В каких целях разработана примерная инструкция по делопроизводству

Из статьи вы узнаете о базовых документах современного делопроизводства, которыми необходимо руководствоваться при разработке основного документа, устанавливающего требования к документам и технологиям их обработки, – инструкции по делопроизводству.

ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?

Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.

Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.

ДОКУМЕНТЫ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

В целях исключения рисков, связанных с несоблюдением действующего законодательства в сфере информации, документации и архивного дела, инструкцию по делопроизводству следует разрабатывать на основании современных нормативных документов сферы делопроизводства (Схема 1).

Опишем назначение и содержание этих документов, чтобы определить, как они помогут в разработке инструкции по делопроизводству.

нормативная база современного делопроизводства

НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.

Примерная инструкция по делопроизводству

Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

классификация государственных организаций

Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.

Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:

документирование деятельности;
организация документооборота;
формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
организация доступа к документам и их использования.

Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:

порядок выдачи документов для использования работникам организации;
предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).

В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:

образцы бланков документов;
образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
примерные перечни утверждаемых документов;
примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
примерные перечни нерегистрируемых документов.

Правила делопроизводства 2019

Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.

НПА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ

Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.

Правила 2015

На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.

Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации. В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).

Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2019

Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:

в первом звене представлены организации, утверждающие или согласовывающие документы;
во втором звене – организации – разработчики (авторы) документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;
в третьем звене – организации-заказчики;
в четвертом звене – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации.

Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию.

Перечень 2010 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их функционально-целевого назначения, характера деятельности и формы собственности. Перечень 2010 предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение типовых управленческих документов.

Перечень 2019, как и Перечень 2010, построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Однако состав архивных документов в новом НПА значительно изменился.

В делопроизводстве перечни документов со сроками хранения используют при составлении номенклатуры дел организации, при определении сроков хранения документов, а также при проведении экспертизы ценности документов при подготовке документов для передачи в архив организации.

Примерное положение об ЭК

Документ служит нормативной основой для формирования экспертной комиссии организации и разработки положения о ней. Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган, он организовывает и проводит экспертизу ценности документов, образующихся в деятельности организации. Примерное положение об ЭК определяет порядок формирования ЭК, ее задачи, функции, права, порядок проведения заседаний и принятия решений.

ЭК создают в каждой организации. Без согласования с ЭК невозможно утвердить номенклатуру дел организации, описи дел, передаваемых в архив организации (описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов. ЭК рассматривает предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, а также об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.

НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).

Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1). Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization. Аббревиатура этой организации включена в названия международных стандартов. Именно поэтому в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным, присутствует транслитерированная аббревиатура – ИСО.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Специалистам по делопроизводству при разработке нормативных документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, регламентов, правил, положений) приходится обращаться к терминологическим стандартам и словарям.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) – это терминологический стандарт. Его задача – установить один термин в одном толковании для обозначения одного (определенного) понятия. Количество терминов, с которыми можно провести такую работу в любой предметной области, весьма ограничено.

Задача терминологического стандарта – не только зафиксировать термины, обозначающие понятия, но и дать им определения. Термин лишь называет понятие, а содержание понятия раскрывает его определение. Самое важное требование к определению термина – включать в определение только существенные признаки, то есть такие, которые отличают одно понятие от других, стоящих в ряду с ним. Попытки включать в определение не только существенные признаки приводят к размыванию определения.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 – не первый стандарт с терминологией. Он заменил ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В действующем стандарте появилась терминология, связанная с применением информационно-коммуникационных технологий, раскрыты такие понятия, как электронный документ, аутентичность и целостность электронного документа, метаданные и т.д.

Терминология в ГОСТ Р 7.0.8-2013 размещается в трех разделах:

В раздел «Общие понятия» включены термины, в равной мере используемые в делопроизводстве и архивном деле.
В раздел «Делопроизводство» входят два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».
В раздел «Архивное дело» включены подразделы «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».

Термины пронумерованы и расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих предметных областях. Все термины пронумерованы.

Для большинства понятий установлен один стандартизированный термин.

Если термин имеет синонимы, они указаны после основного термина и набраны курсивом (в отличие от стандартизованного термина, который имеет полужирное начертание).

Если термин имеет устойчивую аббревиатуру, она указана после полного наименования, а вариативные части терминов заключены в скобки (при использовании термина его часть, заключенная в скобки, может быть опущена).

Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в скобках после стандартизированного термина и имеют отметку «нрк».

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Стандартом, устанавливающим правила оформления документов, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные бумажные и электронные документы (далее – ОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие ОРД, образующиеся в деятельности любой организации.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:

состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД;
правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий;
виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе.

В положениях Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, описывающих документирование деятельности, есть ссылки на положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых описаны состав реквизитов, применяемых при оформлении документов, правила их оформления, требования к бланкам документов. То есть все органы власти и организации, которые разрабатывают свои внутренние нормативные документы на основании Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, обязаны соблюдать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»

Стандарты управления документами помогут организации выстроить систему управления документами, которая будет функционировать как управленческая система (система менеджмента), нацеленная на постоянное улучшение. Основной национальный стандарт в управлении документами – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019) идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles», IDT.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 определяет понятия и принципы создания, ввода документов в систему и управления ими. Во введении к стандарту отмечена важнейшая роль документов, во-первых, как свидетельств деловой деятельности, во-вторых, как информационных активов организации. Также подчеркнуто, что создание и хранение документов в цифровой среде открывает новые возможности для использования документов, поскольку цифровая среда обеспечивает большую гибкость средств управления документами. Наряду с этим новые модели ведения деловой деятельности повышают ответственность специалистов в отношении документов, требуют от них знания нормативной среды, понимания возможных рисков для документов, а также понимания внешних и внутренних потребностей не только самой организации, но и требований государственных структур, запросов общественности, клиентов.

Основное назначение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – определить понятия и принципы, на основе которых разрабатывают подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами и которые в совокупности составляют систему управления (систему менеджмента) документами.

Положения стандарта рассматривают:

документы, метаданные к документам, документные системы;
политику управления документами, ответственность за документы, мониторинг и обучение эффективному управлению документами;
анализ деловых процессов;
средства (процессы) управления документами;
процессы жизненного цикла документов с момента создания документов, ввод их в систему и последующее управление ими.

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – ГОСТ Р ИСО 30300-2015) и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301) также описывают систему управления документами. Эти два национальных стандарта идентичны международным стандартам ISO 30300:2011 «Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary». IDT и ISO 30301:2011 «Inforniation and documentation. Management system for records. Requirements». IDT соответственно.

В этих национальных стандартах детально и всесторонне рассмотрены отдельные аспекты управления документами и установлены требования к системам управления документами. Они входят в состав национальных стандартов систем менеджмента и разработаны в целях обеспечения совместимости с этими стандартами на основе применения общих элементов и методологии менеджмента.

Термином «система управления документами» в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 обозначают одну из систем управления (менеджмента) организации.

В ГОСТ Р ИСО 30300-2015 отмечено, что эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации. Неотъемлемая часть любого вида деятельности или делового процесса организации – процессы создания документов и управления ими. Благодаря документам обеспечивается результативность деловой деятельности, контроль за деятельностью, управление рисками. Массивы документов – это ценные информационные ресурсы, коллективная память, с помощью которой возможно отвечать на вызовы внешней среды.

Стандарты системы управления документами разработаны для организаций всех видов независимо от структуры и численности персонала в целях оказания помощи по внедрению эффективной системы управления документами, обеспечению ее функционирования и постоянного улучшения. Система управления документами позволяет осуществлять управление документами в организации в соответствии с установленной политикой и целями, а также обеспечивать достижение этих целей. Для этого в рамках системы управления документами обеспечивается управленческий процесс, включающий:

распределение функций и ответственности;
процессный подход к деловой деятельности;
измерение и оценку;
анализ и улучшение.

Стандарты системы управления документами предоставляют инструментарий для руководства организации по применению системного и контролируемого подхода к работе с документами, основанного на применении лучшей деловой практики. Применение стандартов системы управления документами гарантирует, что в организации создаются официальные и достоверные документы, подтверждающие деловую деятельность, а также то, что они управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2020.

Источник

Конкретные рекомендации по превращению Инструкции по делопроизводству в удобный справочник для сотрудников: как организовать навигацию, оптимальная структура текста, что можно вынести в приложения и памятки, как отразить правила оформления разных видов документов и процессы работы с ними в удобной табличной форме, что включать в альбом (бланки, формы, шаблоны заполнения документов).
Примеры оформления 1-й страницы Инструкции с титульным листом и без него.

Проблема и способы ее решения

«У меня нет времени на ознакомление с таким большим документом», «Столько текста, что глаза разбегаются» – и это только маленькая часть недовольных высказываний сотрудников при виде многостраничной Инструкции по делопроизводству, которая должна помогать в работе, а не создавать барьеры.

Что же делать, если объем текста сократить проблематично, а помочь коллегам интегрировать требования Инструкции в их процессы очень нужно?

При разработке своей Инструкции по делопроизводству многие компании берут за основу текст Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), который со временем обрастает дополнительной информацией об опыте и практике компании в области делопроизводства с учетом применения конкретной системы электронного документооборота (СЭД) и других информационных систем. В результате Инструкция увеличивается до таких размеров, что подавляет любое желание у сотрудников ею пользоваться.

Что можно сделать? Логическим решением для улучшения восприятия Инструкции могут стать 2 варианта (см. Схему 1).

Первый вариант чаще всего используется крупными компаниями с большим штатом сотрудников и не менее большим количеством производственных процессов – разработка нескольких самостоятельных локальных нормативных актов, каждый из которых регламентирует определенный участок работы:

сама Инструкция при этом тоже может существовать, но будет скорее связующим документом, содержащим только общие сведения об организации делопроизводства,
а всю практику документирования информации и работы с конкретными видами документов обычно вписывают в систему стандартов и регламентов по различным направлениям деятельности, которая будет результатом совместного труда нескольких подразделений. Большое количество нормативных документов вызвано производственной необходимостью и обусловлено выстроенной процессной моделью и наличием достаточных трудовых ресурсов для разработки нормативных документов.

Средние и малые компании не обладают такими производственными мощностями и трудовыми возможностями, поэтому им подойдет второй вариант – оптимизация структуры Инструкции по делопроизводству. Его мы и разберем в этой статье.

Практика использования СЭД показывает, что пользователю довольно сложно быстро ее освоить. Как правило, к любой системе прилагается расширенная справка и общая Инструкция по применению (Инструкция пользователя), но в действительности они используются редко по той же причине, что Инструкция по делопроизводству (нужно много читать, усваивая большой объем информации). А пользователи хотят быстро освоить работу с системой по часто выполняемым ими операциям, поэтому для них в некоторых компаниях разрабатываются краткие пошаговые памятки или методические инструкции с практическими советами, представленные в виде таблиц и (или) картинок.

В Инструкции по делопроизводству можно использовать такой же подход, но она должна сохранить свою репутацию нормативного документа.

Схема 1. Варианты оптимизации Инструкции по делопроизводству

Оптимизация структуры Инструкции

Все то, что дает представление о самой Инструкции, об организации делопроизводства в компании, но малоприменимо в практической деятельности подготовки документов, рекомендуем оставить в основном тексте документа. Это будет назначение, цели, принципы, общие требования к оформлению документов, информация о документообороте и его потоках, о принципах применения СЭД, о теории и назначении документов и т.п. Итоговый список разделов можно подглядеть в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, в наиболее удачных примерах инструкций различных компаний, выложенных в открытом доступе в сети Internet, а также добавить собственный практический опыт (см. Пример 5).

Работу с конкретными видами документов от зарождения их проектов до архивирования переносим в приложения, здесь мы имеем больше свободы в изложении материала. Но лучше не уходить слишком далеко от официального стиля, используйте таблицы (они эффективнее структурируют текст) и реальные примеры из практики работы компании. Также из основного текста Инструкции в приложение отправляем:

список используемых терминов и сокращений, если он слишком большой;
разъяснения по оформлению реквизитов;
различные списки (например, перечень регистрируемых и не регистрируемых документов, перечень утверждаемых документов и т.п.).

Не стоит забывать и о навигации в документе: чем понятнее будет, что и где находится, тем удобнее она будет для применения сотрудниками.

Нужно ли оформлять титульный лист?

Решение о наличии или отсутствии титульного листа зависит от требований, установленных в Регламенте по созданию внутренних нормативных документов (ВНД) компании (или локальных нормативных актов (ЛНА)). Если этот регламент отсутствует, то работу с ЛНА можно описать в самой Инструкции по делопроизводству. В любом случае, титульный лист – это всегда дополнительный лист в объеме, а если вы стремитесь к экономии, то тогда его лучше не делать.

Обычно 1-й лист документа размещают на общем бланке (см. Примеры 1 и 2) компании, в который дополнительно добавляют реквизиты:

заголовок, включающий наименование вида документа;
гриф утверждения;
регистрационный номер и дата (если в компании нормативные документы регистрируются, а дата регистрации может отличаться от даты утверждения).

Если бланк не используется (см. Примеры 3 и 4), то в наименование документа добавляют название компании (т.к. должна быть указана его принадлежность к конкретной организации).

Отражение структуры в разделе «Содержание»

Удобная навигация в документе становится инструментом быстрого поиска нужной информации. Рекомендуем располагать ее в виде содержания в начале Инструкции (см. Пример 5). Навигация должна работать как на бумажном носителе, так и на электронном. Поэтому:

напротив каждого пункта указываем страницу,
а на сами пункты настраиваем гиперссылки на соответствующие места в тексте документа.

Многие СЭД после подписания документа с помощью квалифицированной ЭП преобразуют документ в формат pdf, в котором гиперссылки остаются активными. Если ваша СЭД не умеет это делать, пересохраните текстовый формат в формат pdf самостоятельно и разместите на внутреннем корпоративном электроном ресурсе, чтобы любой сотрудник мог воспользоваться удобной Инструкцией по делопроизводству.

Отражение процессов работы с документами в приложении

В деятельности компании используются различные виды документов, каждый имеет свою особенность, поэтому сотрудникам нужны готовые решения по работе с ними:

в каких случаях используем тот или иной документ,
как оформляем,
какие словесные конструкции можно использовать в тексте,
как осуществляем согласование и подписание,
кто и как отправляет документ (если отправка нужна) и т.п.

По каждому виду документа формируем отдельные правила (можно также их назвать инструкциями, памятками):

для удобства собираем их в сборник правил с собственным содержанием (см. Пример 6) или
добавляем отдельными приложениями.

Правила внутри рекомендуем разделить на 2 раздела:

требования к оформлению документа (использование бланков и шаблонов, перечень обязательных реквизитов, заголовок к тексту, текст, оформление приложений, подпись, отметка об исполнителе и т.п.);
этапы работы с документом (подготовка проекта, согласование, регистрация, подписание/утверждение, ознакомление, поручения и их контроль, хранение, доступ, отправка и т.п.).

Текст лучше излагать в форме таблиц. В каждой нужно постараться максимально раскрыть тему главы (подглавы), чтобы у сотрудников не возникало вопросов при ее использовании (см. Пример 7).

Пример 1. Титульный лист инструкции на бланке

Пример 2. Инструкция без титульного листа на бланке

Пример 3. Титульный лист инструкции не на бланке

Пример 4. Инструкция без титульного листа и не на бланке

Пример 5. Отображение содержания Инструкции по делопроизводству

Пример 6. Содержание сборника правил работы с документами

Пример 7. Табличная форма изложения правил оформления и этапов работы с приказом

1. Оформление и этапы работы с приказом

1.1. Требования к оформлению приказа

№ п/п	Параметр требования	Требование
1	Бланк и шаблон приказа	Приказы оформляются на бланке приказа (приложение № 8.2. к Инструкции), используя электронные шаблоны (примеры в приложениях № 8.8 – 8.16 к Инструкции)
2	Реквизиты	Приказ должен включать в себя следующие обязательные реквизиты: – товарный знак (знак обслуживания); – наименование организации – автора документа; – наименование вида документа; – дата документа; – регистрационный номер документа; – место составления (издания) документа; – заголовок к тексту; – текст документа; – рукописная подпись (на приказе, издаваемом на бумаге) или отметка об электронной подписи (на электронном подлиннике приказа); – отметка об исполнителе
3	Заголовок к тексту	Заголовок приказа указывается в форме предложного падежа и отвечает на вопрос «О чем?». Наименование приказа не должно содержать указания на корректируемые разделы, абзацы или подпункты. Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание приказа. Примеры: «Об утверждении …»; «О создании комиссии…»; «О внесении изменений и дополнений…».
4	Текст	В тексте не допускаются выделения полужирным шрифтом, курсивом, подчеркивание. Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части (преамбула) указываются причины, послужившие основанием для издания приказа, дается пояснение необходимости издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: «На основании…», «Во исполнение…», «В соответствии…», «В связи с …», «В целях…». <. . .>

1.2. Этапы работы с приказом

1.2.1. Проекты приказов создаются в СЭД.

Название этапа	Описание этапа	Исполнитель (ответ- ственный)
11.2.1.1. Подготовка проекта приказа	При подготовке проекта приказа необходимо: – собрать, проанализировать необходимую информацию; – изучить нормативные документы, ранее издававшиеся по данному вопросу; – избежать повторений и противоречий с ранее изданными приказами компании, а также ссылок на документы, утратившие силу; однако если ранее изданные положения необходимо изменить или отменить, то в проекте приказа формулируется соответствующее распоряжение; – изложить текст кратко, четко, последовательно, не допуская возможности его двоякого толкования; – указать реальные сроки и объемы подлежащей выполнению работы, учитывая время, необходимое для рассылки и доведения приказа до исполнителей; – обеспечить правильное написание фамилий, должностей (профессий), наименований подразделений Общества; – подготовить информацию о необходимости выпуска данного проекта приказа в форме пояснительной записки на случай, если возникнет необходимость подробного пояснения цели издания, подготовки данного проекта приказа; – запустить проект приказа на согласование по установленному в СЭД маршруту движения документа (регламенту); – доработать проект приказа по замечаниям, поступившим от лиц, участвующих в согласовании; – запустить на повторное согласование. Проекты приказов разрабатываются СП в соответствии с его компетенциями и полномочиями. Проект приказа готовится по устному распоряжению руководителя СП, отвечающего за конкретный вид деятельности Общества. Автор (инициатор) несет ответственность за: – содержание проекта приказа и приложений к нему; – соответствие текста приказа требованиям настоящей Инструкции; – оформление списка рассылки для ознакомления; – формирование списка согласующих лиц; – учет и отработку замечаний в процессе согласования приказа; – выбор должностного лица, отвечающего за подписание приказа; – принятие решения о внесении изменений в ранее изданный приказ или его отмену, выпуск новой версии приказа; <. . .>	Автор (инициатор) приказа

Нужно ли электронные шаблоны документов добавлять в Инструкцию?

Большинство СЭД для экономии времени предоставляет возможность создания электронных шаблонов документов с типовыми текстами и автозаполняемыми реквизитами (например, адресат, содержание, дата, подписант, исполнитель), содержимое которых подтягивается из регистрационной карточки документа. Типовые тексты меняются в процессе использования, а количество шаблонов, как правило, увеличивается или уменьшается в зависимости от потребностей. И тут возникают вопросы:

нужно ли их размещать в Инструкции?
если добавить шаблоны, значит ли это, что при их изменении (а это случается часто), нужно вносить изменения и в Инструкцию?

Если нет явного обоснования для добавления шаблонов в Инструкцию, то в ней будет достаточно утвержденных бланков и используемых форм. Но иногда необходимо акцентировать внимание сотрудников на обязательном использовании шаблонов документов в СЭД, тогда несколько примеров шаблонов не помешает.

В реальности в СЭД автополя в шаблонах бесцветные, но для визуализации в Инструкции можно их выделить серым цветом (см. Пример 8).

А чтобы не вносить постоянно изменения в Инструкцию по делопроизводству сделайте в ее тексте отметку о том, что добавленные шаблоны являются только примерами и могут со временем изменяться.

Шаблоны можно добавить самостоятельными приложениями или в составе альбома бланков и форм с собственным содержанием (Пример 9).

Пример 8. Вид шаблона исходящего письма в Инструкции

Пример 9. Содержание альбома бланков, форм и электронных шаблонов документов

Обращаем внимание, что описанные выше предложения по оптимизации Инструкции по делопроизводству являются рекомендациями, основанными на личном опыте автора. Какой будет итоговый документ, решение принимает служба делопроизводства компании, руководствуясь ЛНА своей организации и пониманием потребностей коллег и руководства.

Источник

Делопроизводство — важная часть деятельности любой организации, позволяющая вести учет всей распорядительной и деловой документации. Работник, а иногда и целое структурное подразделение, в задачи которого входит делопроизводство, существуют в любой организации, вне зависимости от формы его собственности. Грамотно поставленное делопроизводство — гарантия слаженной работы всей организации.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8–2013 делопроизводство предполагает прежде всего создание документов или документирование, т. е. запись информации на носителе по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит «Общероссийский классификатор управленческой документации», в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т. п. Организационно-распорядительной документации в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех организациях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов. В организационно-распорядительных документах фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Практика показывает, что грамотно выстроенная система делопроизводства встречается далеко не во всех образовательных организациях. Вспомните, как порой непросто найти нужный документ, аналитическую справку и т. д., которая совсем недавно попадалась «на глаза». Учитывая специфику образовательной организации, сегодня не проблема найти на просторах Интернета массу рекомендаций по ведению делопроизводства и грамотному формированию номенклатуры дел.

Однако считаем важным, остановится на кратком обзоре документа, который может быть взят за основу при разработке инструкции по делопроизводству в образовательной организации. В апреле 2018 года Росархивом был издан приказ (приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»; зарегистрирован в Минюсте России 17.08.2018 N 51922), которым была утверждена примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях.

Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации. В ней установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее — организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее — Служба делопроизводства). В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).

Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.

Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее — делопроизводитель подразделения).

Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.

В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (далее — СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции.

В разделе II Примерной инструкции «Документирование управленческой деятельности» раскрыты требования к составлению документов организации. В выпуске от 15.09.2018 мы подробно рассматривали требования ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Именно ГОСТ является основополагающим в области оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Требования ГОСТа все учтены в данном приказе.

Требования, указанные в разделе II, необходимо взять за основу при разработке инструкции по делопроизводству.

Обратите внимание, что при подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Формирование документального фонда организации подробно рассмотрено в разделе VIII. Необходимо помнить, что при составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений организации и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях — копии документов. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

В разделе X рассмотрены правила изготовления, учета, использования и хранения печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей. Печати и штампы организации изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления подразделениями организации и ее работниками возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель организации. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению руководства организации (например, при подписании договоров).

В Приложениях к приказу приводится достаточно много образцов написания писем, приказов, распоряжений, а также приводится перечень утверждаемых документов, перечень документов, заверяемых печатью.

Обратите внимание, приводится также перечень документов входящей корреспонденции, которые регистрации не подлежат. Стоит взять себе на заметку, дабы не перегружать книгу регистрации входящей корреспонденции.

Источник

Делопроизводство в организации подразумевает деятельность по созданию официальных документов и организации работы с ними. Для унификации процессов работы с документами, повышения их оперативности и эффективности в организации может разрабатываться инструкция по делопроизводству. Кроме того, в организации может вводиться и должность делопроизводителя, чей круг должностных обязанностей мы рассматривали в отдельном материале. В этой консультации приведем типовую инструкцию по делопроизводству 2017 и 2018.

Делопроизводство как процесс

Инструкция по делопроизводству в организации может охватывать все этапы движения документов в организации и предусматривать, в частности, порядок:

Скачайте образцы документов по этой теме в КонсультантПлюс

Скачать

приема, учета, регистрации, прохождения и отправки корреспонденции;
составления и оформления служебных документов;
подготовки и оформления организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов служебных совещаний);
составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве;
подготовки документов к последующему хранению и использованию;
учета, хранения и использования бланков.

К примеру, процесс подготовки документов к последующему хранению и использованию может предполагать:

экспертизу ценности документов, т. е. определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения;
оформление дел, т. е. комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи;
передачу дел в архив и обеспечение сохранности документов.

Кроме того, инструкция по делопроизводству может предусматривать порядок применения печати, обязательное использование которой в хозяйственных обществах в настоящее время не требуется.

Образец инструкции по делопроизводству

Приведем пример

в организации.

Источник