Управление учебным центром 1с инструкция

Содержание:

1.    Основные этапы настройки конфигурации 1С: Управление учебным центром
2.    Настройка ключевых функциональных блоков системы
3.    Интеграция с другими системами

Конфигурация 1С: Управление учебным центром представляет собой мощный инструмент для автоматизации деятельности учебных заведений, позволяющий эффективно управлять образовательным процессом, вести учет студентов, преподавателей, финансов и материальных ресурсов. Однако для того, чтобы система работала на полную мощность и соответствовала специфике конкретного учебного заведения, необходимо выполнить детальную настройку конфигурации 1С.

Настройка конфигурации 1С помогает адаптировать систему под реальные бизнес-процессы учебного центра. Без правильной настройки учебные центры могут сталкиваться с проблемами при ведении учета, управлении учебными программами и интеграции с другими системами, что может привести к задержкам и ошибкам в работе.

Цель данной статьи — рассмотреть основные этапы и ключевые аспекты настройки конфигурации 1С: Управление учебным центром, которые помогут улучшить управление образовательными процессами и финансовыми операциями учебного заведения.  

1.    Основные этапы настройки конфигурации 1С: Управление учебным центром

Для того чтобы система 1С: Управление учебным центром функционировала эффективно и отвечала всем требованиям учебного заведения, необходимо провести ряд первичных настроек. Эти настройки помогут организовать учет и управление образовательным процессом, создать необходимые справочники и назначить роли пользователей.

1.1. Первоначальные настройки организации в 1С

Первым этапом настройки системы является заполнение данных об учебном центре. В разделе «Настройки организации в 1С» необходимо ввести базовую информацию: наименование учебного заведения, юридический и фактический адрес, банковские реквизиты, а также контактные данные. Эти сведения используются в автоматическом формировании документов, таких как счета, акты и договора.

Кроме того, важно настроить валюту учета и учетную политику, указав, как будут вестись расчеты, например, в рублях или других валютах, если учебный центр работает с иностранными студентами.

1.2. Настройка справочников в 1С

Второй важный этап — это создание справочников в 1С. В системе 1С есть несколько типов справочников, которые помогут систематизировать информацию о студентах, преподавателях, курсах и материалах. Среди ключевых справочников можно выделить:

• Справочник студентов — включает данные о всех учащихся: ФИО, контактные данные, программа обучения, сроки обучения.
• Справочник преподавателей — информация о преподавателях, их специализации, графике работы, учебных курсах.
• Справочник учебных программ — структурирует курсы и программы, по которым обучаются студенты, с указанием их длительности, стоимости и расписания.

Своевременное заполнение этих справочников помогает автоматизировать процесс зачисления студентов, расчета оплаты, распределения преподавателей и управления расписанием.

1.3. Введение в пользовательские роли и права доступа в 1С

Важной частью настройки системы является распределение ролей и прав доступа. Система 1С: Управление учебным центром позволяет назначать различные уровни доступа для сотрудников. Например, преподаватели могут иметь доступ к расписанию и успеваемости студентов, но не видеть финансовые данные. Администрация, наоборот, должна иметь доступ к управлению финансами и отчетности.

Для настройки прав доступа в 1С используется специальный функционал, где можно гибко настроить доступ к каждому модулю системы в зависимости от должности пользователя. Это обеспечивает безопасность данных и ограничивает возможность несанкционированного доступа.

1.4. Настройка документооборота в 1С

Автоматизация документооборота в 1С играет важную роль в снижении нагрузки на сотрудников. На этапе настройки необходимо определить типы документов, которые будут использоваться в учебном центре: договора с клиентами, счета, акты, а также внутренние документы — заявки, приказы и т.д.

Система позволяет автоматизировать процессы создания и подписания документов, что сокращает время на их оформление и снижает вероятность ошибок. Например, при зачислении студента система автоматически генерирует договор и счет, используя данные, внесенные в справочник.  

2.    Настройка ключевых функциональных блоков системы

После выполнения первоначальных настроек необходимо сконфигурировать ключевые функциональные блоки системы, которые напрямую влияют на управление образовательным процессом, учет студентов и преподавателей, а также ведение финансового учета. Эти настройки позволят учебному центру эффективно работать с данными и автоматизировать многие процессы.

2.1. Учет студентов и преподавателей

В системе 1С: Управление учебным центром учет студентов и преподавателей является одним из центральных блоков. Необходимо детально настроить рабочие места для администратора учебного заведения и преподавателей, чтобы они могли оперативно управлять информацией о студентских группах, успеваемости и посещаемости.

Например, для каждой учебной группы можно указать список студентов, их программу обучения, количество часов занятий и экзаменационные результаты. Это позволяет автоматически создавать ведомости для каждой группы, а также генерировать отчеты по посещаемости и успеваемости студентов, что упрощает работу с учебным процессом.

В блоке «Преподаватели» настраиваются расписания и нагрузка на каждого преподавателя, а также ведется учет их занятости по различным курсам. Это позволяет оптимизировать их работу и избегать пересечений в расписаниях.

2.2. Управление учебными программами и расписанием

Настройка учебных программ — это важный этап, который обеспечивает контроль за расписанием и его корректной организацией. В системе 1С можно создавать и настраивать различные учебные программы с указанием длительности курса, стоимости и расписания занятий.

Например, при создании программы можно указать, сколько занятий и часов предусмотрено для каждого предмета, а также график экзаменов и тестов. После настройки программы система автоматически создаст расписание, которое будет доступно как для студентов, так и для преподавателей.

Дополнительно можно настроить оповещения для студентов об изменениях в расписании, что уменьшает вероятность недоразумений при переносе занятий.

2.3. Учет доходов и расходов в 1С

Финансовый учет в системе 1С: Управление учебным центром позволяет следить за движением денежных средств, что особенно важно при управлении платными образовательными услугами. Важной частью настройки является правильная конфигурация блоков для учета доходов и расходов.

Для учебного центра это может включать:

• Учет оплат за обучение студентов, включая оплату поэтапно или единовременно.
• Учет расходов на преподавательский состав, аренду помещений, закупку учебных материалов и других затрат.
• Возможность автоматического формирования отчетов о прибыли, убытках и балансовых остатках.

Например, система может автоматически рассчитать оплату за курс с учетом скидок, предоставленных студенту, и создать платежные документы. Это позволяет учебному центру держать под контролем все финансовые потоки и своевременно реагировать на отклонения от плана.

3.    Интеграция с другими системами

Одним из ключевых преимуществ системы 1С: Управление учебным центром является возможность интеграции с другими модулями и системами, что значительно расширяет функциональные возможности учебного заведения. Правильная настройка интеграции 1С помогает синхронизировать данные между различными системами и упростить работу сотрудников, избежав дублирования операций.

3.1. Интеграция с бухгалтерией и расчетом зарплаты

Учебные центры часто сталкиваются с необходимостью ведения не только образовательного учета, но и бухгалтерского. Система 1С: Управление учебным центром может быть легко интегрирована с бухгалтерскими модулями, такими как 1С: Бухгалтерия и 1С: Зарплата и управление персоналом.

Это позволяет автоматически передавать данные о платежах студентов, расходах на преподавателей и другие финансовые операции в бухгалтерскую систему для дальнейшей обработки. Например, при оплате студентом учебного курса данные сразу попадают в учетную систему, что упрощает расчеты и контроль за платежами. Также данные о начислении зарплаты преподавателям можно передавать напрямую в модуль расчета зарплаты, что исключает ручной ввод и минимизирует риск ошибок.

3.2. Интеграция с системами дистанционного обучения

В современных условиях учебные центры активно используют дистанционные формы обучения. Система 1С: Управление учебным центром поддерживает интеграцию с платформами для дистанционного обучения (LMS — Learning Management Systems). Это позволяет синхронизировать учебные программы и успеваемость студентов между платформами.

Настройка конфигурации 1С: Управление учебным центром — это важный этап в автоматизации образовательных процессов и учета в учебных заведениях. Правильная настройка системы помогает создать надежную основу для управления учебными программами, учетами студентов и преподавателей, а также финансовыми операциями. Интеграция с внешними системами, такими как бухгалтерия и дистанционное обучение, делает процесс управления еще более удобным и прозрачным.

Автоматизация учебного центра с использованием 1С позволяет сократить время на выполнение рутинных задач, повысить точность данных и обеспечить более эффективное использование ресурсов. Это ведет к улучшению качества образовательных услуг и упрощает работу всех сотрудников учебного заведения.

Таким образом, грамотно настроенная система 1С: Управление учебным центром становится мощным инструментом для оптимизации всех бизнес-процессов учебного заведения, помогая ему быть более конкурентоспособным и успешным.

Специалист компании ООО «Кодерлайн»

Александр Лузанов

1С:Управление учебным центром представляет собой комплексное решение задач управления учетными функциями учебных центров любого профиля и направленности. Решение может применяться для автоматизации работы центров корпоративного обучения и дополнительного образования, а также центров повышения квалификации и переподготовки.

Функционал продукта предполагает автоматизацию различных должностей учебного центра: руководитель, менеджер, кассир и других.

В статье будет отражена основная функциональность трёх ключевых разделов программного продукта: «Планирование и анализ», «Расписание» и «Набор».

Раздел «Планирование и анализ»

В разделе предоставляется возможность вести каталог программ обучения, тематическое планирование по программам, заниматься маркетингом, управлять ценами на услуги. Также данный раздел позволяет проводить учет затрат и вести аналитику деятельности центра.

Основные задачи раздела:

1. Работа с программами обучения:

• Подготовка и корректирование каталога программ и дисциплин (модулей), по которым будет осуществляться обучение. В данном разделе отражаются услуги, которые оказываются организацией и продаются клиентам;

• Планирование дисциплин по темам.

2. Проведение мероприятий для маркетинга:

• Организация каналов рекламных воздействий;

• Проведение маркетинговых мероприятий;

• Анализ каналов и источников pr-кампании.

3.Ценообразование:

• Установка и анализ цен на предоставляемые услуги;

• Реализация связи конкретной программы обучения с номенклатурой.

4. Учет затрат:

• План-фактный анализ затрат;

• Регистрация и анализ фактических затрат без указания курсов или в разрезе курсов.

5. Создание аналитических отчетов.

Механизм работы с программами обучения раздела «Планирование и анализ»

Для организации работы с программами обучения в разделе «Планирование и анализ» используется справочник «Программы обучения и дисциплины». Данный справочник имеет следующие свойства:

• Является иерархическим, т.е. у пользователя есть возможность создавать группы и классифицировать дисциплины по группам.

• Предназначен для хранения элементов двух видов: программы обучения и дисциплины.

Дисциплины (модули) – это элементы справочника «Программы обучения и дисциплины», которые входят в качестве составляющих в программы обучения. На отдельную дисциплину не может быть продано обучение.

Программы обучения – элементы справочника «Программы обучения и дисциплины», на которые может быть продано обучение. Стоит отметить, что программы обучения могут входить в состав других программ обучения.

При создании дисциплины или программы обучения пользователю необходимо установить переключатель на соответствующее значение. Дисциплина входит в программу, как составляющий ее элемент.

Дисциплина программы

При создании дисциплины заполняются поля:

• Наименование (краткое, ассоциативное) – используется для поиска.

• Полное наименование – используется в печатных формах.

• Продолжительность обучения в академических часах: общая, лекций, практических занятий.

• Методическое обеспечение – номенклатура товарно-материальных ценностей, которая выдается слушателю в начале обучения.

На вкладке «Расписание» есть возможность задать параметры расписания «по умолчанию»: преподаватель, территория, основная аудитория, где проводится занятие.

Подробное расписание будет составляться в разделе «Расписание», который рассмотрим позже.

На вкладке «Комментарий» пользователь может написать комментарий к программе.

Программа обучения

Если установить переключатель на пункт «Программа обучения», в форму будут добавлены дополнительные характеристики программы обучения. На закладке «Программа обучения» представлены основные характеристики.

• Поле «Аналитика обучения» заполняется из справочника для аналитики, например, по направлениям.

• Поле «Следующая программа» помогает выстраивать цепочки курсов и приглашать слушателей для продолжения обучения.

• Поле «Вид программы обучения» заполняется в соответствии с законом об образовании РФ.

Если в поле указаны «Программа переподготовки рабочих, служащих», «Программа профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих» или «Программа повышения квалификации рабочих, служащих», то активируется поле «Специальность, профессия», в котором можно выбрать необходимую специальность или профессию из справочника.

Специальности и профессии включаются в справочник из соответствующих классификаторов.

Факультатив

В программе также предусмотрена возможность создавать факультативы. Факультатив – это необязательный учебный курс (предмет), изучаемый в учебном заведении по выбору студента (ученика). В рамках конфигурации «1С:Управление учебным центром» факультатив рассматривается как дополнительное занятия по определенной дисциплине.

Важно! Чтобы создать «Программу обучения» с типом «Факультатив», в элементе справочника «Программы обучения» необходимо установить галочку «Факультатив». Данную опцию необходимо ранее включить в подразделе «Настройки параметров учета» раздела «Настройки» панели разделов при помощи активации опции «Использовать факультативы». Если не включить данную опцию, работа с факультативами будет невозможна.

Комплексные программы

Если установить у программы обучения флажок «Комплексная», появляется раздел «Состав комплекса».

Комплексная программа включает в себя несколько дисциплин.

На вкладке «Состав комплекса» можно указать программы обучения или дисциплины, изучаемые в рамках комплексной программы, а также параметры расписания «по умолчанию» для данной программы: основного преподавателя, территорию, аудиторию.

Вкладка «Учет» используется для организации отражения продажи курса по данной программе различными способами в зависимости от настроек:

• Целиком;

• Пробное посещение;

• Разовое посещение;

• Посещение по графику;

• Посещение по абонементам (таблица).

Абонементы отличаются по количеству занятий, цена продажи разных абонементов будет отличаться.

Важно! У каждого способа продажи программы может быть своя цена, поэтому в учете они должны быть отражены по-разному. Для этой цели используется справочник «Номенклатура», связь с которым формируется на вкладке «Учет» на форме программы обучения.

Справочник «Номенклатура»

Данный справочник используется для хранения товарно-материальный ценностей и услуг, с которыми ведется работа в программе.

Справочник является универсальным, содержит услуги по обучению, а также другие сопутствующие услуги и товарно-материальные ценности, которые организация продает или покупает.

Также для дисциплин и программ обучения предусмотрена возможность тематического планирования, и реализован функционал присоединения к программе обучения файлов произвольного формата.

Ценообразование в разделе «Планирование и анализ»

В 1С:Управление учебным центром заложен механизм по управлению ценами. Есть возможность устанавливать различные типы цен для оказываемых услуг, а также хранить историю изменения цен. Таким образом пользователь может анализировать, на какую дату какая цена была актуальна.

Изначально в справочник «Типы цен» необходимо занести тип цены. Далее в документе «Установка цен» устанавливается информация о цене товара или услуги. При проведении документа формируется запись в периодическом регистре сведений «Цены номенклатуры». Программа использует данные из этого регистра, когда пользователь формирует различные отчеты, работает с заявкой на курс или с счетом на оплату.

В документе «Установка цены» указывается определённая дата на конкретную номенклатуру. Установленная цена будет действовать до следующей даты документа с изменением цены на данную номенклатуру.

В форме документа необходимо указать тип цены, перечислить номенклатуру и задать цены.

Важно!
Обращаю ваше внимание, что цены задаются не на программу обучения, а на номенклатуру, которая привязана к программе или курсу. Важно правильно связать номенклатуру с программой обучения, чтобы в дальнейшем при оформлении продажи правильно определялась цена.

Справочник «Типы цен» позволяет создавать варианты цен на одну и ту же номенклатуру. При создании отчета «Прайс-лист» типами цен будут являться колонки: розничная цена, партнерская цена, лучшая цена для одной и той же номенклатуры и т.д.

Аналитика в разделе «Планирование и анализ»

Отчет «Цены номенклатуры»

В отчете «Цены номенклатуры» отражаются цены номенклатуры на определенную дату в разрезе номенклатуры и типа цен. Все отчеты в программе выполняются при помощи системы компоновки данных. Пользователь может менять настройки отчета: изменять вариант отчета, менять группировки, добавлять поля, ставить отборы, менять сортировки.

Отчет «Динамика цен»

Данный отчет позволяет в графическом виде представить, как менялась цена по конкретной номенклатуре за установленный период.

Отчет «Анализ заявок» позволяет контролировать набор обучающихся и анализировать его ход. Данный отчет содержит информацию по программам, заявкам клиентов и курсам внутри конкретной программы.

Отчет «Новые клиенты»

Отчет в разрезе ответственных менеджеров показывает новых зарегистрированных за период контрагентов. Есть возможность открыть карточку контрагента непосредственно из отчета путем нажатия на элемент из столбца «Ссылка» и получить расширенную информацию о контрагенте. 

Отчет «Анализ причин отказов»

Отчет позволяет увидеть причины отказов клиентов, имеет несколько вариантов представления:

• Отчет «Анализ отказов от заявок» позволяет выводить информация в разрезе курсов и причин отмены.

• Отчет «Анализ отказов от заявок (подробно)» представляет собой более подробный вариант первого отчета в разрезе курса, причины отмены и заявок.

• Отчет «Анализ отказов от заявок по причинам» содержит переставленные группировки: сначала причина отмены заявки, потом курсы.

Отчет «Анализ нагрузки преподавателей»

Отчет «Анализ плановой нагрузки» формируется по плановой нагрузке, которая задается для преподавателя документом «Расписание курса».

Данный отчет может строиться в разрезе дисциплин, преподавателей курсов и выводит количество запланированных часов.

Отчет «Анализ нагрузки преподавателей» показывает фактическую нагрузку преподавателя.

Отчет «План-фактный анализ нагрузки» дает возможность увидеть плановую и фактическую нагрузку, а также отклонение между планом и фактом.

Раздел «Расписание»

Раздел позволяет:

• Составлять расписания курсов и занятий

• Планировать нагрузку преподавателей при планировании расписания

• Работать с персоналом, вести справочник сотрудников

• Формировать аттестационные, экзаменационные и другие комиссии

• Вести контроль ресурсов (территорий, аудитории, города и т.д.)

Чтобы объявить набор на программу обучения, сначала необходимо запланировать её проведение.

Курс – запланированное проведение обучения по конкретной программе из справочника «Программы обучения и дисциплины» для одной или нескольких групп в фиксированное время.

В 1С:Управление учебным центром курс формируется документом «Расписание курса». При этом планирование занятий для комплексных дисциплин необходимо выполнять по каждой дисциплине в отдельном порядке.

Программный продукт поддерживает курсы нескольких видов:

• По расписанию: необходимо создавать курс данного вида, если пользователь знает, в какие даты планируется проведение курса.

• По мере комплектования: курс данного типа создается, если пользователь в данный момент не знает, когда будет проводиться обучение. Запуск курса будет зависеть от того, как быстро будет набрано необходимое количество слушателей.

• Постоянный: применяется для длительных курсов, по которым всегда открыт набор. Пример постоянного курса – круглогодичный кружок по рисованию.

С помощью документа «Расписание курса» задаются даты проведения курса (начало и окончание), а также даты проведения занятий. Если курс вида «комплексный», расписание составляется в разрезе составляющих его дисциплин.

Процесс составления расписания происходит следующим образом: изначально необходимо заполнить справочники «Программы обучения и дисциплины», «Сотрудники», «Территории и аудитории». Далее необходимо сформировать и заполнить документ «Расписание курса», при проведении которого происходит фиксация информации в регистрах «Расписание дисциплин», «Расписание занятий», «Занятость ресурсов».

На основе информации из регистров формируются отчеты «График мероприятий», «Расписание занятий», также данная информация является исходной для других объектов конфигурации, например для документа «Занятие».

Основные параметры курса по расписанию

Для курса по расписанию есть возможность задать:

• Программу обучения из справочника «Программы обучения и дисциплины»

• Дату начала и дату окончания

• Есть возможность создать и указать группу. Если планируется несколько групп, необходимо оставить поле пустым

• Поля «Основной преподаватель», «Основная территория», «Основная аудитория»

• Флаг «Закрыт» позволяет исключить курс из списка курсов, на которые менеджерам открыт набор

Основные параметры курса по мере комплектования.

Отличительная особенность данного курса – это неопределенность по времени и месту проведения, поэтому для него можно изначально задать:

• Программу обучения

• Группу

• Основного преподавателя

При установке флага «Группа скомплектована» становятся видимыми реквизиты подраздела «Планирование занятий», уточняющие место и время проведения занятий. При этом по форме курс становится похож на курс «По расписанию».

Курс вида «Постоянный»

Курс данного вида характеризуется тем, что планирование занятий для него ведется по сетке, а не по календарным датам. Пользователю необходимо указать дни недели, когда будет проходить занятие.

Для курса данного вида не указываются даты начала и окончания, а также нет признака «Группа скомплектована», так как в группе возможно постоянное движение.

Для автоматического заполнения сетки расписания в документе «Расписание курса» необходимо обязательно выбрать учебную группу.

Сетка расписания

Для создания сетки расписания используется справочник «Группа слушателей», который находится в разделе «Набор».

Также в разделе «Расписание» предусмотрен отчет «Сетка расписания», который позволяет вывести расписание по всем группам, функционирующим в указанный период.

В сетке расписания можно указать:

• День недели;

• Время начала занятия;

• Время окончания занятия;

• Место проведения: территория, аудитория;

Если задана «Территория» в шапке формы, то в табличную часть она будет подставляться автоматически.

Работа с персоналом раздела «Расписание»

Работа с персоналом осуществляется при помощи справочника «Сотрудники», где хранятся данные о человеке, как о сотруднике организации учебного центра.

В карточке сотрудника заполняется следующая информация:

• ФИО сотрудника;

• Образование;

• Тип сотрудника: для деления совместителей и штатных сотрудников, работающих по основному месту работы;

• Место работы: организация, подразделение, должность;

• Физическое лицо – ссылка на справочник «Физические лица», где о сотруднике внесена информация, как о физическом лице;

• Адреса, телефоны и т.д.

На вкладке «Дисциплины преподавателя» отражаются дисциплины, по которым может преподавать этот сотрудник.

На вкладке «Факсимиле» есть возможность загрузить скан факсимиле, который будет использоваться при формировании некоторых печатных форм программы, например, печатной формы счета на оплату.

В программе предусмотрена возможность фиксации дополнительной занятости при помощи документа «Дополнительная занятость», также этот документ может использоваться для фиксации отсутствия сотрудника в определенное время.

Аналитика раздела «Расписание»

Рассмотрим ряд наиболее часто используемых отчетов по расписанию.

Отчет «График мероприятий»

Отчет формирует график проведения программ обучения за определенный период, включает в себя информацию о том, является ли курс комплексным, период проведения, группу, количество занятий, территорию, аудиторию, ответственного, плановую выручку и т.д.

Отчет «Расписание занятий»

Данный отчет позволяет посмотреть расписание занятий в разрезе дисциплины, программы обучения и преподавателя за определенный период.

Отчет «Плановая нагрузка аудиторий»

Отчет дает возможность оценить часовую нагрузку аудиторий за период с группировкой по месяцам в разрезе проводимых курсов обучения.

Раздел «Набор»

В рамках данного раздела менеджер взаимодействует с потенциальными клиентами, физическими лицами и контрагентами, а также проводит набор слушателей на сформированные курсы.

Основные задачи раздела:

• Проведение набора слушателей, прием заявок на курсы от клиентов;

• Подготовка необходимых документов для клиентов;

• Контроль поступления оплаты от клиентов;

• Защита персональных данных слушателей по 152-ФЗ;

• Печать и выдача свидетельств для ЦСО «1С».

Создание заявки на курс

В программе предусмотрена возможность регистрации заявок на курс при помощи документа «Заявка на курс». При заполнении формы документа пользователю необходимо внести данные:

• Курс;

• Программа обучения;

• Форма обучения и другие поля;

• Слушатель курса;

• Статус заявки.

Предусмотрена возможность продажи курса целиком, абонемента, разового посещения, пробного посещения или посещения по графику. В зависимости от выбранных настроек автоматически подставляется цена услуги, установленная ранее документом «Установка цен».

По кнопке «Создать договор» программа автоматически создает договор со слушателем, и заполняется поле «Договор». Договор будет отражаться в подразделе «Договоры контрагентов» раздела «Набор».

В программе также предоставляется возможность печати документов из заявки: заявления, квитанции, квитанции с QR-кодом, договоры с физическим лицом, договоры с юридическим лицом, личной карточки и т.д.

На основании сформированной заявки есть возможность создать:

• Акт, фиксирующий оказание услуги. При проведении акта формируется задолженность клиента перед организацией;

• Возврат покупателю;

• Операцию по платежной карте;

• Приходно-кассовый ордер;

• Расходный кассовый ордер;

• Счет на оплату покупателю.

Подраздел защиты персональных данных раздела «Набор» помогает выполнить требования закона 152-ФЗ «О персональных данных». В данном подразделе регистрируются согласия на обработку персональных данных в виде отдельных документов.

Подача заявки на обучение через обработку «Мастер записи на курс»

«Мастер записи на курс» — сервис для быстрой подачи заявки на курс. Для формирования заявки необходимо выбрать нужный курс, нажать на кнопку «Записаться на курс», далее в форме заполнить поля с ФИО, контактными данными и другие.

Аналитика раздела «Набор»

Раздел «Набор» содержит аналитические отчеты, которые помогают анализировать взаимодействие с клиентами по записи на курсы и не только.

Отчеты «Анализ заявок» и «Анализ отказов» доступны в разделах «Набор» и «Планирование и анализ». Данные отчеты ранее уже рассматривались.

Отчет «Учет абонементных занятий»

Отчет предоставляет возможность ведения учета абонементных занятий в разрезе дисциплины, номенклатуры и слушателя за определенный период.

Отчет «Анализ набора»

Позволяет проанализировать статистику набора на различные курсы за определенный период времени.

Отчет «Остатки разовых и абонементных занятий»

Данный отчет помогает выводить остатки разовых и абонементных занятий по конкретной дисциплине в разрезе номенклатуры и слушателя.

В статье представлен основной функционал разделов «Планирование и анализ», «Расписание» и «Набор» программного продукта «1С:Управление учебным центром», позволяющий оптимизировать деятельность учебных центров любой направленности.

Демонстрация функциональности трех ключевых разделов программного продукта «Планирование и анализ», «Расписание» и «Набор» в видео:

1. 1С: Управление учебным центром

1С: УПРАВЛЕНИЕ
УЧЕБНЫМ ЦЕНТРОМ

2. Назначение программы

НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ
• «1С:Управление учебным центром» представляет собой
комплексное решение задач управления, поддержки бизнеспроцессов, учетных функций учебных центров любого профиля,
вида финансирования и отраслевой направленности.
• Может быть применено для автоматизации работы центров
корпоративного обучения и дополнительного образования.
• Позволяет автоматизировать и организовать разделение доступа
следующих групп сотрудников:
Руководитель
Преподаватель
Мастер производственного обучения
Методист
Бухгалтер
Клиент (слушатель)

3. Бизнес-процессы

Руководитель, преподаватель, бухгалтер, АВС.
Маркетинг и планирование
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ
• Бизнес-процесс — это совокупность
взаимосвязанных мероприятий или
работ, направленных на создание
определённого продукта или услуги
для потребителей.
Руководитель, преподаватель, мастер
производственного обучения.
Заявка
Преподаватель, мастер производственного
обучения.
Бухгалтерия
Запись на курс
Поступление оплаты
Преподаватель, мастер производственного
обучения.
Занятие
Преподаватель, мастер производственного
обучения.
Выпуск курса
Преподаватель, мастер производственного
обучения, методист, руководитель
Документы об обучении
• Как правило под БП (бизнеспроцессом) понимают определенную
относительно жесткую
последовательность действий.
В нашем случае бизнес процесс
включает в себя последовательность
действий, начинающихся с планирования
курса обучения с приёмом заявок,
заканчивающихся выдачей документов об
обучении.

4. Возможности программы

ВОЗМОЖНОСТИ
ПРОГРАММЫ
Заработная
плата

5. Эффект от применения программы

ЭФФЕКТ ОТ ПРИМЕНЕНИЯ
ПРОГРАММЫ
• Происходит упорядочивание деятельности, снижается количество
ошибок
• Снижается нагрузка на персонал за счет автоматизации рутинных
операций
• Повышается качество управления за счет прозрачности учета,
возможности динамического контроля показателей, затрат,
состояния взаиморасчетов
• Увеличивается доходность учебного центра за счет снижения
количества «потерянных» клиентов, качественного контроля за
платежами и за счет более оптимального использования
имеющихся ресурсов
• Повышается эффективность маркетинга за счет понимания
какие мероприятия наиболее действенны
• Снижаются затраты за счет возможности анализа затрат

6. Программа учитывает следующие особенности в работе учебных центров

ПРОГРАММА УЧИТЫВАЕТ
СЛЕДУЮЩИЕ
ОСОБЕННОСТИ В РАБОТЕ
УЧЕБНЫХ ЦЕНТРОВ
• Работа с юридическими лицами
• Торговые операции
• Тематическое планирование
• Расширенные возможности по защите персональных данных
• Использование видов финансирования, сетевых форм обучения
• Использование шаблонов формулировок и наборов подписей при
формировании приказов
• Серийный учет номенклатуры
• Возможность использования нескольких типов цен
• Учет посещаемости по датам или по занятиям
• Разовая и периодическая оплата за курсы, применение скидок
• Возможность перерасчета суммы оплаты в зависимости от посещаемости
• Учет срока действия выданных свидетельств и напоминания о необходимости
прохождения курса подтверждения квалификации

7. Основные Разделы программы

ОСНОВНЫЕ РАЗДЕЛЫ
ПРОГРАММЫ
1. Планирование и анализ учебного процесса
2. Расписание курсов и занятий
3. Проведение набора слушателей, запись на
факультативы и отдельные занятия
4. Оплата и взаиморасчеты
5. Управление движением контингента слушателей
6. Учет учебного процесса

8. 1. Планирование учебного процесса

1. ПЛАНИРОВАНИЕ УЧЕБНОГО
ПРОЦЕССА
Каталог программ
обучения ( по ним
проводим обучение)
Тематическое
планирование
Анализ
эффективности
маркетинга
Управление ценами
Учет затрат
Анализ деятельности
учебного центра
Анализ нагрузки
преподавателей

9. 2. Расписание курсов и занятий

2. РАСПИСАНИЕ КУРСОВ И
ЗАНЯТИЙ
Составление расписания курсов и занятий
Планирование занятий на конкретные даты, в том числе индивидуальные занятия
Различные сервисы (мастера планирования) для составления расписания по датам
Объявление набора в группы по расписанию, по мере комплектования групп или на постоянно идущие курсы
Планирование выручки, затрат
Контроль ресурсов;
Планирование нагрузки преподавателей

10. 3. проведение набора слушателей

3. ПРОВЕДЕНИЕ НАБОРА
СЛУШАТЕЛЕЙ
Планирование и учет взаимодействия с физическими
лицами и контрагентами (электронная почта,
телефонные звонки, смс, встречи)
Регистрация заявок
Есть несколько вариантов приема и учета заявок (1. клиент
сам подает заявку, выбирая курс; 2. преподаватель
добавляет слушателей вручную; 3. загрузка заявок из
файлов MS Excel).
Продажа курсов целиком, по абонементам, по
графику, пробных и разовых занятий
Поддержка различных форм обучения и смешанного
обучения
Защита персональных данных клиентов
Анализ заявок
Подготовка договоров, документов (счета, акты,
согласия на обработку данных)
Разовая и периодическая оплата
Предоставление скидок суммой, процентом
Самостоятельная подачи заявки на обучение клиентом

11. 4. оплата

4. ОПЛАТА
• Регистрация оплаты:
ввод банковских выписок;
ввод приходных кассовых
ордеров;
работа с торговым
оборудованием;
интеграция с сервисом
Яндекс:касса;
загрузка данных о платежах из
1С:Бухгалтериии
• Контроль поступления оплаты и
взаиморасчетов
• Списки должников
• Начисление периодической
оплаты
• Перерасчет сумм в зависимости
от посещаемости занятий
• Рассылка информации по
взаиморасчетам

12. 5. управление движением контингента слушателей

Управление приказами о
5. УПРАВЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЕМ
КОНТИНГЕНТА СЛУШАТЕЛЕЙ
зачислении
отчислении
переводах и продлении обучения
выпуске
История слушателей
Управление графиками слушателей
Анализ состава и движения
контингента
Приказы по проведению практик,
назначению тем выпускных работ,
составу аттестационных комиссий
Ведение протоколов аттестационных
комиссий
Подготовка, печать и выдача
документов об образовании
(дипломы, удостоверения,
свидетельства и пр.)
Выгрузка данных о выданных
документов об образовании в ФРДО
Учет сроков действия документов об
обучении

13. 6. учет учебного процесса

6. УЧЕТ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА
• Учет посещаемости
• Учет успеваемости
• Электронный журнал учета
занятий с возможностью
печати
• Контроль посещаемости с
помощью табеля
• Протоколы аттестационных
(экзаменационных)
комиссий
• Учет выпускных работ
слушателей
• Учет и анализ нагрузки
преподавателей

14. Вместе мы справимся!

ВМЕСТЕ МЫ СПРАВИМСЯ!

предназначен для автоматизации учебных центров различной направленности, позволяющего оперативно управлять процессом обучения и выполнять анализ деятельности

Картинка с сайта: it-1c.expert

О программе 1С:Управление учебным центром

Описание

Возможности

• 1С:Управление учебным центром — это специализированное решение для автоматизации работы образовательных организаций, предоставляющих платные услуги. Программа помогает эффективно управлять учебным процессом, вести учет клиентов и преподавателей, контролировать финансовые потоки и планировать расписание. Решение подходит как для крупных учебных центров, так и для небольших организаций, предоставляя гибкие инструменты для управления всеми аспектами образовательной деятельности.

  Разработано на платформе 1С:Предприятие, что обеспечивает интеграцию с другими программами 1С и возможность доработки под индивидуальные требования.

• Возможности программы 1С:Управление учебным центром:

  • Управление клиентами и группами
    Ведение карточек слушателей, учет обращений, формирование групп и контроль текущего статуса клиентов.

  • Планирование и учет занятий
    Удобное расписание, автоматическое формирование графика, контроль посещаемости, учет замен и переносов.

  • Работа с преподавателями
    Ведение базы сотрудников, учет нагрузки, автоматический расчет заработной платы по заданным схемам.

  • Финансовый учет
    Автоматизация выставления счетов, контроль оплат, учет долгов, формирование кассовых и банковских операций.

  • Документооборот и отчётность
    Формирование договоров, актов, квитанций и справок. Статистические и управленческие отчеты по различным показателям.

  • Интеграция с 1С:Бухгалтерией
    Обеспечена полная совместимость и выгрузка данных для ведения бухгалтерского и налогового учета.

  • Гибкая настройка прав доступа
    Разграничение ролей пользователей: администраторы, преподаватели, бухгалтерия, методисты и т.д.

  • Поддержка онлайн-обучения
    Возможность вести дистанционные занятия, регистрировать участников и сохранять историю посещений.

Цена на 1С:Управление учебным центром

2900001842587

1С:Управление учебным центром. Электронная поставка

многопользовательский режим работы;  поддерживается работа в варианте клиент-сервер; возможность изменения прикладного решения разработчиками;

Цены на дополнительные пользовательские лицензии для 1С:Управление учебным центром

4601546116697

1С:Предприятие 8 ПРОФ. Клиентская лицензия на 1 рабочее место. Электронная поставка

клиентская лицензия для программы 1С

4601546117588

1С:Предприятие 8 ПРОФ. Клиентская лицензия на 5 рабочих мест. Электронная поставка

5 клиентских лицензий для программы 1С

4601546117595

1С:Предприятие 8 ПРОФ. Клиентская лицензия на 10 рабочих мест. Электронная поставка

10 клиентских лицензий для программы 1С

2900001833547

1С:Предприятие 8 ПРОФ. Клиентская лицензия на 20 рабочих мест. Электронная поставка

20 клиентских лицензий для программы 1С

2900001833554

1С:Предприятие 8 ПРОФ. Клиентская лицензия на 50 рабочих мест. Электронная поставка

50 клиентских лицензий для программы 1С

2900001833561

1С:Предприятие 8.3. Сервер МИНИ на 5 подключений. Электронная поставка

сервер для программ 1С на 5 пользователей, если вы планируете использовать базу в серверном варианте

2900001833585

1С:Предприятие 8.3 ПРОФ. Лицензия на сервер (x86-64). Электронная поставка

сервер для программ 1С без ограничения по пользователям, если вы планируете использовать базу в серверном варианте

Возврат к списку

Контакты

Мы используем cookies для улучшения работы сайта. Вы можете принять или отказаться от их использования.