Заявка на подключение к электронному бюджету пошаговая инструкция

Начать работать в «Электронном бюджете» или интегрированной с ним местной информационной системе рано или поздно придется всем государственным и муниципальным учреждениям. «Федералы» уже прошли этот этап и подключились к данному ресурсу. Однако на региональном и муниципальном уровне с процедурой подключения знакомы далеко не все. Каков же порядок работы?

Как известно, федеральные государственные учреждения сейчас должны присутствовать в трех подсистемах «Электронного бюджета»: бюджетного планирования, учета и отчетности, а также управления закупками – при этом большинству федеральных АУ необходимо формировать документы только в первых двух компонентах (если АУ не подпадают под действие Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ). В электронном виде составляются и подписываются следующие документы:

• соглашения о предоставлении субсидий (на выполнение государственного задания, иные цели, осуществление капитальных вложений);
• отчет (предварительный отчет) о выполнении госзадания;
• план финансово-хозяйственной деятельности;
• бухгалтерская отчетность.

В свою очередь, на региональном уровне примеры вовлечения подведомственных учреждений в электронный документооборот пока немногочисленны, да и списки документов здесь скромнее (обычно в информационных системах формируются отчеты о выполнении задания и планы финансово-хозяйственной деятельности). А значит, «на местах» еще только предстоит освоить алгоритм подключения и работы с «Электронным бюджетом».

Сам процесс подключения неоднократно становился темой для разъяснений Минфина. Ведомство адресовало свои письма сначала органам власти, а впоследствии и федеральным государственным учреждениям. Эти письма будут полезны и учреждениям регионального (муниципального) уровня.

Во всех документах приводится общий порядок подключения к компонентам «Электронного бюджета». Необходимые действия подробно прописаны в приложении 6 к Письму № 21-03-04/19786 и в Письме № 21-10-07/65901. Рассмотрим их.

Подготовительная работа в учреждении.

Шаг 1 – определить ответственного за техническое обеспечение работы с компонентами «Электронного бюджета» и подключение пользователей. Это делается посредством издания документа (письма, доверенности, приказа), оформленного на бланке учреждения и подписанного его руководителем.

Шаг 2 – оформить на лицо, ответственное за техническое обеспечение работы, доверенность на получение специальных средств криптографической защиты информации, обеспечивающих создание защищенного соединения с компонентами информационной системы (СКЗИ), лицензионных ключей и эксплуатационной документации к СКЗИ.

Доверенность составляется на бланке письма организации, подписывается ее руководителем и заверяется гербовой печатью. Примерная форма доверенности приведена в приложении 5 к Письму № 21-03-04/19786.

Шаг 3 – получить квалифицированные сертификаты ключа проверки электронной подписи для каждого будущего пользователя информационной системы. Это необходимо для обеспечения юридически значимого электронного документооборота. Требования к форме квалифицированного сертификата утверждены Приказом ФСБ РФ от 27.12.2011 № 795.

В процедуре подключения непосредственно задействован руководитель учреждения, а также сотрудник, ответственный за подключение пользователей, и системный администратор (на практике это может быть одно лицо).

В сертификате указывается физическое лицо (владелец сертификата), действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов или доверенности. Фамилия, имя, отчество, СНИЛС и должность сотрудника, содержащиеся в сертификате, должны совпадать с аналогичными сведениями в заявке на подключение к информационной системе.

Сертификаты, используемые для работы в «Электронном бюджете», можно получить в любом удостоверяющем центре, имеющем соответствующую аккредитацию, в том числе в удостоверяющем центре Федерального казначейства (через его территориальный орган).

Шаг 4 – оформить согласие на обработку персональных данных для каждого будущего пользователя информационной системы (образец дан в приложении 6 к Письму № 21-03-04/19786). Согласие должно быть лично подписано каждым сотрудником учреждения, который станет работать в «Электронном бюджете».

Шаг 5 – написать заявку о выдаче СКЗИ. Заявка (ее форма дана в приложении 4 к Письму № 21-03-04/19786) должна быть составлена на бланке письма организации и подписана ее руководителем (иным уполномоченным лицом). Здесь указывается количество лицензионных ключей, которые необходимо получить, – оно должно быть равно количеству пользователей, подключаемых к «Электронному бюджету».

Шаг 6 – распределить полномочия между будущими пользователями «Электронного бюджета». Сотрудники учреждения могут быть наделены следующими полномочиями:

• ввод данных (работник может только формировать и редактировать сформированные документы);
• согласование;
• утверждение;
• просмотр (работник может наделяться этим полномочием, например, в тех случаях, когда документ формируется и утверждается органом-учредителем).

Пакет документов.

Шаг 7 – собрать пакет документов и передать его в орган Федерального казначейства. В этот комплект должны входить:

• приказ о назначении ответственного за техническое обеспечение работы (подключение пользователей);
• доверенность на получение СКЗИ;
• заявка на получение СКЗИ, лицензионных ключей и документации к СКЗИ;
• согласие на обработку персональных данных каждого подключаемого пользователя;
• файл действующего квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи на каждого подключаемого пользователя (на съемном носителе).

Обычно еще требуется предоставить отдельный пустой съемный носитель информации, на который будут записаны дистрибутивы специального программного обеспечения и документация к ним.

Пакет документов подает сотрудник, ответственный за подключение пользователей.

Шаг 8 – получить специальное программное обеспечение в органе Федерального казначейства, необходимое для создания защищенного соединения при вводе и обработке информации на рабочих местах пользователей информационной системы. Это тоже должен сделать сотрудник, ответственный за подключение пользователей.

В течение трех рабочих дней с момента подачи комплекта орган казначейства проверяет содержание документов и выносит решение о предоставлении доступа в отношении каждого пользователя. Соответствующее уведомление направляется на имя сотрудника учреждения, ответственного за подключение пользователей, в течение двух рабочих дней с момента предоставления доступа.

Подготовка автоматизированных рабочих мест.

Шаг 9 – обеспечить соответствие автоматизированных рабочих мест пользователей требованиям, перечисленным в приложении 6 к Письму № 21-03-04/19786, в том числе установить и настроить средство криптографической защиты информации. В частности, требования касаются аппаратных характеристик персональных компьютеров, операционных систем, которые можно использовать, программного обеспечения, обязательного к установке.

Кроме того, надо обеспечить информационную безопасность каждого автоматизированного рабочего места, с которого осуществляется доступ к компонентам «Электронного бюджета». Согласно указанному приложению защита информации от несанкционированного доступа должна быть обеспечена на всех этапах ее обработки.

Заявка на подключение к системе.

Шаг 10 – подать заявку на подключение к системе «Электронный бюджет». Важно, что на этом этапе порядок действий изменился. Если в 2015 – 2016 годах органы власти, подключавшиеся к системе раньше учреждений, вносили такую заявку в общий пакет документов, направляемых в орган Федерального казначейства, то сейчас учреждения избавлены от этой необходимости.

Процедуру подачи заявки в отношении федеральных государственных учреждений Минфин разъяснил в Письме № 21-10-07/65901. В нем сказано, что заявки на регистрацию руководителей ФГУ составляет орган-учредитель и направляет их Минфину в форме электронного документа в информационной системе. Руководители ФГУ, указанные в заявке на регистрацию, подключаются к «Электронному бюджету» не позднее трех рабочих дней с даты получения финансовым ведомством данной заявки – информация об этом направляется на указанный в ней адрес электронной почты.

Руководители учреждений автоматически зарегистрированы в системе «Электронный бюджет», поэтому в их отношении заявки на подключение составлять не нужно.

Как видим, вместо бумажной заявки теперь подается электронная, причем сами руководители ФГУ в этом не участвуют. То же самое касается и учреждений регионального (муниципального) уровня. Как пояснил Минфин в Письме № 21-03-04/75209, в настоящее время руководителям бюджетных и автономных учреждений, включенных в реестр участников бюджетного процесса, а также юридических лиц, не являющихся его участниками, автоматически предоставлены полномочия по формированию заявок на регистрацию. Информация о предоставлении таких полномочий должна быть направлена на адрес электронной почты учреждения, указанный в сведениях названного реестра. Иными словами, руководители учреждений автоматически зарегистрированы в системе «Электронный бюджет», поэтому в их отношении заявки составлять не нужно.

Формировать заявки на регистрацию требуется в отношении остальных сотрудников учреждений, которые будут работать в информационной системе. Данным полномочием как раз и наделены руководители учреждений. Заявки должны составляться в самой системе (в форме электронного документа) и подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или лица, уполномоченного действовать от имени учреждения.

Отметим, что здесь нужно указать полномочия, которыми наделяется тот или иной сотрудник (ввод данных,  согласование, просмотр). Для этого в графе, соответствующей конкретному полномочию, следует сделать отметку. В дальнейшем каждый пользователь должен заходить в систему под именным сертификатом и совершать в ней действия, обусловленные имеющимся объемом прав.

Срок подключения сотрудников прежний – три рабочих дня с даты подачи заявки на регистрацию. Подтверждающая информация направляется на адрес электронной почты, указанный в заявке на регистрацию, и адрес электронной почты руководителя (иного должностного лица, уполномоченного подавать заявки).

Заключение.

Подключение к «Электронному бюджету» – процесс организационно-технологический. В нем непосредственно задействован руководитель учреждения, а также сотрудник, ответственный за подключение пользователей, и системный администратор (на практике это может быть одно лицо). В свою очередь, самих пользователей системы может быть больше: помимо руководителя в эту группу войдут заместитель руководителя по экономическим вопросам, главный бухгалтер, экономист, специалист по закупкам и другие работники. Все они должны получить для работы в «Электронном бюджете» квалифицированные сертификаты ключа проверки электронной подписи.

После совершения перечисленных действий сотрудникам учреждения останется только подключиться к системе, зарегистрироваться в ней (квалифицированный сертификат конкретного работника будет «привязан» к его учетной записи в системе, кроме того, пользователь будет наделен необходимым объемом прав, установленным в заявке на подключение) и начать работать. Технологическая инструкция по работе с системой (в том числе о настройке рабочих мест), как и руководства пользователя по работе в отдельных подсистемах и модулях, размещены на официальном сайте Минфина.

Г. Г. Зайцева,

главный редактор журнала «Руководитель автономного учреждения» № 8, август, 2017 года.

ГИС Электронный бюджет — это государственный портал для осуществления финансового планирования и взаимосвязи различных направлений бюджетного процесса.

Навигация

Использование Электронного бюджета

Государственная информационная система разработана с целью обеспечения прозрачности, открытости и продуктивности функционирования бюджетных процессов. Инициатором и разработчиком выступили специалисты Министерства финансов (Распоряжение Правительства № 1275-р от 20.07.2011). ГИС работает уже несколько лет. Все это время портал расширяет функционал и повышает эффективность управления бюджетными денежными средствами. Вот что такое Электронный бюджет и для чего он нужен:

1. Для повышения качественного уровня финансового менеджмента.
2. Для совершенствования государственного управления в области бюджета.
3. Для взаимосвязи различных бюджетных сфер и процессов — планирования, движения денежных средств (финансовые операции), исполнения бюджета, государственных закупок, кадрового учета, ведения нормативной базы и проч.

Работа на портале строго регламентирована и ведется по правилам, закрепленным в Постановлении Правительства № 658 от 30.06.2015. ГИС — это не открытая система, какой, к примеру, является ЕИС. Чтобы начать работать (планировать расходы, расписывать закупки) в программе, пользователю надлежит зарегистрироваться.

Работа на портале

Система разработана специально для пользователей-бюджетников. Чтобы разово ознакомиться со сведениями и нормативами, нет необходимости проходить процедуру регистрации. А вот для использования полного функционала потребуется осуществить вход по ЭЦП в личный кабинет на официальном сайте Электронного бюджета — такая возможность есть только у зарегистрированных организаций.

Определенные категории бюджетников обязаны работать в ГИС. К таким пользователям относятся:

• органы власти на государственном и муниципальном уровнях;
• получатели бюджетных средств (ПБС);
• государственные внебюджетные фонды;
• все участники бюджетного процесса — юридические и физические лица;
• учреждения, осуществляющие заказы по федеральному закону о закупках отдельными видами юридических лиц (223-ФЗ).

ГИС разработана таким образом, что за каждый раздел отвечает конкретный специалист в организации. Сотрудник финансовой службы (экономист) отвечает за заполнение раздела «Управление финансами». Этот блок формируют только пользователи, работающие по ПФХД. Блок закупочной деятельности ведут все пользователи-бюджетники. Его заполняют специалисты контрактной службы или контрактные управляющие. Органы государственной и муниципальной власти размещают единые и локальные нормативы.

Регистрация и подключение к Электронному бюджету

Организации загружают в систему реальные финансовые сведения, поэтому работа в базе сопровождается повышенной криптозащитой. Исполнитель подтверждает каждое свое действие ЭЦП, а информация шифруется и направляется по защищенным каналам связи. Прежде чем выполнить вход по сертификату в бюджетное планирование в Электронном бюджете и приступить к работе, пользователю надлежит подключиться к системе и зарегистрироваться. Вот как это сделать:

Шаг 1. Определиться с ответственным исполнителем.

За работу в ГИС отвечают не только сотрудники бухгалтерии, экономического и закупочного отделов, но и технический специалист организации. Его задача — настраивать рабочие места и следить за бесперебойной работой программы. Он же занимается и первичным подключением.

Руководитель издает и подписывает приказ (распоряжение) о назначении ответственного за техническое обеспечение работы. Специалисту надлежит подписать это распоряжение. Это означает его согласие с новыми условиями работы.

Картинка с сайта: ppt.ru

Шаг 2. Подготовить доверенность.

Руководитель наделяет ответственного сотрудника полномочиями действовать от имени организации при подключении ГИС. С этой целью и составляется доверенность. Для подключения и работы в Электронном бюджете Минфин выпустил Письмо с указаниями (Письмо № 21-03-04/19786 от 08.04.2015). Форма доверенности закреплена в Приложении № 5 норматива. Документ составляется на фирменном бланке учреждения, подписывается руководителем и заверяется печатью.

Картинка с сайта: ppt.ru

Шаг 3. Получить сертификаты ЭЦП.

С ГИС работают несколько сотрудников учреждения, и на каждого требуется отдельный сертификат ключа электронной цифровой подписи. Это требование устанавливает ФСБ (Приказ № 795 от 27.12.2011).

Все сертификаты готовятся с использованием персональных данных. Ключи формируются в соответствии с тем уровнем допуска и функционалом, которые предусмотрены для его владельца. Выпускают сертификаты и ключи только сертифицированные удостоверяющие центры. Для бюджетных организаций выпуском ЭЦП занимаются специальные подразделения (те же удостоверяющие центры) в территориальных отделениях Федерального казначейства. Для формирования сертификата в ТОФК надлежит предоставить заявление, паспорт, СНИЛС владельца подписи и их копии.

Шаг 4. Оформить согласие на обработку персональных данных.

Согласие — это документ, без которого невозможно получить сертификат ЭЦП, а значит, и допуск к работе с ГИС. Форма документа закреплена в Приложении № 3 к Письму Минфина, ее надлежит скачать, заполнить и передать в удостоверяющий центр.

Картинка с сайта: ppt.ru

Шаг 5. Создать заявку на выдачу средств защиты криптографической информации (СКЗИ).

Бланк заявки утвержден в Приложении № 4 Письма. Добавляем данные организации-пользователя, подписываем у руководителя и ставим печать. Информационная система Электронный бюджет многофункциональная, в ней работают несколько специалистов, поэтому в заявке надлежит указать общее количество пользователей и требуемых комплектов ключей.

Картинка с сайта: ppt.ru

Шаг 6. Определить полномочия для каждого пользователя.

Выпускаем внутренний приказ. Полномочия сотрудников по работе в ГИС распределяются строго по функционалу системы. Один специалист отвечает за ввод данных, другой — за работу в разделе закупок, третий — за планирование бюджета.

Шаг 7. Подготовить документы для обращения в ТОФК.

Вот что понадобится специалистам удостоверяющего центра для регистрации нового пользователя:

• приказ об ответственном лице;
• доверенность;
• заявка на СКЗИ;
• согласие на обработку персональных данных;
• электронные носители со сформированными файлами сертификатов ключей подписи (на каждого исполнителя).

Документы в ТОФК направляет сотрудник, который назначен ответственным за техническую работу с ГИС. Решение о допуске работников или об отказе принимается в течение трех дней. Уведомление с итоговым решением получит технический специалист.

Шаг 8. Забрать программное обеспечение в ТОФК.

Технический специалист передает в удостоверяющий центр сформированные ключи и сопроводительные документы. Сотрудники ТОФК отдают ему на руки специальное программное обеспечение. Это ПО используется для подключения Электронного бюджета.

Шаг 9. Настроить рабочие места.

Получили уведомление о допуске всех сотрудников? Следующий шаг — настройка рабочих мест. Чтобы запустить бюджетное планирование, Минфин установил обязательные технические требования (Приложение № 6 к Письму Министерства финансов). На каждом рабочем компьютере надлежит установить:

• определенные настройки (операционная система, браузер);
• безопасное соединение;
• программное обеспечение, выданное Казначейством;
• сертификаты и ЭЦП;
• средства криптозащиты.

Картинка с сайта: ppt.ru

Шаг 10. Отправить заявку на подключение.

Заявление направляется в электронном виде. Подключение каждого пользователя занимает три дня. Уведомление о начале работы направляют на электронную почту руководителя и на адрес, который указывался в регистрационной форме.

После оповещения о подключении владелец сертификата выполняет первичный вход в личный кабинет ГИС. При успешном соединении программа открывает для пользователя весь доступный функционал.

Картинка с сайта: ppt.ru