Специалист по тендерной работе должностная инструкция

В условиях динамично развивающегося рынка государственных и корпоративных закупок особое значение приобретают специалисты, работающие с тендерами. Рассмотрим ключевые аспекты профессии тендерного специалиста, его обязанности и отличительные черты.

Кто такой тендерный специалист

Тендерный специалист – это профессионал, который занимается подготовкой и участием компании в тендерных процедурах. Его основная задача – находить выгодные тендеры, анализировать требования заказчиков и готовить заявку, чтобы обеспечить победу на торгах. В своей деятельности тендерный специалист действует от имени компании-поставщика или подрядчика, представляя её интересы на рынке госзакупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Именно от его опыта и внимания к деталям зависит, насколько успешно организация сможет выиграть в тендере и заключить выгодный контракт. Специалист по тендерам не ограничивается только рутинными действиями, он занимается анализом рыночных трендов, поиском новых возможностей и постоянным мониторингом изменений в законодательстве.

В госзакупках важно четко разделять роли сотрудников заказчика и поставщика. Заказчики представлены специалистами и экспертами в сфере закупок, контрактными управляющими и руководителями контрактной службы. Эти профессионалы занимаются планированием тендеров, выбором победителей и контролем за выполнением контрактов, строго соблюдая законодательные нормы 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Сотрудников поставщика (по госзакупкам) называют тендерными специалистами, тендерными менеджерами и т.д. Их главная задача — находить подходящие тендеры, готовить заявки и выигрывать торги, предлагая конкурентоспособные условия. Различие проявляется в распределении обязанностей: одни занимаются организацией и контролем закупок, в то время как другие сосредоточены на конкурентной борьбе за контракты.

В сети можно встретить разнообразные наименования специалистов, работающих с тендерными процедурами. Наряду с привычными терминами «тендерный менеджер» или «специалист по тендерам» широко используются такие обозначения, как «госзакупщик», «тендеролог» и даже «тендерист». Кроме того, на сайтах вроде hh.ru регулярно публикуются вакансии по запросу «Специалист по тендерным закупкам (со стороны поставщика)», что подчеркивает актуальность и востребованность этой квалификации на современном рынке труда.

Функции тендерного специалиста или менеджера по тендерам могут успешно выполнять индивидуальные предприниматели и самозанятые, действующие в качестве поставщиков. Такой формат работы позволяет специалисту сочетать оперативное управление тендерными процедурами с гибкостью ведения личного бизнеса. ИП и самозанятые, обладая достаточной экспертизой в области тендерной документации и закупочных процессов, способны участвовать в торгах по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ на равных условиях с более крупными компаниями.

Код ОКЗ для тендерного специалиста: краткий гид

Код 3323 — база для классификации специалистов по закупкам в 2025 году. Формат ХХХХ.Х (например, 3323.5) уточняет роль: первые 4 цифры — группа (тендеры), последняя — специализация (1 — поставщик, 2 — заказчик, 5 — стратег). Важно: код зависит от обязанностей, а не названия должности. «Менеджер по тендерам» и «контрактный управляющий» могут иметь одинаковый код, если функции совпадают.

Ошибка в коде = штраф до 50 тысяч рублей. Чтобы избежать рисков:

1. Сверяйте фактические задачи сотрудника со справочником ОКЗ.

2. Используйте платформы (например, «Систему Госзаказ») для актуализации данных.

3. Проверяйте код в форме ЕФС-1 — его отсутствие в графе 6 делает отчетность недействительной.

Итог: Правильный код ОКЗ — не бюрократия, а инструмент для точного учета и оптимизации работы с тендерами. Проводите ежегодный аудит должностных инструкций, чтобы сохранить соответствие стандартам.

Должностные обязанности специалиста по тендерам

В условиях цифровизации и роста конкуренции роль специалиста по тендерам трансформируется из технического исполнителя в стратегического игрока. Его задачи выходят за рамки формального оформления документов — они включают анализ, коммуникацию и управление рисками. Разберем, из чего складывается ежедневная работа такого профессионала.

1. Мониторинг и выбор закупок

Тендерный менеджер систематически анализирует электронные торговые площадки (ЭТП), государственные порталы и коммерческие тендеры. Его цель — выявить лоты, соответствующие профилю компании, и оценить их потенциал:

• Фильтрация по критериям: отрасль, бюджет, регион, сроки;

• Анализ требований заказчика на соответствие возможностям компании;

• Прогнозирование конкуренции и расчет рентабельности участия.

На этом этапе критически важно учитывать актуальные изменения в 44-ФЗ и 223-ФЗ, чтобы исключить юридические риски.

2. Подготовка конкурсной документации

Создание безупречной заявки — основа победы. Специалист:

• Формирует финансовое предложение, балансируя между конкурентоспособностью и прибыльностью;

• Готовит технико-коммерческую часть: сертификаты, лицензии, кейсы успешных проектов;

• Проверяет документы на соответствие законодательству и внутренним стандартам компании.

Ошибки здесь фатальны: некорректная электронная подпись (ЭП) или просроченная лицензия ведут к дисквалификации и финансовым потерям.

3. Взаимодействие с заказчиками и организаторами

Специалист по тендерам выступает медиатором между компанией и контрагентами. В его обязанности входит:

• Запрос разъяснений по спорным пунктам документации;

• Участие в предварительных переговорах для уточнения условий;

• Корректировка заявки на основе обратной связи.

Особое внимание уделяется соблюдению дедлайнов — опоздание даже на минуту аннулирует участие.

4. Управление процессом подачи заявок

Работа с ЭТП требует:

• Аккредитации компании на площадках (Сбербанк-АСТ, РАД, ЭТП ГПБ);

• Настройки ставок в электронных аукционах;

• Мониторинга действий конкурентов в режиме реального времени.

Навыки владения CRM-системами и аналитическими инструментами становятся конкурентным преимуществом.

5. Контроль исполнения контрактов

После победы начинается этап реализации:

• Согласование графиков поставок и платежей;

• Проверка качества товаров/услуг на соответствие заявленным параметрам;

• Урегулирование конфликтов (например, задержки или несоответствие ТЗ).

При необходимости специалист готовит документы для изменения или расторжения контракта.

6. Аналитика и отчетность

Итог работы — формирование отчетов для руководства:

• Статистика выигранных/проигранных тендеров;

• Расчет ROI по каждому проекту;

• Рекомендации по оптимизации стратегии участия.

Эти данные помогают компании минимизировать риски и повышать эффективность будущих закупок.

Специалист по тендерам — это стратег, юрист и аналитик в одном лице. Его работа напрямую влияет на финансовые показатели компании и её репутацию на рынке. В эпоху, где один выигранный контракт может обеспечить рост бизнеса на годы вперед, такой профессионал становится незаменимым активом.

Начните зарабатывать на тендерах с нуля

Бесплатная книга по госзакупкам — это пошаговые инструкции, разбор ошибок и все изменения 2025 года. Простая, практичная и полезная. Скачайте сейчас и сделайте первый шаг к победе в тендерах! 

Скачать бесплатно

Профстандарт специалиста по тендерам

Профстандарт «Специалист в сфере закупок», утвержденный Приказом Минтруда РФ от 10.09.2015 № 625н, служит ориентиром для оценки квалификации специалистов в сфере закупок. Стандарт определяет три уровня квалификации: 6, 7 и 8. Каждый уровень предполагает определенный набор компетенций и обязанностей. От подготовки документации до управления закупками на уровне организации.

В то же время для специалистов, действующих на стороне поставщика, прямого профстандарта нет, однако общепринятые требования к квалификации совпадают с ожиданиями рынка.

Основные направления деятельности

1. Аналитика и планирование:
   Сбор и обработка данных о рынке, формирование обоснованных цен на товары и услуги, разработка планов закупок с учетом требований законодательства. Специалист прогнозирует риски, анализирует конкурентную среду и обеспечивает прозрачность процедур через публикацию планов в открытых источниках.

2. Организация закупочных процедур:
   Подготовка документации, выбор оптимальных методов определения поставщиков (аукционы, конкурсы), взаимодействие с комиссиями и контроль соблюдения сроков. Важная часть — минимизация конфликтов интересов и обеспечение честной конкуренции.

3. Работа с контрактами:
   От оценки заявок до подписания договоров: проверка гарантий, мониторинг исполнения обязательств, разрешение спорных ситуаций. Специалист также ведет отчетность, фиксируя этапы выполнения контрактов и применяя санкции при нарушениях.

Ключевые навыки и знания

• Умение работать с цифровыми платформами (ЕИС, электронные торговые площадки);

• Глубокое понимание законодательства (44-ФЗ, 223-ФЗ, антимонопольные нормы);

• Навыки анализа рынка и ценообразования;

• Этические принципы: конфиденциальность, отсутствие конфликтов, профессионализм в коммуникации.

Требования к квалификации

• Образование: среднее профессиональное, высшее + дополнительное обучение в сфере закупок

Почему это важно?
Эксперт в сфере закупок не только оптимизирует бюджет организации, но и укрепляет её репутацию. Грамотное управление закупками снижает риски коррупции, повышает доверие партнеров и обеспечивает долгосрочную эффективность проектов. В эпоху цифровизации такие специалисты становятся связующим звеном между технологиями, законодательством и бизнес-стратегиями.

Требования к должности тендерного специалиста

Тендерный менеджер отвечает за три главные задачи: побеждать в аукционах,  снижать риски для компании и следить за соблюдением законов. Чтобы отдел работал эффективно, кандидат должен соответствовать конкретным требованиям. Разберем ключевые из них.

1. Образование и специализация

С базовыми требованиями по образованию все просто: достаточно иметь среднее профессиональное или высшее образование + курсы по работе с тендерами по 44-ФЗ и 223-ФЗ.  Кандидату с образованием или опытом работы в области права, экономики или технических наук «влиться» в профессию будет еще проще. Например, специалист по тендерам с юридическим бэкграундом легко ориентируется в нюансах 44-ФЗ и 223-ФЗ, а экономист точно рассчитывает рентабельность участия в закупке.

2. Практический опыт

Для начинающего специалиста опыт не важен. Достаточно пройти переподготовку на специалиста по тендерам, получить должность, и такому работнику можно будет поручать подготовку несложных заявок под контролем менеджера.

Старшим специалистом по закупкам может стать профи с высшим образованием и курсами ДПО, 3 года занимающий должность тендерного специалиста, способный самостоятельно заниматься госзакупками, уметь анализировать риски и вести переговоры.

Руководитель подразделения — это уже специалист с высшим образованием и курсами профпереподготовки по госзакупкам, имеющий 4-5 лет практики. Как показывает статистика hh.ru, 80% вакансий для руководителей тендерного отдела требуют опыта участия в 50+ процедурах.

3. Знание законодательной базы
Тендерный менеджер обязан не только помнить статьи законов, но и отслеживать их изменения. Ежемесячные поправки, новые разъяснения ФАС, прецеденты судебной практики — всё это требует постоянного обучения. Курсы для тендерного специалиста с нуля или продвинутые программы повышения квалификации помогают оставаться в тренде.

Интересный кейс:
Многие директора коммерческих организаций считают, что успешными становятся не те, кто имеет 10 лет стажа, а те, кто сочетает внимательность с гибкостью мышления. Также не стоит забывать про преимущества инвестиций в развитие тендерного специалиста:

1. Снижение рисков. Обученный сотрудник минимизирует ошибки, ведущие к штрафам или попаданию в реестр недобросовестных поставщиков.

2. Рост прибыли. Участие в крупных тендерах с высокой маржой напрямую влияет на доход компании.

3. Репутационный капитал. Победы в престижных аукционах укрепляют имидж компании как надежного партнера.

Ключевой момент: даже опытный менеджер по тендерам не сможет работать эффективно без навыка многозадачности. Одновременное участие в 5–10 процедурах, соблюдение дедлайнов и минимизация ошибок — стандартные требования к должности.

Статистика рынка: зарплаты и конкуренция

Согласно данным hh.ru, средняя зарплата тендерного специалиста в России составляет 80–100 тыс. рублей. В Москве и для международных проектов цифра достигает 250 тыс. рублей. При этом:

• 70% вакансий требуют знания 44-ФЗ и 223-ФЗ.

• 45% работодателей ищут кандидатов с опытом работы на ЭТП (Сбербанк-АСТ, РАД, ЕЭТП).

• 30% компаний готовы брать новичков, но только при условии прохождения внутреннего обучения.

Грейд тендерного специалиста: мотивация сотрудников тендерного отдела

Успешная работа тендерного отдела напрямую зависит от грамотной мотивации специалистов. Менеджер по тендерам, консультант по госзакупкам или специалист по подготовке тендерной документации — каждый из них нуждается в прозрачной системе вознаграждений, которая стимулирует рост производительности и лояльности. Рассмотрим, как создать гибкую модель мотивации, учитывающую грейдинг, стратегические цели компании и индивидуальные достижения сотрудников.

Виды мотивирующих выплат: баланс между стабильностью и амбициями

В основе системы лежат несколько форматов выплат, комбинация которых формирует доход тендерного менеджера:

1. Оклад — базовая гарантия, обеспечивающая стабильность. Особенно важен для новичков, проходящих курсы для тендерного специалиста с нуля.

2. Фиксированная премия — поощрение за выполнение стандартных KPI (например, своевременную подачу документов).

3. Процент с выручки или маржи — инструмент для амбициозных сотрудников, чья работа напрямую влияет на финансовые результаты.

4. Квартальные/годовые бонусы — стимул для долгосрочной вовлеченности.

5. KPI по ключевым метрикам — количество поданных заявок, побед в тендерах, контроль дебиторской задолженности, отгрузок.

Важно, чтобы специалист по тендерам занимался не только формальным участием в закупках, но и видел связь между своими действиями и итоговым результатом. Например, регрессивная система премирования (снижение процента при высоких оборотах) удерживает расходы в рамках грейда, а прогрессивная — мотивирует на прорывные достижения.

Особенности мотивации: от стратегии компании до личных ошибок

Стратегия бизнеса диктует правила игры. Если компания фокусируется на захвате рынка, оценка прибыльности выигранных закупок может уйти на второй план. В таких условиях специалист по тендерам получает премию за количество закрытых сделок, даже с низкой маржой.

Для небольших компаний актуально совмещение функций. Тендерный менеджер нередко берет на себя отгрузку товара и контроль дебиторки — это требует включения дополнительных KPI, например, сокращения сроков оплаты.

Критический момент — влияние ошибок на премию. Отклонение заявок по вине сотрудника, снижение цены ниже лимита или пропуск перспективных закупок ведут к потере бонусов. Это дисциплинирует команду и минимизирует риски.

Топ-3 схемы мотивации от практиков

По данным опросов, 60% компаний используют гибридные модели. Вот пример эффективного подхода:

1. Оклад + KPI за «чистые» заявки. Премия начисляется только за заявки, прошедшие предварительный аудит. Учитывается сложность процедур и выполнение плана.

2. Бонус за закрытые сделки. Выплата происходит после получения оплаты от заказчика — это учит специалиста по подготовке тендерной документации работать на результат.

3. Динамический анализ. Руководитель отслеживает не только текущие показатели, но и тренды (например, рост числа побед за квартал). Это помогает корректировать тактику и распределять ресурсы.

Точки роста: как превратить проблемы в возможности

Выявление причин неучастия в закупках — мощный инструмент для развития. Допустим, аналитика показывает, что компания пропускает 50% тендеров для СМП из-за статуса поставщика. Решение — открыть ИП для работы в этом сегменте. Такой подход не только расширяет возможности, но и дает сотрудникам новые KPI, связанные с освоением ниши.

Важно! Обучение — часть мотивации. Курсы для тендерного специалиста с нуля или программы повышения квалификации для опытных менеджеров повышают экспертизу и вовлеченность.

Итог: грейдинг как основа справедливости

Система грейдов позволяет дифференцировать оплату труда в зависимости от опыта, сложности задач и вклада в прибыль. Например:

• Junior: оклад + фиксированная премия за минимальные KPI.

• Middle: процент с маржи + бонусы за отсутствие ошибок.

• Senior: участие в прибыли + премия за стратегические инициативы (например, выход на новые рынки).

Грамотно выстроенная мотивация превращает тендерный отдел из «исполнительного» звена в драйвер роста компании. А сотрудники, видя четкую связь между усилиями и доходом, работают на пределе возможностей — без принуждения и микроменеджмента.

Даже лучшая система требует регулярного аудита. Важно анализировать обратную связь от команды, адаптировать KPI под меняющиеся условия рынка — и тендерный отдел станет эталоном эффективности.

Картинка с сайта: www.anoipk.ru

Могут ли ИП и самозанятые участвовать в госзакупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Специалистом по тендерам и поставщиком может быть сам предприниматель в одном лице, действующий как ИП или самозанятый. Такая форма организации позволяет самостоятельно оформлять договоры и пользоваться налоговыми преференциями, что значительно упрощает работу с госзакупками по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ. При этом индивидуальные предприниматели зачастую вынуждены предоставлять банковские гарантии и подтверждать финансовую устойчивость, что может создать дополнительные требования к документации.

Самозанятые, действуя на равных с субъектами малого и среднего бизнеса, получают льготы по 223‑ФЗ: торги проводятся на восьми федеральных площадках, комиссия за победу ограничена 2 % от начальной цены (но не более 2000 руб.), а оплата контракта производится в течение семи рабочих дней. По 44‑ФЗ им доступны дополнительные преимущества, например, обеспечение исполнения контракта рассчитывается от предложенной цены, а добросовестность подтверждается наличием опыта. Важно, чтобы для использования этих бонусов самозанятые состояли в реестре МСП. Ограничения для самозанятых включают запрет на перепродажу товаров, использование субподрядчиков, участие в строительных контрактах (при наличии требований СРО) и виды деятельности, требующие лицензирования.

Современные IT-решения и онлайн-сервисы упрощают подготовку тендерной документации, а чтобы достичь высокой организованности и профессионализма существуют онлайн-курсы для поставщиков. Таким образом, даже если ИП или самозанятый одновременно выступает в роли и поставщика и тендерного специалиста, при соблюдении всех требований он способен успешно работать в системе государственных закупок. 

Курсы тендерного специалиста дистанционно

1. Подайте заявку на странице образовательной программы: обучение закупкам по 44-ФЗ и 223-ФЗ для поставщиков.

2. Далее оплатите счет-оферту. На электронную почту, указанную в заявке, вам придут логин и пароль для входа в систему дистанционного обучения (СДО). Наша образовательная платформа устроена таким образом, чтобы вы могли изучать лекции, смотреть видеоматериалы, сдавать тесты с любого устройства (смартфона, компьютера, планшета) в любое удобное для вас время 24/7.

3. Если во время обучения возникнут какие-то вопросы, вы всегда можете обратиться к вашему методисту — его контакты указаны в личном кабинете слушателя в СДО. 

4. Материалы программы «Государственные, муниципальные закупки для поставщиков (подрядчиков, исполнителей)» в ИПК разработаны в полном соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок» (Приказ Минтруда России от 10.09.2015 625н). Поэтому вы получите все необходимые знания для старта работы в новой должности. Программа регулярно обновляется и дополняется.

5. Доступ к учебным материалам сохранится еще 6 месяцев после окончания вашего обучения. Также вы получите бесплатный доступ на 1 год к электронной библиотеке ИПК с огромным количеством книг, статей и методических пособий по теме. 

6. Обучение займёт от 1 до 2 месяцев. Действуют скидки, специальные предложения и рассрочка для слушателей. 

7. После сдачи итогового теста вы получите диплом о профессиональной переподготовке с присвоением квалификации «Специалист в сфере закупок», дающий вам право работать в новой сфере в любом государственном или частном учреждении. Данные о дипломах, выданных Институтом профессиональных квалификаций, обязательно заносятся в базу данных ФИС ФРДО, что делает их официальным документом на всей территории Российской Федерации.

8. Документ направляется Почтой России в любую точку страны бесплатно.  

Основные обязанности

Для выполнения своих обязанностей, тендерный специалист должен обладать высоким уровнем профессионализма и знаниями в области закупочного законодательства.

Должностная инструкция тендерного специалиста включает следующие обязанности:

Мониторинг тендерных площадок

Тендерный специалист регулярно отслеживает информацию о проводимых конкурсах, аукционах и тендерах. Он обязан своевременно находить подходящие для компании тендерные закупки, которые соответствуют тематике бизнеса.

Закупки распределяются на два вида: государственные и коммерческие. Государственные закупки (44 и 223-ФЗ) берутся в работу тендерным специалистом, а коммерческие закупки передаются в отдел продаж для проработки.

Анализ тендерной документации

Важнейшая задача тендерного специалиста — анализ условий контракта, правил участия и требований к поставщику. Это помогает определить перспективы участия и подготовить заявку, которая соответствует всем требованиям.

Подготовка и подача заявок

Тендерный специалист отвечает за сбор, подготовку и оформление всех необходимых документов для участия в тендерах. Этот процесс включает в себя составление заявок, коммерческих и технических предложений, финансовых документов и тд.

После допуска заявок до аукциона, тендерный специалист участвует в аукционе и снижает ценовое предложение до просчитанной цены, за которую компания готова заключить договор.

Если ценовое предложение подается в составе заявки, специалист должен указать приемлемую цену и заполнить коммерческое предложение.

Заключение контрактов

После победы в тендере специалист контролирует процесс заключения контракта, перечисление обеспечения контрактов, выпуску банковских гарантий или других гарантийных обязательств. После заключения контракта, специалист передает договор в отдел продаж или снабжения, где за клиентом закрепляется менеджер, сопровождающий сделку.

При необходимости, тендерный специалист загружает закрывающие документы через систему ЕИС (zakupki.gov.ru), если это предусмотрено контрактом.

Требования к квалификации

Для успешного выполнения всех должностных обязанностей тендерный специалист должен соответствовать требованиям:

• Высшее образование – в области экономики или юриспруденции. Дополнительные сертификаты или курсы в области госзакупок не являются преимуществом. Законодательство быстро меняется, специалист должен быть в курсе последних изменений закона.
• Знание законодательства – в области государственных закупок. Обязательно специалист должен знать Федеральный закон о контрактной системе в сфере закупок (44-ФЗ) и Федеральный закон о закупках товаров и услуг отдельными видами юридических лиц (223-ФЗ).
• Опыт работы – в аналогичной должности от 1 года. Специалисты с опытом знают как исполняются контракты и имеют больше шансов на допуск заявок до торгов. Из-за ошибки тендерного специалиста и компания может потерять обеспечение заявки или попасть в Реестр недобросовестных поставщиков.

Компетенции тендерного специалиста

Профессиональные навыки, которыми должен обладать тендерный специалист:

• Знание электронных площадок – Специалист должен свободно ориентироваться на популярных электронных площадках, например: в системе ЕИС, РТС-тендер, Сбербанк-АСТ и др.).
• Юридическая грамотность – Умение читать и анализировать юридические документы, контракты и условия закупок, а также знание всех нормативных актов и законодательства в сфере закупок.
• Финансовая грамотность – Способность проводить финансовые расчёты, оценивать риски и рентабельность участия в тендере. Нужно уметь анализировать конкурентов и их ценовые предложения.
• Компьютерная грамотность – Опытный пользователь офисных программ (Word, Excel) и специализированных программ для поиска закупок. Дополнительными требованиями будут умение формировать, систематизировать и обслуживать базу с документами.
• Аналитические навыки – умение быстро анализировать тендерную документацию, выявлять ключевые требования и риски. Нужно уметь оценивать конкурентов и прогнозировать шансы на победу в закупке.
• Внимание к деталям – работа с тендерами требует особой внимательности к оформлению документов и соблюдению сроков проведения закупки. Ошибки в документах увеличивают шансы на отклонение заявки.
• Умение работать в сжатые сроки – часто тендеры подразумевают сжатые сроки на подготовку заявки. От специалиста требуется организованность, стрессоустойчивость и умение систематизировать документы.

Заключение

Должностная инструкция специалиста по тендерам описывает его роль в компании. Этот специалист не только участвует в поиске и анализе тендеров, но и отвечает за подготовку всей документации, а также контроль исполнения контрактов.

Для успешной работы в этой должности нужно иметь глубокие знания законодательства, финансовую и юридическую грамотность, а также развитые аналитические и организационные навыки.

Дата публикации: 29.04.2021

Должностная инструкция тендерного специалиста

Есть такая профессия

Профессия «тендеролога» или тендерного специалиста появилась на рынке труда относительно недавно. В 2005 году был принят 94 федеральный закон, который регламентировал процесс осуществления государственных закупок (в 2013 году его сменил 44-ФЗ). По сути эти законы дали возможность поставщикам из самых разных регионов участвовать в государственных закупках по всей России. Основным форматом проведения закупок стал электронный аукцион.

Кризис 2008 года, падение прибыли, риски неплатежей от коммерческих контрагентов заставили большое количество поставщиков выйти на рынок тендерных продаж. Государственные заказы помогли выжить и заработать.

Компетенции специалиста по тендерам

Перед компаниями встала задача найти людей, способных участвовать в закупках. Сфера торгов очень объемна. Чтобы чувствовать себя как рыба в воде нужно изучить большое количества положений законов и постановлений Правительства РФ. Например, в 44-ФЗ указано более 100 положений и несколько десятков постановлений, не считая приказов и разъяснений. Сюда можно добавить положения 223-ФЗ, закона «О защите конкуренции», Гражданского кодекса и КоАП.

Существующая система высшего образования не позволяла получить необходимые знания. Люди активно посещали специализированные курсы, занимались самообразованием и учились на своих ошибках.

Со временем к тендерным специалистам сложился ряд требований:

• Как правило, высшее юридическое, экономическое или техническое образование
• Знание норм действующего законодательства в области закупок
• Опыт работы в аналогичной должности

Если говорить про обязанности – их список в должностной инструкции тендерного специалиста может достаточно сильно меняться. Как правило, это связано с ролью тендерных продаж и со структурой этого направления в организации. Например, если сотрудник занимается участием в закупках по совместительству с основной деятельностью, то вряд ли можно от него требовать анализа тендерной деятельности конкурентов.

Значение квалифицированных специалистов по тендерам для компании

Список должностных обязанностей тендерного специалиста может выглядеть следующим образом:

• Регистрация и аккредитация на ЭТП
• Мониторинг изменений законодательства в области закупок
• Осуществлять поиск государственных и коммерческих закупок
• Оценивать экономическую целесообразность участия в торгах
• Взаимодействовать с организаторами конкурсов по всем процедурным вопросам
• Взаимодействовать с коллегами по ценообразованию реализуемых товаров и услуг, специфике технических частей заявок
• Своевременно и в полном объёме готовить документацию, соответствующую требованиям заказчиков и подавать заявки для участия в закупках
• Контролировать сроки этапов процедур
• Контролировать финансовое обеспечение заявок и исполнения контрактов
• Заключать договоры, контракты
• Вести подготовку жалоб в ФАС России и представлять интересы компании при их рассмотрении
• Отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечения заявок
• Анализировать деятельность конкурентов
• Вести отчётность

Ответственность тендерного специалиста

Как вы видите, список обязанностей достаточно обширный. Ошибки на любом этапе могут привести к серьезным потерям, особенно при отсутствии прозрачной системы контроля участия в закупках.

Отказавшись от подписания или нарушив условия контракта, компания может оказаться в реестре недобросовестных поставщиков. Невнимательность при подготовке документации или ошибка в расчёте рентабельности приведет к убыткам или выплатам неустоек заказчикам. Недобросовестность сотрудника и слив информации конкурентам приведёт к финансовым потерям. Привычная и незаметная рассогласованность коллег способна похоронить значительную часть прибыльных закупок.

Поэтому так важно выстраивать работу в тендерных продажах комплексно:

• Разработать чёткую должностную инструкцию тендерного специалиста
• Наладить процесс взаимодействия с коллегами
• Использовать CRM для тендерных продаж

Погружаем в тему.
Команда Seldon.Doc

Источник: Seldon.Doc

• Кто такой тендерный специалист

• Что такое тендер?

• Особенности работы специалиста по тендерам

• Обязанности тендерного специалиста

• Требования работодателей

• Где может работать специалист?

• Какие профессиональные и внутренние качества должен иметь специалист?

• Должностная инструкция специалиста по тендерам

• Плюсы и минусы профессии

• Сколько зарабатывает тендер-менеджер

• Как освоить профессию тендер-менеджера с нуля

Грамотный тендер-менеджер может принести компании многомиллионные контракты, открыть новые рынки сбыта и вывести бизнес на новый уровень. Неудивительно, что спрос на таких профессионалов с каждым годом растёт, а их зарплаты часто превышают средние по рынку.

Хотите узнать, в чем состоит работа тендер-менеджером и как стать востребованным специалистом в этой перспективной области? Какими качествами нужно обладать и какие навыки развивать? Читайте наш подробный гайд по профессии.

Кто такой тендерный специалист

Когда муниципальному учреждению или государственной компании нужно что-то приобрести (например, купить канцтовары или оргтехнику), отремонтировать офисное помещение или почистить кондиционер, они не могут просто оформить заказ на сайте магазина или вызвать бригаду строителей или инженеров по объявлению в интернете. 

Для поиска поставщиков и исполнителей организуют госзакупки (или тендеры). Это специальная процедура, которая проводится на электронной торговой площадке в интернете. Госкомпания размещает заказы с подробным описанием условий и требований. Поставщики товаров и услуг, участвующие в тендерах, оставляют заявки с предложениями, где указывают стоимость работ и другие параметры. Побеждает в конкурсе тот, чьё предложение окажется наиболее выгодным и при этом подходящим по всем показателям. 

Тендер-менеджер — это человек, который разбирается во всех юридических тонкостях и организационных моментах госзакупок, знает, где и как искать выгодные тендеры, как грамотно оформить пакет документов, подготовить и подать заявку на участие. Тендерный специалист сопровождает компанию на всех этапах торгов и делает всё, чтобы его подопечные выиграли конкурс и заключили контракт, который принесет им и прибыль, и новые возможности для развития и освоения новых рынков.

Что такое тендер?

Тендер — это термин, пришедший в русский язык из английского и обозначающий форму отбора подрядчиков на конкурсной основе или, проще говоря, — торги.

Инициаторами таких торгов становятся:

• государственные и муниципальные учреждения (такие бюджетные организации, как детские сады, больницы, научно-исследовательские институты и др.);

• компании, в которых доля участия государства составляет более 50% (например, «Почта России» или РЖД);

• коммерческие организации. 

Они объявляют о своих потребностях, размещают информацию в интернете — на сайтах электронных торговых площадок, подробно описывая условия и техтребования, которым должны соответствовать потенциальные подрядчики. Цели проведения торгов можно сформулировать так:

• Оптимизировать затраты. Выбрать наиболее экономически выгодное предложение.

• Сделать закупки максимально прозрачными. Минимизировать коррупционные риски и обеспечить равные условия для всех участников.

• Обеспечить высокое качество. Получить гарантированно качественные товары и услуги, которые будут соответствовать всем стандартам. 

В торгах могут поучаствовать как юридические, так и физические лица — ИП или самозанятые. Для этого конкурсанты откликаются на объявления и размещают заявки, в которых предлагают свою продукцию или услуги и обозначают условия сотрудничества.

Проведение государственных и муниципальных торгов (их ещё называют госзакупками) регламентируется двумя основными федеральными законами:

1. № 44-ФЗ регулирует все этапы закупок для государственных и муниципальных нужд. Он определяет порядок проведения тендеров, требования к участникам, критерии оценки заявок и заключения контрактов.

2. № 223-ФЗ применяется к закупкам, проводимым государственными корпорациями, компаниями с государственным участием и другими юридическими лицами, указанными в законе. Он устанавливает общие принципы и правила проведения закупок, но оставляет организациям определенную свободу в выборе процедур.

Тендеры бывают нескольких видов:

Тендеры могут быть на поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг. Они проводятся в разных сферах: от строительства до IT, от поставки канцтоваров до научных исследований.

Работа с тендерами требует знания законодательства, умения анализировать документацию и навыков ведения переговоров. Именно этим и занимается тендер-менеджер, помогая своей компании побеждать в торгах.

Картинка с сайта: nipkef.ru

Особенности работы специалиста по тендерам

Менеджер по работе с тендерами — важный игрок, от компетентности которого могут зависеть результаты торгов: как всё пройдет, кому достанется выгодный контракт и насколько плодотворным получится это сотрудничество. При этом специалист по тендерам может играть за разные команды. 

• Во-первых, он может представлять интересы компании-поставщика товаров или услуг. В этом случае тендер-менеджер хорошо понимает особенности ниши, в которой работает его организация, знает её возможности. В зону его ответственности входит изучение условий конкурса, подготовка всех необходимых документов и подача заявки на участие в торгах, участие в тендере, а при необходимости и заключение контракта с заказчиком от имени своих нанимателей.

• Во-вторых, тендер-менеджер может быть сотрудником госкорпорации или частной коммерческой компании, которая инициирует торги. Тогда его роль заключается в организации и проведении тендера, а затем — в подведении итогов. Специалист помогает своему работодателю выбрать оптимальный вариант и оформить документы. Если торги проводит крупная корпорация, её интересы может представлять не один тендер-менеджер, а целая команда профессионалов. 

• В-третьих, специалист может работать в сторонней компании, которая никак не связана с участниками торгов — ни с заказчиками, ни с подрядчиками. В этом случае тендер-менеджер взаимодействует с обеими сторонами, причем его участие может подразумевать как полное сопровождение сделки, так и поддержку участников на каком-то конкретном этапе закупок.

Обязанности тендерного специалиста

Круг функциональных обязанностей менеджера по тендерам зависит от многих факторов, например:

• от того, чьи интересы он представляет — заказчика, который организует торги, или поставщика, который предлагает свои товары или услуги;

• от сферы деятельности и масштабов предприятия;

• от условий конкретных тендеров. 

Рассмотрим задачи, которые решает тендерный специалист, работающий на стороне подрядчика:

• Мониторинг тендерных объявлений. Менеджер по поиску тендеров ежедневно мониторит специализированные платформы, сайты госзакупок и коммерческих организаций, отбирает конкурсы, которые соответствуют профилю компании и её возможностям.

• Анализ документации. Тендер-менеджер тщательно изучает условия конкурса, технические задания, требования к участникам, оценивает целесообразность участия в тендере, шансы на победу и возможные риски.

• Подготовка заявок. Специалист согласовывает условия участия в торгах с руководством и профильными отделами, собирает у коллег необходимую информацию. Затем он заполняет формы, готовит техническое и коммерческое предложения, при этом следит за соблюдением всех формальных требований заказчика.

• Взаимодействие с заказчиком. Менеджер по торгам тендерам отправляет запросы на разъяснение документации, участвует в предварительных встречах и переговорах с организаторами закупок.

• Подача заявок. Тендерный специалист оформляет и в установленный срок подаёт заявку на участие в торгах.

• Сопровождение тендерного процесса. Тендер-менеджер регистрирует компанию в единой информационной системе (ЕИС), создает учетную запись, оформляет электронную подпись (ЭП). Он общается с организаторами торгов, отвечает на возникающие вопросы, участвует в аукционах, контролирует все этапы закупок, следит за действиями конкурентов и оперативно реагирует на изменения.

• Заключение контрактов. После того как подрядчик выигрывает тендер, специалист проводит переговоры с заказчиком, готовит контракт и согласовывает условия договора с юротделом, подписывает договор. 

• Ведение отчетности. Менеджер составляет отчёты о проделанной работе, анализирует результаты участия в торгах, ведет базу данных по тендерам.

• Контроль исполнения. Специалист отслеживает сроки поставки товаров или оказания услуг по выигранным тендерам, контролирует оплату.

• Анализ результатов. Тендерный менеджер анализирует, как прошли торги, почему компания выиграла или проиграла в конкурсе, продумывает стратегии, которые позволят улучшить результат в будущем. 

Задачи тендер-менеджера, работающего в государственном или муниципальном учреждении, которое ищет подрядчиков и инициирует проведение торгов, выглядит иначе. Такой специалист:

• планирует и составляет график закупок;

• изучает уровень цен на товары и услуги, которые нужно приобрести;

• размещает в ЕИС необходимую документацию, касающуюся тендеров, рассылает извещения;

• участвует в организации и проведении торгов;

• собирает и анализирует информацию об участниках конкурсов;

• разрабатывает условия приема заявок от участников и их оценки;

• проверяет предложения потенциальных подрядчиков на соответствие требованиям;

• рассматривает заявки и помогает работодателю определить победителя;

• оформляет всю необходимую документацию, отчеты;

• отслеживает исполнение обязательств и своевременные расчеты с исполнителями и т. д.

Требования работодателей

Работа с госзакупками — дело серьёзное и ответственное, поэтому и требования, которые работодатели предъявляют к кандидатам на должность специалиста по тендерам достаточно высоки. Мы проанализировали размещённые на портале HH.ru вакансии тендерных менеджеров от компаний из разных отраслей. Наиболее распространённые требования к кандидатам такие:

• Высшее образование. В приоритете — финансово-экономические, юридические, управленческие или технические специальности, профильные курсы.

• Опыт работы. Для многих работодателей важен релевантный опыт. В идеале — участие в торгах и успешное заключение контрактов. Как вариант — опыт работы в сфере продаж, управления проектами, в сфере закупок. Новички могут стартовать с позиции помощника тендерного менеджера. 

• Знание законов. Тендер-менеджер должен хорошо разбираться в Федеральных законах № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, регулирующих закупки, быть в курсе изменений в нормативных актах и уметь примерять свои знания на практике.

• Владение специализированным ПО. Кандидаты должны уметь работать с системами электронного документооборота, торговыми площадками и специальными программами для поиска и анализа тендеров, владеть актуальными инструментами.

• Определённый набор личных качеств. Работодатели ждут от потенциальных специалистов по тендерам активности, внимательности к деталям, нацеленности на результат, умения вести переговоры и сохранять самообладание в стрессовых ситуациях. 

Требования могут варьироваться в зависимости от специфики компании, её масштабов, уровня предлагаемой позиции и других моментов.

Где может работать специалист?

Компетентные тендер-менеджеры сегодня востребованы. Специалисты в этой области могут найти работу в разных организациях — как на стороне заказчика, так и на стороне поставщика. Рассмотрим основные варианты трудоустройства:

• Государственные и муниципальные учреждения. Такие бюджетные организации, как школы, больницы, вузы, НИИ и др.

• Госкорпорации и компании с долей участия государства. Например, предприятия нефтегазового сектора или РЖД, 

• Различные министерства и ведомства. МВД, ФНС и т. д. 

• Консалтинговые компании или тендерные агентства. Специализированные фирмы, которые помогают разным компаниям участвовать в торгах — предлагают тендерное сопровождение «под ключ».

• Производственные предприятия и строительные фирмы — компании-поставщики товаров и услуг. 

• Фриланс. Тендер-менеджеры могут работать на себя, удалённо, предлагая свои услуги различным компаниям на проектной основе.

Выбор места работы зависит от личных предпочтений, опыта и целей специалиста. Многие тендер-менеджеры за свою карьеру пробуют себя в разных ролях, что помогает им стать универсальными специалистами.

Какие профессиональные и внутренние качества должен иметь специалист?

Менеджеру по закупкам приходится ежедневно работать в режиме многозадачности: обрабатывать большие объёмы информации, оформлять документы и готовить отчёты, выстраивать коммуникации и поддерживать связь с важными людьми. Для этого специалисту нужны как профессиональные компетенции, так и личные качества. Какие?

Начнем с твёрдых навыков (так называемых хард-скилов). Тендерный специалист должен:

• уверенно ориентироваться в законодательстве и нормативно-правовой базе;

• знать и уметь применять на практике законы, регламентирующие сферу закупок, — № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, отслеживать все изменения и дополнения;

• владеть методами анализа рынка, конкурентной среды;

• уметь работать с электронными торговыми площадками;

• знать нюансы работы с ЕИС;

• знать основы ценообразования;

• уметь вести переговоры;

• знать специфику отрасли, в которой работает его компания;

• владеть методами оценки рисков, чтобы свести к минимуму возможные проблемы при участии в тендерах;

• уметь работать с большими объёмами информации;

• знать принципы ведения документооборота, специфику оформления коммерческих предложений.

К гибким навыкам (софт-скилам) хорошего менеджера по закупкам относятся:

• внимательность к деталям;

• аналитический склад ума;

• гибкость;

• проактивное мышление;

• стрессоустойчивость;

• ответственность;

• коммуникабельность;

• организованность;

• целеустремлённость;

• честность;

• умение работать в команде.

Еще одно важное качество — готовность и стремление к постоянному обучению, развитию, совершенствованию. Только так можно прокачать и усилить компетенции и всегда оставаться востребованным и конкурентоспособным специалистом по закупкам.

Должностная инструкция специалиста по тендерам

Должностная инструкция — это локальный нормативный акт, в котором обозначаются зоны ответственности, права и обязанности работников конкретной компании. Этот документ служит ориентиром как для работодателя, так и для сотрудника, а его содержание может варьироваться — в зависимости от специфики организации, её масштабов и сферы деятельности тендер-менеджера.

Типовая должностная инструкция тендерного специалиста обычно имеет следующую структуру:

1. Общие положения. В этом разделе указывают:

• кому подчиняется специалист, 

• какое образование у него должно быть,

• какие профессиональные знания ему необходимы;

• какими документами он руководствуется в своей работе;

• кто может его замещать

2. Должностные обязанности. Здесь подробно расписывают основные задачи, которые решает менеджер по закупкам, например:

• Мониторинг тендерных площадок и поиск подходящих закупок.

• Подготовка и подача заявок на участие в тендерах.

• Ведение переговоров с заказчиками и организаторами торгов.

• Участие в электронных аукционах. 

• Подготовка отчётов о тендерах.

• Анализ результатов торгов.

• Контроль исполнения контрактов по выигранным тендерам

3. Права. В этом разделе рассказывают о том, на что специалист имеет право, например:

• запрашивать необходимую информацию у других подразделений;

• вносить предложения по улучшению работы с тендерами;

• участвовать в совещаниях по вопросам закупочной деятельности.

4. Ответственность. Здесь обозначают зону ответственности сотрудника. Так, специалист по тендерам обычно отвечает за:

• качество и своевременность выполнения должностных обязанностей;

• соблюдение правил внутреннего трудового распорядка;

• сохранность коммерческой тайны компании.

5. Условия работы. В этом разделе обозначают график работы, возможность работать дистанционно, упоминают о возможных командировках и пр. Здесь же могут быть указаны критерии, по которым работодатель будет оценивать эффективность специалиста — например, количество выигранных тендеров, своевременность подготовки документации или объём средств, привлечённых через тендеры. 

Должностная инструкция менеджера по тендерам может дополняться и корректироваться в зависимости от изменений в законодательстве или внутренних процессах организации.

Плюсы и минусы профессии

Хотите сделать правильный выбор — изучите все нюансы профессии, в том числе её преимущества и недостатки. Это позволит избежать неприятных сюрпризов и получать удовольствие от того, чем занимаетесь. 

Должность тендер-менеджера требует соответствующей квалификации, ответственности и одновременно даёт отличные возможности для роста. Вот положительные и отрицательные моменты этой престижной профессии:

Впрочем, это всё субъективно. При желании любой минус можно превратить в плюс.

Сколько зарабатывает тендер-менеджер

Сфера закупок многих привлекает возможностью прилично заработать: если нижняя планка зарплаты тендер-менеджера — около 25 000 рублей, то потолка практически нет. Но стоит учитывать, что на уровень дохода специалиста влияют несколько факторов:

Как освоить профессию тендер-менеджера с нуля

В сфере закупок действуют два профессиональных стандарта, которые определяют, какое образование должен получить специалист и какие задачи входят в его зону ответственности:

• профстандарт «Специалист в сфере закупок»;

• профстандарт «Эксперт в сфере закупок».

Чтобы успешно стартовать в профессии, вполне достаточно среднего специального образования, профильных курсов и нацеленности на результат, поэтому стать тендер-менеджером с нуля сможет любой желающий. Рассмотрим возможные варианты:

• Самостоятельное обучение. Подойдёт дисциплинированным людям, которые владеют навыками тайм-менеджмента, в идеале — имеют базу в виде экономического или юридического образования. Предстоит проштудировать федеральные законы, регламентирующие закупки, научиться работать с ЕИС и электронными площадками, где проходят торги. В этом помогут бесплатные вебинары и онлайн-конференции, специализированная литература, тематические форумы и сообщества. Хотя глубокое погружение в профессию вряд ли получится. 

• Специализированные курсы и тренинги. Многие учебные центры предлагают профессиональные тренинги и курсы тендер-менеджера, доступные для людей с любым уровнем образования. Учиться можно как онлайн, так и офлайн. Программа обучения рассчитана на несколько месяцев и включает изучение законодательства в сфере закупок, знакомство с нюансами тендерных процессов и подготовки документации, принципами работы с электронными площадками и отработку полученных навыков на практике.

• Обучение в высших и средних специальных учебных заведениях. Хотя специального высшего образования для тендерных менеджеров пока нет, можно найти программы в смежных направлениях, которые создадут прочный фундамент для дальнейшего развития в сфере закупок. Например, магистерские программы по управлению государственными и муниципальными закупками или программы подготовки бакалавров в сфере логистики и управления цепями поставок. Хорошей основой для карьеры тендерного специалиста будет образование, полученное в классических вузах по направлению экономики, менеджмента, юриспруденции.

В любом деле важен практический опыт. Многие компании предлагают стажировки для начинающих специалистов, где можно прокачать умения и навыки, попробовать свои силы и убедиться в том, что закупки — это то, чем вы действительно хотите заниматься.