ВОПРОС
Если в должностной инструкции прописано административное подчинение «гражданину А», а функциональное подчинение «гражданину Б».
Кто за что отвечает? На ком какая ответственность лежит?
ОТВЕТ
Нормативными актами данный вопрос не урегулирован.
Порядок определения административного и функционального подчинения работника, в том числе путем указания в должностной инструкции, работодатель определяет самостоятельно, применительно к специфике своей деятельности.
По нашему мнению, функциональное подчинение работника включает в себя обязанности в рамках общих функциональных обязанностей по занимаемой должности (трудовых функций). В то время как линейное подчинение основано на административном управлении в соответствии с принятыми локальными нормативными актами работодателя, не относящимися к непосредственным трудовым функциям работника (к примеру, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, положений о премировании и пр.).
Сегодня мы поговорим о вариантах использования функционального подчинения еще для двух видов компаний:
- для компании с сетью розничных магазинов;
- и для компании, сотрудники которой находятся в одном месте — условно назовем ее «моно-компания».
Вспомним определения из предыдущей статьи
Административный руководитель – руководитель подразделения, который отвечает за общую организацию деятельности сотрудников подразделения, за объем поставленных задач подчиненным и их результаты, а также за исполнение сотрудниками подразделения всех правил (требований), принятых на предприятии. Фактически административный руководитель – владелец ресурса – рабочего времени своих подчиненных.
Функциональный руководитель – руководитель, который организует деятельность сотрудника, выполняющего функцию в зоне компетентности данного руководителя. Функциональный руководитель не владеет ресурсом какого-либо времени сотрудника, он вынужден получить данный ресурс от административного руководителя. Именно здесь возникает конфликт интересов.
Обычно административный руководитель одновременно является и функциональным. Но есть случаи, когда для сотрудника административный руководитель один, а функциональный другой. Например, в сети магазинов административным руководителем кассира в магазине будет управляющий магазина, а функциональным – главный бухгалтер, так как именно в его компетенции грамотно организовать работу с кассой и с документацией.
Проблема компаний с сетью магазинов
Ситуация похожая на компании с филиалами. Также происходит разрыв между руководителем в специализированной функции и его подчиненными на местах: главного бухгалтера компании с кассиром магазина, руководителя логистической службы с кладовщиком в магазине, руководителя сервисной службы и специалиста по сервису в магазине, начальника службы безопасности и охранника в магазине.
Проблема обычно в управляемости сотрудников в конкретных должностях:
1) Сотрудник подчиняется только одному из двух руководителей: либо административному, либо функциональному. Одного из них не считает своим руководителем, а значит, не выполняет часть функциональных задач.
2) Один из двух руководителей не считает сотрудника в данной должности своим подчиненным. А значит, не управляет им.
Решение доступное для любой компании – узаконить двух руководителей для одного исполнителя с четким разделением зон влияния. Административный руководитель как «владелец ресурса» отвечает за распределение и использование времени сотрудником, соблюдение им всех норм и правил, принятых на предприятии. Функциональный руководитель как «носитель компетенций» отвечает за квалификацию сотрудника и качество выполнения своих функций.
Административный и функциональный руководители обязаны договориться о выделении времени для функциональной подготовки сотрудника. Ответственность за наличие такой договоренности лежит на административном руководителе, функциональный руководитель отвечает за целевое использование выделенного времени и за результаты подготовки сотрудников в своей функции, т.е. за их квалификацию.
Отдельно указать административного руководителя и функционального необходимо для следующих должностей:
- кассир магазина или продавец-кассир
- кладовщик магазина или сотрудник отдела выдачи
- специалист по сервису в магазине или по проверке проданного товара
- охранник в магазине
- иные исполнители специализированных функций
Для магазинов мы должны не забыть еще про одну важную функциональную связь: Маркетолог компании – Управляющий магазина и Продавец-консультант. Маркетолог – по статусу не руководитель, а узкий специалист. Маркетолог отвечает за организацию маркетинговой активности в компании. Продавцы магазинов – «глаза, уши и язык маркетолога». Ваш бизнес теряет большие почти бесплатные возможности, если маркетолог не получил статус функционального руководителя для продавцов магазина.
Проблема «моно-компаний»
Сотрудники «моно-компаний» обычно находятся в одном месте: общий офис, здание и т.д. Главное преимущество такой структуры – у каждого сотрудника в одном лице и административный, и функциональный руководитель. Он же руководитель его отдела.
Пример структуры «моно-компании»
Плюсы очевидны – не нужно решать проблему распределения ресурса времени сотрудника для работы с ним функционального руководителя, территориально находящегося где-то в другом месте.
В минусы я бы записал – недостаточные знания руководителей о возможности применения функционального подчинения. Многолетний опыт управления моно-компанией сам по себе редко подсказывает идею ввести функциональные связи.
Подумайте, у вас в компании главный бухгалтер или юрист несут ответственность за подготовку сотрудников не своих отделов по вопросам документооборота, договорных и претензионных отношений? Они регулярно проводят обучение сотрудников отдела продаж, кладовщиков, экспедиторов по правильному оформлению и подписанию документов?
Как же удивится директор, услышав от своего юриста: «Шеф, давай я буду отвечать за обучение менеджеров знаниям работы с договорами?!»
А, упомянутый выше, маркетолог отвечает за подготовку менеджеров и продавцов на знание продукта? Сотрудники отдела продаж и магазина имеют явную задачу – принимать участие во всех маркетинговых мероприятиях компании?
Идея узаконить статус функционального руководителя позволит вам ввести роль внутреннего консультанта для большинства узких специалистов компании. Об этом поговорим более подробно в других статьях.
Пример практической пользы от функционального руководителя
Уже много лет примерно 3-4 раза в год я помогаю своим клиентам проводить подготовку к участию в выставке. Помогаю маркетологу компании освоить роль функционального руководителя для продавцов. Проблемы у всех схожие, менеджеры не хотят тратить время на работу на стенде выставки. Для них лучше в это время проводить отгрузки своим постоянным клиентам.
В Москве много выставок проходит в ноябре и в феврале. Выставка – это возможность расширить клиентскую базу компании. Если ваши менеджеры «не дерутся» за право поработать на стенде выставке, обращайтесь, помогу решить вам эту проблему!
Ноябрьская выставка уже скоро. Буквально за 1 день проведем всю необходимую подготовку с вашей командой:
- конкретизируем цели и задачи вашего участия в выставке;
- распределим роли сотрудников на стенде;
- создадим «Анкету посетителя стенда»;
- напишем простой скрипт разговора с посетителем стенда;
- проведем тренинг на установление контакта с посетителем, правильное заполнение «Анкеты» и получение договоренности на следующий контакт уже после выставки.
Грамотная работа маркетолога в статусе функционального руководителя гарантирует вам увеличение результатов участия в выставке в 2-5 раз (!!) Ваши сотрудники не только соберут больше визиток, чем обычно. По моему опыту, после мощной подготовки продавцов к выставке, сбор контактов больше на 50-100%. Контакты совершенно другого качества. Вместо пачки визиток, по которым еще кого-то нужно заставить звонить, ваши продавцы заполнили анкеты с одной очень важной записью – договоренность о следующем контакте с клиентом! Обычно это договоренность о звонке клиенту в конкретную дату и время, не позднее 1-2 недель после выставки.
При таком подходе, продажи новым клиентам не заставят себя ждать! Проверено. Работает.
Итоги по двум статьям о функциональном подчинении
- Обращаем внимание на существование двух видов руководства: административного и функционального.
- Обычно административный и функциональный руководитель для конкретного сотрудника – это один руководитель, руководитель его подразделения.
- Определяем, за что отвечает каждый из двух видов руководителей: административный – за использование времени сотрудника, функциональный – за квалификацию сотрудника в зоне его компетенций.
- Закрепляем статус функционального руководителя за отдельными руководителями и специалистами.
- Для закрепления статуса функционального руководителя используем документ «Должностной функционал». Для каждого сотрудника мы можем указать его функционального руководителя.
- Легитимность статуса функциональный руководитель устраняет возможные конфликты, связанные с нарушением субординации.
- Введение статуса функциональный руководитель открывает возможности для лучшей организации труда сотрудников, повышения их квалификации
Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (хотя это может занять некоторое время).
Подпишитесь на получение новых публикаций и видео-материалов!
С уважением, Виктор Лучков
Бизнес-консультант, член Гильдии маркетологов России
Эксперт по созданию систем управления на основе процессного подхода
Тел: +7 (903) 835-9990
E-Mail: viclu@ya.ru
Skype: victor.luchkov
Должностная инструкция – это документ, который определяет обязанности работника. В должностной инструкции также могут быть предусмотрены квалификационные требования по должности, подчиненность работника и др. Для лиц, работающих не по должности, а по профессии, то есть для рабочих, аналог должностной инструкции принято называть рабочей или производственной инструкцией. Должностная (рабочая, производственная) инструкция получила широкое распространение на практике, однако в Трудовом кодексе она не упоминается, порядок ее составления нормативно не утвержден (Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).
В Роструде пояснили, что полномочие того или иного работника вытекает прежде всего из выполняемой им трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы). Содержание трудовой функции определяется трудовым договором с работником либо должностной инструкцией.
Должностные инструкции относятся к документам, содержанием которых, например, являются трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности.
Поскольку порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.
Источник
Изображение
13.06.2022, 08:31
В чем разница между административным и функциональным подчинением: Разбираемся в нюансах организационной структуры
🤟🏻Автор🙈В современном бизнесе, особенно в крупных компаниях, структура управления становится все более сложной. 🏢 Для эффективной работы важно понимать, как распределяются полномочия и ответственность между руководителями и сотрудниками. Ключевыми понятиями в этой сфере являются административное и функциональное подчинение. Давайте разберемся, в чем их разница и как они влияют на организационную структуру и рабочие процессы.
Выберите подходящий раздел посредством нижеследующей ссылки:
🔶 Административное подчинение: Власть и ответственность «владельца ресурса»
🔶 Функциональное подчинение: Экспертиза и компетенции «носителя знаний»
🔶 Чем отличается функциональное подчинение от административного
🔶 В чем же ключевая разница между этими двумя типами подчинения?
🔶 Линейно-функциональная структура управления: Сочетание двух подходов
🔶 Что значит «функциональный руководитель»
🔶 Непосредственное подчинение vs. функциональное подчинение
🔶 В чем разница?
🔶 Советы и рекомендации
🔶 Выводы и заключение
🤘🏼 Отзывы
Административное и функциональное подчинение: два полюса управления
В мире бизнеса и организации труда часто встречается ситуация, когда один сотрудник подчиняется нескольким руководителям. Это обусловлено необходимостью разделения функций и ответственности, что приводит к появлению двух типов подчинения: административного и функционального.
Административный руководитель – это, по сути, «владелец ресурса» – человеческого ресурса в данном случае. Его зона ответственности – это распределение рабочего времени сотрудника, контроль за соблюдением трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка и корпоративной культуры. Он следит за тем, чтобы сотрудник был на рабочем месте вовремя, выполнял свои обязанности в соответствии с должностной инструкцией и не нарушал установленные правила. 🏅💼
Функциональный руководитель, в свою очередь, выступает как «носитель компетенций» в определенной сфере деятельности. Его основная задача – обеспечить высокую квалификацию сотрудника и качество выполнения его функциональных обязанностей. Он отвечает за обучение, развитие навыков, постановку задач, связанных с его профессиональной областью, и контроль за результатами работы. 👨🏫📊
Разница между этими двумя типами подчинения очевидна: административный руководитель фокусируется на процессе работы, а функциональный – на результате. Административное подчинение – это вертикальная структура управления, где руководитель обладает властью и полномочиями, определяющими рамки деятельности подчиненного. Функциональное подчинение – это горизонтальная связь, основанная на экспертизе и компетенциях руководителя в конкретной сфере.
Например, инженер-конструктор может подчиняться административно начальнику конструкторского бюро, который контролирует его рабочее время и соблюдение правил, а функционально – главному инженеру проекта, который ставит задачи, связанные с проектированием, и оценивает качество его работы. ⚙️💡
Важно понимать, что оба типа подчинения необходимы для эффективной работы организации. Административное подчинение обеспечивает дисциплину и порядок, функциональное – развитие и совершенствование профессиональных навыков. Гармоничное сочетание этих двух подходов позволяет создать оптимальные условия для продуктивной деятельности каждого сотрудника и достижения общих целей компании. 🤝🏆
Административное подчинение: Власть и ответственность «владельца ресурса»
Административный руководитель — это, по сути, «владелец ресурса» 🧑💼, в данном случае, человеческого ресурса — сотрудника. Его главная задача — обеспечить эффективное использование этого ресурса в рамках компании. ⏱️ Он отвечает за то, как сотрудник распределяет свое рабочее время, соблюдает ли он установленные правила и нормы, принятые в организации.
Ключевые аспекты административного подчинения:
- Прямое подчинение: Сотрудник отчетлив перед своим непосредственным руководителем. Это как классическая иерархия, где каждый подчиняется только одному вышестоящему лицу.
- Контроль за соблюдением дисциплины: Административный руководитель следит за тем, чтобы сотрудник выполнял все правила и процедуры, принятые в компании. 📜 Это может включать в себя соблюдение дресс-кода, своевременную явку на работу, исполнение приказов и т.д.
- Распределение ресурсов: Административный руководитель отвечает за распределение ресурсов, необходимых сотруднику для выполнения его работы. 🧰 Это может быть рабочее место, оборудование, материалы и т.д.
- Оценка общей эффективности: Административный руководитель оценивает общую эффективность работы сотрудника, его вклад в достижение целей компании. 📊
Функциональное подчинение: Экспертиза и компетенции «носителя знаний»
В отличие от административного руководителя, функциональный руководитель — это «носитель компетенций» 🧠 в определенной области. Его задача — обеспечить высокое качество работы сотрудника в рамках своей специализации. Он отвечает за квалификацию сотрудника, его профессиональный рост и качество выполнения конкретных функций.
Основные принципы функционального подчинения:
- Экспертиза в конкретной сфере: Функциональный руководитель является экспертом в своей области и отвечает за то, чтобы сотрудник выполнял работу в соответствии с лучшими практиками и стандартами.
- Контроль за качеством: Функциональный руководитель следит за качеством работы сотрудника, дает рекомендации и корректирует действия, если это необходимо. 🔬
- Обучение и развитие: Функциональный руководитель может обучать сотрудника, делиться своим опытом и знаниями, способствовать его профессиональному росту. 📚
- Ограниченная зона ответственности: Функциональный руководитель имеет право управлять подчиненными только в рамках своей компетенции.
Чем отличается функциональное подчинение от административного
В чем же ключевая разница между этими двумя типами подчинения?
- Область ответственности: Административный руководитель отвечает за все аспекты работы сотрудника, в то время как функциональный руководитель фокусируется на конкретной функции или области.
- Характер взаимодействия: Административное подчинение — это прямое подчинение, в то время как функциональное подчинение — это подчинение в рамках определенных функций.
- Цель взаимодействия: Административное подчинение направлено на обеспечение дисциплины и эффективного использования ресурсов, а функциональное — на повышение квалификации и качества работы сотрудника в конкретной сфере.
Пример:
Представьте себе сотрудника отдела продаж, который занимается привлечением новых клиентов.
- Административный руководитель (например, руководитель отдела продаж) отвечает за то, чтобы сотрудник работал в соответствии с графиком, соблюдал правила компании и достигал поставленных целей по продажам.
- Функциональный руководитель (например, руководитель отдела маркетинга) может давать сотруднику рекомендации по повышению эффективности рекламных кампаний, обучать его новым методам привлечения клиентов и контролировать качество его работы в этой сфере.
Линейно-функциональная структура управления: Сочетание двух подходов
В большинстве современных компаний используется линейно-функциональная структура управления. 🏢 Это значит, что у сотрудника может быть несколько руководителей — один административный и несколько функциональных. Например, у менеджера по продажам может быть административный руководитель (руководитель отдела продаж) и функциональные руководители (руководители отделов маркетинга, логистики, финансов и т.д.).
Преимущества линейно-функциональной структуры:
- Повышение эффективности: Разделение функций позволяет специалистам сосредоточиться на своей области экспертизы и повысить качество работы.
- Улучшение коммуникации: Взаимодействие между различными отделами становится более эффективным.
- Повышение квалификации: Сотрудники получают возможность обучаться у лучших специалистов в своей области.
Что значит «функциональный руководитель»
Функциональный руководитель — это специалист, который отвечает за определенную функцию в организации. 👨💼 Он обладает глубокими знаниями и опытом в своей сфере и контролирует работу подчиненных в рамках своей компетенции. Важно понимать, что функциональный руководитель не имеет права отдавать приказы, которые противоречат указаниям административного руководителя.
Примеры функциональных руководителей:
- Руководитель отдела маркетинга, который контролирует работу маркетологов.
- Руководитель отдела разработки, который контролирует работу программистов.
- Руководитель отдела кадров, который контролирует работу специалистов по подбору персонала.
Непосредственное подчинение vs. функциональное подчинение
Непосредственное подчинение — это подчинение руководителю того подразделения, в котором работает сотрудник. 🧑💼 Это, как правило, административный руководитель.
Функциональное подчинение — это подчинение руководителям других отделов или служб компании в рамках их компетенции. 👩💼 Например, сотрудник отдела продаж может подчиняться руководителю отдела маркетинга в вопросах разработки рекламных кампаний.
В чем разница?
- Непосредственное подчинение — это подчинение по всем вопросам, связанным с работой.
- Функциональное подчинение — это подчинение только в рамках определенных функций.
Советы и рекомендации
- Четкое определение функций: Важно, чтобы функции каждого руководителя были четко определены в должностных инструкциях и регламентах.
- Эффективная коммуникация: Руководители должны поддерживать эффективную коммуникацию между собой и с подчиненными. 🗣️
- Обучение и развитие: Важно, чтобы сотрудники имели возможность развивать свои навыки и компетенции. 📚
- Контроль и оценка: Необходимо регулярно контролировать работу сотрудников и оценивать их эффективность. 📊
- Мотивация: Важно мотивировать сотрудников на достижение высоких результатов. 🏆
Выводы и заключение
Понимание разницы между административным и функциональным подчинением — ключевой момент для создания эффективной и гибкой организационной структуры. 🏗️ Линейно-функциональная структура, сочетающая в себе преимущества обоих подходов, позволяет оптимизировать рабочие процессы, повысить качество работы и мотивировать сотрудников. Важно помнить, что каждый тип подчинения имеет свои особенности и задачи. Четкое определение функций и ролей, а также эффективная коммуникация — залог успеха любой компании.
***
Часто задаваемые вопросы (FAQ):
- Что такое административное подчинение? Административное подчинение — это подчинение сотрудника своему непосредственному руководителю по всем вопросам, связанным с его работой.
- Что такое функциональное подчинение? Функциональное подчинение — это подчинение сотрудника руководителям других отделов в рамках их компетенции.
- В чем разница между административным и функциональным подчинением? Административный руководитель отвечает за все аспекты работы сотрудника, а функциональный — только за конкретную функцию.
- Что такое линейно-функциональная структура управления? Линейно-функциональная структура управления — это структура, в которой у сотрудника может быть несколько руководителей — один административный и несколько функциональных.
- Кто такой функциональный руководитель? Функциональный руководитель — это специалист, который отвечает за определенную функцию в организации.
- Как определить, какой руководитель является административным, а какой — функциональным? Административный руководитель — это руководитель подразделения, в котором работает сотрудник. Функциональный руководитель — это руководитель другого отдела, который контролирует работу сотрудника в рамках своей компетенции.
- Как создать эффективную линейно-функциональную структуру управления? Для создания эффективной линейно-функциональной структуры управления необходимо четко определить функции каждого руководителя, обеспечить эффективную коммуникацию между ними и мотивировать сотрудников на достижение высоких результатов.
🎁 Что такое функциональное подчинение
🎁 Чем отличается непосредственный руководитель от функционального
🎁 Какую икру добывают на Камчатке
🎁 Какая транспортная компания самая хорошая