Трудоустройство сотрудника в ооо пошаговая инструкция

ИП и ООО — полноправные работодатели, которые вправе нанимать всех без исключения физлиц. Ограничений в законодательстве нет.

Важно соблюдать порядок оформления и приема сотрудника на работу, чтобы избежать штрафов и административной ответственности.

Передайте кадровые задачи на аутсорсинг в Главбух Ассистент, чтобы самому не тратить на это время. Аттестованные специалисты возьмут на себя оформление всех необходимых документов, а также помогут сократить расходы в кризис: отправят сотрудников на вынужденный простой или в неоплачиваемый отпуск, переведут на сокращенную ставку, снизят размер окладов и премий. Посмотрите какие есть в Главбух Ассистент тарифы обслуживания и сразу оставляйте заявку на обратный звонок от менеджера, чтобы узнать подробнее, какие услуги входят в каждый тариф.

Картинка с сайта: gba.business.ru

Как оформить сотрудника в штат

Эксперты аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент подготовили пошаговую инструкцию для работодателей с образцами документов: трудового договора, приказа о приеме на работу и нормативных актов.

Если вы не уверены, что сможете правильно принять сотрудника на работу или отчитаться перед госорганами, обратитесь к специалистам аутсорсинга бухгалтерии и кадров Главбух Ассистент. Эксперты-кадровики оформят сотрудников, а бухгалтеры рассчитают зарплату и отпускные, составят нужные акты и вовремя отчитаются в инспекции и фонды. Оставьте заявку и мы пришлем вам презентацию со всеми услугами и ценами.

1. Запросите у сотрудника документы

При приеме на работу будущий сотрудник предъявляет:

• Паспорт РФ, свидетельство о рождении для лиц младше 14 лет или загранпаспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией;
• Бумажную трудовую книжку, если человек устраивается на работу не впервые, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки. Исключение – совместители и сотрудники, которые впервые поступают на работу;
• СНИЛС;
• Документы об образовании;
• Документы воинского учета: военный билет или удостоверение.

Дополнительные документы, которые могут понадобиться:

• Справка об отсутствии судимости или уголовного преследования, если работа не допускает лиц с судимостью — например, педагогическая деятельность;
• Документы о квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует специальных знаний или подготовки;
• Результаты предварительного медосмотра, если работа связана с вредными или опасными условиями труда.

2. Ознакомьте сотрудника с локальными актами

Это документы, которые регулируют трудовую деятельность у конкретного работодателя. Есть обязательные для всех компаний документы, которые запрашивают при проверке.

1) Положение о работе с персональными данными

Устанавливает порядок, по которым организация получает, обрабатывает, передает и хранит персональные данные работников, бывших сотрудников и кандидатов на работу.

2) Правила внутреннего трудового распорядка

Которые регламентируют:

• порядок приема и увольнения сотрудников,
• время труда и отдыха,
• меры поощрения и взыскания,
• сроки выплаты зарплаты.

Этот документ составляют в произвольной форме.

3) Инструкции по охране труда

Разработайте для каждой должности, профессии или вида работы с учетом:

• условий труда, характерных для должности, профессии или вида работ;
• правил по охране труда для своей отрасли или конкретного вида работ;
• правил и инструкций по безопасной эксплуатации оборудования;
• ГОСТов и СанПиНов.

За основу возьмите типовую инструкцию по охране труда.

4) Положение об оплате труда

Определяет, какую систему оплаты труда применять в отношении сотрудников. Этот документ составляют в произвольной форме.

Регулярно обновляйте локальные акты, если изменилось законодательство. За устаревшие документы инспекторы ГИТ оштрафуют.

Эксперты аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент напоминают:

Если у вас статус микропредприятия, вы обязаны разрабатывать положение о работе с персональными данными сотрудников и инструкции по охране труда.

Отдельные локальные акты вы вправе не разрабатывать, если все условия и гарантии включаете в трудовые договоры, составленные по типовой форме.

3. Составьте трудовой договор в двух экземплярах

Каждый экземпляр подписывают и сотрудник, и работодатель.

Трудовой договор составьте в произвольной форме. Главное — пропишите обязательные сведения и условия: например, о зарплате, должности, режиме рабочего времени.

Микропредприятия вправе использовать типовую форму трудового договора и частично или полностью отказаться от нормативных актов:

• правил трудового распорядка;
• положений об оплате труда;
• положений о премировании;
• графика сменности;
• графика отпусков.

Эксперты аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент проверят вашу кадровую документацию (положения, должностные инструкции и т.д.) на соответствие законодательству и помогут избежать штрафных санкций от ФНС и трудовой инспекции. Стоимость обслуживания в Главбух Ассистент — от 18 720 рублей. За эти деньги вы получите не только решение кадровых, юридических задач, но и полноценное ведение бухгалтерского учета и налогов. Оставьте заявку, чтобы получить индивидуальное коммерческое предложение.

4. Утвердите приказ о приеме на работу

Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора.

Вы вправе использовать формы приказа № Т-1 или № Т-1а или собственную — при условии что в ней есть все необходимые реквизиты:

• название и дата составления документа;
• название вашей организации и указание вида деятельности;
• размер зарплаты сотрудника и название его должности;
• подписи указанных лиц с расшифровкой.

Ознакомьте с приказом сотрудника под подпись — сделайте это в течение трех дней с момента, когда сотрудник фактически приступил к работе.

5. Внесите запись в трудовую книжку

Если сотрудник впервые устраивается на работу, работодатель должен выдать ему трудовую книжку и внести запись в трудовую. Например:

Картинка с сайта: gba.business.ru

Сотрудники могут перейти на электронные трудовые — у любого работодателя в любое время. Для этого нужно написать заявление с просьбой вести электронную трудовую. Работодатель обязан сделать запись о переходе на электронный формат в трудовой.

Картинка с сайта: gba.business.ru

Если работник трудоустраивается впервые, то ему нужно оформить только электронный вариант.

Личную карточку работодатели не обязаны, но вправе вести. Работодатель может оформить сотруднику личную карточку по форме № Т-2 или по самостоятельно разработанной. С каждой записью в трудовой книжке работодатель знакомит сотрудника под подпись в его личной карточке.

6. Для ИП: встаньте на учет в СФР

Встать на учет в качестве страхователя нужно по взносам на обязательное соцстрахование и на травматизм при заключении гражданско-правового договора с физлицом

Подайте в территориальное отделение ФСС по месту своего жительства заявление о регистрации и копию трудовой книжки или трудового договора первого из принятых сотрудников.

Документы можно передать лично на бумаге в отделение СФР или отправить по почте. При личном визите в фонд будьте готовы предъявить паспорт.

Есть возможность подать документы электронно через Госуслуги, но их нужно заверять электронной подписью. 

Если у вас еще нет ЭЦП, эксперты сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент помогут получить сертификат. 

В СФР при заключении трудовых договоров регистрироваться не нужно.

Юрлицам дополнительно ничего делать не нужно: СФР сами регистрируют организацию, как только получают сведения от налоговой.

Ваших сотрудников оформят на работу по всем правилам эксперты аутсорсинга кадрового сопровождения и бухгалтерии Главбух Ассистент. Аттестованные специалисты заменят вам отдел кадров и станут помощниками вашего бухгалтера, возьмут на себя расчет зарплаты с учетом изменений МРОТ и подготовят все необходимые кадровые документы – всего за 27 480 рублей в месяц.

Картинка с сайта: gba.business.ru

7. Сдайте отчет ЕФС-1 (замена СЗВ-ТД) в СФР

При приеме на работу сдавайте ЕФС-1 не позднее одного рабочего дня, который следует за днем издания приказа о приеме на работу.
Заполните подраздел 1.1. подраздела 1 формы ЕФС-1 по каждому сотруднику, которого приняли на работу. Скачайте образец отчета.

Чтобы заполнить отчет, в графе 1 укажите номер по порядку, а в графе 2 – дату приема на работу. В графе 3 укажите сведения о кадровом мероприятии ПРИЕМ. 

В графе 4 укажите код РКС, если сотрудник работает на Крайнем Севере, или код МКС, если сотрудник работает в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Если сотрудник работает в районах, которые не относятся к Крайнему Северу или приравненным к нему местностям, то эту графу не заполняйте. 

В графе 5 укажите наименование должности и наименование подразделения, если условие о работе в конкретном подразделении включили в трудовой договор. Также в этой графе укажите код вида трудового договора. 

В графе 6 укажите код выполняемой функции по ОКЗ и код режима работы, если сотрудника принимаете на дистанционную работу или на работу на дому, либо на неполный рабочий день или неделю. 

В графе 8 укажите документ, который является основанием для приема сотрудника. А в графах 9–10 – дату и номер такого документа. Дату укажите в формате ДД.ММ.ГГГГ, а номер приказа или иного документа – без знака «№».

Читайте еще:

Ошибки работодателя, из-за которых не получится взыскать ущерб даже с виновного работника

Инструкция, если принимаете на работу сотрудника с инвалидностью

Как пересмотреть зарплату сотрудника, если в компании изменились бизнес-процессы

Наконец-то новый сотрудник найден, условия работы и зарплаты обговорены. Осталось оформить кадровую документацию при приеме новичка на предприятие. Разберемся, каков порядок приема на работу и как оформить сотрудника без ошибок, чтобы избежать трудовых споров и штрафных санкций. Мы подготовили простой пошаговый алгоритм.

Картинка с сайта: ppt.ru

Навигация

НПА, регулирующие порядок приема на работу

Основной закон, который регулирует порядок приема граждан на работу, — Трудовой кодекс РФ. Правила о трудоустройстве указаны в главе 11, а конкретная процедура оформления приема на работу — в ст. 68 ТК РФ.

Непосредственно порядок оформления приема сотрудника в организацию касается многих мероприятий: работы с документацией, составления трудового договора, внесения записей в трудовую книжку, отправки отчета ЕФС-1 и т. д. В соответствии с этим, каждое направление регулируют разные НПА, например:

• утверждение форм первичной учетной документации — Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1;
• правила сообщения работодателем о заключении ТД или ГПХ с госслужащим — Постановление Правительства РФ № 29 от 21.01.2015;
• порядок ведения трудовых книжек — Приказ Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021;
• электронные трудовые книжки (ЭТК) — ФЗ № 439 от 16.12.2019;
• формы составления сведений о трудовой деятельности и порядок их заполнения — Постановление правления ПФ РФ № 245п от 31.10.2022, Приказ Минтруда РФ № 713н от 10.11.2022;
• правила делопроизводства в госорганах — Приказ Росархива № 71 от 22.05.2019;
• порядок проведения медосмотров — Приказ Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29Н;
• регулирование трудовых отношений — Постановление Правительства РФ № 511 от 30.03.2022, Постановление Правительства РФ № 1365 от 01.08.2022 и др.

Для сведения: что проверяет служба безопасности при приеме на работу

Алгоритм приема на работу

Для начала узнайте, что такое оффер о приеме на работу

Чтобы не навлечь на компанию претензии со стороны контролирующих органов и сотрудника, надо соблюдать предусмотренный законом порядок трудоустройства. Есть два основных этапа:

1. Новый сотрудник предоставляет документы, необходимые для приема в компанию сотрудника.
2. Кадровая служба компании оформляет всю документацию.

Четкий алгоритм избавит кадровиков от неточностей при приеме сотрудника:

• запросить у будущего сотрудника основные документы;
• проверить, нет ли у него предусмотренных законом ограничений на выбранную вакансию;
• выдать ему направление на медосмотр (если для конкретной работы это предусмотрено по закону);
• дать сотруднику на подпись обязательные документы о соблюдении должностных обязанностей и трудового графика;
• подписать трудовой договор;
• издать приказ о приеме на работу (необязательно);
• внести запись о приеме в организацию в трудовую книжку (если есть);
• отправить отчет о приеме нового сотрудника в Соцфонд.

Шаг первый: анализ документов кандидата

Сначала кадровику предоставляют заявление о приеме на работу и пакет документов. Список обязательных документов при приеме указан в статье 65 ТК РФ. Среди них:

• удостоверение личности (паспорт);
• трудовая книжка или выписка из электронной трудовой (за исключением тех, кто поступает на работу впервые);
• страховое свидетельство в системе пенсионного страхования (СНИЛС) или его электронный вариант;
• диплом, аттестат или иной документ об образовании;
• военный билет (для военнообязанных);
• справка о несудимости (для должностей, где не допускают людей с судимостью).

Дополнительно кадровики вправе попросить работника предъявить иные документы, в зависимости от специфики работы. Например, ИНН, анкету или автобиографию, медкнижку или справку (например, для общепита, детских учреждений, работ с вредными условиями труда). Иногда кадровики просят принести несколько фото для личного дела.

Если осуществляют прием иностранцев, то дополнительно понадобятся полис ДМС — для высококвалифицированных специалистов, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство (ст. 327.3 ТК РФ).

Может пригодиться: как принять на работу гражданина Казахстана

Не числится среди обязательных и заявление о приеме на работу. Но во многих компаниях его используют. Если это необходимо, составьте его в свободном виде. Единого шаблона заявления нет. Пишут его на имя директора, отмечают Ф.И.О. и должность работника, день, когда он начнет работать.

Вот образец, как сотруднику составить заявление о приеме в организацию:

Картинка с сайта: ppt.ru

Отдайте заявление на подпись руководителю компании или иному уполномоченному лицу

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс

Скачать бесплатно

Шаг второй: медицинский осмотр, при необходимости

Проверьте, обязаны ли ваши сотрудники пройти предварительный медосмотр при приеме в организацию. Его надо пройти до подписания трудового соглашения. Это касается тех, кто выполняет обязанности с вредными и опасными условиями труда, и представителей ряда профессий. Медосмотры при приеме на работу обязательны для работников следующих сфер (ч. 1 и 2 ст. 220 ТК РФ, п. 1 порядка, утв. Приказом Минздрава РФ № 29н от 28.01.2021):

• транспортных компаний;
• пищепрома, общепита и торговли;
• водопроводных сооружений;
• медорганизаций;
• детских учреждений.

Иные виды работ и вредные факторы, при выполнении которых сотрудники обязаны проходить медосмотр, устраиваясь на работу, перечислены в Приказе Минтруда РФ № 988Н, Минздрава РФ № 1420Н от 31.12.2020. В их числе работы в нефтегазовой отрасли, в лесной промышленности, на гидрометеорологических станциях, высотные, подземные, водолазные, вахтовые работы и др.

Вся ответственность по оплате и организации медосмотров при приеме на предприятие возлагается на работодателя. Если ваши сотрудники обязаны проходить медосмотр, выдайте им направление под подпись. Если сотрудник прошел процедуру за собственный счет, то он вправе требовать компенсацию.

Подробнее: как направить на медосмотр

Шаг третий: ознакомление с ЛНА работодателя

При приеме новичка на работу еще до заключения договора обязательно ознакомьте его с внутренними нормативными актами, которые регулируют правила работы и оплаты труда персонала (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). К ним относятся, например, следующие документы:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• коллективный договор;
• должностные инструкции;
• положения об оплате труда и премировании;
• инструкции по охране труда и т. д.

Недостаточно только дать сотруднику прочитать документы при приеме на работу. Сотруднику необходимо подтвердить, что он ознакомился с ними, личной подписью и получить копии инструкций.

Шаг четвертый: заключение трудового договора

Когда документы сотрудника проверены и медосмотр пройден, наступает важный этап приема на работу — заключение трудового соглашения. Это надо сделать не позже, чем через три дня после того, как человек фактически принят на работу и начал трудиться в компании (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Договор заключают письменно в двух экземплярах: один отдают сотруднику, другой оставляют в отделе кадров. Эти экземпляры надо подписать. От работодателя подпись ставит глава предприятия или уполномоченное им должностное лицо.

На экземпляре, который остается на хранении в организации, сотрудник подтверждает подписью, что ему отдали на руки второй экземпляр (ст. 67 ТК РФ).

В договоре надо указать основные условия сотрудничества (ч. 2 ст. 57 ТК РФ):

• название и адрес предприятия;
• должность по штатному расписанию, подразделение;
• дату начала работы;
• оплату труда (оклад, надбавки и др.);
• режим труда и отдыха;
• гарантии и компенсации за вредные факторы;
• условия труда на рабочем месте;
• условия испытания;
• информацию о соцстраховании.

Затем договор регистрируют в журнале учета (если он ведется).

Шаг пятый: подписание документов о материальной ответственности, неразглашении и других обязательствах

С некоторыми категориями сотрудников при приеме на работу дополнительно надо заключить соглашение о материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). Это относится к работникам, которые работают с деньгами или обслуживают материальные, товарные ценности.

Надо знать: кого можно назначить материально ответственным лицом

Полный перечень работ и должностей, для которых требуется такой договор при приеме на предприятие, указан в Постановлении Минтруда и соцразвития РФ № 85 от 31.12.2002. Среди них, например:

• кассиры, контролеры;
• экспедиторы;
• водители-инкассаторы;
• сотрудники, работающие с наличными деньгами при обслуживании банкоматов и сейфов клиентов;
• руководители организаций и отделов торговли, общепита, гостиниц, бытового обслуживания, их заместители, товароведы, продавцы;
• заведующие складов, ломбардов, камер хранения;
• руководители аптечных пункт, их замы, провизоры, технологи, фармацевты;
• завхозы, коменданты зданий, кладовщики;
• старшие медсестры медорганизаций и др.

По закону, обрабатывать персональные данные есть возможность только с согласия их владельца (ст. 6, ст. 9 ФЗ № 152 от 27.07.2006). При приеме на работу придется взять с новичка минимум два вида согласия. Первое стандартное — на обработку персданных. Второе — на распространение, оно требуется, если работодателю, в силу обстоятельств, приходится передавать личные реквизиты сотрудника третьим лицам. К примеру, когда кадровым учетом и бухгалтерией в компании занимается аутсорсинговая компания.

Подробнее: как составить согласие на обработку персональных данных

Обратите внимание, что если в компании строгий режим, в котором есть коммерческая тайна, то сразу при приеме на работу придется предоставить сотруднику на подписание документы, запрещающие ее разглашать (ФЗ № 98 от 29.07.2004).

Проведите при приеме сотрудника вводные инструктажи по охране труда до начала работы (ст. 219 ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021) и отметьте этот факт в журнале учета.

Если принимаете в компанию несовершеннолетнего сотрудника, то надо учесть некоторые нюансы его приема. Подробности — в таблице:

Шаг шестой: издание приказа (если издают)

Издавать приказ о приеме на работу или нет — теперь на усмотрении работодателя (ст. 68 ТК РФ). Основанием для выпуска такого распоряжения служит заключение трудового договора. Если решили его издать, то есть возможность взять форму № Т-1 из Постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 или составить бланк самостоятельно.

Подробнее: как составить приказ о приеме на работу

В приказе о приеме нового сотрудника укажите следующие сведения:

• наименование компании полностью, код ОКПО;
• Ф.И.О. главы компании;
• дата и номер распоряжения;
• реквизиты трудового договора;
• Ф.И.О. и должность нового коллеги;
• условия приема на работу (рабочий график, условия оплаты труда, период испытания и др.).

Дата выпуска приказа о приеме на работу обычно совпадает с датой подписания трудового соглашения.

Картинка с сайта: ppt.ru

Ознакомьте сотрудника с приказом не позже, чем через три дня с момента издания документа

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс

Скачать бесплатно

Раньше одновременно с распоряжением о приеме на работу оформляли личную карточку трудящегося по форме Т-2 или утверждали собственный бланк. В нее вносили основную информацию о работнике.

Шаг седьмой: внесение записи в трудовую книжку (если ведется) и отправка отчета в СФР

Если работник не отказался от бумажного варианта трудовой книжки, то при его приеме надо внести следующую запись не позже чем через 5 дней после трудоустройства (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. 2 порядка из Приказа Минтруда РФ № 320н).

Запись в разделе «Сведения о работе» внесите на основании приказа о приеме на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ, п. 9 порядка из Приказа № 320н).

Картинка с сайта: ppt.ru

Вот как выглядит запись в бумажной трудовой книжке о приеме на работу

Дополнительно надо отправить сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР) по специальной системе. Это делается при приеме на работу для всех работников: и тех, кто оставил бумажный вариант книжки, и тех, кто выбрал электронную. С 2023 г. вместо разных форм надо отправлять только один отчет — ЕФС-1, утв. Постановлениями ПФР от 31.10.2022 № 245п, № 246п (ранее — форма СЗВ-ТД). Она состоит из двух разделов, но при трудоустройстве сотрудника требуется заполнить только:

• титульный лист;
• подраздел 1 из раздела 1;
• подраздел 1.1 из подраздела 1.

Подробнее: как заполнить отчет по форме ЕФС-1

На действующих сотрудников подают отчет до 25-го числа месяца после отчетного квартала. Но когда принимают нового работника, то эти разделы отчета отправить следует в этот или на следующий рабочий день.

Картинка с сайта: ppt.ru

Картинка с сайта: ppt.ru

Так выглядит образец заполнения титульного листа ЕФС-1

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс

Скачать бесплатно

Куда сообщить о приеме на работу сотрудника

Есть несколько основных правил, куда надо сообщить о том, что принят новый сотрудник. При приеме в организацию мужчин, состоящих на воинском учете, необходимо уведомить военкомат в течение 5 дней после их трудоустройства (п. 32 положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства № 719 от 27.11.2006).

Если ваш новый коллега — бывший государственный или муниципальный служащий, то закон обязывает сообщать на бывшее место службы о его приеме на новое место работы. Делать это надо не позже, чем через 10 дней после оформления с ним трудового соглашения. При условии, что еще не прошло 2 года после его увольнения с госслужбы (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ). Как это сделать, установлено Постановлением Правительства № 29 от 21.01.2015.

Ответственность за нарушения при приеме на работу

За каждое нарушение, связанное с неправильным оформлением при приеме сотрудника на работу, грозят внушительные штрафы по ст. 5.27 КоАП. В зависимости от нарушений, компании грозят разные суммы штрафов:

• если работодатель заключил соглашение с работником, не предоставившим все обязательные по закону документы, для должностных лиц штраф от 1000 до 5000 руб., а для компании — от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение штраф возрастет до 70 000;
• если не заполнили трудовую книжку — до 50 000, за повторное нарушение — до 70 000;
• если допустили неточности в договоре или не заключили его вовсе — штраф до 100 000, за повторное нарушение — до 200 000 руб.;
• если отсутствует заключение о прохождении сотрудником предварительного медосмотра — до 70 000;
• если трудящийся не поставил подпись, подтверждающую, что он ознакомился с внутренними правилами и инструкциями, — до 70 000.

Если не уведомить военкомат о новом сотруднике, подлежащем воинскому учету, то грозит штраф до 3000 рублей (ст. 21.1 КоАП РФ).

Если работодатель не сообщит о приеме бывшего госслужащего на бывшее место его службы, то руководителя вправе оштрафовать на 20 000-50 000 рублей, а компанию — на 100 000-500 000 рублей (ст. 19.29 КоАП РФ).

Штрафы за нарушения трудового законодательства просто драконовские. Заполнил не все бумажки, засветил расчетку лишним людям, забыл отчитаться в статистику — мало не покажется. Рассказываем, как правильно оформить трудовые отношения, какие документы составить и сколько хранить, что должны делать кадровики и бухгалтеры. Прочтете — никакие штрафы не страшны.

Оглавление:

1. Какой договор заключить: трудовой или ГПХ

2. Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника на работу

3. Документы, которые предоставит сотрудник для приема на работу

4. Что оформит кадровик при приеме сотрудника на работу

5. Что делает бухгалтер по зарплате

6. Зарплатная отчетность

7. Состав личного дела сотрудника

8. Подведем итоги

Почти каждый предприниматель сталкивается с необходимостью нанимать сотрудников, чтобы выйти на новый уровень доходов. Обеспечивая рост для своего бизнеса, придется столкнуться с новыми обязанностями, с новыми расходами. В статье мы расскажем, как оформить трудовое соглашение, какие есть особенности и как выглядит сам процесс в общих чертах, чтобы у вас появился план к действию.

Обратите внимание: вся информация в статье актуальна на 26 сентября 2022 год и будет обновляться по необходимости.

Какой договор заключить: трудовой или ГПХ

Первое, что предстоит выбрать работодателю, — какой договор заключить с новым сотрудником: трудовой договор или договор ГПХ? Ответ на этот вопрос зависит от продолжительности и задач сотрудничества. 

Трудовой договор подходит для случаев, когда сотрудник надолго выходит в штат, соблюдает внутренний распорядок компании, выполняет ежемесячно однотипную и конкретную работу. 

Договор ГПХ подойдет для разовых задач и услуг — в этом случае прописывается конкретный результат, а также сроки и размер вознаграждения.

Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника на работу 

Обычно оформление сотрудника на работу производится в таком порядке:

1. Сотрудник предоставляет в отдел кадров пакет документов.

2. Отдел кадров готовит документы на приём и подписывает с сотрудником и руководителем.

3. Отдел кадров формирует личное дело.

4. Бухгалтер по зарплате оформляет начисления, выплаты и справки.

Однако, оформление у ИП имеет свои нюансы.

ИП, который решает нанять первого сотрудника, вместе с оформлением внутренних документов должен зарегистрироваться в ФСС в качестве работодателя. Подать соответствующее заявление можно в любое территориальное отделение ФСС в течение 30 календарных дней с момента подписания трудового или гражданско-правового договора (по ГПХ — только если в нем есть условие об уплате взносов от несчастных случаев, с 2023 года — во всех случаях). 

В случае просрочки постановки на учет ФСС выпишет ИП штраф: 5000 ₽, если просрочка менее 90 дней, и 10 000 ₽ — если просрочка превысит 90 дней — такие меры воздействия прописаны в Законе 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…», статья 6. Дополнительно ИП может быть начислен административный штраф от 500 до 1000 ₽ (от 250 до 500 ₽ «со скидкой») за нарушение сроков регистрации во внебюджетных фондах (ст. 15.32 КоАП РФ).

Документы, которые предоставит сотрудник для приема на работу

Будущий сотрудник предоставляет в отдел кадров оригиналы документов, подтверждающих личность и квалификацию. Список немалый:

• Паспорт.

• СНИЛС — Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (зеленая карточка). Можно вместо неё распечатать дубликат — он есть на Госуслугах.

• ИНН — свидетельство о присвоении ИНН или номер ИНН.

• Трудовая книжка (если это не первая работа сотрудника, и если книжка не электронная).

• Документы об образовании (дипломы, удостоверения о подтверждении квалификации).

• Для военнообязанных — документы воинского учета: военный билет, справка взамен военного билета, приписное свидетельство.

• Если есть дети — свидетельства о рождении детей.

• Если положены льготы или вычеты по налогу с доходов физлиц — подтверждающие документы.

• Справки 2-НДФЛ за текущий год.

• Справка по форме 182н о сумме заработка за 2 года, предшествующих текущему + текущий год до момента трудоустройства.

Помимо документов будущий работник составит от руки или заполнит выданные бланки:

• Личную карточку по форме Т2.

• Заявление о приеме на работу.

• Заявление о предоставлении стандартных вычетов на детей (если вычеты будут предоставляться).

• Заявление о перечислении зарплаты на карточку (в случае безналичного перечисления зарплаты).

• Согласие на обработку персональных данных.

Что оформит кадровик при приеме сотрудника на работу

Сотрудник отдела кадров делает копии всех документов для хранения в личном деле, а справки — забирает оригиналы. И формирует пакет бумаг для приема на работу.

1. Приказ о приеме на работу и предоставлении вычетов (если работник написал заявления и дал подтверждающие документы) — 1 экземпляр.

2. Приказ о перечислении заработной платы на карточку (если есть заявление) — 1 экземпляр.

3. Трудовой договор — 2 экземпляра.

4. Опционально: Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (NDA —  non-disclosure agreement) — 2 экземпляра.

Эти документы подписывает сначала потенциальный работник, а затем руководитель компании. После визирования кадровик передает уже принятому работнику следующие бумаги:

1. Копию приказа о приеме на работу.

2. Копии других приказов, если есть.

3. Второй экземпляр трудового договора.

4. Второй экземпляр NDA (non-disclosure agreement, соглашение о неразглашении) — если оно оформлялось.

ВажноВсе перечисленные документы, а также унифицированная форма Т2 — личная карточка работника — формируют личное дело сотрудника.

Но и это еще не всё. Кадровик обязан ознакомить специалиста под роспись с документами по организации труда, а именно:

1. Правилами трудового распорядка.

2. Должностной инструкцией.

3. Правилами обработки персональных данных.

4. Положением о коммерческой тайне.

5. Положением об оплате труда, о премировании.

6. Коллективным договором (если есть).

7. Положением об аттестации работников (если в компании принята аттестация или грейды).

8. Условиями труда и классом опасности (для этого все делали СОУТ — специальную оценку условий труда).

9. Техникой безопасности на рабочем месте.

10. Другими документами, регламентирующими организацию и безопасность труда.

Что делает бухгалтер по зарплате

Расчет зарплаты — одна из самых сложный областей бухгалтерии, потому что по каждой ситуации, будь то отпуск, больничный, командировка или увольнение, существуют свои правила расчета по сложной формуле. Ошибки в расчетах могут привести к наказанию по налоговому или трудовому законодательству, а в серьезных случаях возможны даже уголовные санкции.

Обязанности бухгалтера по зарплате:

• ежемесячно начислять зарплату всей организации;

• рассчитывать выплаты в особых ситуациях — больничный, отпуск, командировки, увольнение и пр.;

• выплачивать отпускные и командировочные в установленные сроки;

• выплачивать зарплату не менее 2 раз в месяц.

При выплате зарплаты работник получит деньги на банковскую карточку, но этого недостаточно. В обязанность работодателя входит также уведомить сотрудника о начислениях и удержаниях. Для этого предусмотрен документ «расчетный лист». На практике работодатель должен выдавать расчетные листки работникам под роспись или информировать другим способом, зафиксированным в локальном нормативном акте — например, на личный e-mail (ст. 136 ТК РФ).

Если работодатель не выдавал расчетные листы, их форма не была утверждена или не соответствует трудовому законодательству, его оштрафуют (ст. 5.27 КоАП РФ). Наказание для должностных лиц или ИП составит 1000–5000 ₽, организаций — 30 000–50 000 ₽. Штрафы за повторное нарушение возрастут и составят 10 000–20 000 ₽ для руководителя и 50 000–70 000 ₽ для юридических лиц. Для субъектов МСП действует 50% «льгота» (ст. 4.1.2 КоАП РФ).

В Профдело бухгалтеры работают в программах 1С, что позволяет нашим клиентам подключить дополнение «1С:Кабинет сотрудника» и информировать работников о размере зарплаты электронно. Дополнение платное, его цена на момент написания статьи на год при количестве сотрудников до 10 составит 3360 ₽ в год. На 100 сотрудников — ровно в 10 раз дороже. 

Зарплатная отчетность

Кроме начисления зарплаты и совершения всех вышеперечисленных действий, нужно еще отчитаться перед государством. Состав отчетности большой: ежемесячные — СЗВ-М, П-4 — если предприятие попало в выборку, и, при необходимости, СЗВ-ТД (прием сотрудника, увольнение, перевод, повышение квалификации);

• ежеквартальные — отчеты 6-НДФЛ, РСВ, расчет 4-ФСС, П-4 (НЗ);

• ежегодные — СЗВ-СТАЖ.

Подаются они в разные ведомства: ПФР, ФСС, ФНС и Росстат.

Просрочка отчетов, ошибки в них, наказуемы: заинтересованные ведомства налагают штрафы, а ФНС может даже заблокировать счет. Размеры штрафов на организацию мы свели в таблицу. Есть также штрафы на руководителя или лицо, ответственное за сдачу отчета.

С 2022 года Фонд социального страхования требует не только отчет 4-ФСС. Ему нужны документы для назначения пособий. За отсутствие или ошибки в этих сведениях штрафуют на 200 ₽ за каждый документ. За недостоверные сведения и документы — на 20% излишне выплаченной суммы, но не меньше 1000 и не больше 5000 ₽. Нарушение сроков подачи будет стоить 5000 ₽.

Состав личного дела сотрудника

Личное дело — это физическая папка, в которой хранятся все бумажные документы сотрудника. Если часть документов электронные — то мы говорим, что личное дело состоит из 2 частей — бумажной и электронной. При увольнении сотрудника дело закрывается, но компания должна хранить закрытое дело довольно долго.

Работодатели обязаны формировать личные дела и хранить их 50 лет с момента увольнения сотрудника, а по делам госслужащих и делам, которые были закрыты до 2003 года — 75 лет, ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле».

Любой кадровый документ по сотруднику (оригинал или копию) подшивают в папку и заносят в опись, соблюдая хронологию.

Стандартный порядок оформления личных дел основан на трех правилах:

• На каждого сотрудника необходимо завести отдельный файл или папку.

• В личное дело документы нужно подшивать в хронологическом порядке. То есть по мере их поступления от документов о приеме на работу (трудовой договор с заявлением и приказом на работу) до копии приказа об увольнении.

• Все листы дела должны быть пронумерованы.

В один том можно подшивать до 250 листов, толщина тома не может превышать 4 см. Если больше — открывают следующий том.

Во внутренней описи фиксируют все подшитые документы. Дела регистрируются в журнале учета личных дел работников и нумеруются. При этом форму журнала компания имеет право выбрать по своему усмотрению.

Подведем итоги

После приема сотрудника на работу необходимо:

1. Проверить наличие личного заявления и приказа руководителя с визами и отметками об ознакомлении.

2. Сверить по списку комплектность личного дела сотрудника.

3. Включить запись о приеме на работу в форму СЗВ-ТД и подать ее в установленные сроки.

4. Передать данные сотрудника, включая условия оплаты, в бухгалтерию.

Прием работника на работу, ведение кадрового учета, расчет и выплата зарплаты, хранение документов, отчетность — задачи сложные, с массой подводных камней. Заниматься ими должны профессионалы, которые хорошо представляют и процессы, и сроки, и возможные риски, и последствия для бизнеса.

Аутсорсинг — прекрасный способ пользоваться услугами профессионалов по справедливой цене, не заморачиваясь вопросами их трудоустройства. Специалисты Профдело регулярно повышают квалификацию, следят за всеми изменениями в нормативных актах, помогают предпринимателям организовать своевременные выплаты для своих сотрудников и избежать проблем с госорганами.