Журнал регистрации инструкций по охране труда срок хранения

ДОКУМЕНТЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования

Работодатель (его представитель), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве

В течение 45 лет

ч. 6 ст. 230 и ч. 2 ст. 230.1 Трудового кодекса РФ

Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования

Работодатель (его представителем), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве

В течение 45 лет

Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда)

Организации

По месту проведения — 45 лет (при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет <2>);

в других организациях — 5 лет

п. 407 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)

Организации

5 лет после истечения срока действия сертификата

п. 408 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда

Организации

5 лет

п. 409 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин

Организации

По месту утверждения — постоянно <1>;

в других организациях — до замены новыми

п. 410 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования)

Организации

По месту утверждения — постоянно <1>;

в других организациях — до замены новыми

п. 411 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников

Организации

По месту утверждения — постоянно <1>;

в других организациях — до замены новыми

п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников

Организации

50/75 лет <2>

п. 413 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда

Организации

50/75 лет <2>

п. 414 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ

Организации

1 год после закрытия наряда-допуска (при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет)

п. 415 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ

Организации

1 год после закрытия нарядов-допусков (при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет)

п. 416 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Гигиенические требования к условиям труда инвалидов

Организации

По месту утверждения — постоянно <1>;

в других организациях — до замены новыми

п. 417 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций

Организации

5 лет ЭПК <3>

п. 418 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний

Организации

50/75 лет <2>

п. 419 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Организации

5 лет после истечения срока действия договора (после прекращения обязательств по договору)

п. 420 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда

Организации

5 лет

п. 421 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Протоколы результатов обучения по охране труда

Организации

5 лет

п. 422 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)

Организации

45 лет

п. 423 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Журналы, книги учета профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда

5 лет

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

Организации

45 лет

п. 424 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве

Организации

По месту составления — 45 лет (документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно <1>);

в других организациях — 5 лет

п. 425 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием

Организации

По месту утверждения — постоянно <1>;

в других организациях — 3 года после замены новыми

п. 426 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием

Организации

3 года (акты, заключения при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет — <2>)

п. 427 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием

Организации

1 год

п. 428 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств

Организации

5 лет ЭПК <3>

п. 429 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Переписка по вопросам охраны труда

Организации

5 лет

п. 430 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Акты о расследовании несчастных случаев, в том числе происшедших в отдельных отраслях и организациях, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством

Работодатели

В течение 45 лет (хранятся вместе с материалами расследования)

п. 32 Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, утв. Приказом Минтруда России от 20.04.2022 N 223н <19>

Наряды-допуски на выполнение работ в ограниченных и замкнутых пространствах, работы по которым полностью закончены

Работодатели

В течение 1 года

п. 71 Правил по охране труда при работе в ограниченных и замкнутых пространствах, утв. Приказом Минтруда России от 15.12.2020 N 902н <11>

Закрытые по завершении работ наряды-допуски на производство работ повышенной опасности в процессе технического обслуживания и ремонта оборудования, использующегося при производстве цемента

Работодатели

30 дней (если имели место несчастные случаи на производстве, то должны храниться вместе с материалами расследования)

п. 45, п. 46 Правил по охране труда при производстве цемента, утв. Приказом Минтруда России от 16.11.2020 N 781н <11>

Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ с повышенной опасностью в процессе технического обслуживания и ремонта оборудования, использующегося при производстве цемента

6 месяцев после внесения последней записи

Наряды-допуски на производство работ на высоте, работы по которым полностью закончены

Работодатели

В течение 30 суток (если имели место несчастные случаи на производстве, то должны храниться в архиве организации вместе с материалами расследования)

п. 66 Правил по охране труда при работе на высоте, утв. Приказом Минтруда России от 16.11.2020 N 782н <11>

Наряды-допуски на выполнение водолазных работ, работы по которым полностью закончены

Работодатели

В течение 30 суток

п. 37 Правил по охране труда при проведении водолазных работ, утв. Приказом Минтруда России от 17.12.2020 N 922н

Справка о рассмотрении обстоятельств и причин, приведших к возникновению микроповреждения (микротравмы) работника, и журнал учета микроповреждений (микротравм) работников

Работодатели

Рекомендованный срок — не менее 1 года

п. 3 Рекомендаций по учету микроповреждений (микротравм) работников, утв. Приказом Минтруда России от 15.09.2021 N 632н

Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

  Раздел 7.3 Перечня включает документы по охране труда, включая документы по специальной оценке условий труда, по медицинским осмотрам, по инструктажам по охране труда, по несчастным случаям и профзаболеваниям, по средствам индивидуальной защиты и другие.

  Например: 

  — отчеты по проведению специальной оценки условий труда и документы к ним по месту проведения хранятся 45 лет, но при вредных и (или) опасных условиях труда документы хранятся: 50 лет, если закончены делопроизводством после 01.01.2003 г. и 75 лет, если закончены делопроизводством до 01.01.2003 г. (вместо 75 лет – при вредных и (или) опасных условиях труда);

  — документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда хранятся 5 лет (вместо постоянного хранения);

  — журналы вводного инструктажа и инструктажей на рабочем месте по охране труда хранятся 45 лет (вместо 10 лет);

  — журнал регистрации несчастных случаев на производстве хранится
45 лет (вместо постоянного хранения);

  — наряды-допуски на работы с повышенной опасностью хранятся 1 год после закрытия наряда-допуска и 45 лет – при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве (вместо хранения от 1 месяца до 1 года в зависимости от вида работ);

         Также стоит отметить, что хранению подлежит и переписка по охране труда, например докладные записки, срок хранения которых составляет 5 лет.

Продолжение вопроса: «В одной статье читали, что применительно к другому журналу по охране труда (журналу противопожарных инструктажей) есть такое правило: «Сведения о прохождении инструктажей в старом журнале абсолютно всеми работающими сотрудниками утратят актуальность, когда в новом журнале будут зафиксированы факты и сроки проведения их новых инструктажей. Тогда старый журнал учета инструктажей по пожарной безопасности можно оставить на текущем хранении». Таким образом, т.к. в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда подпись ставится 1 раз при приеме на работу и считается актуальной весь период работы сотрудника, то том № 1 журнала считается завершенным в делопроизводстве и может быть сдан в архив только после того, как все сотрудники, чьи подписи есть в томе № 1, будут уволены либо выйдут на пенсию? Или все-таки по завершении заполнения тома № 1 он должен быть сдан в архив не позднее 3 лет после года внесения последней записи?»

Все виды инструктажей по охране труда организуются работодателями и проводятся на основании постановления Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, которым утверждены Правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда (далее – Правила).

В соответствии с Правилами на каждый вид инструктажа разрабатываются программа, а дополнительно – и инструкция по его проведению, в которой обычно фиксируются все организационные аспекты: полномочия (ответственный / заместитель), сроки, время и место проведения, форма журнала и его оформление (нумерация листов, прошивка, удостоверение и т.п.).

Когда отдел охраны труда вашей организации будет актуализировать программу вводного инструктажа по охране труда в соответствии с Правилами или разрабатывать соответствующую инструкцию, постарайтесь во взаимодействии со специалистами по охране труда регламентировать и архивную технологию работы с журналом, о которой вы задаете вопрос.

Покажите коллегам п. 4.28 действующих пока Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 года).

В ведении журнала, который представляет собой дело, важное значение имеет точная датировка записей, на основании которой оформляется заголовок журнала и даты начала и окончания его ведения.

Методические рекомендации по применению Правил 2015 года (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018; п. 1.2) прямо устанавливают, что «если делом является журнал, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале».

Таким образом, год внесения последней записи в журнал будет годом его исполнения как документа журнальной формы (и одновременно соответствующего дела).

Срок хранения журнала будет исчисляться с 1 января года, следующего за годом внесения в него последней записи. Таким образом, вы совершенно правильно предполагаете, что соответствующий журнал может быть подготовлен для передачи на архивное хранение.

Срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда – 45 лет по ст. 423 а) Перечня типовых управленческих архивных документов: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

А в статье, которую вы упоминаете в вопросе, речь шла о совершенно иной ситуации, когда необходимо вводить утвержденную новую форму журнала инструктажей по пожарной безопасности, а записи в старой форме журнала будут актуальными / действительными до проведения новых периодических инструктажей, которые будут документироваться в журнале новой формы.

Срок хранения документов по охране труда зависит от степени важности информации, содержащейся в них. В статье мы расскажем о законе, определяющем срок хранения документов по охране труда, и о продолжительности этих сроков.

Кто устанавливает сроки хранения документов по охране труда

Любые документы фирмы — кадровые, бухгалтерские, налоговые и т. д. — подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются нормативными правовыми актами.

Читайте о сроках хранения бухгалтерских документов в тематической публикации в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить счета-фактуры, вы можете узнать из материала «Какой срок хранения счетов-фактур».

Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы.

Ознакомиться с типовым перечнем документов по охране труда вы можете в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс». Для вас открыт оперативный пробный доступ к ее ресурсам.

Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.

ВАЖНО! С 1 марта 2022 года нужно информировать работников об условиях и охране труда на предприятии.

Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.

Об организации системы охраны труда на предприятии рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к материалу на данную тему бесплатно.

Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.

ВАЖНО! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (вступил в силу 18.02.2020).

Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.

Когда документы можно не хранить

Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.

Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи «Табель учета рабочего времени по форме Т-12 — бланк».

Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 236, можно условно разделить на следующие группы:

• В течение года надлежит хранить наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ, журналы регистрации этих нарядов, а также списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
• Трехлетний период хранения отведен для документов (докладных записок, актов, заключений, переписки) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
• Пять лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: сертификаты безопасности, документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда, договоры добровольного страхования работников от НС на производстве и ПЗ, документы и протоколы по обучению работников по охране труда и др.
• Период длиной в 45 лет определен для хранения документов по СОУТ, журналов и книг учета инструктажа по охране труда, документов, книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
• 50/75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др. 50 лет — для документов 2003 года и свежее, 75 лет — для документов до 2003 года.

О том, какие условия труда расцениваются как вредные, читайте в специальном материале.

Узнайте больше о классификации инструктажей по охране труда.

Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены — их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).

Документооборот предприятия состоит не только из документов по охране труда, но и многих других разновидностей носителей информации. Для каждого из них законом установлен определенный срок хранения.

Узнать больше о необходимой длительности хранения наиболее востребованных современными предприятиями видах документов вы можете здесь.

Итоги

Каждый документ, созданный работодателем в процессе обеспечения нормальных условий труда для своих работников, подлежит хранению. Сроки, в течение которых документы по охране труда уничтожать запрещено, различны. Отдельные документы надлежит хранить всего 1 год, другие — от 3 до 10 лет. Для части документации придется организовать сохранность в течение 50/75 лет, на постоянной основе либо до момента замены их новыми.