В чем отличие регламента от инструкции

Должностной регламент и должностная инструкция: в чем разница

Пройдите тест, узнайте какой профессии подходите

Работать самостоятельно и не зависеть от других

Работать в команде и рассчитывать на помощь коллег

Организовывать и контролировать процесс работы

Для кого эта статья:

HR-специалисты и менеджеры по кадрам
Руководители организаций, особенно в государственных и коммерческих секторах
Юристы, занимающиеся трудовым правом и кадровым делопроизводством

Путаница между должностным регламентом и инструкцией часто становится причиной управленческих ошибок и даже трудовых конфликтов. При одинаковой цели — структурировать трудовые обязанности — эти документы имеют кардинальные различия в правовом статусе, сфере применения и последствиях несоблюдения. Неправильный выбор формата может привести к серьезным проблемам при проверках или судебных спорах, а вот грамотное использование обоих типов документов способно выстроить прозрачную и эффективную систему управления персоналом. 🧩

Хотите разобраться в тонкостях кадрового делопроизводства и избежать типичных ошибок при составлении должностной документации? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro включает отдельный модуль по разработке и внедрению должностных регламентов и инструкций с учетом актуального законодательства. Вы получите готовые шаблоны, которые останется только адаптировать под специфику вашей организации — и никаких правовых коллизий!

Ключевые отличия должностного регламента от инструкции

Должностной регламент и должностная инструкция — два документа, которые часто путают даже опытные HR-специалисты. Однако их различия принципиальны и могут серьезно повлиять на организацию рабочих процессов и трудовые отношения. 📑

Основные отличия можно свести к нескольким ключевым областям:

Сфера применения: регламент — для госслужбы, инструкция — для частного сектора
Обязательность: регламент обязателен по закону, инструкция — на усмотрение работодателя
Детализация: регламент более формализован и содержит четкие показатели эффективности
Процедура разработки и утверждения: регламент утверждается вышестоящими органами власти, инструкция — внутри организации

Анна Петрова, руководитель HR-департамента

В 2023 году мы столкнулись с серьезной проблемой при переводе сотрудника с должности операционного менеджера на позицию руководителя проектов. В компании были только должностные инструкции, которые описывали общие обязанности, но не содержали четких критериев эффективности и процедур взаимодействия с другими подразделениями.

Результат — постоянные конфликты между отделами и отсутствие понимания зоны ответственности. Мы решили проблему, разработав внутренний регламент по принципам госслужбы — с четкими KPI, описанием процессов согласования и эскалации проблем. После внедрения этого гибрида должностной инструкции и регламента производительность выросла на 27%, а конфликтные ситуации сократились вдвое.

Кинга Идем в IT: пошаговый план для смены профессии

Правовой статус документов: законодательная основа

Понимание правовых различий между должностным регламентом и инструкцией критически важно для корректной организации кадрового делопроизводства. Документы базируются на разной законодательной основе, что определяет их статус и применение. 📋

Регламент: строгое законодательное регулирование

Должностной регламент — обязательный документ для государственных гражданских служащих, закрепленный в Федеральном законе от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Статья 47 этого закона определяет должностной регламент как неотъемлемую часть административного регламента государственного органа.

Имеет обязательную юридическую силу
Несоблюдение положений регламента может привести к дисциплинарной ответственности
Является частью контракта о прохождении государственной службы
Подлежит обязательному ознакомлению под подпись

Инструкция: свобода в рамках трудового законодательства

Должностная инструкция не упоминается напрямую в Трудовом кодексе РФ как обязательный документ. Её правовой статус определяется общими положениями трудового законодательства:

Статья 8 ТК РФ — относится к локальным нормативным актам работодателя
Статья 57 ТК РФ — позволяет ссылаться на должностную инструкцию при описании трудовой функции в трудовом договоре
Статья 22 ТК РФ — дает работодателю право требовать выполнения должностных обязанностей

В делопроизводстве компаний инструкция может использоваться как:

Приложение к трудовому договору (становится его частью)
Самостоятельный локальный нормативный акт (ссылка на него в трудовом договоре)
Организационно-распорядительный документ общего характера

Михаил Соколов, юрист по трудовому праву

Помню показательный случай в крупной производственной компании. Главный инженер был уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, но оспорил увольнение в суде. Должностная инструкция была составлена формально, с общими формулировками типа «обеспечивать безаварийную работу», без конкретных процедур и ответственности.

Суд отменил увольнение, указав на невозможность точно установить, какие именно обязанности нарушил работник. Работодатель выплатил компенсацию в размере 400 тысяч рублей и судебные издержки. После этого компания пересмотрела все должностные инструкции, внедрив элементы регламентов — четкие процедуры, сроки выполнения работ, критерии качества и порядок контроля. Следующий трудовой спор с другим сотрудником они выиграли именно благодаря детализированным инструкциям.

Ключевые правовые различия между документами можно представить так:

Структура и содержание: что регламентирует каждый документ

Структурные различия между должностным регламентом и инструкцией отражают их различное назначение и правовой статус. Понимание этих различий помогает правильно составлять документы и эффективно управлять персоналом. 📝

Структура должностного регламента

Согласно методическим рекомендациям Минтруда России, должностной регламент госслужащего включает следующие обязательные разделы:

Общие положения — нормативная база, квалификационные требования, подчиненность
Должностные обязанности — детальное описание функционала
Права — полномочия для выполнения обязанностей
Ответственность — четко определенная по каждому направлению деятельности
Перечень вопросов, по которым госслужащий принимает решения
Перечень государственных услуг — если должность связана с их оказанием
Показатели эффективности и результативности — количественные и качественные KPI
Порядок служебного взаимодействия — с другими органами и должностными лицами

Структура должностной инструкции

В отличие от регламента, структура должностной инструкции более гибкая и обычно включает:

Общие положения — место должности в структуре, требования к квалификации
Должностные обязанности — основные функции и задачи
Права — полномочия для выполнения работы
Ответственность — общие формулировки об ответственности за качество работы
Взаимоотношения — необязательный раздел о взаимодействии с другими подразделениями

Содержательные различия особенно заметны в нескольких ключевых разделах:

Детализация обязанностей: в регламенте — максимальная детализация вплоть до отдельных операций; в инструкции — обычно общие направления работы
Показатели эффективности: обязательны для регламента, но редко включаются в инструкцию
Взаимодействие: регламент содержит четкие процедуры и каналы взаимодействия, инструкция — общие схемы
Ответственность: в регламенте прописан конкретный вид ответственности за каждое нарушение, в инструкции — общие формулировки

Принципиальные различия в содержании можно увидеть на примере описания обязанностей:

Сферы применения: где и для кого разрабатываются

Правильный выбор между должностным регламентом и инструкцией напрямую связан с организационно-правовой формой и спецификой деятельности организации. Каждый из документов имеет свою оптимальную сферу применения. 🏢

Должностной регламент: государственный сектор

Регламенты являются обязательными для:

Федеральных органов исполнительной власти
Органов государственной власти субъектов РФ
Федеральных и региональных государственных учреждений
Иных организаций, где работают государственные гражданские служащие

Для каждой должности госслужбы разрабатывается отдельный регламент, учитывающий специфику конкретного направления деятельности. Регламент становится неотъемлемой частью контракта о прохождении госслужбы.

Должностная инструкция: коммерческий и некоммерческий секторы

Инструкции применяются в:

Коммерческих организациях любой формы собственности
Частных компаниях с различной организационно-штатной структурой
Некоммерческих организациях, не являющихся госучреждениями
Муниципальных предприятиях и учреждениях (для работников, не являющихся муниципальными служащими)

В коммерческом секторе должностные инструкции могут разрабатываться:

По должностям (типовой подход)
По конкретным сотрудникам (персонализированный подход)
По профессиям (в производственных компаниях)

В ряде случаев организации используют гибридные модели, заимствуя элементы регламентов для повышения эффективности управления:

Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, подходит ли вам карьера в сфере HR и кадрового делопроизводства. Многие специалисты отмечают, что разработка должностных документов требует особого склада ума — аналитического мышления и внимания к деталям. Пройдите бесплатный тест и узнайте, соответствуют ли ваши личностные качества и компетенции требованиям к специалистам, разрабатывающим должностные регламенты и инструкции.

Сравнение применимости документов можно представить так:

Практические аспекты выбора между регламентом и инструкцией

Выбор между должностным регламентом и инструкцией (или их элементами) — стратегическое решение, влияющее на эффективность управления персоналом и юридическую защищенность организации. Рассмотрим практические рекомендации для принятия этого решения. ⚖️

Когда применять элементы должностного регламента в коммерческой организации:

Для позиций с высокой степенью ответственности (финансовый директор, главный инженер, CISO)
При необходимости четкого определения KPI и системы оценки эффективности
В компаниях с развитой корпоративной культурой и формализованными бизнес-процессами
При работе по государственным контрактам, требующим соответствия стандартам госсектора
В ситуациях повышенного риска и ответственности (фармацевтика, оборонная промышленность)

Когда достаточно классической должностной инструкции:

Для линейных позиций с типовыми обязанностями
В малом бизнесе с простой организационной структурой
В компаниях с высокой динамикой изменений и гибкой организационной структурой
При проектной организации работы, требующей гибкости и адаптивности

Алгоритм принятия решения о выборе формата документа:

Определите организационно-правовую форму. Если государственный орган — требуется регламент для госслужащих
Оцените нормативные требования к вашей сфере деятельности (есть ли отраслевые стандарты)
Проанализируйте сложность должности: чем выше уровень ответственности и сложнее функционал, тем больше элементов регламента нужно включить
Учтите специфику корпоративной культуры: более формализованная культура требует детализированных документов
Определите баланс между формализацией и гибкостью, необходимый для конкретной позиции

Практические рекомендации по разработке гибридных документов:

Заимствуйте из регламентов четкие показатели эффективности и критерии оценки
Используйте детализированные алгоритмы действий для критически важных процессов
Внедряйте матрицу ответственности RACI для четкого определения зон ответственности
Разрабатывайте приложения к инструкциям в виде чек-листов и процедур
Применяйте принципы регламентации при описании взаимодействия между подразделениями

При возникновении сложностей в выборе формата документа можно использовать следующую таблицу для принятия решения:

Понимание различий между должностным регламентом и инструкцией — это не просто формальность, а важный инструмент управления. Выбирая правильный формат документа, вы создаете прочную основу для прозрачных трудовых отношений, справедливой оценки эффективности и минимизации юридических рисков. Грамотно составленные документы превращаются из бюрократического бремени в реальный инструмент повышения производительности и снижения конфликтов в организации.

Источник

Вопрос

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?»

Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам.

Будем признательны за помощь!

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Разница – в цели создания и функциональном назначении видов документов. Вид документа – обобщенное название совокупности документов, принадлежащих к определенной системе документации и связанных между собой по признакам содержания и целевого назначения.

В процессе разработки инструкции по делопроизводству регламентируют прежде всего работу с документами, принадлежащими к системе организационно-распорядительной документации, в которой есть следующие подсистемы:

организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);
распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);
справочно-информационные документы;
документы по личному составу;
договорная документация.

Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика.

На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми.

В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении. Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

«положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;
«инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».

Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):

«регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;
«правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».

В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.

Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации). При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления. Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа.

Пример

В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).

Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты.

Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.

Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой.

Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.

Источник

Всё, что нужно знать о регламентах

Хаос — не стратегия: зачем бизнесу регламенты и как правильно с ними работать

Документы, правила, инструкции, регламенты работы сотрудников — слова, от которых становится душно. Но, на самом деле, эти инструменты помогают оптимизировать внутреннюю структуру и операции компании. В этой статье расскажем о регламентах, для чего они на самом деле нужны и какие проблемы решают.

Что такое регламент работы

Регламент — документ, который:

определяет порядок выполнения тех или иных действий в компании,
описывает стандарты выполнения задач,
фиксирует порядок действий,
назначает ответственных лиц,
определяет контрольные точки.

Он служит ориентиром для сотрудников и менеджеров, помогает им соблюдать стандарты и достигать целей организации.

Чем регламент отличается от инструкции? Прежде всего уровнем детализации и стандартизации. Инструкции описывают, как выполнить конкретную задачу. Регламенты показывают общую систему работы и управления процессами, включая назначение ответственных лиц, метрики для оценки результатов, сроки выполнения и этапы контроля. Например, если инструкция может описывать, как настроить программное обеспечение, то регламент будет включать весь процесс: от заказа ПО до обучения персонала и мониторинга его использования.

Регламент — это, простыми словами, инструмент управления, который помогает компании действовать системно и эффективно.

Зачем нужен регламент. Преимущества внедрения регламентов

Создание прозрачности процессов. Каждый сотрудник понимает, что от него требуется, и знает порядок выполнения своих задач. Это снижает вероятность ошибок, а также стресс сотрудников: они понимают, что, как и в какой последовательности должны делать.
Повышение эффективности. Стандартизированные процессы ускоряют работу, уменьшают простои и способствуют повышению продуктивности. Все, как одна большая команда, двигаются по одинаковым процессам и не тратят время на вопросы.
Ускорение онбординга новых сотрудников. Новичку достаточно прочитать регламент, чтобы понять, как работает тот или иной процесс. Благодаря этому опытные специалисты могут сконцентрироваться на выполнении своих задач и меньше тратить силы на внедрение в работу нового сотрудника.
Снижение рисков. Внутренние нормативные акты помогают избегать нарушений законодательства, финансовых потерь и других нежелательных последствий. Особенно это касается новых сотрудников.

Регламент нужен тем компаниям, где ошибка стоит дорого. В сфере здравоохранения регламенты спасают жизни — сотрудники четко понимают, как действовать в экстренных ситуациях. В производстве они помогают соблюдать технологические процессы, минимизировать брак. В финансовом секторе регламенты помогают соблюдать законы и предотвращать мошенничество.

Бизнесу, где цена ошибки значительно ниже, регламент тоже нужен. Он помогает выстраивать бизнес-процессы, определяет действия и решения, которые принесут компании пользу.

Виды регламентов

Регламенты можно классифицировать по нескольким критериям:

1. Внутренние и внешние

внутренние регламенты регулируют взаимодействие сотрудников и отделов, выполнение задач, использование ресурсов компании и многое другое. Например, они могут описывать порядок работы с корпоративной системой управления проектами, процессы согласования договоров и принятия решений.
внешние регламенты описывают взаимодействие компании с партнерами и клиентами. Они включают в себя стандарты качества продукции, порядок оказания услуг и работу с государственными органами. Например, внешний регламент может регулировать порядок оформления и доставки продукции клиенту.

2. Операционные и управленческие

операционные регламенты фиксируют стандарты выполнения повседневных задач и процессов. Могут описывать порядок выполнения бухгалтерских операций или процесс производства продукта или его элементов.
управленческие регламенты касаются вопросов принятия решений и управления ресурсами. Эти регламенты включают в себя порядок проведения совещаний, принятия стратегических решений, управления персоналом.

3. Регламенты безопасности

физическая безопасность — правила доступа к офисам, складам и другим объектам компании. Например, регламент может описывать процесс входа и выхода из корпоративного здания, требования к использованию охранных систем, камер видеонаблюдения и систем контроля доступа.
пожарная безопасность — правила предотвращения возгораний, эвакуации сотрудников и использования противопожарных средств. Также в этих регламентах может описываться порядок регулярных проверок противопожарного оборудования.

4. Регламенты информационных технологий (IT-регламенты)

Регламент по использованию ПО. Какие программы могут использоваться сотрудниками, как они должны быть настроены и кто отвечает за их поддержку. Также включают правила установки и обновления ПО, использования лицензий и процедуру закупки и внедрения новых программных решений.
Регламент по управлению данными. Описывает, как должны храниться, передаваться и защищаться данные компании. Такие регламенты особенно важны для организаций, которые работают с большими объемами информации, например, финансовые компании или интернет-магазины.
Регламент резервного копирования и восстановления данных. В этом документе прописаны правила регулярного создания резервных копий и восстановления данных при сбоях.
Регламент по кибербезопасности. Включает в себя меры по защите от хакерских атак, вирусов и других угроз, а также правила использования антивирусов, управления паролями и доступами к корпоративной сети, проведения регулярных аудитов безопасности.

5. Регламенты управления качеством

Регламент по управлению качеством продукции. Описывает этапы проверки качества товаров на всех этапах производства, а также порядок проведения контроля сырья и материалов, промежуточных проверок на этапах производства и надзора готовой продукции.
Регламент по сертификации продукции. Включает в себя процедуры сертификации продукции или услуг, которые требует законодательство или международные стандарты, например, ISO.
Регламент внутреннего аудита качества. Описывает процедуры проведения регулярных проверок и аудитов внутри компании.

Структура регламента

В этом разделе рассмотрим, как пишется регламент. Это стандартная структура, образец регламента который вы можете адаптировать под нужды своей компании.

Название регламента. Оно должно отражать сферу его применения. Например, «Регламент работы с клиентами» или «Регламент финансовых операций». Чем понятнее будет название, тем проще сотрудникам искать нужный документ среди других.
Общее описание документа и его цели. Опишите, для чего создан регламент, чем он должен помочь компании. Например, «обеспечение качества обслуживания клиентов» или «обеспечение соответствия законодательным нормам». Если он связан с другими нормативными актами, их нужно перечислить списком и прикрепить ссылки.
Ответственные лица. Кто отвечает за выполнение задач, описанных в регламенте. Это может быть конкретный отдел, группа сотрудников или ответственный менеджер. Также стоит зафиксировать, кто отвечает за актуальность документа.
Словарь терминов и аббревиатур. Чтобы профессиональные понятия не влияли на понимание текста, создайте небольшой словарик и поместите его прямо в документ.
Описание процесса. Подробное описание каждого этапа регулируемого процесса. Так, регламент по работе с клиентами может включать шаги от получения запроса до окончательной передачи товара или оказания услуги.
Контроль и последствия несоблюдения регламента. Опишите, как и кем будет контролироваться соблюдение регламента. Пропишите, какое наказание может получить сотрудник, если не будет следовать регламенту.
Порядок внесения изменений. Поскольку регламенты должны обновляться с учетом изменений в законодательстве и бизнесе, важно описать, как и кто вносит изменения в документ.

Как писать регламент: образец общего положения

Вот еще пара советов для оформления регламента:

Создавайте титульный лист в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Используйте систему гиперссылок, чтобы быстро перемещаться между страницами документа.
Если описываемый бизнес-процесс очень сложный, лучше нарисовать его схему и разместить в приложении.
Распространяйте регламент в виде PDF-документа или другом неизменяемом формате.
Храните регламенты в современных программах для размещения документов, куда можно легко вставлять ссылки, другие документы и медиафайлы. Это можно делать в базе знаний от Kaiten.

Как разработать регламент работы

Создание качественного регламента — это не только написание текста, но и настройка процессов внутри компании. Часто трудно понять, с чего начать и как сделать так, чтобы составить понятный и полезный регламент, которого будут придерживаться сотрудники.

Мы выделили 5 шагов, которые помогут составить такой документ и убедить команду пользоваться им.

Шаг 1. Определите цель

Перед тем как приступить к написанию регламента, необходимо понимать, для каких процессов и целей он нужен. Например, если в компании часто возникают проблемы с выполнением сроков доставки продукции, регламент может помочь улучшить управление логистическими процессами. Цель помогает сфокусироваться на реальных проблемах, не дает углубляться в те процессы, которые работают хорошо без лишней бюрократии.

Шаг 2. Опишите процесс

Регламент должен содержать пошаговое описание процесса. Например, если речь идет о производстве, то необходимо описать каждый этап производства: какие ресурсы необходимы, кто отвечает за выполнение конкретных задач и какие контрольные точки существуют. Чем подробнее описан процесс, тем легче его соблюдать и контролировать.

Шаг 3. Зафиксируйте правила контроля

Регламент должен содержать механизмы для оценки эффективности и соблюдения стандартов. Для этого можно использовать различные метрики и показатели. Например, в регламенте по работе с клиентами можно установить время отклика на запрос, решения проблемы и метрики по оценке уровня удовлетворенности. Также здесь могут быть отражены правила автоматизации сбора необходимых показателей, а также график проверок.

Шаг 4. Обучите сотрудников

Вы можете прислать всем регламент по почте. Однако это не гарантирует, что все его прочтут и начнут соблюдать. Чтобы быть уверенным в результате, проведите обучение. Вслух проговорите вместе с сотрудниками пункты регламента, ответьте на их вопросы. Диалог не только поможет вовлечь работников в новые процессы и убедиться, что все правильно поняли требования, но и выявит недостатки документа. Авторы регламента тоже люди и вполне могут не учесть некоторых нюансов или вовсе о них не знать — обсуждение поможет определить список правок.

Шаг 5. Вносите изменения

Регламенты — нестатичные документы. Они должны обновляться с учетом изменений в бизнесе, законодательстве или рынке. Например, если компания внедряет новые технологии или изменяет бизнес-модель, регламенты необходимо адаптировать.

Минусы регламентов и вызовы, с которыми можно столкнуться при их внедрении

Сложно внедрить

Создание и внедрение регламентов — процесс трудоемкий и требует больших ресурсов, особенно на начальных этапах. Нужно привлечь специалистов, провести аудиты существующих процессов, собрать данные и проанализировать работу компании. Нередко организации откладывают эту работу. Процессы множатся, а следовательно, нужно всё больше ресурсов для создания системы регламентов. Однако без этой работы невозможно выстроить стабильные и эффективные процессы, особенно если компания растет или расширяет свою деятельность.

Сотрудники могут сопротивляться

Важным вызовом при внедрении регламентов становится человеческий фактор. Сотрудники могут воспринимать новые правила как ограничение своей свободы и сопротивляться изменениям. Это особенно касается «старожилов» организации, которые привыкли к определенному стилю работы и не хотят менять свои привычки. Поэтому крайне важно обучать работников новым правилам и рассказывать о положительных сторонах введения регламентов, демонстрировать, как новые стандарты улучшат эффективность и облегчат выполнение задач.

💡

Если вы думаете, что обучить сотрудников в компании быстро и без больших проблем невозможно, подготовили для вас статью

Обучение команды работе с Kaiten: лучшие практики и советы

. Рассказали, каких правил стоит придерживаться при обучении и показали весь процесс на примере внедрения таск-трекера.

Нужно регулярно обновлять регламенты

Мир бизнеса динамичен, и регламенты, которые хорошо работали год назад, могут быстро устареть. Это особенно актуально для стремительно развивающихся отраслей, таких как информационные технологии или финтех. Регламент, который не адаптируется к изменениям, теряет свою актуальность и может создавать проблемы вместо того, чтобы их решать.

Излишняя бюрократия

Чрезмерная детализация и строгость регламентов могут стать обузой для бизнеса. Жесткие правила могут мешать гибкости и инновациям, что особенно критично в компаниях, где необходимо быстро адаптироваться к новым условиям.

Чтобы избежать этого, важно балансировать между стандартизацией и гибкостью. Регламент должен быть достаточно детализированным для обеспечения качества, но в то же время оставлять возможность для адаптации, развития и творческого подхода.

Как автоматизация помогает соблюдать регламенты

Современные технологии и возможности автоматизации упрощают работу с регламентами:

уменьшают количество ошибок, связанных с человеческим фактором;
упрощают сбор данных о рабочих процессах;
ускоряют работу — вы можете избавить своих сотрудников от рутинных повторяющихся операций.

Как Kaiten может помочь соблюдать регламенты?

Храните регламенты прямо в таск-трекере

В Kaiten есть инструмент для создания, хранения и совместного редактирования документов. Вы можете сортировать страницы по папкам, чтобы сотрудникам было проще находить нужную информацию.

Можете настроить разные виды доступов:

только для сотрудников вашей компании — никто из посторонних не сможет прочитать регламент;
только для конкретных людей и отделов;
для всех пользователей в интернете.

Визуализируйте работу на доске

В Kaiten вы можете визуализировать все задачи и этапы работы над ними, а также отмечать ответственных за задачу, указывать сроки выполнения. Это поможет контролировать, выполняется ли работа по регламенту. Если сотрудник не соблюдает установленный процесс работы, можно быстро это заметить и скорректировать.

Особенность Kaiten — на рабочем экране можно размещать несколько досок с разными колонками. Это может быть полезно, если один человек или команда одновременно работает над несколькими проектами.

Еще вы можете разместить регламенты прямо на рабочем пространстве — на отдельной доске рядом с актуальными задачами. Так сотрудники будут чаще заглядывать в документы и использовать их в работе.

Чек-листы

Регламент — часто объемный документ. Постоянно обращаться к нему может быть неудобно. Основные пункты можно отобразить в виде чек-листа в карточке. Это поможет сотрудникам не забывать важные вещи и запомнить новые процессы.

Чтобы не создавать чек-листы вручную, сделайте шаблоны. С помощью них чек-листы будут автоматически появляться в карточках, определенных колонках, досках или в задачах указанного вида.

Ограничение по передвижению карточек

В Kaiten есть модуль «Ограничения». Вы можете указать условия и действия, которые нужно выполнить, чтобы появилась возможность передвинуть карточку вперед. Например, по регламенту редактор обязательно должен показать свой текст корректору. Пока корректор не поставит в карточке метку «Согласовано», редактор не сможет закрыть задачу.

Отчеты

Графики, таблицы, диаграммы, которые отображают результат работы, помогают контролировать процессы. В Kaiten есть много видов отчетов. Можно следить за скоростью работы, количеством выполненных задач, блокировками и скоростью их решений, распределением задач между сотрудниками и другими показателями.

Автоматизации

Иногда небольшие и простые задачи съедают больше рабочего времени, чем вам кажется. К тому же, на них тоже тратится энергия сотрудников, которую можно было бы использовать для более важных дел. Избавиться от некоторых рутинных действий можно прямо в таск-трекере.

Автоматическое назначение ответственного за задачу. Зафиксируйте, кто и какого вида работу выполняет. Благодаря этому заказчики перестанут задавать вопросы, кто выполнит задачу, а члены команды не будут тратить время на поиск желающих взяться за дело.

Напоминание о дедлайнах. Вместо того чтобы назначить ответственного, который будет следить за сроками, можно доверить эту работу машине. Kaiten не только отмечает приближающиеся сроке ярким цветом в карточке, но и может прислать напоминание о дедлайне, например, в Telegram.

Автоматический перенос карточек на доску другой команды. Это нужно, когда над одной задачей работает несколько специалистов из разных команд. Например, когда бизнес-аналитик сформировал ТЗ и описал процесс работы новой функции, он может настроить автоматический перенос карточки на доску дизайнера или разработчика.

Заключение

Регламенты работы — фундамент, на котором строится успешная и эффективная компания. Они помогают стандартизировать процессы, снизить риски и повысить прозрачность работы. Чем лучше регламентированы процессы, тем быстрее компания адаптируется к изменениям, сохраняя гибкость и способность к инновациям. Однако создание и внедрение регламентов — не разовый процесс, а постоянная работа по анализу и обновлению стандартов в соответствии с изменяющимися условиями бизнеса.

Автоматизация рабочих процессов с помощью таких инструментов как Kaiten:

значительно упрощает соблюдение регламентов;
помогает компаниям эффективнее управлять задачами и ресурсами, избегать хаоса в работе;
делает процессы прозрачными и контролируемыми.

Храните регламенты в базе знаний Kaiten, отображайте их на рабочих досках команд, не давайте исполнителям пропускать этапы согласований с помощью ограничений действий на доске, размещайте необходимые шаги в чек-листах — делайте всё, чтобы вашей команде было легко придерживаться установленных процессов.

Источник

РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ, РЕГЛАМЕНТ И ПРОЦЕСС: В ЧЕМ ОТЛИЧИЯ

Термин «рабочая инструкция» неотрывно связан с термином «рабочий регламент». Регламент — это документ, который регулирует бизнес-процесс.

Таким образом все три понятия — процесс, регламент и инструкция — являются взаимосвязанными. Эти термины используются в современном менеджменте по управлению процессами организации — Business Process Management (BPM).

Многие руководители часто путают эти три термина. Большинство руководителей пишут рабочие инструкции и называют их регламентами (в английской терминологии регламенты называются процедурами) или определяют регламент как процесс.

► Что такое Бизнес-процесс?

Стандарт ISO 9001 (Системы менеджмента качества) определяет понятие Бизнес-процесса как «Набор связанных или взаимодействующих действий, которые преобразуют входы в выходы».

Можно уточнить: процесс — это последовательность действий с порядком реализации во времени, которая преобразует заданные входные данные в выход (результат, продукт).

Любое действие или набор действий, которые используют ресурсы для преобразования входных элементов в результаты, можно рассматривать как процесс.

Бизнес-процессы моделируются на основе стандарта модели бизнес-процессов и нотации BPMN (Business Process Management Notation).

Модель бизнес-процесса визуально представляется в виде блок-схемы:

Блок-схема процесса в нотации BPMN

Не путайте регламент процессом.

► Что такое Регламент?

В стандарте ISO 9001 говорится, что Регламент — это «Определенный способ выполнения деятельности или процесса». Если у вас есть процесс, который должен происходить определенным образом, и вы указываете, как это происходит, значит вы разработали Регламент.

Регламент является обязательным для разработки любой системы менеджмента качества.

Важно, что не все процессы должны иметь регламенты. И что один и тот же процесс может быть связан с одной или несколькими регламентами.

Регламент будет определяться необходимостью детализировать конкретный способ выполнения действий процесса с учетом юридических вопросов, соблюдения нормативных требований, способов и техник выполнения или политик компании.

Регламенты используются для тех видов деятельности, в которых связаны несколько операций и задействованы разные люди или отделы компании (например Регламент закупок, Регламент оценки поставщиков, Регламент привлечения клиентов, Регламент автоматизации счетов-фактур и т.п.).

Рабочая инструкция, регламент и процесс

► Что такое Рабочая инструкция?

Рабочие инструкции — это документы, которые ясно и точно описывают правильный способ выполнения определенных задач.

Рабочая инструкция часто требуется для описания выполнения сложных задач. Таких, которые требуют использования различных инструментов, различных знаний, а также, если действия сотрудника могут причинить неудобства или повреждения, если они будут выполнены не в установленном порядке.

То есть рабочая инструкция описывает, диктует или оговаривает шаги, которые необходимо выполнить для правильного выполнения любого конкретного действия или работы.

Например, «Инструкция предоставления скидки», «Инструкция расчета стоимости проекта», «Инструкция оформления командировки» и т.п.

Рабочие инструкции в основном сосредоточены на объяснении того, как будет выполняться конкретная работа. Рабочая инструкция является обязательной. Если она не обязательна, то это будет Рабочим руководством.

КАК НАПИСАТЬ РАБОЧУЮ ИНСТРУКЦИЮ: 7 ПРАВИЛ

Рабочая инструкция должна быть похожа на пошаговое руководство: делай раз, делай два, делай три.

Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи. В них нет места для интерпретации. Они не должны быть расплывчатыми. С помощью рабочей инструкции вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших сотрудников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми.

Интернет изобилует забавными примерами плохо написанных инструкций и других, имеющих забавное двойное значение. Ниже представляем 6 правил, по которым специалисты Active Sales Group разрабатывают рабочие инструкции на проектах по усилению систем управления:

► Правило № 1 — ЯСНОСТЬ

Сотрудник читает рабочую инструкцию и сразу понимает смысл. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, сокращений, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения).

Пишите рабочие инструкции так, чтобы их было легко понять каждому сотруднику, выполняющему задание. Даже новичку.

Используйте простые структуры предложений: существительное (подлежащее) — глагол (сказуемое) — определение (прилагательное) — существительное (дополнение) — существительное (обстоятельство места).

Пример: «Менеджер (подлежащее) использует (сказуемое) полученные (определение) данные (дополнение) для формирования запроса на расчет (дополнение)».

Важно: избегайте деепричастных и причастных оборотов! Всегда используйте вместо них слово «который/-ая».

Используйте нумерованные списки и иерархические списки для ясного изложения смысла инструкции.

► Правило № 2 — ДОСТУПНОСТЬ

Если ваши регламенты и инструкции лежат на сетевом диске, но вы перевели отдел на дистанционную работу, не забудьте обеспечить быстрый доступ сотрудников к документам.

Помните, что необходимо управлять качеством работы не только офисных сотрудников. Легкий доступ к рабочим инструкциям должен быть у торговых представителей, работников склада и производства, а также продавцов на торговой точке.

► Правило № 3 — ДОСТОВЕРНОСТЬ

Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как достоверные, полезные и точные. В противном случае это просто еще одна хорошая идея, о которой никому нет дела. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задание, и попросите его объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.

► Правило № 4 — СОГЛАСОВАННОСТЬ

Рабочие инструкции должны следовать единому стилю. Согласованность в терминологии, стиле и методах изложения упрощает их изучение и усвоение. Также с точки зрения согласованности и релевантности они должны отвечать существующим навыкам сотрудников.

► Правило № 5 — КРАТКОСТЬ И ЯСНОСТЬ

Рабочая инструкция — это всегда краткость и ясность. Пишите максимально кратко и четко.

Если вы не можете объяснить подчиненным в простой форме, значит, вы недостаточно хорошо это понимаете! Найдите время, чтобы понять это полностью. Это позволит избежать ошибок в дальнейшем.

Написание рабочей инструкции — это не значит выглядеть умно. Ваш текст должен быть понятен и ветеранам, и новичкам. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.

► Правило № 6 — ВИЗУАЛЬНОСТЬ

Мы живем в визуальном мире. 90% людей воспринимают информацию визуально. Чтобы удовлетворить эту потребность используйте изображения, рисунки и видео в своих рабочих инструкциях. Подумайте, кто будет использовать ваши рабочие инструкции, и постарайтесь подготовить их соответствующим образом.

► Правило № 7 — ЭКСПЕРТНОСТЬ

Рабочую инструкцию должен писать человек, у которого есть опыт в выполнении задачи. Не передавайте задачу по написанию рабочих инструкций человеку, который не на 100% знаком с работой.

Поручайте написание рабочих инструкций руководителям отделов. Во время написания инструкций они лучше узнают проблемы своего производственного процесса и смогут их исправить.

КАК НАПИСАТЬ РАБОЧУЮ ИНСТРУКЦИЮ ЗА 12 ШАГОВ

Чтобы вы смогли быстро написать рабочую инструкцию, воспользуйтесь нашим алгоритмом действий. Распечатайте этот список, он поможет вам пошагово разработать любую инструкцию:

Идентифицируйте процесс, этап и задачу, для выполнения которой вы создаете рабочую инструкцию;***
Определите результат, который должен получить сотрудник как итог выполнения задачи;***
Оцените масштаб задачи;***
Определите функционал сотрудника, который должен отвечать за выполнение задачи, и его должность;***
Определите (или разработайте) необходимые инструменты, необходимые для выполнения задачи;***
Упомяните о любых требованиях безопасности (для производственного процесса);***
Выберите подходящий и удобный формат изложения текста;
Используйте полезные наглядные пособия;***
Проверьте текст на предмет простоты и краткости изложения;
Удалите ненужный жаргон и технические термины;***
Проверьте инструкцию на сотруднике, который ее будет исполнять;***
Исправьте ошибки.

Используйтесь изложенными в статье алгоритмами для того, чтобы разрабатывать регламенты и должностные инструкции с целью повышения эффективности работы вашего подразделения.

Источник

«Только когда читаешь разъяснение ранее полученной инструкции, догадываешься, что не понял ни самой инструкции, ни разъяснений к ней»

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Прежде чем начать разговор о регламентах и системе регламентов в компании, предлагаю разобраться в терминологии.

Сценарии использования статьи: кому полезна и для чего

Собственникам — понять, какими должны быть эффективные регламенты и из чего строится система регламентов в компании.

Топ-менеджерам — наладить горизонтальную и вертикальную коммуникацию, научиться различать процессы и проекты и правильно с ними работать

руководителям — понять, какие ключевые процессы происходят в компании и из каких «звеньев» должна будет строиться система регламентов.

Оглавление статьи

Что такое «процесс»?
Отличие процесса от проекта
«Регламент» и «должностная инструкция», в чём разница?
«Регламент» или «наставничество», что выбрать?
Как выстроить эффективную систему регламентов?
Что входит в систему регламентов
Главные правила системы регламентов
Правило №1
Правило №2
Тренировка управленческой мышцы

Я не раз сталкивался с тем, что под термином «регламент» каждый понимает своё. Регламенты путают с должностными инструкциями или другими документами. При этом руководители уверены, что в их компании система регламентов есть, но не работает, а потому им нужны другие управленческие инструменты.

Прежде чем начать разговор о регламентах и системе регламентов в компании, предлагаю разобраться в терминологии. Считайте это подготовительным этапом. В первую очередь разберём термины, без понимания которых невозможно говорить о системе регламентов: «процесс» и «проект».

Что такое «процесс»?

Процесс (синоним «бизнес-процесс») — это последовательность взаимосвязанных действий для решения какой-либо типовой (повторяющейся) задачи.

Примеры процессов:

продажа услуг или товаров клиенту;
отгрузка товаров;
дополнение регламентов.

При разработке и внедрении системы регламентов мы отталкиваемся от процессов. Регламент — это описание процесса. Однако прежде чем браться за написание регламента, нужно проанализировать сам процесс. Анализ помогает увидеть общую картину и понять слабые места.

Процесс — это последовательность взаимосвязанных действий для решения типовой (повторяющейся) задачи.

Результатом анализа становится схема процесса. На схеме отображаются этапы процесса, взаимосвязи между ними, а также необходимые ресурсы. Сторонний человек, глядя на схему процесса, должен понимать его общую структуру и связи, не вдаваясь в детали.

Детализация процесса происходит на уровне написания регламента. Чем сложнее процесс, тем более «объёмным» может получиться регламент. Штудируя десятки страниц регламента, увидеть общую схему непросто. Я советую идти от простого к сложному. Схема процесса — это «скелет», на который в процессе работы над регламентом наращивается «мясо».

Отличие процесса от проекта

Проект отличается от процесса тем, что он не повторяется. Проект — это работа, которая выполняется однократно в разных условиях и с разными вводными. Регламент описывает процесс, однако внедрение системы регламентов — это проект.

Другой пример: поиск сотрудников — это процесс. Механизм поиска сотрудников можно закрепить в регламенте. По этому регламенту HR-менеджеры в дальнейшем должны будут осуществлять подбор кандидатов. Поиск отдельно взятого сотрудника будет проектом.

Поиск сотрудников — это процесс. Поиск отдельно взятого сотрудника будет проектом.

Внедрение нового сервера в инфраструктуру — это проект, а механизм подбора конфигурации сервера с учётом входных данных — процесс. Разработка методики аудита — проект, а проведение аудита по разработанной методике — процесс. И таких процессов в каждой компании десятки.

Проекты тоже могут превращаться в процессы, это нормальное явление для бизнеса. Любой процесс разрабатывается через проект. В то же время проект может содержать в себе несколько процессов. Например, составление плана проекта — это процесс, и мы можем описать, как правильно составлять планы проектов.

«Регламент» и «должностная инструкция», в чём разница?

Регламент вытекает из процесса. Напомню, что первым этапом мы описываем процесс. Но существуют ещё должностные инструкции. Многие путают должностные инструкции, которые положено делать для сотрудников, с регламентами. Поясню разницу.

Должностная инструкция — формальный документ, составленный по требованиям законодательства. Лишь в редких случаях там описаны реальные рабочие процессы.

Должностная инструкция — формальный документ, составленный по требованиям законодательства.

Регламенты, наоборот, описывают реальные рабочие процессы, то, что человек должен регулярно делать на работе. Регламент может не иметь официального статуса трудовой инструкции, но он содержит пошаговое описание процесса, а также общие принципы работы и ограничения.

Например, в регламенте магазина может быть описан процесс обслуживания покупателя с указанием, что продавец должен озвучивать покупателю сумму покупки. Если это правило не прописано в регламенте, решение остаётся за продавцом.

В редких случаях должностную инструкцию действительно можно считать регламентом и ставить между ними знак равенства. Чаще это два разных документа. Регламент описывает позитивные практики, т.е не просто учит выполнять работу, а как выполнять её правильно.

«Регламент» или «наставничество», что выбрать?

Регламенты очень помогают новым сотрудникам. Когда в компании есть регламенты, этап адаптации человека и его обучения особенностям работы происходит гораздо быстрее.

Система регламентов не отменяет институт наставничества, поэтому сравнивать их некорректно. Наставники могут лично показать, как выполнять задачу. Иногда это более наглядно и понятно, чем описание того же процесса в регламенте, но наставников тоже нужно контролировать.

Наставники могут учить новичков по своей технологии, но она не обязательно будет самой эффективной.

Наставники могут учить новичков по своей технологии, но она не обязательно будет самой эффективной. В случае с регламентами можно выбрать наиболее эффективную технологию, описать её и внедрить для всех. Это особенно важно для крупных компаний, где нужно поддерживать единые стандарты качества.

Система наставничества и система регламентов могут работать в паре. Если в наставнике нет нужды, то от него можно отказаться, обратная схема не работает: наставничество без регламентов не решает задачи по внедрению эффективных методик в работу сотрудников.

Как выстроить эффективную систему регламентов?

Система регламентов — структурированный по разным принципам набор инструкций, связанных между собой. В компании может быть общий регламент, на который ссылаются другие регламенты. Это позволяет избежать излишнего дублирования информации.

Как я сказал, регламент — это описание процесса. Один из главных критериев процесса — итоговый результат. Если регламент в большинстве случаев позволяет получить нужный результат на выходе, это хороший регламент. Если нет — его нужно дорабатывать: менять логику, детализировать, дополнять, разбирать возникающие ошибки.

Если регламент в большинстве случаев позволяет получить нужный результат на выходе, это хороший регламент

Многое зависит от компетенций сотрудников, которые будут работать по регламенту. Излишняя детализация не нужна, но она должна быть достаточной, чтобы сотрудник мог выполнить работу, используя свои компетенции.

Если сотрудник выполняет работу некачественно и ссылается на то, что каких-то требований не было в регламенте, необходимо проверить, должны ли у человека на этой должности быть компетенции для решения поставленной задачи без регламента. Если должны — вопрос к сотруднику, если нет — к регламенту.

Лояльные, но неэффективные сотрудники не нужны компании. Одного желания и лояльности недостаточно.

Что входит в систему регламентов

Систему регламентов можно назвать «базой знаний», потому что она аккумулирует лучшие практики решения задач, выработанные сотрудниками компании. Пожалуй, отличие системы регламентов от базы знаний в классическом понимании заключается в её обязательности. К базе знаний можно обращаться по желанию, а выполнение регламентов является обязанностью.

В систему регламентов входят:

регламенты;
схемы бизнес-процессов;
должностные инструкции;
шаблоны документов;
видео-уроки / демонстрации / записи конференций;
примеры выполненных работ — эталон качества;
примеры ошибок;
Wiki-документы;
типовые планы обучения (система адаптации сотрудников).

Внедрение системы регламентов — это большой, но критически необходимый для компании проект, поэтому не нужно его откладывать. Изучать теорию и методики написания регламентов можно бесконечно, но это не сдвинет дело с мёртвой точки.

Я считаю, что нужно двигаться от простого к сложному. Пусть ваш первый регламент будет коротким и «сырым», потом вы сможете его доработать. Чтобы вам было проще начать, рекомендую пройти мой мини-курс «Мастер регламентов».

Мини-тренинг «Экстренная помощь руководителю» (автор: Евгений Севастьянов)

Как перестать делать работу и думать за сотрудников, и начать получать результаты их руками?

⚔️ Для каких руководителей этот мини-тренинг?

Кто недоволен работой, результатами, действиями подчинённых. Вынужден делать работу за них и контролировать каждый чих.
Кто считает себя недостаточно опытным и профессиональным руководителем, чувствует себя неуверенно при управлении сотрудниками.
Кто стал «заложником» своей работы. Близок к выгоранию. Работает по 12 часов в день, без выходных и не может выделить время на отдых, себя и своих близких.

🎯 Какие результаты Вы получите по итогам прохождения мини-тренинга?

Узнаете и научитесь применять пять ключевых управленческих техник, которые влияют на действия и результаты подчинённых.
Проработаете своё управленческом мышлении, пробелы в котором приводят к несамостоятельной, некачественной и безынициативной работе сотрудников.
Получите конкретный измеримый результат: изменения в работе сотрудников, их действиях и результатах.

Стоимость мини-тренинга: 9 900 руб.
🎁 Бесплатно! для Вас, дорогие читатели моих статей (акция точно действует до: 01 июня 2025).

Главные правила системы регламентов

Правило №1

Регламенты могут и должны улучшаться. Если вы понимаете, что выполнение работы по имеющемуся регламенту приведёт к плохому результату, или работа будет выполнена неэффективно, об этом нужно сообщить руководителю.

Если есть полномочия, вы можете сами внести изменения в технологию выполнения задачи. Главное — проанализировать результаты и убедиться в том, что изменения оказались позитивными. Тогда можно обновить регламент с учётом нового опыта.

Правило №2

Когда внедрена система регламентов, сотрудники должны работать по ней. Исключения возможны, но они должны согласовываться отдельно.

Регламент — это требования к технологии выполнения работы. Когда написано, что должно быть «на входе» и что «на выходе», легче проанализировать и оценить результаты работы. Регламент даёт прозрачность.

Руководитель понимает:

результат удовлетворительный, всё хорошо;
сотруднику требуется обучение;
результат неудовлетворительный, возможно, сотруднику нельзя доверять эту работу.

Кто НЕ желает или НЕ может — переводится на другую должность или ищет другую компанию. Система регламентов даёт чёткие критерии оценки результативности каждого сотрудника.

Тренировка управленческой мышцы

Я ещё раз разделил и раскрыл понятия «процесс», «проект» и «регламент». Для закрепления материала предлагаю ответить на несколько вопросов:

Назовите несколько примеров ключевых процессов в вашей компании.
Назовите несколько примеров проектов, над которыми вы работали недавно или работаете сейчас.
Попробуйте выделить в рамках одного из проектов несколько процессов.
Как вы считаете, может ли один из ваших текущих проектов стать процессом? Вспомните, случалось ли подобное раньше?.
Выберите один из процессов в вашей компании и составьте его схему.

Источник