;
-
сегментирует задолженность (нормальная, сомнительная, хроническая, безнадёжная);
-
анализирует причины возникновения просроченной задолженности;
-
готовит отчёты о состоянии дебиторки для руководства.
Отчёт о состоянии дебиторской задолженности может быть простым. Например, его можно вести в Гугл-таблицах ↓
Главное в таком отчёте — автоматически подтягивать оплаты от каждого поставщика из ДДС. Если же планируете вводить данные вручную, можно допустить много ошибок. Поэтому лучше настроить связь между двумя Гугл-таблицами: отчётом специалиста по дебиторке и ДДС.
→ Работа с просроченной задолженностью:
-
напоминает клиентам о платежах (по телефону, WhatsApp, Telegram, электронной почте);
-
ведёт переговоры с должниками (о реструктуризации долга, гарантийных письмах и т. д.);
-
подготавливает и отправляет претензии.
→ Взаимодействие с другими отделами:
-
сверяется с бухгалтерией по оплатам;
-
работает с отделом продаж, чтобы контролировать условия договоров по отсрочкам, рассрочкам и т. д.;
-
взаимодействует с юристами по вопросам корректности договоров и процедуре взыскания долгов;
-
готовит с юристами документы для суда или коллекторов.
→ Автоматизация и контроль оплат:
-
работает с ДДС, следит за корректностью данных по оплатам;
-
внедряет автоматизированные инструменты учёта дебиторки;
-
контролирует поступление оплат от клиентов.
Стоимость управления дебиторской задолженностью
Точно посчитать стоимость управления дебиторской задолженностью довольно сложно, так как нужно учитывать не только явные расходы, но и скрытые. Например, упущенную выгоду из-за того, что деньги «заморожены» в долгах и не могут работать на компанию. Разберёмся по порядку со всеми возможными затратами ↓
-
Зарплата сотрудников — оплата труда людей, которые занимаются дебиторской задолженностью.
-
Обучение сотрудников — деньги на повышение квалификации персонала, чтобы увеличить эффективность работы.
-
Рабочие места — аренда офисов, мебель, техника — всё, что нужно для работы команды.
-
Затраты на автоматизацию — расходы на лицензии и настройку CRM-системы для учёта долгов, затраты на внедрение электронного документооборота и бухгалтерские программы, например, 1С.
-
Юридические затраты — оплата услуг юриста (внутреннего или внешнего), затраты на подготовку договоров, претензий, исков. Если дело доходит до суда — госпошлины и судебные расходы.
-
Коллекторские агентства — комиссии коллекторов (от 10% до 50% от взысканного долга).
-
Аудит дебиторки — стоимость услуг аудитора для проверки состояния долгов.
-
Резервы по сомнительным долгам — деньги, которые «заморозили» на случай, если кто-то из должников так и не расплатится.
-
Потери от списания долгов — убытки, если долг безнадёжный, и его не получится вернуть.
-
Упущенная выгода — прибыль, которую компания могла бы получить, если бы деньги не были «заморожены» в долгах.
-
Риски потери клиентов и репутации — возможные потери, если отношения с клиентами испортятся из-за долгов.
Контроль дебиторской задолженности: частые вопросы собственников
Эксперт Наталия Береговая
Финдир НФ
Когда нужно привлекать специалиста по взысканию со стороны?
Выделим четыре ситуации, в которых аутсорсинг может стать оптимальным решением для бизнеса.
Когда своих ресурсов не хватает. Если в компании вообще нет специалиста по дебиторке или он не справляется, можно передать задачу на аутсорс.
Когда должников слишком много. Одного–двоих должников ещё можно обработать своими силами, но если просроченных платежей десятки — стоит подключать внешних специалистов.
Когда нужны узкопрофильные эксперты. Нет юриста — берём юриста на аутсорсе. Нужно проверить систему работы с дебиторкой — привлекаем аудитора.
Когда должники «пропали». Если обычные напоминания не работают, пора передавать дело коллекторам или юристам, которые займутся взысканием через суд.
Если проблема с дебиторкой уже вышла за рамки обычной работы — аутсорсинг поможет разгрузить команду и быстрее вернуть деньги в бизнес.
Как проверять контрагента для предотвращения дебиторской задолженности?
Чтобы минимизировать риски, важно провести комплексную проверку контрагента. Перечислим основные инструменты и методы, которые можно использовать ↓
→ Сервис «Прозрачный бизнес» от ФНС. Внутри есть информация о том, не зарегистрирована ли компания по массовому адресу, есть ли у неё номинальные учредители и были ли налоговые нарушения. Особенно важно проверить строку «Сведения о задолженности по налогам свыше 1000 рублей, переданной судебным приставам». Помните: если компания не платит налоги, есть большой риск, что и вам она в итоге не заплатит.
Кроме того, в сервисе есть реестр дисквалифицированных лиц. Убедитесь, что в нём нет директора и учредителей компании.
→ Сервис бухгалтерской (финансовой) отчётности от ФНС. Позволяет посмотреть бухгалтерский баланс и финансовые результаты компании. Однако данные здесь будут не совсем свежие — за прошлый год. Какие конкретно показатели можно посмотреть в публичной отчётности, читайте в отдельной статье.
→ Электронная картотека арбитражных дел. Можно ввести ИНН компании и посмотреть, участвовала ли она в судах и в каком статусе — как истец или как ответчик. Если компания часто фигурирует в делах как ответчик, это тревожный сигнал. Стоит заглянуть в подраздел «Судебные акты», чтобы понять суть разбирательств.
→ Запрос актуальной бухгалтерской отчётности у контрагента. Так вы сможете оценить финансовое состояние компании-партнёра. Важно проверить, какие у компании активы, есть ли запасы, а также проанализировать показатели ликвидности, рентабельности и долговой нагрузки. У некоторых крупных компаний бухгалтерский баланс можно найти в открытом доступе на официальном сайте.
→ Отзывы о компании. Стоит посмотреть отзывы о контрагенте на Яндекс.Картах, 2ГИС, а также в профессиональных сообществах.
→ Физическая проверка. Если есть сомнения, съездите по адресу и убедитесь, что компания реально существует.
→ Коммерческие базы данных. СБИС, Контур и другие — платные сервисы, которые агрегируют информацию о компаниях из разных источников в удобном формате.
→ Запрос кредитной истории у контрагента-физлица. Если собираетесь давать рассрочку, можно попросить контрагента — физическое лицо — предоставить свою кредитную историю в распечатанном виде. Так вы поймёте, насколько он финансово надёжен.
Когда необходимо начинать работать с просроченной дебиторской задолженностью и кто этим занимается?
Работу с просроченной дебиторкой нужно начинать сразу — в первые три дня. Сначала обычно подключается менеджер по продажам и отправляет напоминание о долге через e-mail, телефон, WhatsApp или Telegram. Если не помогло, через неделю–две подключается финансовый отдел и отправляет официальное письмо с требованием погасить долг. Если и это не срабатывает, через 30 дней подключается юридический отдел, который готовит иск в суд или передаёт дело коллекторам.
Какие риски связаны с управлением дебиторской задолженностью?
Перечислим основные риски ↓
-
Контрагент не платит вовремя → деньги оказываются «замороженными» → снижается ликвидность бизнеса.
-
Должник банкротится → долг превращается в безнадёжный → приходится списывать безнадёжные долги.
-
Слабая проверка контрагентов, хаос в документах → несвоевременная реакция на задолженность.
-
Просрочки накапливаются → компания не успевает их отрабатывать → увеличиваются финансовые потери.
-
Долгий процесс возврата долгов → вырастают расходы на юристов, суды, коллекторов.
-
Высокий уровень просрочки → судебные разбирательства → репутационные риски для компании (даже если она истец по делу).
-
Система управления дебиторкой неэффективна → бизнес теряет деньги → снижается прибыль.
Контроль дебиторской задолженности: в двух словах
-
Дебиторская задолженность возникает, когда между выполнением обязательства и его оплатой проходит какое-то время. Пока контрагент не платит или не отгружает товар, деньги компании оказываются «заморожены». В целом это нормально для бизнеса, но если долгов становится слишком много, можно подорвать финансовую стабильность. Поэтому важно следить за дебиторкой и контролировать её размер.
-
Методов управления дебиторкой много: вести реестр дебиторов, настроить для контрагентов систему напоминаний о платёжных датах, постоянно сверять расчёты с клиентами, мотивировать сотрудников на взыскание долгов и так далее.
-
Специалист по дебиторке скорее нужен компаниям с большим объёмом долгов и индивидуальными условиями для контрагентов, а также тем, у кого не автоматизирован процесс. Для других компаний может быть выгоднее не нанимать специалиста, а всё-таки заняться автоматизацией.
-
Основная задача специалиста по дебиторке — предотвращать просрочки и безнадёжные долги. Он ведёт базу дебиторов, следит за долгами, общается с должниками, готовит претензии и помогает минимизировать риски. Также он составляет отчёты об уровне дебиторки для руководства.
-
Точно посчитать стоимость управления дебиторкой сложно, так как нужно учитывать как явные, так и скрытые расходы, например, упущенную выгоду из-за «замороженных» денег. В зависимости от ситуации кому-то выгоднее нанять специалиста, а кому-то — автоматизировать процесс, оплатив все необходимые лицензии и технические расходы.
Поможем оценить, окупится ли специалист по дебиторке
Финдиры НФ могут рассчитать, что для вашего бизнеса эффективнее: нанять специалиста по дебиторке или, например, инвестировать в CRM-систему для автоматизации процессов. Они в цифрах покажут, какой вариант принесёт больше пользы. И, конечно, подскажут проверенные способы управления дебиторкой, которые подойдут именно вам.
Вот как наши финдиры уже помогли другим компаниям разобраться с дебиторской задолженностью:
-
Нашли 5 млн ₽ просроченной дебиторки, из-за которой бизнес почти залез в кредит
-
Стоматология: нашли 38 млн ₽ дебиторки, хотя клиники не работали в долг
-
Увеличили чистую прибыль в 14 раз и сократили возврат дебиторки
-
Антикейс: онлайн-школа и невозвратная дебиторка
-
Чек-лист по снижению дебиторской задолженности
Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир Нескучных финансов решает задачи компаний, — это онлайн-экскурсия ↓